AGM Information • Apr 14, 2017
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS 16 mei 2017 VOLMACHT GENERAL SHAREHOLDERS' MEETING 16 May 2017 STANDARD PROXY FORM
EXMAR NV De Gerlachekaai 20 2000 Antwerpen BE 0860.409.202
De aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen zal ervoor zorgen dat deze volmacht ten laatste op 10 mei 2017 op de zetel van de vennootschap toekomt.
Shareholders who wish to be represented at the meeting shall ensure that this proxy arrives at the registered office of the company by 10 May 2017.
________________________________________
| IK ONDERGETEKENDE I, THE UNDERSIGNED |
|---|
| Naam/benaming : Name/company name: |
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………… |
| Voornaam: First name : |
| ……………………………………………………………………………………………………………… Adres/zetel: Address/registered office: |
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… |
Eigenaar van ……………………………………………………………………………………….. aandelen van de naamloze vennootschap EXMAR (RPR 860.409.202)
Owner of ............................................................ shares of the public limited company EXMAR (RLP 860.409.202)
NOTEER dat ik vertegenwoordigd zal worden op de Algemene Vergadering voor het totaal aantal aandelen waarvoor ik mijn stemrecht wens uit te oefenen. Mijn stemrecht zal worden beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum, namelijk op 2 mei 2017 om middernacht (CET).
NOTE that I shall be represented at the Annual General Meeting for the total number of shares for which I wish to exercise my voting right. My voting right shall be limited to the number of shares of which the ownership shall be established on the date of registration, i.e. 2 May 2017 at midnight (CET).
VERKLAAR in kennis te zijn gesteld dat de jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders van EXMAR NV zal worden gehouden op dinsdag 16 mei 2017 om 14.30 u te Antwerpen, Schaliënstraat 5, gebouw Delphis- 5de verdieping.
CERTIFY that I have been informed that the ordinary General Meeting of shareholders of EXMAR NV shall take place on Tuesday, 16 May 2017, at 2.30 p.m. at Schaliënstraat 5 – Delphis Building, 5th Floor, Antwerp.
WENS zich te laten vertegenwoordigen als aandeelhouder op de Algemene Vergadering voor alle agendapunten door :
WISH to be represented as shareholder at the General Meeting for all agenda items by:
Naam, voornaam (*): Name, first name (*):
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………...
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… | ||
|---|---|---|
| ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… | ||
| ……………………………………………………………… |
(*) De naam van de gevolmachtigde moet niet noodzakelijk vermeld worden. Indien u geen gevolmachtigde aanduidt, zal EXMAR een gevolmachtigde aanstellen die u op de vergadering zal vertegenwoordigen en die er zal stemmen volgens de door u vermelde instructies. Indien u geen instructies vermeldt, wordt u geacht in te stemmen met de voorgestelde besluiten.
(*) The proxy holder's name need not necessarily be mentioned. If you do not appoint a proxy holder, EXMAR will appoint a proxy holder to represent you at the meeting and to vote in accordance with your instructions. If you give no instructions, you will be deemed to agree with the proposed resolutions.
OM ER IN ZIJN/HAAR NAAM TE STEMMEN over alle hierna genoemde AGENDAPUNTEN: TO VOTE IN HIS/HER NAME on all the AGENDA ITEMS below:
Na bekendmaking van de oproeping om aan de Algemene Vergadering deel te nemen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van EXMAR bezitten, met inachtneming van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen, nieuwe onderwerpen met voorstellen tot besluit op de agenda laten plaatsen, evenals nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot bestaande agendapunten indienen. Indien overeenkomstig artikel 533ter Wetboek van Vennootschappen nieuwe agendapunten worden toegevoegd zal (**)
De volmachtdrager gerechtigd zijn te stemmen over de nieuwe agendapunten
De volmachtdrager zich onthouden te stemmen over de nieuwe agendapunten
(**) Indien de volmachtgever geen keuze aankruist, of ze allebei aankruist, zal de volmachtdrager zich dienen te onthouden van deze stemming.
After publication of the convening notice of the General Meeting, one or more shareholders who, alone or jointly, hold at least 3% of the share capital are entitled to add items to the agenda of the shareholder's meeting and submit resolution proposals with respect to existing agenda items – taking into account the provisions of the Code of Companies. In case new agenda items are added, pursuant to article 533ter Code of Companies, (**)
The proxy holder will be entitled to vote on the new agenda items
The proxy holder shall abstain from voting on the new agenda items
(**) If the shareholder ticks both or none of the boxes above, the proxy will be required to abstain from voting on new agenda items, if any.
Annual report of the board of directors and the statutory auditor on the financial year ended 31 December 2016
Presentation of the consolidated financial statements and approval of the statutory financial statements for the year ended 31 December 2015 and appropriation of the result
Voorstel tot besluit: De jaarrekening over boekjaar 2016, zoals opgemaakt door de Raad van Bestuur, wordt goedgekeurd. De Algemene Vergadering besluit het resultaat van het boekjaar als volgt te bestemmen:
| * Overgedragen winst: | USD 148.627.428,83 |
|---|---|
| * Verlies van het boekjaar : | USD -3.580.693,64 |
| * Overboeking uit de onbeschikbare reserves: | USD 8.327.225,62 |
| * Overdracht naar volgend boekjaar: | USD 146.750.420,81 |
Proposed resolution: The financial statements for the year 2016, as drawn up by the Board of Directors, are approved. The General Meeting decides to appropriate the result for the year as follows:
| * Profit brought forward : | USD 148,627,428.83 |
|---|---|
| * Loss for the period: | USD -3,580,693.64 |
| * Transfer from the reserves not available for distribution: | USD 8,327,225.62 |
| * Result to be carried forward : | USD 146,750,420.81 |
For Against Abstain
Er wordt kwijting verleend aan de bestuurders, de heren Philippe Bodson (niet-uitvoerend bestuurder), Nicolas Saverys (uitvoerend bestuurder), Patrick De Brabandere (uitvoerend bestuurder), Jens Ismar (onafhankelijk bestuurder), Howard Gutman (onafhankelijk bestuurder), Michel Delbaere (onafhankelijk bestuurder), Philippe Vlerick (niet-uitvoerend bestuurder), en Ludwig Criel (niet-uitvoerend bestuurder), mevrouw Ariane Saverys (niet-uitvoerend bestuurder), mevrouw Pauline Saverys (niet-uitvoerend bestuurder) en mevrouw Barbara Saverys (niet-uitvoerend bestuurder) voor de uitoefening van hun mandaat gedurende afgelopen boekjaar.
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: The General Meeting decides as follows:
Discharge is granted to the directors, Mr Philippe Bodson (non-executive director), Mr Nicolas Saverys (executive director), Mr Patrick De Brabandere (executive director), Mr Jens Ismar (independent director), Mr Howard Gutman (independent director), Mr Michel Delbaere (independent director), Mr Philippe Vlerick (non-executive director), and Mr Ludwig Criel (non-executive director), Mrs Ariane Saverys (non-executive director) Mrs Pauline Saverys (non-executive director) and Mrs Barbara Saverys (non-executive director) for the exercise of their mandates during the past financial year.
Er wordt kwijting verleend aan de commissaris KPMG Bedrijfsrevisoren cvba, vertegenwoordigd door de heer Serge Cosijns, voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende afgelopen boekjaar.
Discharge is granted to the statutory auditor, KPMG CVBA represented by Mr. Serge Cosijns for the exercise of his mandate during the past financial year.
Voorstel tot besluit: De vergadering beslist om op voorstel van de Raad van Bestuur en gezien het advies van het Benoemings- en Remuneratiecomité om de heer Howard Gutman voor een termijn van één jaar (2018) te herbenoemen als onafhankelijk bestuurder.
De heer Howard Gutman voldoet aan de voorwaarden in de vennootschapswetgeving en de Corporate Governance Code voor wat betreft onafhankelijkheid.
Proposed resolution: The meeting decides, on the proposal of the Board of Directors and following the opinion of the Nomination and Remuneration Committee, to reappoint Mr Howard Gutman as independent director for a term of one year (2018).
Mr. Howard Gutman satisfies the conditions set in the Company Laws and the Corporate Governance Code with respect to independence.
Voorstel tot besluit: De vergadering beslist om op voorstel van de Raad van Bestuur en gezien het advies van het Benoemings- en Remuneratiecomité om de heer Philippe Vlerick voor een termijn van drie jaar (2020) te herbenoemen als niet-uitvoerend bestuurder.
Proposed resolution: The meeting decides, on the proposal of the Board of Directors and following the opinion of the Nomination and Remuneration Committee, to reappoint Mr Philippe Vlerick as non-executive director for a term of three years (2020).
Voorstel tot besluit: De vergadering beslist om op voorstel van de Raad van Bestuur en gezien het advies van het Benoemings- en Remuneratiecomité om het mandaat van niet-uitvoerend bestuurder voor een periode van drie jaar (2020) toe te vertrouwen aan NV Jalcos, met hoofdzetel te Aartselaar, RPR Antwerpen 477.516.746, vertegenwoordigd door de heer Ludwig Criel, wiens mandaat is afgelopen.
Proposed resolution: The meeting decides, on the proposal of the Board of Directors and following the opinion of the Nomination and Remuneration committee, to entrust the mandate of non-executive director for a period of three years (2020) to NV Jalcos, having its seat at Aartselaar, Belgium Business registration number 477.516.746 RPR Antwerp, represented by Mr. Ludwig Criel, who's mandate expired.
Appointment of the statutory auditor and determination of its remuneration
Kennisname van het feit dat bij wet van 29 juni 2016 en 7 december 2016 bepaalde aspecten van de Europese audithervorming zijn omgezet in Belgische wetgeving. Een van de wijzigingen is de verplichte rotatie van de externe commissaris. EXMAR moest een formele selectieprocedure (aanbesteding) volgen om tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders een nieuwe commissaris te benoemen of de huidige te herbenoemen, en dit ondanks het feit dat het mandaat van KPMG oorspronkelijk afliep in 2018.
Voorstel tot besluit: Op grond van het voorstel door de Raad van Bestuur, in lijn met de aanbeveling en voorkeur die is uitgesproken door het auditcomité in toepassing van artikel 16, §2 en §5 van verordening nr. 537/2014, beslist de vergadering om Deloitte Bedrijfsrevisoren vertegenwoordigd door Gert Vanhees voor een termijn van drie jaar te benoemen tot commissaris van de vennootschap, met ingang van het boekjaar 2017 en tot de aandeelhoudersvergadering van 2020 met betrekking tot het boekjaar 2019. De jaarlijkse vergoeding van de commissaris bedraagt EUR 95.000 en is onderworpen aan een jaarlijkse aanpassing in navolging van de consumentenprijsindex.
Acknowledgement of the fact that by laws of 29 June 2016 and 7 December 2016 certain aspects of the European audit reform were implemented into Belgian law. One of the changes is the mandatory rotation of the external statutory auditor. EXMAR was required to conduct a formal selection procedure (tender) for the appointment of a new statutory auditor at the General Shareholders' Meeting or the reappointment of the auditor currently in place, and this despite KPMG's mandate originally expired in 2018.
Proposed resolution: Following the proposal by the Board of Directors, in line with the recommendation and preference made by the Audit Committee in application of article 16, §2 and §5 of the Regulation No 537/2014, the meeting decides to appoint Deloitte Bedrijfsrevisoren/Reviseurs d'Entreprises represented by Gert Vanhees as statutory auditor of the company for a term of three years of which the first financial year is 2017, and ending immediately after the General Shareholders' Meeting of 2020 with regard to the financial year 2019. The statutory auditor's annual fee amounts to EUR 95,000 and is subject to annual adjustment based on the consumer price index.
Volmacht Algemene Vergadering van Aandeelhouders 16 mei 2017 Proxy General Shareholders' Meeting 16 May 2017 www.exmar.be
A. Voor de financiering van de CFLNG heeft EXMAR een akkoord op de voorwaarden van de lening met BOC voor een bedrag van USD 200 miljoen.
Voorstel tot besluit:
In overeenstemming met artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen keurt de Algemene Vergadering van Aandeelhouders de volgende clausule 21.26 van de leningsovereenkomst goed.
De clausule vereist dat de vennootschap (A) (i) direct of indirect zeggenschap heeft over of uiteindelijke begunstigde is van ten minste 50 % van het geplaatste aandelenkapitaal plus één aandeel van de kredietnemer en (ii) direct of indirect zeggenschap heeft over en uiteindelijke begunstigde is van ten minste 50 % van het geplaatste aandelenkapitaal plus één aandeel van EXMAR LNG Holding NV en (B) onder de zeggenschap blijft van Saverex NV, tenzij de facility agent op aangeven van de kredietgevers voorafgaande schriftelijke toestemming geeft.
In verband met A betekent "zeggenschap" de bevoegdheid van een persoon om te verzekeren dat de bedrijfsvoering van een juridische entiteit (rechtspersoon of anderszins) wordt gevoerd volgens de wensen van die persoon, hetzij
(i) door het bezit van aandelen, of stemrecht, in of verbonden aan die of een andere juridische entiteit, of
(ii) als gevolg van bevoegdheden verleend door de statuten of een ander document dat die of een andere juridische entiteit reguleert,
en een zeggenschapswijziging komt voor indien een persoon die de zeggenschap uitoefent over een juridische entiteit daar een einde aan maakt of indien een andere persoon er de zeggenschap over verkrijgt.
A. For the CFLNG, EXMAR has an agreement with BOC on the conditions for the USD 200 million financing. Proposed resolution:
In accordance with Article 556 of the Code of Companies the General Shareholders' Meeting approves the following Clause 21.26 of the Loan Agreement.
The clause requires the Company to (A) (i) directly or indirectly control or beneficially own at least 50% of the issued share capital plus one share in the Borrower and (ii) directly or indirectly control or beneficially own at least 50% of the issued share capital plus one share in Exmar LNG Holding NV and (B) not to cease to be controlled by Saverex NV without the prior written consent of the Facility Agent (acting on instruction of the Lenders).
For the purposes of A, "control" means the power of a person to secure that the affairs of any legal entity (body corporate or otherwise) are conducted in accordance with the wishes of that person either
(iii) by means of the holding of shares, or the possession of voting power, in or in relation to, that or any other legal entity, or (iv) as a result of any powers conferred by the articles of association or any other document regulating that or any other legal entity, and a change of control occurs if a person who controls any legal entity ceases to do so or if another person acquires control of it.
B. Op 26 oktober 2016 heeft EXMAR een aanpassing ondertekend van de leningsovereenkomst met Deutsche Bank d.d. 6 februari 2009 met betrekking tot een verplichting van maximaal USD 42 miljoen en van de leningsovereenkomst met Deutsche Bank d.d. 6 februari 2009 met betrekking tot een verplichting van maximaal USD 67,2 miljoen.
In overeenstemming met artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen keurt de Algemene Vergadering van Aandeelhouders de volgende clausules 11.1.5 en 13.1.8 van de leningsovereenkomsten met Deutsche Bank als kredietgever d.d. 6 februari 2009 (zoals gewijzigd door een eerste aanvullende overeenkomst d.d. 26 oktober 2016) goed. Volgens deze clausules moeten Nicolas Saverys en/of zijn
nakomelingen de uiteindelijke begunstigden blijven van meer dan veertig percent (40 %) van het stemgerechtigde aandelenkapitaal in Exmar nv en mag geen enkele andere wettelijke aandeelhouder of begunstigde van Exmar nv in het bezit zijn van meer stemgerechtigde aandelen dan Nicolas Saverys en/of zijn nakomelingen. Zo niet ontstaat er een zeggenschapswijziging, in welk geval de kredietgever kan verklaren dat de lening onmiddellijk dient te worden afgelost.
B. On 26 October 2016 EXMAR has signed an amendment to the Secured Loan Agreement with Deutsche Bank dated 6 February 2009 with respect to a commitment not exceeding USD 42 million 67.2 million, and of the Loan Agreement with Deutsche Bank dated 6 February 2009 with respect to a commitment not exceeding USD 67.2 million.
Proposed resolution :
In accordance with Article 556 of the Code of Companies the General Shareholders' Meeting approves the following Clauses 11.1.5 and 13.1.8 of the Secured Loan Agreement dated 6 February 2009 (as amended by a side letter dated 29 November 2010 and by a First Supplemental Agreement dated 26 October 2016). These clauses require Nicolas Saverys and/or his descendants to remain the beneficial owners of more than forty per cent (40%) of the voting share capital in Exmar NV and that no other legal or beneficial shareholder of Exmar NV may own more voting shares than Nicolas Saverys and/or his descendants, failing which a Change of Control Event occurs, which, if continuing, entitles the Agent to declare that the loan is immediately due and repayable.
C. Op 13 oktober 2016 is EXMAR (als borg) een lening aangegaan bij BNP Paribas "BNPP" (als kredietgever)/Wahkwong voor de financiering van zijn tankers "Magdalena" en "Sabrina".
In overeenstemming met artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen keurt de Algemene Vergadering van Aandeelhouders de volgende clausule in de leningsovereenkomst met BNPP goed: sinds de datum van deze overeenkomst heeft er een wijziging plaatsgevonden in (i) de uiteindelijke begunstiging van een van de aandelen in de kredietnemer of de garant of de aandeelhouder (ii) de uiteindelijke zeggenschap van de stemrechten gekoppeld aan een van die aandelen of (iii) de directe of indirecte zeggenschap in het bestuur van de kredietnemer of de garant of de aandeelhouder, van dien aard dat iemand anders direct of indirect bevoegd wordt voor de benoeming of ontheffing van een meerderheid van bestuurders van die kredietnemer of borg of aandeelhouder, of diegene die direct dan wel indirect bevoegd is om ervoor te zorgen dat de bedrijfsvoering van die kredietnemer of garant of aandeelhouder volgens hun wensen wordt gevoerd gesteld dat een wijziging die rechtstreeks voortkomt uit de verkoop van de aandelen in de kredietnemers door Crystal Olympic Limited aan de aandeelhouder op of rond de datum van wijziging en herformulering van de overeenkomt niet te maken heeft met een faillissement.
C. On 13 October 2016 EXMAR (as guarantor) has signed a loan facility with BNP Paribas (as lender) /Wahkwong relating to the financing of the vessels "Magdalena" and "Sabrina".
In accordance with Article 556 of the Code of Companies the General Shareholders' Meeting approves the following Clause of the Loan Agreement with BNPPF : a change has occurred after the date of this Agreement in (i) the ultimate beneficial ownership of any of the shares in either Borrower or the Guarantor or the Shareholder or (ii) the ultimate control of the voting rights attaching to any of those shares or (iii) the direct or indirect management control of either Borrower or the Guarantor or the Shareholder, such that there is a change to any person having direct or indirect power to appoint or remove a majority of directors of that Borrower or the Guarantor or the Shareholder, or who otherwise has the direct or indirect power to ensure that the affairs of that Borrower or the Guarantor or the Shareholder are conducted in accordance with their wishes provided that any change as a direct result of the sale of the shares in the Borrowers by Crystal Olympic Limited to the Shareholder on or about the date of the Amending and Restating Agreement is not an Event of Default.
For Against Abstain
Volmacht Algemene Vergadering van Aandeelhouders 16 mei 2017 Proxy General Shareholders' Meeting 16 May 2017 www.exmar.be
Voorstel tot besluit: De vergadering besluit het remuneratieverslag goed te keuren.
Proposed resolution: The meeting decides to approve the remuneration report.
For Against Abstain
Deel te nemen aan alle beraadslagingen; To take part in all deliberations;
Deel te nemen aan de stemming over alle punten op de agenda; To participate in the vote on all agenda items;
Alle notulen en andere documenten al dan niet goed te keuren en te ondertekenen; As appropriate, to approve and sign all minutes and other documents;
In algemene zin al het nodige te doen ter uitvoering van deze lastgeving, met belofte van bekrachtiging inzoverre vereist.
In general, to do all that is necessary to execute this proxy, with promise of ratification insofar as this is required.
| Gedaan te | op |
|---|---|
Done at ..................................................... on
Handtekening moet worden voorafgegaan door de handgeschreven melding "goed voor volmacht"
Signature must be preceded by the handwritten words "Valid as proxy"
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.