EXMAR NV

AGM Information • Apr 14, 2017

EXMAR NV De Gerlachekaai 20 2000 Antwerpen VAT BE 0860.409.202

OPROEPING TOT DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

De Raad van Bestuur nodigt de aandeelhouders uit om deel te nemen aan de Buitengewone Aandeelhoudersvergadering die zal worden gehouden op dinsdag 16 mei 2017, om 15.30 u. in de Schaliënstraat 5 – Delphisgebouw, 5^e verdieping, Antwerpen.

AGENDA

• 1. Kennisname en bespreking van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur dat is opgesteld conform artikel 604 van het Wetboek van Vennootschappen in verband met de toelating voor toegestaan kapitaal.
• 2. Wijziging van de bepalingen in de statuten van de vennootschap inzake toegestaan kapitaal Voorstel tot besluit: Naar aanleiding van de kennisname van het voorgeschreven verslag van de Raad van Bestuur beslist de vergadering om de toelating aan de raad van bestuur om het kapitaal te verhogen in een of meer malen binnen de limieten van het toegestane kapitaal, op een manier en onder voorwaarden die zijn vast te leggen door de Raad van Bestuur met een maximumbedrag van twaalf miljoen US-dollar, binnen vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking van het besluit te hernieuwen.
• 3. Wijziging van de tekst van artikel 5 van de statuten overeenkomstig het goedgekeurde besluit Voorstel tot besluit: De Vergadering beslist om de tekst van artikel 5, eerste alinea van de statuten als volgt af te stemmen op het goedgekeurde besluit:

"Bij besluit van de Algemene Vergadering van 16 mei 2017 krijgt de Raad van Bestuur de toelating om binnen de vijf jaar te rekenen vanaf de datum van bekendmaking van dit besluit het kapitaal in een of meer malen te verhogen, op een manier en onder voorwaarden die zijn vast te leggen door de Raad van Bestuur, met een maximumbedrag van twaalf miljoen US-dollar."

• 4. Coördinatie van de statuten
• 5. Machtiging aan de Raad van Bestuur om de genomen beslissingen uit te voeren.

Deelnemen aan de Buitengewone Algemene vergadering van 16 mei 2017

Indien het quorum niet wordt bereikt wordt een tweede vergaderin gehouden op 6 juni 2017

Principe

Om aan de Algemene Vergadering deel te nemen dienen houders van aandelen uitgegeven door de Vennootschap zich te schikken naar artikel 34 van de statuten.

Aandeelhouders kunnen deelnemen in persoon of via een lasthebber.

De natuurlijke personen die deelnemen in hun hoedanigheid van eigenaar van aandelen of als lasthebber of vertegenwoordiger van een rechtspersoon dienen hun identiteit te bewijzen om toegang te krijgen tot de Vergadering. Bovendien moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen de hoedanigheid van vertegenwoordiger of lasthebber kunnen aantonen.

De registratie van de deelnemers van de Vergadering vangt aan om 14.00 uur. Deelnemers worden verzocht zich minstens 15 minuten voor de Vergadering te laten registreren.

Vraagrecht

Zodra de oproeping gepubliceerd is, kunnen de aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten die moeten vervuld worden om tot de Vergadering toegelaten te worden schriftelijk vragen stellen die tijdens de Vergadering zullen beantwoord worden naargelang het geval door de bestuurders of de commissaris.

De Vennootschap dient de schriftelijke vragen via elektronische communicatie uiterlijk op 10 mei 2017 voor 17.00 uur te ontvangen.

Agenderingsrecht

Eén of meer aandeelhouders die, alleen of gezamenlijk, minstens 3% van het kapitaal vertegenwoordigen kunnen onderwerpen op de agenda van de Algemene Vergadering laten plaatsen, evenals voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot te behandelen agendapunten.

Dit recht geldt niet voor een Algemene Vergadering die werd uitgesteld omwille van het niet bereiken van het aanwezigheidsquorum. De verzoeken moeten schriftelijk, via elektronische communicatie aan de Vennootschap overgemaakt worden uiterlijk op 24 april 2017 om 17.00 uur.

De Vennootschap bevestigt de ontvangst van de verzoeken binnen een termijn van 48 uur vanaf de ontvangst. Uiterlijk op de 15de dag voor de datum van de Algemene Vergadering publiceert de Vennootschap een aangevulde agenda.

Formaliteiten

Registratiedatum 2 mei 2017 middernacht CET

Enkel de aandeelhouders die op registratiedatum houder van aandelen waren kunnen in aanmerking komen voor deelname aan de Vergadering.

Registratie van de aandelen

Houders van aandelen op naam dienen uiterlijk op 10 mei 2017 aan de Vennootschap hun voornemen om deel te nemen meedelen, door middel van het formulier dat hen werd overgemaakt.

De Vennootschap zal het aandeelhouderschap nagaan in het register van aandelen op de registratiedatum.

Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen zich uiterlijk op 10 mei 2017 aan te melden via hun financiële instelling. De financiële instelling dient uiterlijk op 10 mei 2017 aan Euroclear Belgium de identiteit en het aantal aandelen te bevestigen waarmee de aandeelhouder zich heeft laten registreren.

Het aandeelhouderschap zal worden nagegaan op basis van de bevestiging die door de financiële instelling aan Euroclear Belgium werd overgemaakt.

In een door de Raad van Bestuur opgesteld register wordt voor elke aandeelhouder die zijn wens heeft kenbaar gemaakt om deel te nemen aan de Algemene Vergadering zijn identificatiegegevens, het aantal aandelen in zijn bezit op de registratiedatum en waarmee hij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Algemene Vergadering, alsook de documenten die zijn eigendom van die aandelen aantonen op de registratiedatum opgenomen.

Kennisgeving van deelname

Naast de registratieprocedure dient de aandeelhouder uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering (10 mei 2017) aan de Vennootschap te melden dat hij wil deelnemen aan de Vergadering. Deze melding gebeurt schriftelijk op onderstaand adres.

Vertegenwoordiging

De vennootschappen en aandeelhouders kunnen zich laten vertegenwoordigen bij volmacht. Een model van volmacht kan op eenvoudig verzoek op de zetel van de Vennootschap worden verkregen of gedownload worden op www.exmar.be. Enkel deze volmachtformulieren worden aanvaard.

De aandeelhouders zorgen ervoor dat de volmacht ten laatste op 10 mei 2017 op de zetel van de Vennootschap toekomt. (zie onderstaand adres)

Enkel de volmachtformulieren van de aandeelhouders die de registratieformaliteiten hebben vervuld komen in aanmerking.

Beschikbare documenten

• Formulieren van volmacht
• Alle op de vergadering betrekking hebbende documenten

worden ter beschikking gesteld op de website : www.exmar.be rubriek "investors", doorklikken naar "General Assemblies".

Praktische informatie

Aandeelhouders die meer informatie wensen over de wijze van deelname aan de Vergadering worden verzocht contact op te nemen met:

EXMAR NV Tel : +32 3 247.56.68 Corporate Adminstration Fax : +32 3 247.56.01 De Gerlachekaai 20 – B 2000 Antwerpen, België E-mail : corporate@exmar.be