Gadoon Textile Mills Limited — Proxy Solicitation & Information Statement 2025

Sep 19, 2025

September 19, 2025

The General Manager Pakistan Stock Exchange Limited Stock Exchange Building Stock Exchange Road Karachi.

PUBLICATION OF BALLOT PAPER IN NEWSPAPERS

Dear Sir,

Please find enclosed copies of the postal ballot papers as required under Regulation 8 of the Companies (Postal Ballot) Regulations, 2018, which have been published today i.e., September 19, 2025 in two newspapers namely as "Business Recorder" and "Roznama Dunya" for the information of shareholders.

These ballot papers have also been uploaded on the Company's website https://gadoontextile.com/investor-info/.

Furthermore, in compliance with Regulation 4 of the Companies (Postal Ballot) Regulations, 2018 the e-voting facility will be available to eligible members of the Company in line with applicable laws and the guidelines.

You may please inform the TRE Certificate Holders of the Exchange accordingly.

Yours truly, For GADOON TEXTILE MILLS LIMITED

Fuad Zakaria

Company Secretary

Muhammad Ali Housing Society. Abdul Aziz Haji Hashim Tabba Street, Karachi-75350, Pakistan. T (92-21) 35205479-80 $F(92-21)$ 34382436

Literad Office:

Registered Office:

200-201, Gadoon Amazai Industrial Estate, District Swabi T (92-938) 270212, 270213 F (92-938) 270311

export@gadoontextile.com www.gadoontextile.com

Ballot Paper for voting through post for poll to be held at Annual General Meeting on Friday, September 26, 2025 at 03:30 p.m. at 200-201, Gadoon Amazai Industrial Estate, Gadoon Amazai, District Swabi, Khyber Pakhtunkhwa and through Video Conferencing

Contact Details and email address of the Chairman at which the duly filled in ballot paper may be sent: The Chairman, Gadoon Textile Mills Limited, 200-201, Gadoon Amazai, Industrial Estate, Gadoon Amazai, District Swabi, Khyber Pakhtunkhwa

Email Address: agm 2025@gadoontextile.com

Name of shareholder / joint shareholders
Registered address of shareholder(s)
Number of shares held
Folio / CDC Account number
CNIC number (attested copy to be attached)
Additional information and enclosures (In case of representative of body corporate, corporation and Federal Government.)

Resolution for Agenda No. 3 - Consider and approve related party transactions conducted / to be potentially conducted by the Company:

"RESOLVED THAT the transactions carried out by the Company with different related parties during the year ended June 30, 2025, as disclosed in note 38 of the financial statements of the Company for the said period, be and are hereby ratified and confirmed.

FURTHER RESOLVED THAT the Company be and is hereby authorized to enter into arrangements and / or carry out transactions from time to time including, but not limited to, for the purchase and sale of goods, commodities and materials, including yarn, polyester, cement, cloth, power, electricity, steam, garments, textiles, vehicles, plant & machinery, other ancillary machinery and / or relevant parts, investments in mutual funds, receipt or payment of dividends or availing or rendering of services with different related parties from time to time to the extent of Rs. 25 billion to be undertaken from time to time during the financial year ending on June 30, 2026. The members have noted that for the aforesaid arrangements and transactions some or a majority of the Directors may be interested. Notwithstanding the same, the members hereby grant an advance authorization and approval to the Board of Directors of the Company (irrespective of the composition of the Board), including under Sections 207 and / or 208 of the Companies Act, 2017 (to the extent applicable) to review and approve all related party transactions.

FURTHER RESOLVED THAT the related party transactions, for the period ending on June 30, 2026, shall be deemed to have been approved by the members, and shall subsequently be placed before the members in the next Annual General Meeting for ratification and confirmation."

I / we hereby exercise my / our vote in respect of the above resolution through ballot by conveying my our assent or dissent to the resolution by placing a tick $(0,0)$ mark in the appropriate box below:

	, our assement or also in the resolution by placing a tion ( $\gamma$ ) many in the appropriate box below,
Sr No.	Resolution	No. of ordinary shares for which votes cast	I/We assent to the Resolution (FOR)	I/We dissent to the Resolution (AGAINST)
	Resolution For Agenda Item No. 3

Signature of the Shareholder (s)

Place:

Date:

NOTES:

• This Ballot paper is also available on Company's website i.e. https://gadoontextile.com/investor-info/ $1¹$
• 1. Duly filled postal ballot should be sent to Chairman at above mentioned postal or email address.
• 1. Copy of clean and valid CNIC should be enclosed with the postal ballot form.
• 1. Postal ballot forms should reach Chairman of the meeting on or before Thursday, September 25, 2025 during business hours. Any postal ballot received after this date will not be considered for voting.
• Signature on postal ballot should match with signature on CNIC. 5.
• 1. Incomplete, unsigned, incorrect, defaced, torn, mutilated, over written ballot paper will be rejected.
• 1. Alternatively, the details of E-Voting facility will be communicated via e-mail to the email addresses available in the Register of Members of the Company by the Company appointed E-Voting Service Provider.
• Members may cast E-Vote online from September 23, 2025 at 09:00 a.m. till the close of E-Voting on 8. September 25, 2025 at 5:00 p.m.

godoon Textile Mills Limited
پوشل بیلٹ پیچ برائے دوشک بذر بعہ ڈاک
	گرون ٹیکسٹائل ملزلمیٹڈ ( کمپنی) کا سالا نہ عام اجلاس جو کہ بروز جمعہ مؤرخہ 26 ستبر 2025 بوقت دو پہر 03:30 بج بمقام کمپنی کے رجسٹر ڈ دفتر
200-201 گدون امازئی انڈسٹرئیل اسٹیٹ، ڈسٹر کٹ صوابی ،خیبر پختون خواہ میں اور بذ رامیہ دڈ یو کانفرنس منعقد ہوگامیں خصوصی قرار دادیر ہونے والی
			رائےشاری ذریعہ ڈاک کے لئے ہیلٹ پیپر۔
رابطہ کی تفصیلا ت جہاں کمپنی کے چیئر مین کونکمل پُر شدہ بیلٹ پیپر بھیجنا ہے: چیئر مین، 201-200 گدون ٹیکسٹائل ملزلمیٹڈ،گدون اماز ئی انڈسٹرئیل
اسٹیٹ،ڈسٹر کٹ صوابی،خیبر پختون خواہ۔ای میل: agm_2025@gadoontextile.com
	حصص يافته اجوائنث حصص يافته كانام
	حصص يافته كارجسر ڈپپته
				حصص کی تعداد
				فوليونمبر
			شناختى كارڈ نمبر اپاسپورٹ نمبر (غیرملکی کی صورت میں ) (نقل منسلک کریں)
		اضافی معلومات اور دستاویز ات( کارپوریٹ ادارےاور وفاقی حکومت کے نمائندے کی
				صورت میں )
		تمپنی کے غیر معمولی اجلاس عام میں خصوصی امور کی انجام دہی کے لئے قرار دادوں کامسود ہندرجہ ذیل ہے:
		ايجنڈ اآئٹم قمبر 3- متعلقہ پارٹیوں کے ساتھ لین دین اورمعاملات جو نئے جاچکے ہوں یا ممکن طور پر نئے جانے ہوں، کی تو ثیق اور منظوری:
'' قرار دیاجا تا ہے کہ کمپنی کی جانب سے مختلف متعلقہ پارٹیوں کے ساتھ 30 جون 2025 کوختم ہونے والے مالی سال کے دوران کئے جانے والے لین
		دین،جیسا کے مزکورہ مدت کی کمپنی کی مالیاتی دستاویز ات کےنوٹے نمبر 38 میں درج ہیں،کی بذ راجہ مذاتو ثیق اورتضد لیق کی جاتی ہے۔
مزید بر آں قر ار دیاجا تا ہے کہ کمپنی کو مختلف متعلقہ پارٹیوں کے ساتھ مالی سال26-2025 کے دوران گاہے Rs.25,000,000,000 ( مبلغ
نچپیںارب روپے ) کی حد تک کےمعاملات اورلین دین کرنے کابذ ریعہ مذامحاز بنایاجا تا ہے جن میں شامل ہیں مگرا ٹہی تک محد و ڈنبیں،اشیاء،سامان اور
مواد کی خرید وفروخت بشمول سوت ،پالیسٹر،سیمنٹ، کپڑ ابتو انائی، بھاپ، ٹیکسٹائلزمشینرک اورد یکر ذیلی مشینرک اورمتعلقہ فاضل پرز ہ جات،میوچل فنڈ میں
سر ماہے کاری، ڈیویڈیڈ کی وصولی یا ادائیگی،خد مات کی فراہمی اور وصولی۔اراکین نے نوٹ کیا کہ مزکورہ ہالا معاملات اورلین دین میں چند یا زیادہ تر
ڈائریکٹرز کا مفاد وابستہ ہو سکتا ہے۔ باوجود اس کے،اراکین کی جانب سے کمپنی کے بورڈ آف ڈائریکٹرزکو، بشمول کمپنیز ایکٹ،2017 کی شق 207اور 208 ( قابل اطلاق حدیب )کے تحت پیشگی اختیاراور منظوری دی جاتی ہے (قطع نظراس سے کہ بورڈ کی ساخت کیا ہے ) کے بورڈ آف
			ڈائریکٹرزتمام متعلقہ پارٹیوں سےلین دین کاجائزہ لیںاوراسے منظورکریں۔
مزید بر آںقراردیاجا تاہے،30 ج ون،2026 کو حتم ہونے والے مالی سال کی مدت کے دوران متعلقہ پارٹیوں کے ساتھ کئے گئے تمام معاملات اورلین
دین کوارالین کی جانب سے منظور شدہ تصور کیا جائے گااور بعدازآں ایسے تمام لین دین اورمعاملات اگلے سالا نہ اجلاس عام میں اراکین کے سامنے
توثيق اورتضد يق كے لئے رکھے جا ئيں گے۔'' میں / ہم مندرجہ ذیل قرارداد کے حوالے سے بذریعہ پٰذاا پنی رضامندی پربنی رائے کااظہار نیچے دیئے گئے موزوں بکس کی نشان دہی( م ) کرکے پوشل پیلٹ کے
ذریعےا پناووٹ ڈال رہاہوں /رہے ہیں۔
میں /ہم قراردادےغیر متفق	میں اہم قرارداد پر مضامند	عمومی تھن کی تعداد جس کے	تمبر شار قراردادوں کانام اور صراحت
ہوں / ہیں (مخالف)	ہوں / ہیں (حمایت)	عوض ووٹ ڈالا جار ہاہے
			ا-

قرارداد (مزكوره بالا) ، بافتە/مشتر كەھىص بافتگان كے دىتخط: تاريخ: مقام: زش: په بېلٹ پيپر کمپنی کی ویب سائٹ \https://gadoontextile.com/investor-infoپردستیاب ہے۔ $\overline{\phantom{a}}$ باضابطہ پُرشدہ اورد یتخط شدہ اصل پوِٹل پیلٹ ہی بنام چیئر مین درجہ ہالاپے پرارسال کیاجائے۔ $-1$ حصص یافتگان پوشل ہیلٹ کے ساتھ اپنی قومی شناختی کارڈ (سی این آئیسی ) کی شفاف اورکارآمدنقل لا زمی منسلک کریں۔ $-1$ پوش ہیلٹ بروز جمعرات بتاریخ 25 ستمبر 2025 کوکاروباری اوقات کارکے دروران یااس سے پہلے چیئر مین کوموصول ہوجا ناچاہیے۔تاریخ پُذاکے بعد موصول $-\infty$ کر دہ پوشل پیلٹ ووٹنگ کے لئے قابل قبول نہیں ہوگا۔ پوِٹل پیلٹ پرچھص یافتگان کے دینخط ان کے پی این آئی سی پرموجود دینخط سےمماثل ہونا جاپنے ۔ $-\Delta$ نامکمل،غیر دستخط شدہ، پھٹا ہوا،کشیر تہی اور دو ہری لکھائی کے حامل ہیلٹ پیپرزمستر دکر دئے جاتمیں گے۔ $\mathbf{y}$ دوسری صورت میں ممبران کی ای-ووٹنگ کی سہولت کی تفصیلات کمپنی کے رجسٹر میں موجودای-میل پرکمپنی کے مقررکردہ ای-ووٹنگ سروس فراہم $\mathcal{L}$ کنندہ کے ذریعے ارسال کی جائیں گی۔جبکہ ممبران کومورنہ 23 ستمبر 2025 کودن9:00 بجے سے 25 ستمبر 2025 کی شام5:00 بجے تک ای-ووٹنگ کےاختتام تک دوٹ ڈالنے کی سہولت میسر ہوگی۔