Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

EXACT Therapeutics AS Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Nov 25, 2021

3600_rns_2021-11-25_ce4efd20-ccd0-4ec2-b2b6-860221d2be41.pdf

Proxy Solicitation & Information Statement

Open in viewer

Opens in your device viewer

{# SEO P0-1: filing HTML is rendered server-side so Googlebot sees the full text without executing JS or following an iframe to a Disallow'd CDN path. The content has already been sanitized through filings.seo.sanitize_filing_html. #}

(English office translation)

Til aksjonærene i EXACT Therapeutics AS To the shareholders of EXACT Therapeutics AS

INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING

Ekstraordinær generalforsamling i EXACT Therapeutics AS, org. nr. 998 317 487 ("Selskapet") avholdes via videokonferanse den 3. desember 2021 kl.16:00.

Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder eller den hun utpeker.

1 ÅPNING AV DEN EKSTRAORDINÆRE GENERALFORSAMLINGEN, GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN

2 VALG AV MØTELEDER OG ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN

Hans Henrik Klouman har gitt beskjed til Selskapet at han ønsker å fratre sitt styreverv pga andre styreforpliktelser

På denne bakgrunn har nominasjonskomiteen foreslått at Anders Wold velges som nytt styremedlem, til å erstatte Hans Henrik Klouman. Forslaget er vedlagt som Vedlegg 3.

Det foreslås også at Anders Wold skal motta en årlig kompensasjon på NOK 180.000, i tillegg til et årlig honorar på NOK 20.000 som medlem av revisjonsutvalget. Honoraret utbetales pro rata for perioden mellom desember 2021 og juni 2022, enten som kontantbeløp, som opsjoner til aksjer eller som en kombinasjon (50/50) mellom kontanter og opsjoner til aksjer, som foreslått av nominasjonskomiteen og utstedt av styret iht gjeldende fullmakt til enhver tid.

NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING

An Extraordinary General Meeting of EXACT Therapeutics AS, reg. no. 998 317 487, (the "Company") will be held by way of video conference on 3 December 2021 at 16:00 hours (CET).

The Extraordinary General Meeting will be opened by the Chairperson of the Board of Directors or a person appointed by her.

Styret foreslår følgende dagsorden: The Board of Directors proposes the following agenda:

  • 1 OPENING OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING, APPROVAL OF THE SUMMONS AND AGENDA
  • 2 ELECTION OF CHAIR AND PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES

3 VALG AV STYREMEDLEM OG HONORAR 3 ELECTION OF BOARD MEMBER AND REMUNERATION

Hans Henrik Klouman has notified the Company of a need for resignation from the position as Member of the Board of Directors due to other board commitments.

On this basis, the Nomination Committee proposes that Anders Wold be appointed as a new board member, to replace Hans Henrik Klouman. The proposal is attached as Appendix 3.

It is also proposed that Anders Wold shall receive an annualized compensation of NOK 180,000, in addition to annualized remuneration of NOK 20,000 as member of the audit committee. The remuneration is paid pro rata for the period between December 2021 and June 2022, either in cash, as share options (RSUs) or as a combination of cash and share options (RSUs), as proposed by the nomination committee and issued by the Board of Directors pursuant to its authorisation at any given time.

Dersom nominasjonskomiteen innstilling vedtas vil styret bestå av følgende styremedlemmer:

  • Masha Strømme (Styrets leder)
  • William Castell (nesleder)
  • Jean Claude Provost
  • Anders Wold
  • Jean Michel Cossery
  • Aitana Peire
  • Ann-Tove Kongsnes

If the Nomination Committee's proposal is resolved, the Board of Directors will consist of the following board members:

  • Masha Strømme (Chairperson)
  • Sir William Castell (deputy chair)
  • Jean Claude Provost
  • Anders Wold
  • Jean Michel Cossery
  • Aitana Peire
  • Ann-Tove Kongsnes
  • *** ***

EXACT Therapeutics AS har en aksjekapital på NOK 119.968,66 fordelt på 29.992.165 aksjer, hver med pålydende verdi NOK 0,004. Hver aksje har én stemme på generalforsamlingen.

For å legge til rette for størst mulig deltakelse og på grunn av Covid-19 utbruddet, avholdes generalforsamlingen via videokonferanse. Styret anser dette som forsvarlig. Det forutsettes at alle som deltar kan vise frem gyldig ID og dokumentasjon på representasjonsrett, dersom aksjonæren er et selskap.

For å motta invitasjon til videokonferansen, må alle aksjonærer som ønsker å delta melde seg på innen 2 desember 2021 kl. 11.00, ved å benytte påmeldingsskjema vedlagt her som Vedlegg 1.

Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen som Vedlegg 2. Utfylte fullmaktsskjemaer må sendes til DNB Bank ASA, Verdipapirservice per e-post [email protected] innen 2 desember 2021 kl. 11:00.

EXACT Therapeutics AS has a share capital of NOK 119,968.66 divided on 29,992,165 shares, each with a nominal value of NOK 0.004. Each share carries one vote at the Extraordinary General Meeting.

Deltakelse: Participation:

To ensure that most shareholders will be able to participate and due to the Covid-19 outbreak, the Extraordinary General Meeting is to be held by video conference. The Board of Directors considers this as the safest way of holding the meeting. All participants will need to present a valid ID and documentation that it can represent the shareholder, if the shareholder is a company.

In order to receive an invitation to the video conference, shareholders wishing to attend the Extraordinary General Meeting must register, by using the Attendance Slip attached hereto as Appendix 1, by 2 December 2021 at 11:00 hours (CET).

The Proxy Form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed to this notice as Appendix 2. Completed Proxy Forms must be sent to DNB Bank ASA, Verdipapirservice by e-mail [email protected] prior to 2 December 2021 at 11:00 hours (CET).

***

Aksjonærer som deltar på den ekstraordinære generalforsamling har følgende rettigheter:

    1. Rett til å delta på den ekstraordinære generalforsamlingen ved fullmakt:
  • (i) For registrering av fullmakten skal fullmaktsskjemaet utfylles og oversendes til adressen som er angitt i fullmaktsskjemaet
  • (ii) Dersom personlig deltakelse er registrert innen fristen for påmelding den 2. desember 2021 kl 11.00 (CET), er det likevel mulig å være representert ved fullmakt, dersom fullmaktsinnehaveren fremsetter et gyldig og utfylt fullmaktskjema ved registrering på den ekstraordinære generalforsamlingen
  • (iii) Dersom en fullmakt er registrert innen fristen for påmelding, er det fortsatt mulig å møte personlig og tilbakekalle fullmakten ved registrering på den ekstraordinære generalforsamlingen
  • (iv) En fullmakt kan inkludere stemmeinstrukser for alle eller noen av sakene på dagsordenen – vennligst benytt stemmeskjemaet

Fullmakter til møteleder er registrert som stemmeinstruks til fordel for forslag gitt av styret, samt for valg av og vederlag til medlemmer i styret, med mindre annet er angitt i stemmeskjemaet.

  1. Retten til å delta personlig på den ekstraordinære generalforsamlingen. For registrering skal det aktuelle påmeldingsskjemaet fylles ut og oversendes Selskapet på den adressen som er angitt på påmeldingsskjemaet

  2. Retten til å ta med én rådgiver og gi ham eller henne rett til å tale på den ekstraordinære generalforsamlingen

  3. Rett til å be om informasjon fra styrets leder, styremedlemmer og adm. direktør, i henhold til aksjeloven § 5-15

  4. Retten til å fremme alternative forslag i de saker som skal vedtas på den ekstraordinære generalforsamling.

Shareholders who attend the Extraordinary General Meeting have the following rights:

    1. The right to attend the Extraordinary General Meeting by proxy
  • (i) For registration of the proxy, the Proxy Form shall be completed and submitted to the address set out in the Proxy Form
  • (ii) If personal attendance has been registered within the deadline for registration of attendance on 2 December 2021 at 11:00 (CET), it is still possible to be represented by proxy if the proxy holder presents a valid and completed Proxy Form upon registration at the Extraordinary General Meeting
  • (iii) If a proxy has been registered within the deadline for registration of attendance, it is still possible to attend personally and cancel the proxy upon registration at the Extraordinary General Meeting
  • (iv) A proxy may include voting instructions for all or some of the matters on the Agenda – please use the Voting Form

Proxies to the Chair of the Meeting are registered as voting instructions in favour of proposals made by the Board of Directors, as well as for the elections of and remuneration to Members of the Board of Directors, unless otherwise stated in the voting form.

  1. The right to attend the Extraordinary General Meeting personally. For registration, the Attendance Registration Form shall be completed and submitted to the Company with the address set out in the Attendance Registration Form

  2. The right to be accompanied by one advisor and give him or her the right to speak at the Extraordinary General Meeting

  3. The right to request information from the Chair of the Board of Directors and the CEO pursuant to section 5-15 of the Private Limited Liability Companies Act

  4. The right to present alternative proposals within the matters to be resolved by the Extraordinary General Meeting.

Oslo, 25. november 2021 / Oslo, 25 November 2021

Masha Strømme Styrets leder / Chairperson of the Board of Directors

  1. Påmeldingsskjema (norsk) 1. Attendance Slip (English)

Vedlegg: Appendices:

    1. Skjema for fullmakt til generalforsamlingen (norsk) 2. Proxy to the Extraordinary General Meeting
  • (English)

    1. Nominasjonskomiteens forslag 3. Proposal from the nomination committee

VEDLEGG 1 / APPENDIX 1

"FIRMA-/ETTERNAVN, FORNAVN " "C/O" "ADRESSE1" "ADRESSE2" "POSTNUMMER, POSTSTED" "Land"

Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling i EXACT Therapeutics AS avholdes 3. desember 2021 kl. 16:00. Møtet avholdes virtuelt.

PÅMELDINGSSKJEMA

EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 3. DESEMBER 2021 I EXACT THERAPEUTICS AS

Påmelding

Melding om at De vil delta i den ekstraordinære generalforsamlingen kan gis ved å benytte denne møteseddel. Det bes om at meldingen er DNB Bank ASA, Verdipapirservice i hende via epost på [email protected] senest den 2. desember 2021 kl. 11.00 CET.

Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres på den ekstraordinære generalforsamlingen.

_________ _________ ________________________

Undertegnede vil møte på den ekstraordinære generalforsamlingen i EXACT Therapeutics AS den 3. desember 2021 og (sett kryss):

  • Avgi stemme for mine/våre aksjer
  • Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er)

dato sted aksjonærens underskrift

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"

Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"

NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING

Meeting in EXACT Therapeutics will be held on 3 December 2022 at 16.00 p.m. The meeting will be held virtually.

ATTENDANCE SLIP

EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 3 DECEMBER 2021 IN EXACT THERAPEUTICS AS

Notice of attendance

Notice of attendance at the Extraordinary General Meeting may be sent via this Attendance Slip. Kindly submit the notice in time to be received by DNB Bank ASA, Verdipapirservice on email [email protected] no later than 2 December 2021 at 11:00 hours (CET).

If you are unable to attend after you have registered, a written and dated proxy can be submitted at the Extraordinary General Meeting.

The undersigned will attend the Extraordinary General Meeting of EXACT Therapeutics AS 3 December 2021 and (tick-off):

Vote for my/our shares

Vote for shares pursuant to enclosed proxy(ies)

Date Place Shareholder's signature

VEDLEGG 2 / APPENDIX 2

"FIRMA-/ETTERNAVN, FORNAVN " "C/O" "ADRESSE1" "ADRESSE2" "POSTNUMMER, POSTSTED" "Land"

Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling i EXACT Therapeutics AS avholdes 3. desember 2021 kl. 16:00. Møtet avholdes virtuelt.

FULLMAKTSSKJEMA

EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 3. DESEMBER 2021 I EXACT THERAPEUTICS AS

Alle aksjeeiere som ønsker å avgi stemme i saker til behandling må gjøre dette gjennom å sende inn dette fullmaktsskjemaet. Signert og datert fullmakt sendes til DNB Bank ASA, Verdipapirservice på e-post [email protected] senest 2. desember 2021 kl. 11.00 CET.

Undertegnede aksjeeier i EXACT Therapeutics AS gir herved styrets leder eller den hun bemyndiger fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer i generalforsamlingen i EXACT Therapeutics AS den 3. desember 2021.

Stemmer skal avgis i samsvar med instruksjonene nedenfor. Merk at hvis alternativene nedenfor ikke er krysset av, vil dette anses som en instruksjon om å stemme "for" forslagene i innkallingen. I den utstrekning forslagene fremmes av en annen person eller enhet enn styret, eller i tillegg til eller i stedet for forslagene i innkallingen, vil fullmektigen avgjøre stemmegivningen.

Agenda ekstraordinær generalforsamling 3.
desember 2021
For Mot Avstå Fullmektigen
avgjør
1. Åpning av den ekstraordinære
generalforsamlingen, godkjennelse av innkalling
og dagsorden
2. Valg av møteleder og én person til å
medundertegne protokollen
3. Valg av styremedlem og honorar

(Navn og adresse på selskapet som er aksjonær (hvis relevant), med blokkbokstaver)

(Representantens navn og adresse med blokkbokstaver)

__________________________________________

Sted Dato Aksjonærens underskrift

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"

Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"

NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING

Meeting in EXACT Therapeutics will be held on 3 December 2022 at 16.00 p.m. The meeting will be held virtually.

FORM OF PROXY

EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 3 DECEMBER 2021 EXACT THERAPEUTICS AS

In order to vote on the matters on the Agenda shareholders must use this Proxy Form. Signed and dated Proxy Form must be sent to DNB Bank ASA, Verdipapirservice by e-mail to [email protected] on 2 December at 11:00 hours (CET) at the latest.

The undersigned shareholder of EXACT Therapeutics AS hereby grants the Chairperson of the Board, or the person she appoints, Power of Attorney to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of EXACT Therapeutics AS on 3 December 2021.

The voting shall be done in accordance with the instructions mentioned below. In case any of the boxes below are not ticked off, this will be considered as an instruction to vote "in favour of" the motions in the notice, yet the Proxy decides upon the voting if there is put forward a motion in addition to or instead of the motions in the notice.

Agenda for the Extraordinary General Meeting 3
December 2021
In
favour
Against Abstain At the
Attorney's
Discretion
1. Opening of the Extraordinary General Meeting,
Approval of the Summons and Agenda
2. Election of Chair and Person to co-sign the Minutes
3. Election of Board Member and remuneration

(The name and address of the company who is a shareholder (if relevant), in capitals)

_______________ _______________ _________________________

(The shareholder/representative's name and address, in capitals)

_______________________________________________

_______________________________________________

Place Date Shareholder's signature

EXACT THERAPEUTICS BOARD NOMINATION COMMITTEE RECOMMENDATION

Medlemmer: Leiv Askvig

Birgitte Gangmark Villmo Svein Kvåle Dag Strømme

Anbefaling

Nominasjonskomiteen anbefaler at Anders Wold velges som nytt styremedlem i EXACT Therapeutics frem til den ordinære generalforsamlingen i 2023.

Anders Wold er Business Development og Strategic Advisor til GE Healthcare President and CEO. Frem til våren 2021 var han CEO for GE Healthcare's Global Clinical Care Solution virksomhetsområde med USD 5 milliarder i salg og mer enn 5.000 ansatte. Virksomhetsområdet inkluderer Ultrasound, Patient Monitoring, Anesthesia, Ventilation, Diagnostic Cardiology, Maternal Infant Care, Digital Solutions & Service. I hans 37 år innen ultralyd-industrien har Mr. Wold vært involvert i å lansere 23 nye produkter, inkludert den håndholdte Ultrasound Vscan Air™.

Anders Wold erstatter Hans Henrik Klouman, som har gitt beskjed til Selskapet om at han ønsker å fratre sitt styreverv pga andre styreforpliktelser.

Nominasjonskomiteen har konsultert med Selskapets ledelse, styreleder, nest styreleder og styremedlemmer, i tillegg til aksjonærer.

Ingen andre endringer gjøres i styret på dette tidspunkt.

Kompensasjon på årlig basis som utbetales pro rata for perioden fra desember 2021 til juni 2022:

Kompensasjon til Anders Wold

Styreverv: NOK 180.000, som utbetales i kontanter eller som RSUs.

Medlem av revisjonskomitteen: NOK 20.000, som utbetales som kontanter eller RSUs

Nominasjonskomitteen støtter også styret og ledelsen i intensjonen om å utnevne Anders Wold

Members: Leiv Askvig Birgitte Gangmark Villmo Svein Kvåle Dag Strømme

Recommendation

The Nomination Committee recommends that Anders Wold is elected to the board of directors of EXACT Therapeutics until the annual shareholder meeting in 2023.

Anders Wold is currently Business Development and Strategic Advisor to the GE Healthcare President and CEO. He was until Spring 2021 the CEO for GE Healthcare's Global Clinical Care Solution business unit with USD 5 billion is sales and over 5,000 employees. The business unit includes Ultrasound, Patient Monitoring, Anesthesia, Ventilation, Diagnostic Cardiology, Maternal Infant Care, Digital Solutions & Service. In his 37 years in the Ultrasound industry Mr Wold has been involved in launching 23 new products including the handheld Ultrasound Vscan Air™.

Anders Wold will replace Hans Henrik Klouman who has notified the Company of a need for resignation from the position as member of the board of directors due to other board commitments.

The Nomination Committee has consulted with the Company's management, Chairman, Vice-Chairman, directors as well as shareholders.

No other changes are made to the board at this time.

Annualized Compensation to be paid pro rata for the period from December 2021 to June 2022:

Compensation for Anders Wold

Director role: NOK 180,000 to be taken as cash or RSUs.

Member of Audit Committee: NOK 20,000 to be taken as cash or RSUs

The Nomination Committee also supports the board and management's intention to appoint

til Technology Advisory Board, med en årlig kompensasjon på NOK 100.000, som utbetales i kontanter eller RSUs.

Anders Wold to the Technology Advisory Board with an annualized compensation of NOK 100,000 to be taken as cash or RSUs.