Fluxys Belgium SA — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Apr 7, 2023

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F L U X Y S B E L G I U M

Société anonyme

Avenue des Arts 31 - 1040 Bruxelles TVA BE 0402 954 628 RPM Bruxelles

CONVOCATION A L'ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DU 9 MAI 2023

Le Conseil d'administration de Fluxys Belgium SA (la Société) a l'honneur d'inviter les actionnaires de la Société, le mardi 9 mai 2023 à partir de 14 heures 30 au siège de la Société, avenue des Arts 31 à 1040 Bruxelles, à assister à une Assemblée générale ordinaire (l'Assemblée).

Les actionnaires sont invités à se présenter, dans les mesures du possible, une demi-heure avant l'ouverture de l'Assemblée au siège de la Société afin de faciliter la rédaction de la liste de présence.

ORDRE DU JOUR

1. Rapport de gestion du Conseil d'administration

Prise de connaissance du rapport de gestion du Conseil d'administration relatif à l'exercice social clôturé au 31 décembre 2022.

2. Rapport du commissaire

Prise de connaissance du rapport annuel du commissaire relatif à l'exercice social clôturé au 31 décembre 2022.

3. Communication des comptes annuels statutaires et consolidés

Prise de connaissance des comptes annuels statutaires et consolidés relatifs à l'exercice social clôturé au 31 décembre 2022, ainsi que du rapport du commissaire sur les comptes annuels statutaires et consolidés.

4. Approbation des comptes annuels statutaires et affectation du résultat

Proposition de décision : approuver les comptes annuels statutaires clôturés au 31 décembre 2022, en ce compris l'attribution aux 70 263 501 actions d'un dividende brut de 1,40 € par action, soit un dividende net de 0,98 € par action, ce montant provenant pour

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part du bénéfice de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2022 et pour part des réserves. Il est également proposé une application de l'article 5 al. 4 des statuts de la Société pour l'action spécifique de l'Etat Belge.

5. Approbation du rapport de rémunération dans la Déclaration de Gouvernement d'Entreprise

Proposition de décision : approuver le rapport de rémunération relatif à l'exercice social clôturé au 31 décembre 2022 établi conformément à l'article 3:6, §3 du Code des sociétés et des associations.

6. Décharge aux membres du Conseil d'administration

Proposition de décision : donner décharge aux membres du Conseil d'administration pour l'exécution de leur mandat pendant l'exercice social clôturé au 31 décembre 2022.

7. Décharge au commissaire

Proposition de décision : donner décharge au commissaire pour l'exécution de son mandat pendant l'exercice social clôturé au 31 décembre 2022.

8. Nominations statutaires

a. Renouvellement d'un mandat d'administrateur indépendant

Le mandat d'administrateur indépendant de Madame Roberte Kesteman vient à échéance à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire du 9 mai 2023.

Proposition de décision : (i) sur proposition du Conseil d'administration et après avis du Comité de gouvernement d'entreprise, constater que Madame Roberte Kesteman remplit les critères d'indépendance établis par la législation belge applicable pour l'évaluation de l'indépendance des administrateurs ; et (ii) sur proposition du Conseil d'administration et après avis du Comité de nomination et de rémunération et du Comité de gouvernement d'entreprise, renouveler le mandat d'administrateur indépendant de Madame Roberte Kesteman pour une période de 6 ans. Son mandat viendra à échéance à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire de mai 2029 et est rémunéré conformément aux principes arrêtés dans les statuts et la Charte de gouvernement d'entreprise.

b. Nomination définitive d'un administrateur coopté

Monsieur Patrick Côté a remis sa démission en qualité d'administrateur avec effet au 21 février 2023. Sur avis du Comité de nomination et de rémunération, Monsieur Wim Vermeir a été provisoirement coopté comme administrateur, conformément à l'article 10 des statuts, par le Conseil d'administration, avec effet au 21 février 2023, pour le remplacer.

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Proposition de décision : sur proposition du Conseil d'administration et après avis du Comité de nomination et de rémunération, procéder à la nomination définitive de Monsieur Wim Vermeir en qualité d'administrateur pour une période qui viendra à échéance à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire de mai 2028. Son mandat est rémunéré conformément aux principes arrêtés dans les statuts et la Charte de gouvernement d'entreprise.

c. Nomination d'un administrateur

Monsieur Claude Grégoire a présenté sa démission en qualité d'administrateur avec effet à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire du 9 mai 2023.

Proposition de décision : sur proposition du Conseil d'administration et après avis du Comité de nomination et de rémunération, de nommer Monsieur Jean-Claude Marcourt en qualité d'administrateur afin de poursuivre le mandat d'administrateur de Monsieur Claude Grégoire. Son mandat est rémunéré conformément aux principes arrêtés dans les statuts et la Charte de gouvernement d'entreprise et viendra à échéance à l'issue de l'Assemblée générale ordinaire de mai 2024.

9. Pouvoirs et formalités

Proposition de décision: autoriser l'exécution des décisions prises et octroyer une procuration pour l'accomplissement des formalités nécessaires auprès de la Banque Carrefour des Entreprises et des administrations.

DISPOSITIONS PRATIQUES

QUESTIONS CONCERNANT DES SUJETS A L'ORDRE DU JOUR

Une séance de questions et de réponses est prévue pendant l'Assemblée. Les actionnaires qui ont notifié valablement leur participation ont la possibilité d'envoyer leurs questions par écrit à la Société à propos de sujets portés à l'ordre du jour et au commissaire concernant son rapport.

Les questions doivent être communiquées à la Société au plus tard le 3 mai 2023, à 17 heures (heure belge) par courrier postal ou par courrier électronique. Une communication par courrier électronique ne sera valable que si elle est signée par signature électronique (une signature électronique simple est suffisante).

Si les actionnaires concernés ont rempli les formalités pour être admis à l'Assemblée, les questions valablement adressées à la Société seront présentées pendant la séance de questions et de réponses.

MODIFICATION DE L'ORDRE DU JOUR

Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble une participation d'au moins 3% du capital de la Société peuvent requérir l'inscription de nouveaux sujets à l'ordre du jour de l'Assemblée ou de nouvelles propositions de décision concernant les sujets inscrits ou à inscrire à cet ordre du jour.

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Une telle requête ne sera valable que si, à la date à laquelle elle parvient à la Société, elle est accompagnée d'un document établissant la détention de la participation dont il est question à l'alinéa qui précède. Pour ce qui concerne les actions nominatives, le registre des actions nominatives de la Société fera foi. Pour ce qui concerne les actions dématérialisées, ce document doit être une attestation établie par un teneur de compte agrée ou un organisme de liquidation, certifiant l'inscription des actions en un ou plusieurs comptes tenus par ce teneur de compte ou cet organisme de liquidation.

Le texte des nouveaux sujets ou des nouvelles propositions de décision à inscrire à l'ordre du jour doit parvenir à la Société sur support papier original signé au plus tard le 17 avril 2023 à 17 heures (heure belge). Ce texte peut également être communiqué à la Société dans le même délai par courrier électronique, pour autant que cette dernière communication soit signée par signature électronique (une signature électronique simple est suffisante).

La Société publiera l'ordre du jour complété au plus tard le 24 avril 2023 si une ou plusieurs requêtes visant à inscrire de nouveaux sujets ou propositions de décision à l'ordre du jour lui sont valablement parvenues dans le délai précité. Dans ce cas, la Société mettra également à la disposition des actionnaires via son site internet un nouveau formulaire de procuration incluant ces nouveaux sujets ou propositions de décision.

L'Assemblée n'examinera les nouveaux sujets ou propositions de décision à inscrire à l'ordre du jour à la demande d'un ou plusieurs actionnaires que si ceux-ci ont respecté toutes les formalités d'admission pour assister à l'Assemblée.

FORMALITES D'ADMISSION

Conformément aux articles 20 et 21 des statuts de la Société, le droit pour un actionnaire de voter à l'Assemblée est subordonné au respect de toutes les formalités décrites ci-après :

• l'enregistrement de la propriété des titres au nom de l'actionnaire le 25 avril 2023 à 24 heures (heure belge) (la date d'enregistrement) de la manière suivante :
• o pour ce qui concerne les actions nominatives, par l'inscription de ces actions au nom de l'actionnaire dans le registre des actions nominatives de la Société ; ou
• o pour ce qui concerne les actions dématérialisées, par l'inscription de ces actions au nom de l'actionnaire dans les comptes d'un teneur de compte agrée ou d'un organisme de liquidation ;
• l'envoi du formulaire signé par l'actionnaire indiquant son intention de participer à l'Assemblée, ainsi que le nombre d'actions pour lequel il souhaite y participer. Ce formulaire doit parvenir à la Société au plus tard le 3 mai 2023 à 17 heures (heure belge) en utilisant le formulaire établi par elle à cet effet. Ce formulaire peut être obtenu sur le site internet de la Société (https://www.fluxys.com/fr/company/fluxys-belgium/financial-information) ou sur simple demande à l'adresse indiquée à la fin de la présente convocation ; et
• pour ce qui concerne les actions dématérialisées, l'envoi de l'original d'une attestation émise par un teneur de compte agréé ou par un organisme de liquidation certifiant le nombre d'actions dématérialisées détenues par l'actionnaire à la date d'enregistrement et

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pour lequel il souhaite participer à l'Assemblée. Cet envoi doit parvenir à Belfius Banque SA au plus tard le 3 mai 2023 à 17 heures (heure belge).

Seules les personnes qui sont actionnaires de la Société à la date d'enregistrement (et qui ont satisfait aux formalités précitées) auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée le 9 mai 2023.

VOTE PAR PROCURATION

Tout actionnaire peut se faire représenter à l'Assemblée par un mandataire. Sauf lorsque le droit belge autorise la désignation de plusieurs mandataires, un actionnaire ne peut désigner qu'une seule personne comme mandataire. Tout mandataire doit être désigné en utilisant le formulaire établi par la Société. L'original de ce formulaire signé sur support papier doit parvenir à la Société au plus tard le 3 mai 2023 à 17 heures (heure belge). Ce formulaire peut également être communiqué à la Société dans le même délai par courrier électronique, pour autant que cette dernière communication soit signée par signature électronique qualifiée.

Le formulaire de procuration peut être obtenu sur le site internet de la Société (https://www.fluxys.com/fr/company/fluxys-belgium/financial-information) ou sur simple demande à l'adresse indiquée à la fin de la présente convocation.

Toute désignation d'un mandataire devra être conforme à la législation belge applicable, notamment en matière de conflits d'intérêts et de tenue de registre. Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter doivent se conformer à la procédure d'enregistrement décrite ci-dessus.

IDENTIFICATION ET POUVOIRS DE REPRESENTATION

Pour assister à l'Assemblée, les personnes physiques qui entendent y participer en qualité de propriétaire de titres, de mandataire ou de représentant d'une personne morale devront pouvoir justifier de leur identité, et les représentants de personnes morales devront remettre les documents établissant leur qualité de représentants ou de mandataires spéciaux. Il sera procédé à ces vérifications immédiatement avant le début de l'Assemblée.

MISE A DISPOSITION DES DOCUMENTS

Le rapport de gestion et les documents que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires en même temps que la présente convocation sont disponibles sur le site internet de la Société (https://www.fluxys.com/fr/company/fluxys-belgium/financial-information), en ce compris le formulaire de procuration.

Ces documents seront également mis à la disposition des actionnaires et titulaires d'obligations sur simple demande au siège de la Société, par téléphone (02/282.76.63) ou par e-mail (corporate.secretary@fluxys.com).

COMMUNICATIONS A LA SOCIETE

Les questions écrites préalables concernant les sujets à l'ordre du jour, les requêtes visant à modifier l'ordre du jour de l'Assemblée, le formulaire de procuration, toute attestation et tout

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autre document qui doit être communiqué à la Société en vertu de la présente convocation doit exclusivement être adressé à l'adresse suivante : Fluxys Belgium SA, Corporate Secretary, avenue des Arts 31 à 1040 Bruxelles ou par e-mail : corporate.secretary@fluxys.com selon les modalités spécifiées dans la présente convocation et dans les formulaires mis à disposition par la Société.

Le Conseil d'administration