Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Galapagos NV AGM Information 2012

Jul 20, 2012

3954_rns_2012-07-20_f71d1767-05b7-4e18-9db1-466a1116c358.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

Volmacht

(enkel te gebruiken door Aandeelhouders)

De ondergetekende: The undersigned:

(Naam en adres / Name and address)

hierin optredend als lastgever,

eigenaar van het volgende aantal aandelen in Galapagos NV (naamloze vennootschap naar Belgisch recht met zetel te Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, België, ingeschreven in het Rechtspersonenregister (Mechelen) onder nummer 0466.460.429) (de "Vennootschap"):

herein acting as grantor of a proxy,

owner of the following number of shares in Galapagos NV (public limited liability company organized under the laws of Belgium with registered office at Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, Belgium, registered with the Register of Legal Entities (Mechelen) under number 0466.460.429) (the "Company"):

Proxy (to be used by Shareholders only)

(Aantal aandelen / Number of shares)

stelt hiermee aan tot zijn/haar volmachtdrager: herewith appoints as his/her proxy holder:

(Naam en adres van de gevolmachtigde / Name and address of the proxy holder)

(Indien de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, zal de volmacht geacht worden te zijn gegeven aan de VP Legal Affairs van de Vennootschap)

hierna de "volmachtdrager",

aan wie hij/zij volmacht geeft tot bijwoning van en om stemrechten uit te oefenen tijdens de Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap die in aanwezigheid van een notaris zal plaatsvinden op woensdag 22 augustus 2012 om 11 uur op de zetel van de Vennootschap, alsmede elke andere aandeelhoudersvergadering met dezelfde agenda die daarna zou worden bijeengeroepen als gevolg van uitstel of verdaging (o.a. wegens niet behalen van quorum), met als bedoeling de hierna uiteengezette agenda in overweging te nemen en om, voor dit doel, deel te nemen aan alle activiteiten, te stemmen of zich te onthouden, notulen en andere stukken te ondertekenen, woonplaats te kiezen, subdelegatie te geven, en meer in het algemeen te doen wat nuttig of noodzakelijk wordt geacht door de volmachtdrager.

In het geval deze Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering niet kan plaatsvinden op 22 augustus 2012 omwille van het niet bereiken van het wettelijk quorum om te beraadslagen en te besluiten, en een tweede oproeping vereist is, zal deze Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering, na tweede oproeping, met identieke agenda, plaatsvinden op donderdag 13 september 2012 om 11 uur in het kantoor van Notaris Matthieu DERYNCK, Verenigingstraat 30 te 1000 Brussel, België.

Indien overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen nieuw te behandelen onderwerpen op de agenda zijn opgenomen nadat onderhavige volmacht ter kennis van de Vennootschap is gebracht, zal de volmachtdrager ook voor deze nieuwe agendapunten kunnen stemmen voor zover de volmachtdrager daarbij geen ander belang dan het belang van ondergetekende aandeelhouder nastreeft.

(If the name of the proxy holder is not completed, the proxy will be deemed to be given to the VP Legal Affairs of the Company)

hereinafter the "proxy holder",

to whom he/she gives power of attorney to attend and exercise voting rights at the Extraordinary General Shareholders' meeting of the Company to be held in the presence of a notary public on Wednesday 22 August 2012 at 11:00 a.m. CET at the registered office of the Company, as well as at any other shareholders' meeting with the same agenda that may be convened subsequently as a result of delay or adjournment (e.g. following a lack of quorum), for the purpose of considering the agenda set forth below, and for this purpose, to take part in all proceedings, to vote or abstain, to sign any minutes and other items, to elect domicile, to sub-delegate authority, and more generally to do anything the proxy holder deems useful or necessary.

In the event that this Extraordinary General Shareholders' Meeting cannot take place on 22 August 2012 because the legally required quorum to discuss and resolve has not been reached and a second convocation is required, this Extraordinary General Shareholders' Meeting, after second convocation, with an identical agenda, will take place on Thursday 13 September 2012 at 11:00 a.m. CET at the office of Notary Public Matthieu DERYNCK, Verenigingstraat 30, 1000 Brussels, Belgium.

If pursuant to article 533ter of the Belgian Companies Code new items to be dealt with are included in the agenda after the present proxy form has been submitted to the Company, the proxy holder shall be entitled to vote for such new agenda items insofar the proxy holder, by doing so, does not pursue another interest than the interest of the undersigned shareholder.

Agenda

Aanbod van warrants aan de Bestuurders van de Vennootschap

Offer of warrants to the Directors of the Company

De besluiten van deze Buitengewone Algemene Aandeelhoudersvergadering met betrekking tot de uitgifte van warrants aan Bestuurders van de Vennootschap, kunnen slechts worden uitgevoerd indien de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) aan de Vennootschap heeft meegedeeld geen bezwaar te moeten maken tegen de in dit agendapunt opgenomen uitgifte van warrants.

  1. Kennisname en bespreking van de bijzondere verslagen van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig de artikelen 583, 596 en 598 van het Belgisch Wetboek van vennootschappen, met betrekking tot een warrantplan gecreëerd of te creëren door de Raad van Bestuur in het kader van het toegestaan kapitaal (Warrantplan 2012).

  2. Kennisname en bespreking van het bijzonder verslag van de Commissaris opgesteld overeenkomstig de artikelen 596 en 598 van het Belgisch Wetboek van vennootschappen, met betrekking tot een warrantplan gecreëerd of te creëren door de Raad van Bestuur in het kader van het toegestaan kapitaal (Warrantplan 2012).

  3. Aanbod van warrants aan de Bestuurders van de Vennootschap.

Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit om 100.000 warrants aan te bieden aan Dhr. Onno van de Stolpe, 3.780 aan Dr. Raj Parekh, 3.780 aan Dhr. Ferdinand Verdonck, 2.520 aan Dr. Harrold van Barlingen, 2.520 aan Dr. Werner Cautreels, 2.520 aan Dhr. Howard Rowe en 2.520 aan Dr. Vicki Sato, onder een warrantplan gecreëerd of te creëren door de Raad van Bestuur in het kader van het toegestaan kapitaal (Warrantplan 2012), en geeft volmacht aan de Gedelegeerd Bestuurder, of aan om het even welke andere Bestuurder voor wat betreft het aanbod aan de Gedelegeerd Bestuurder zelf, om dit aanbod te implementeren. Voor zover als nodig en overeenkomstig artikel 520ter van het Wetboek van vennootschappen, keurt de Algemene Vergadering uitdrukkelijk de bijzondere bepalingen van het door de Raad van Bestuur gecreëerde of te creëren Warrantplan 2012 goed waarbij, in uitzonderlijke gevallen (onder meer in geval van wijziging in de controle van de Vennootschap of overlijden), warrants kunnen worden uitgeoefend vóór de derde verjaardag van de toekenning ervan.

The resolutions of this Extraordinary General Shareholders' Meeting relating to the issuance of warrants to Directors of the Company can only be implemented if the Belgian Financial Services and Markets Authority (FSMA) has communicated to the Company that it has no objections to make against the issuance of warrants as set forth in this agenda item.

  1. Communication and discussion of the special reports of the Board of Directors drawn up in accordance with the articles 583, 596 and 598 of the Belgian Companies Code, pertaining to a warrant plan created or to be created by the Board of Directors within the framework of the authorized capital (Warrant Plan 2012).

  2. Communication and discussion of the special report of the Statutory Auditor in accordance with the articles 596 and 598 of the Belgian Companies Code, pertaining to a warrant plan created or to be created by the Board of Directors within the framework of the authorized capital (Warrant Plan 2012).

  3. Offer of warrants to the Directors of the Company.

Proposed resolution: The Shareholders' Meeting resolves to offer 100,000 warrants to Mr Onno van de Stolpe, 3,780 to Dr Raj Parekh, 3,780 to Mr Ferdinand Verdonck, 2,520 to Dr Harrold van Barlingen, 2,520 to Dr Werner Cautreels, 2,520 to Mr Howard Rowe and 2,520 to Dr Vicki Sato, under a warrant plan created or to be created by the Board of Directors within the framework of the authorized capital (Warrant Plan 2012) and empowers the Managing Director, as well as any other Director as regards the offer to the Managing Director, to implement this offer. To the extent required an in accordance with article 520ter of the Belgian Companies Code, the Shareholders' Meeting expressly approves the particular provisions of the Warrant Plan 2012 created or to be created by the Board of Directors pursuant to which, in exceptional circumstances (among others in the event of a change in control of the Company or decease), warrants can be exercised before the third anniversary of their award.

Steminstructie: Voting instruction:

Ondergetekende is er uitdrukkelijk mee akkoord dat: The undersigned expressly agrees that:

(i) bij afwezigheid van steminstructies voor enig agendapunt of in het geval dat er, om welke reden dan ook, enige onduidelijkheid zou ontstaan betreffende de steminstructies, de volmachthouder altijd "voor" het voorstel tot besluit zal stemmen voor deze punten waarvoor geen of een onduidelijke steminstructie is gegeven en dat dit een specifieke steminstructie geacht zal zijn in de zin van artikel 547bis §4 2° van het Wetboek van vennootschappen;

(ii) in geval de naam van de volmachtdrager niet is ingevuld, de volmacht geacht zal worden gegeven te zijn aan de VP Legal Affairs van Galapagos NV, die een werknemer is van Galapagos NV maar geen lid van haar Raad van Bestuur of haar Directiecomité;

(iii) deze volmacht geldig is voor de vergadering van 22 augustus 2012 en, behoudens uitdrukkelijke herroeping,

(i) in the absence of voting instructions for any agenda item or in the event that, for any reason whatsoever, any uncertainty would arise with regards to the voting instructions, the proxy holder will always vote "in favor" of the proposal for such items for which no or an unclear voting instruction is given and that this will be deemed to be a specific voting instruction in the sense of article 547bis §4 2° of the Belgian Companies Code;

(ii) in the event the name of the proxy holder is not completed, the proxy will be deemed to be given to the VP Legal Affairs of Galapagos NV, who is an employee of Galapagos NV but not a member of its Board of Directors or of its Executive Committee;

(iii) this proxy is valid for the meeting of 22 August 2012 and, except if expressly revoked, will also be valid for the

tevens geldig is voor de vergadering van 13 september 2012 ingeval een tweede oproeping nodig zou zijn. meeting of 13 September 2012 in case a second convocation would be required.

Goed voor volmacht: Good for proxy:

(Datum / Date)

(Naam / Name)

(Handtekening / Signature)

Het ondertekende volmachtformulier dient uiterlijk op 16 augustus 2012 toe te komen op de zetel van Galapagos NV. Het dient te worden overgemaakt per e-mail ([email protected]), met de post (Galapagos NV, t.a.v. Legal Department, Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, België) of per fax (+32 15 342 994).

The signed proxy form must be received at the latest on 16 August 2012 at the registered office of Galapagos NV. It should be submitted by e-mail ([email protected]), by post (Galapagos NV, attn. Legal Department, Generaal De Wittelaan L11 A3, 2800 Mechelen, Belgium) or by fax (+32 15 342 994).