Flekkefjord Spareb

AGM Information • Mar 31, 2025

PROTOKOLL FOR ORDINÆR GENERALFORSAMLING I FLEKKEFJORD SPAREBANK

Den 31. mars 2025 kl. 18.00 ble det avholdt ordinær generalforsamling i Flekkefjord Sparebank ved bankens hovedkontor i Brogaten 18 i Flekkefjord.

Til behandling forelå følgende saker:

1. Åpning av generalforsamlingen ved generalforsamlingens leder

Generalforsamlingen ble åpnet av generalforsamlingens leder, Thor-Eivind Fosse.

2. Navneopprop

19 medlemmer, inklusive avtroppende leder av generalforsamlingen, deltok. Fortegnelse over deltakende medlemmer er vedlagt protokollen som vedlegg 1.

Representanter fra styret og administrasjonen deltok også.

Det ble fattet følgende enstemmige vedtak:

«Generalforsamlingen vedtar fortegnelsen over deltakende medlemmer av generalforsamlingen.»

3. Godkjenning av innkalling og dagsorden

Det ble fattet følgende enstemmige vedtak:

«Innkalling og dagsorden godkjennes.»

4. Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møteleder

Det ble fattet følgende enstemmige vedtak:

«Thor-Eivind Fosse velges til møteleder. Unni Rudolfsen og Karl Martin Loga velges til å medundertegne protokollen.»

5. Godkjenning av årsregnskap og årsberetning for 2024 - herunder disponering av årsoverskudd

Styrets forslag til årsoppgjør for regnskapsåret for 2024 var oppnevnt i innkallingen, og årsrapporten for 2024 som inkluderer styrets beretning, resultatregnskap, balanse, noter, kontantstrømoppstilling, rapport om samfunnsansvar og revisors beretning var vedlagt innkallingen.

Finansdirektør. Njål Grønsund (stedfortreder for administrerende direktør, Heidi Nag Flikka), orienterte om forretningens gang og fremtidsutsikter. Finansdirektør gjennomgikk og kommenterte regnskapet for 2024. Bankens resultat etter skatt er på 123.853.000 kr.

Finansdirektør refererte fra styrets forslag til årsoppgjørsdisposisjoner. Styret foreslo følgende overskuddsdisponering av årsresultat etter skatt på kr. 123.853.000:

Hybridkapitaleiernes andel av resultatet	kr. 10.781.000
Overført utbytte til egenkapitalbeviseierne	kr. 6.900.000
Overført utjevningsfond	389.000 kr.
Overført til gavefond	kr. 25.000.000
Overført til fond for urealiserte gevinster	kr. 18.015.000
Overført til Sparebankens fond	kr. 62.768.000

Generalforsamlingen fattet følgende enstemmige vedtak:

«Generalforsamlingen godkjenner styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for 2024, samt forslag til anvendelse av overskudd på kr. 10.781.000 til fondsobligasjonseiere, kr. 6.900.000 til utbytte til egenkapitalbeviseierne, kr. 389.000 til utjevningsfondet, kr. 25.000.000 til gaveavsetning, kr. 18.015.000 til ford for urealiserte gevinster og kr. 62.768.000 til Sparebankens fond.»

6. Godkjenning av revisors honorar

Styret hadde i innkalling anbefalt at generalforsamlingen godkjenner revisors honorar på kr 937.000 inkludert merverdiavgift til lovpålagt revisjon, og kr 161.000 inkludert merverdiavgift til bistand.

Generalforsamlingen fattet følgende enstemmige vedtak:

«Generalforsamlingen godkjenner revisors honorarer på kr 937.000 inkludert merverdiavgift til lovpålagt revisjon, og kr 161.000 inkludert merverdiavgift til bistand. »

7. Fastsette godtgjørelse til tillitsvalgte

Honorarsatsene ble siste gang justert i 2024. Etter innstilling fra valgkomiteen foreslås det at satsene endres i henhold til valgkomiteens innstilling.

Leder av valgkomiteen, Raymond Bakken, redegjorde for valgkomiteens innstilling (vedlegg 2) rundt godtgjørelse til tillitsvalgte.

Generalforsamlingen fattet følgende vedtak (mot en stemme):

«Generalforsamlingen vedtar nye honorarsatser for tillitsvalgte i Flekkefjord Sparebank som innstilt.»

8. Valg av leder til generalforsamlingen, styrets leder, medlemmer til styre og valgkomite

Leder av valgkomiteen, Raymond Bakken, redegjorde for valgkomiteens innstiling (vedlegg 2). Det ble presisert at det innstilles på at Trine Karin Stangeland velges inn i styret fra og med 01.05.2025 av hensyn til bestemmelser i finansforetaksloven § 9-1.

Generalforsamlingen fattet følgende enstemmige vedtak:

«I tråd med valgkomiteens innstilling foretas det slikt valg av tillitsvalgte:

Generalforsamling:
Eivind Reisvaag Sunde (leder GF)	(ny - 2 år)

Styret:

Inger Marethe Egeland	(gjenvalg – 2 år)
Tove Linn Bjørna, styremedlem (ny)	(ny - 2 år)
Vidar Torsøe, styremedlem (ny)	(ny – 2 år)
Trine Karin Stangeland, styremedlem (ny)	(ny - 2 ar) (f.o.m
	01.05.25)

Valgkomite:

Varamedlemmer:
Mariann Hetland (innskytervalgt)	(ny – 2 år)

Med tillegg av valg av styret foretatt av de ansatte skal styret etter dette bestå av

Leder
Styremedlem	Gjenvelges
Styremedlem
Styremedlem	Ny
Styremedlem	Ny
Styremedlem	Ny	(f.o.m 01.05.25)
Ansattevalgt styremedlem
Ansattevalgt styremedlem		ﺜ

9. Tilbakekjøp av egne egenkapitalbevis

Finansdirektør, Njål Grønsund, orienterte om forslaget til fornyelse av fullmakt for erverv av egne egenkapitalbevis.

Generalforsamlingen fattet følgende enstemmige vedtak:

«I henhold til finansforetaksloven § 10-5, jf. allmennaksjeloven § 9-4 gir generalforsamlingen styret fullmakt til å erverve bankens egne egenkapitalbevis, på følgende vilkår:

• 1. Banken kan i en eller flere omganger, erverve egne utstedte egenkapitalbevis med samlet pålydende verdi inntil NOK 11,25 millioner.
• 1. Det beløp som skal betales for hvert egenkapitalbevis som erverves skal være minimum NOK 80 og maksimum NOK 150.
• 1. Erverv og avhendelse av egenkapitalbevis kan bare skje i forbindelse med insentivprogram for ansatte.
• 1. Fullmakten kan benyttes fra det tidspunktet den er godkjent av Finanstilsynet og registrert i Foretaksregisteret.

Fullmakten skal gjelde fra den er godkjent av Finanstilsynet og frem til ordinært generalforsamlingsmøte i 2026, dog ikke senere enn 31. mars 2026.»

Møtet ble deretter hevet.

Flekkefjord, 31.03.2025

Thor-Eivind Fosse Møteleder

Unni Rudolfsen

Karl Martin Loga

VEDLEGG 1 Fortegnelse over deltakende medlemmer ordinær generalforsamling 31.03.2025

Thor-Eivind Fosse Eivind Reisvaag Sunde Ingrid Ovedal Odd Reidar Hovland Unni Rudolfsen Karl Martin Loga Ove Larsen Ingrid Sofie Lende Espen Pilskog Raymond Bakken Siri M. Kongevold Trine Hompland Mariann Hetland Frode Rudolfsen Henriette Bakke Erik Litlehei Tor Øivind Solvik Mikal Ringsbye Silje Thunestvedt

Valgkomitéens innstilling for ordinær generalforsmaling 2025

• · Styresammensetning
• · Generalforsamlingens valgkomité
  • · Leder av generalforsamling
• · Honorarer for tillitsvalgte i Flekkefjord Sparebank

Valgkomitéen har gjennomført flere møter for forberedelse og innstilling iht. valginstruks.

Første møte i valgkomiteen for Flekkefjord Sparebank ble avholdt 21.01.2025 kl. 17:00 – 18:30 i Flekkefjord Sparebanks lokaler i brogaten, Flekkefjord. Komiteen samlet seg for å diskutere og vurdere valg av kandidater til bankens styre, innskytervalgte medlemmer og varamedlemmer til generalforsamlingen, valg av valgkomiteens medlemmer, valg av leder for generalforsamlingen, samt gjennomgang og innstilling til honorarer for tillitsvalgte i Flekkefjord Sparebank.

Til stede i møte:

• · Raymond Bakken, leder av valgkomitéen, innskytervalgt
• · Karl Martin Loga, innskytervalgt
• · Mikal Ringsbye, ansattvalgt
• · Arne Ingebrethsen, styreleder
• · Heidi Nag Flikka, administrerende banksjef

Formålet med møtet var å sikre en grundig og rettferdig prosess for valg av kompetente og engasjerte individer som vil kunne bidra til bankens videre utvikling. Det ble gjort vurderinger i sammenheng med kompetanse- og egnethetskrav hvor det videre ble vektlagt at alle valgte organer blir sammensatt med nødvendig kompetanse, kjønnsfordeling, alderssammensetning mv.

Styreleder redegjorde for egnethetskrav for styresammensetning samt styrets egenevaluering av egnethet. Videre redegjorde styreleder for antall medlemmer i styret.

Ved gjennomgang og planlegging av valg av nytt styre, benyttet valgkomitéen som underlag presentasjon av advokatfirmaet Selmer om krav til kompetanse og egnethetsvurderinger samt styrets egenevaluering av styrets egnethet og kompetanse redegjort av styreleder Arne Ingebrethsen.

RRU burde ikke være representert av ansattvalgte grunnet habilitet, dermed er formell kompetanse innen regnskap- og revisjon ønsket i styret. Statsautorisert revisor og/eller regnskapsfører er ønskelig kompetanse. Det må også ivaretas geografiske

forhold samt ivareta kjønnsbalansen som er krav til sammensetning av styret som minst 40% av hvert kjønn. Videre opplyses det også om krav til styremedlemmer om etiske krav, vandel og omdømme.

Underlagene ble benyttet i vurderingen for valgkomitéens innstilling til styresammensetning.

Det har i etterkant av oppstartsmøte blitt gjennomført flere samlinger i valgkomitéen for arbeid med aktuelle kandidater til vervene. Mariann Hetland, leder av valgkomitéen for egenkapitalbeviseierne, ble invitert inn i valgkomitéen som observatør for å representere egenkapitalbeviseierne.

Valgkomitéens innstilling til styresammensetning i Flekkefjord Sparebank

Styresammensetning 2024
Arne Ingebrethsen	Leder	lkke på valg
Inger Marethe Egeland	Nestleder	Pă valg
Ann Karin Fuglestad	Styremedlem	Pă valg
Jan Sigurd Vigmostad	Styremedlem	lkke på valg
Tove Birkeland	Ansattevalgt styremedlem	(eget valg)
Stian Tønnessen	Ansattevalgt styremedlem	(eget valg)
Forslag til valg av styre i Flekkefjord Sparebank På valg:	Inger Marethe Egeland, nestleder Ann Karin Fuglestad, styremedlem
Valgkomiteens innstilling:	Inger Marethe Egeland, nestleder	(gjenvelges)
	Tove Linn Bjørnå, styremedlem (ny)	(velges inn)
	Vidar Torsøe, styremedlem (ny)	(velges inn)
	Trine Karin Stangeland, styremedlem (ny)	(velges inn)

Styret i Flekkefjord Sparebank kan iht. vedtekter bestå av 6-8 medlemmer. For å ivareta kontinuitet i styret er det ønskelig å ikke erstatte for mange styremedlemmer samtidig for å opprettholde innsikt og kompetanse ved valg av nye medlemmer.

Av dagens styremedlemmer er Inger Marethe Egeland, nestleder, og Ann Karin Fuglestad, stvremedlem, på valg i år. Valgkomiteen foreslår å gjenvelge inger Marethe Egeland som styremedlem for to nye år for å ivareta representasjon fra Flekkefjord samt kontinuitet og kompetanse i styret.

Videre er det valakomitéens innstilling å øke antallet styremedlemmer til totalt 8 medlemmer inklusive de ansattvalgte. Det innstilles dermed å velge inn Tove Linn Bjørnå, Vidar Torsøe og Trine Karin Stangeland som nye medlemmer av Flekkefjord Sparebanks styre.

Tove Linn Bjørnå er utdannet siviløkonom og statsautorisert revisor med MRR utdanning. Hun har bakgrunn fra både EY og PWC innen revisjon samt transaksjonsrådgivning. Videre har hun hatt sentrale roller i økonomifunksjoner i både Sparebank 1 SR-Bank og Sandnes Sparebank. Hun var leder for bærekraft og virksomhetsstyring i Sandnes Sparebank, samt jobbet mye innen internrevisjonsprosjekter og optimalisering i både SR og Sandnes sparebank. Hun har vært møtedeltaker i styremøter i bank og jobber nå selvstendig innen CSRD (bærekraftog kvalitetsrapportering). Videre har valgkomitéen vurdert kandidatens kapasitet som tilfredsstillende til styreverv.

Vidar Torsøe er utdannet siviløkonom og er også statsautorisert revisor med bakgrunn fra KPMG. Vidar har omfattende erfaring fra bank og finans blant annet som Risk manager, økonomi/finansdirektør og senere viseadministrerende direktør i Sandnes Sparebank. Han har også vært direktør for investor relations i Sparebank 1 SR-Bank og vært mye involvert i børsrelaterte aktiviteter samt etablering av boligkredittforetak. Han har også vært

administrerende banksjef i en lokalbank i markedsområdet vårt. I senere tid har Vidar erfaring fra både privat og offentlig sektor, samt er han erfaren innen styrearbeid. Videre har valgkomitéen vurdert kandidatens kapasitet som tilfredsstillende til styreverv.

Trine Karin Stangeland er utdannet innen økonomi samt mastergrad for strategisk ledelse. Hun har omfattende erfaring fra bank og finans, hvorav de siste 8 årene har hun vært administrerende direktør for Rogaland Sparebank. Videre har Trine Karin omfattende styreerfaring fra bl.a. Eika, Aktiv Eiendomsmegling Jæren og NHO Rogaland. Trine har stor kompetanse innen bank og finans, og det vurderes av valgkomitéen at kandidaten har tilfredsstillende kapasitet samt kompetanse til styreverv.

Styresammensetning 2025
Arne Ingebrethsen	Leder
Inger Marethe Egeland	Nestleder	Gjenvelges
Jan Sigurd Vigmostad	Styremedlem
Tove Linn Bjørnå	Styremedlem	Ny
Vidar Torsøe	Styremedlem	Ny
Trine Karin Stangeland	Styremedlem	Ny
Else Tove Birkeland	Ansattevalgt styremedlem
Stian Tønnessen	Ansattevalgt styremedlem

Valgkomiteen finner at foreslått styre oppfyller lovens krav til kompetanse og egnethet, geografiske forhold, krav til kjønnsbalanse samt etiske krav om vandel og omdømme.

Forslag til vedtak:

«Generalforsamlingen vedtok å gjenvelge Inger Marethe Egeland som styremedlem i to år frem til ordinær generalforsamling 2027. Generalforsamlingen vedtok å velge inn Tove Linn Bjørnå, Vidar Torsøe og Trine Karin Stangeland som nye styremedlemmer i to år frem til ordinær generalforsamling 2027.»

Innstilling til valg av valgkomité i Flekkefjord Sparebanks Generalforsamling

Jfr. § 5.1 i vedtektene for Flekkefjord Sparebank skal generalforsamlingen velge en valakomite med medlemmer og varamedlemmer. Valgkomiteen skal ha medlemmer fra alle grupper som er representert i generalforsamlingen. To medlemmer velges blant de innskytervalgte, 1 medlem velges blant egenkapitalbeviseierne (eget valg) og 1 medlem velges blant de ansattes valgte medlemmer (eget valg). Varamedlemmer velges med tilsvarende fordeling.

Pă vala:	Raymond Bakken (leder - innskytervalgt)			(ikke på valg)
	Karl Martin Loga (innskytervalgt)			(ikke på valg)
	Mikal Ringsbye (ansatt valgt)		(eget valg)
	Egenkapitalbeviseier			(eget valg)
Valgkomiteens innstilling:
	Raymond Bakken			(ikke på valg)
	Karl Martin Loga	Innskytervalgt		(ikke på valg)
	Mikal Ringsbye	Ansatte valgt	(eget valg)
	Unni Rudolfsen	Egenkapitalbeviseier		(eget valg)
Varamedlemmer:
	Mariann Hetland	Innskytervalgt		Velges inn
	Espen Kjørmo	Innskytervalgt		(ikke på
valg)
	Erik Litlehei	Ansatt valgt		(eget valg)
	Eivind Reisvaag Sunde	Egenkapitalbeviseier		(eget valg)

Birger Solheim er varamedlem til valgkomitéen, på vegne av de innskytervalgte. Ettersom Birger Solheim ikke ble gjenvalgt som innskytervalgt medlem av generalforsmaling på innskytervalgmøte, innstiller valgkomitéen på at Mariann Hetland velges som nytt varamedlem til valgkomitéen på vegne av de innskytervalgte.

Forslag til vedtak:

«Generalforsamlingen vedtok valgkomitéens innstilling til sammensetningen av valgkomité.»

Innstilling til valg av leder av Flekkefjord Sparebanks Generalforsamling

Jfr. § 5-2 i vedtektene for Flekkefjord Sparebank skal valgkomitéen forberede valg av leder i generalforsamling.

På valg: Thor Eivind Fosse

Valgkomiteens innstilling: Eivind Reisvaag Sunde

Valgkomitéen har vært i kontakt med nåværende leder av generalforsamling, Thor Eivind Fosse, som ikke ønsker gjenvalg. Videre har valgkomitéen vært i dialog med en representant fra egenkapitalbeviseiernes medlemmer av generalforsamlingen som ønsker å stille til valg som ny leder av generalforsamlingen i Flekkefjord Sparebank.

Forslag til vedtak:

«Generalforsamlingen vedtok å velge Eivind Reisvaag Sunde som ny leder av Flekkefjord Sparebanks generalforsamling. Eivind Reisvaag Sunde velges for en periode på 2 år frem til ordinær generalforsamling i 2027.»

FORSLAG TIL HONORARER FOR TILLITSVALGTE I FLEKKEFJORD SPAREBANK Som et ledd i å sørge for å opprettholde tilfredsstillende godtgjørelse som tillitsvalgt i Flekkefjord Sparebank, ble det fremmet forslag for gjennomgang av honorarer. Under er forslag til honorarsatser for tillitsvalgte i Flekkefjord Sparebank fra 01.01.2025:

Generalforsamlingen.11	Gamle satser fra Nye satser fra Merknad 01.01.2024	01.01.2025
Generalforsamlingens leder	25.000, -	30.000, -	Prår
Generalforsamlingens medlemmer	2.000, -	2.500, -	Pr møte

1) Leder har fast honorar og møter i generalforsamlingen etc. inngår i det faste beløpet.

Styret.1/	Gamle satser fra Nye satser fra Merknad 01.01.2024	01.01.2025
Styrets leder	180.000, -	220.000, -	Pr år
Styrets nestleder	110.000, -	160.000, -	Prår
Styremedlem	100.000, -	120.000, -	Pr år

1) Styremedlemmer har fast honorar og møter i generalforsamlingen etc. inngår i det faste beløpet

Risiko og revisjonsutvalget (hvis eget utvalg).	Gamle satser fra Nye satser fra Merknad 01.01.2024	01.01.2025
Utvalgets leder	40.000, -	50.000, -	Pr år
Utvalgets medlemmer	35.000, -	40.000, -	Prår

01.01.2024	01.01.2025
10.000, -	20.000, -	Pr år
3.000. -	3.500, -	Pr møte
		Gamle satser fra Nye satser fra Merknad

1) Leder har fast honorar og møter i generalforsamlingen etc. inngår i det faste beløpet.

Videre foreslås det bilgodtgjørelse (kjøregodtgjørelse) iht. statens satser for 2025 da generalforsamlingen vil ha medlemmer utenfor Flekkefjord.

Statens satser for 2025 er 5,00 per km. Ved bruk av egen bil og el-bil. Når det tas med passasjer på reisen er tillegget 1,00 pr passasjer pr kjørte kilometer.

Flekkefjord, 04.03.2025 - Valgkomiteen

Sted/dato:

Sted/dato:

Sted/dato:

Raymond Bakken

Karl Martin Loga

Mikal Ringsbye