Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

EXACT Therapeutics AS AGM Information 2021

May 25, 2021

3600_rns_2021-05-25_31426f62-89f1-47c4-b4fa-2cd8dbf648ff.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

(English office translation)

Til aksjonærene i EXACT Therapeutics AS To the shareholders of EXACT Therapeutics AS

INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Ordinær generalforsamling i EXACT Therapeutics AS, org. nr. 998 317 487 ("Selskapet") avholdes i Selskapets lokaler den 1. juni 2021 kl. 13.00.

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING

The annual general meeting of EXACT Therapeutics AS, reg. no. 998 317 487, (the "Company") will be held at the Company's offices on 1 June 2021 at 13:00 hours (CET).

På grunn av restriksjoner som følge av COVID-19 må aksjeeierne utøve aksjeeierrettigheter uten fysisk oppmøte ved å gi fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder. Selskapet vil tilrettelegge for at aksjeeiere kan lytte til generalforsamlingen og stille spørsmål via Microsoft Teams. Se informasjon på side 7 nedenfor.

Due to restrictions caused by COVID-19, the shareholders must exercise their shareholder rights without attending the general meeting in person, through providing a proxy with voting instructions to the chairperson of the Board of Directors. The Company will facilitate for shareholders being able to listen in to the general meeting and ask questions via Microsoft Teams. Please refer to the information on page 7 below.

Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder eller den hun utpeker.

  • 1 ÅPNING AV GENERALFORSAMLINGEN, GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
  • 2 VALG AV MØTELEDER OG ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
  • 3 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG STYRETS ÅRSBERETNING

Selskapets årsrapport, herunder konsernregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2020, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://www.exact-tx.com/.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

The general meeting will be opened by the chair of the Board of Directors or a person appointed by her.

Styret foreslår følgende dagsorden: The Board of Directors proposes the following agenda:

  • 1 OPENING OF THE GENERAL MEETING, APPROVAL OF THE SUMMONS AND AGENDA
  • 2 ELECTION OF CHAIR AND PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES

3 APPROVAL OF THE FINANCIAL STATEMENTS AND THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT

The Company's annual report, including the group's annual accounts and the Board of Directors' report for the financial year 2020, are, together with the auditor's report, made available at the Company's website https://www.exact-tx.com/.

The Board of Directors proposes that the general meeting passes the following resolution:

Årsregnskapet, herunder konsernregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2020, godkjennes. Det utdeles ikke utbytte for regnskapsåret 2020.

4 GODKJENNELSE AV HONORAR TIL REVISOR

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak om honorar til revisor:

"Generalforsamlingen godkjenner honoraret til revisor for regnskapsåret 2020 på NOK 200.000."

Masha Strømme, Sir William Castell, Jean-Claude Provost, Hans Henrik Klouman, Aitana Peire og Jean-Michel Cosséry er alle på valg, mens Susanne Stuffers fratrer sitt styreverv.

Nominasjonskomiteen foreslår at alle som er på valg gjenvelges og at Ann-Tove Kongsnes velges som nytt styremedlem, alle for en periode inntil ordinær generalforsamling i 2022, som nærmere beskrevet i innstillingen fra nominasjonskomiteen vedlagt innkallingen som Vedlegg 2.

Dersom nominasjonskomiteen innstilling vedtas vil styret bestå av følgende styremedlemmer:

  • Masha Strømme (Styrets leder)
  • William Castell (nesleder)
  • Jean Claude Provost
  • Hans Henrik Klouman
  • Jean Michel Cossery
  • Aitana Peire
  • Ann-Tove Kongsnes

The annual accounts, including the group's annual accounts and the Board of Directors' report for the financial year 2020, are approved. No dividend is distributed for the financial year 2020.

4 APPROVAL OF THE AUDITOR REMUNERATION

The Board of Directors propose that the general meeting passes following resolution regarding remuneration to the auditor:

"The general meeting approves the remuneration to the auditor for the financial year 2020 of NOK 200,000."

5 VALG AV STYREMEDLEMMER 5 ELECTION OF BOARD MEMBERS

Masha Strømme, Sir William Castell, Jean-Claude Provost, Hans Henrik Klouman, Aitana Peire and Jean-Michel Cosséry are all up for election, whilst Susanne Stuffers is stepping down from the Board.

The nomination committee proposes that all Board members who are up for election are re-elected and that Ann-Tove Kongsnes is elected to the Board, all for a period until the ordinary general meeting in 2022, as further described in the proposal and recommendation from the nomination committee, attached to this notice as Appendix 2.

If the nomination committee's proposal is resolved, the Board of Directors will consist of the following Board members:

  • Masha Strømme (Chairperson)
  • Sir William Castell (deputy chair)
  • Jean Claude Provost
  • Hans Henrik Klouman
  • Jean Michel Cossery
  • Aitana Peire
  • Ann-Tove Kongsnes

6 VALG AV MEDLEMMER TIL NOMINASJONSKOMITEEN

Samtlige medlemmer av nominasjonskomiteen er på valg. Ann-Tove Kongsnes fratrer sitt verv, mens Birgitte Gangmark Villmo er foreslått som nytt medlem.

Nominasjonskomiteen foreslår at alle andre medlemmer gjenvelges, som nærmere beskrevet i innstillingen fra nominasjonskomiteen vedlagt innkallingen som Vedlegg 2.

Dersom nominasjonskomiteen innstilling vedtas vil komiteen bestå av følgende medlemmer:

  • Dag Strømme
  • Birgitte Gangmark Villmo
  • Svein Kvåle
  • Leiv Askvig

Nominasjonskomiteen forslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak om honorar til styrets medlemmer for perioden fra ordinær generalforsamling i 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:

"Generalforsamlingen godkjenner følgende honorar til styrets medlemmer:

  • Styrets leder: NOK 450.000 per år
  • Nestleder: NOK 400.000 per år
  • Øvrige styremedlemmer: NOK 180.000 per år

Honoraret utbetales enten som kontantbeløp, som opsjoner til aksjer eller som en kombinasjon (50/50) mellom kontanter og opsjoner til aksjer, som foreslått av nominasjonskomiteen og utstedt av styret iht gjeldende fullmakt til enhver tid."

6 ELECTION OF NOMINATION COMMITTEE

All the members of the nomination committee are up for election. Ann-Tove Kongsnes has decided to resign from the Nomination Committee with Birgitte Gangmark Villmo nominated to join the committee.

The nomination committee proposes that all other committee members are re-elected, as further described in the proposal and recommendation from the nomination committee, attached to this notice as Appendix 2.

If the nomination committee's proposal is resolved, the committee will consist of the following members:

  • Dag Strømme
  • Birgitte Gangmark Villmo
  • Svein Kvåle
  • Leiv Askvig

7 HONORAR TIL STYRETS MEDLEMMER 7 REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS

The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution regarding remuneration to the members of the Board of Directors for the period from the annual general meeting in 2021 to 2022:

"The general meeting approves the following remuneration to the members of the Board of Directors:

  • The chair of the Board of Directors: NOK 450,000 per year
  • Deputy chair: NOK 400,000 per year
  • Other members of the Board of Directors: NOK 180,000 per year"

The remuneration is paid either in cash, as share options (Restricted Stock Units (RSUs)) or as a combination of cash and share options (RSUs), as proposed by the nomination committee and issued by the Board of Directors pursuant to its authorisation at any given time."

8 HONORAR TIL MEDLEMMENE AV NOMINASJONSKOMITEEN

Nominasjonskomiteen forslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak om honorar til nominasjonskomiteens medlemmer for perioden fra ordinær generalforsamling i 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:

"Generalforsamlingen godkjenner følgende honorar til nominasjonskomiteen medlemmer:

  • Komiteens leder: NOK 15.000.
  • Øvrige medlemmer: NOK 10.000"

8 REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE

The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution regarding remuneration to the members of the nomination committee for the period from the annual general meeting in 2021 to 2022:

"The general meeting approves the following remuneration to the members of the nomination committee:

  • The chair of the committee: NOK 15,000
  • Other members: NOK 10,000."

9 HONORAR TIL MEDLEMMENE AV KOMPENSASJONSUTVALGET 9 REMUNERATION TO THE MEMBERS OF

Nominasjonskomiteen forslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak om honorar til kompensasjonsutvalget for perioden fra ordinær generalforsamling i 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:

"Generalforsamlingen godkjenner følgende honorar til kompensasjonsutvalget medlemmer: 35.000 NOK."

Honoraret utbetales enten som kontantbeløp, som opsjoner til aksjer eller som en kombinasjon (50/50) mellom kontanter og opsjoner til aksjer, som foreslått av nominasjonskomiteen og utstedt av styret iht gjeldende fullmakt til enhver tid."

10 HONORAR TIL MEDLEMMENE AV REVISJONSUTVALGET

Nominasjonskomiteen forslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak om honorar til revisjonsutvalget for perioden fra ordinær generalforsamling i 2021 til ordinær generalforsamling i 2022:

"Generalforsamlingen godkjenner følgende honorar til revisjonsutvalgets medlemmer: 35.000 NOK.

Honoraret utbetales enten som kontantbeløp, som opsjoner til aksjer eller som en kombinasjon (50/50) mellom kontanter og opsjoner til aksjer, som foreslått av nominasjonskomiteen og utstedt av styret iht gjeldende fullmakt til enhver tid."

THE REMUNERATION COMMITTEE The nomination committee proposes that the general

meeting passes the following resolution regarding remuneration to the members of the remuneration committee for the period from the annual general meeting in 2021 to 2022:

"The general meeting approves the following remuneration to the members of the remuneration committee: NOK 35,000."

The remuneration is paid either in cash, as share options (RSUs) or as a combination of cash and share options (RSUs), as proposed by the nomination committee and issued by the board of directors pursuant to its authorisation at any given time."

10 REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE AUDIT COMMITTEE

The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution regarding remuneration to the members of the audit committee for the period from the annual general meeting in 2021 to 2022:

"The general meeting approves the following remuneration to the members of the audit committee: NOK 35,000.

The remuneration is paid either in cash, as share options (RSUs) or as a combination of cash and share options (RSUs), as proposed by the nomination committee and issued by the Board of Directors pursuant to its authorisation at any given time."

11 FULLMAKTER TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN VED UTSTEDELSE AV NYE AKSJER

11.1 Styrefullmakt til kapitalforhøyelser i forbindelse med oppkjøp, etc.

Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å utstede aksjer i forbindelse oppkjøp, fusjoner eller liknende transaksjoner og til å gjennomføre emisjoner for å styrke Selskapets finansielle stilling, oppad begrenset til 15 % av aksjekapitalen i Selskapet.

For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, for eksempel i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås det også at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett til tegning og tildeling av nye aksjer ved bruk av fullmakten.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Selskapets styre tildeles fullmakt til å gjennomføre kapitalforhøyelse, på følgende vilkår:

  • a) Aksjekapitalen skal, i en eller flere omganger, kunne forhøyes med inntil NOK 17.980,65, tilsvarende 15% av aksjekapitalen.
  • b) Aksjonærenes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 kan fravikes av styret.
  • c) Fullmakten gjelder fra registrering i Foretaksregisteret og frem til og med dato for ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke senere enn 30. juni 2022.
  • d) Fullmakten erstatter eksisterende fullmakt til kapitalforhøyelse gitt i ordinær generalforsamling 2020 når den blir registrert i Foretaksregisteret.

11 BOARD AUTHORIZATIONS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY ISSUANCE OF NEW SHARES

11.1 Board authorization for share capital increases in connection with acquisitions, etc.

The Board proposes that the general meeting authorizes the Board to issue shares in connection with acquisitions, mergers or similar transactions, and to facilitate completion of equity issues for the purpose of strengthening the Company's financial position, limited to 15% of the registered share capital in the Company.

In order to utilise the authorization in the best possible manner, e.g. in connection with private placement of shares, it is proposed that the Board of Directors is authorized to deviate from the shareholders' preferential right to subscribe for and be allotted new shares when using the authorization.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The Board is authorized to increase the Company´s share capital, on the following conditions:

  • a) The share capital may, in one or more rounds, be increased by a total amount of up to NOK 17,980.65 corresponding to 15% of the share capital.
  • b) The preferential rights pursuant to Section 10-4 of the Private Limited Liability Companies Act may be set aside by the Board of Directors.
  • c) The authorization shall be effective from the date it is registered in the Norwegian Register of Business Enterprises and shall be valid until and including the date of the annual general meeting in 2022, however no later than 30 June 2022.
  • d) The authorization replaces the current authorization granted by the annual general meeting in 2020 when registered in the Norwegian Register of Business Enterprises.

  • e) Fullmakten skal omfatte kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger, eller rett til å pådra Selskapet særlige plikter.

  • f) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjon."

11.2 Styrefullmakt til kapitalforhøyelser i forbindelse med Selskapets aksjeopsjonsprogram for nøkkelansatte

Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å utstede aksjer i forbindelse med Selskapets opsjonsprogram, oppad begrenset til 5 % av aksjekapitalen i Selskapet.

For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, foreslås det også at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett til tegning og tildeling av nye aksjer ved bruk av fullmakten.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Selskapets styre tildeles fullmakt til å gjennomføre kapitalforhøyelse, på følgende vilkår:

  • a) Aksjekapitalen skal, i en eller flere omganger, kunne forhøyes med inntil NOK 5.993,55 tilsvarende 5% av aksjekapitalen.
  • b) Aksjonærenes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 kan fravikes av styret
  • c) Fullmakten gjelder fra registrering i Foretaksregisteret og frem til og med dato for ordinær generalforsamling i 2022, dog ikke senere enn 30. juni 2022.
  • d) Fullmakten skal ikke omfatte kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger, eller rett til å pådra Selskapet særlige plikter.
  • e) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjon."

  • e) The authorization covers share capital increases against or the right to assume special obligations on behalf of the Company.

  • f) The authorization covers share capital increases in connection with mergers."

11.2 Board authorization for share capital increases in connection with the Company's share options for Executive Management

The Board proposes that the general meeting authorizes the Board to issue shares in connection with share option program, limited to 5% of the registered share capital in the Company.

In order to utilise the authorization in the best possible manner, it is proposed that the Board of Directors is authorized to deviate from the shareholders' preferential right to subscribe for and be allotted new shares when using the authorization.

The Board proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The Board is authorized to increase the Company´s share capital, on the following conditions:

  • a) The share capital may, in one or more rounds, be increased by a total amount of up to NOK 5,993.55 corresponding to 5% of the share capital.
  • b) The preferential rights pursuant to Section10- 4 of the Private Limited Liability Companies Act may be set aside by the Board of Directors.
  • c) The authorization shall be effective from the date it is registered in the Norwegian Register of Business Enterprises and shall be valid until and including the date of the annual general meeting in 2022, however no later than 30 June 2022.
  • d) The authorization does not cover share capital increases against or the right to assume special obligations on behalf of the Company.
  • e) The authorization does not cover share capital increases in connection with mergers."

***

EXACT Therapeutics AS har en aksjekapital på NOK 119.871,00 fordelt på 29.967.750 aksjer, hver med pålydende verdi NOK 0,004. Hver aksje har én stemme på generalforsamlingen.

Deltakelse:

På grunn av gjeldende restriksjoner mot innendørs arrangementer i Oslo kommune som følge av COVID-19, må aksjeeiere utøve sine aksjeeierrettigheter uten fysisk oppmøte på generalforsamlingen ved å gi fullmakt med eller uten stemmeinstruks til styrets leder.

Selskapet vil tilrettelegge for at aksjeeiere kan lytte til generalforsamlingen og stille spørsmål via Microsoft Teams. Innringningsdetaljer vil bli sendt ut til aksjeeiere som har meldt seg på generalforsamlingen ved å sende en e-post til [email protected] innen 30. mai 2021 kl. 12.00.

Aksjeeiere vil ikke ha adgang til å stemme elektronisk under generalforsamlingen, og må derfor utøve sine aksjeeierrettigheter ved å sende inn fullmaktsskjema. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen som Vedlegg 1. Utfylte fullmaktsskjemaer må sendes til DNB Bank ASA, Verdipapirservice per e-post [email protected] innen 30. mai kl. 12.00.

Med unntak av Vedlegg 1, som er vedlagt innkallingen, er øvrige vedlegg gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://www.exact-tx.com/.

EXACT Therapeutics AS has a share capital of NOK 119,871.00 divided on 29,967,750 shares, each with a nominal value of NOK 0.004. Each share carries one vote at the general meeting.

***

Participation:

Due to the applicable regulations restricting indoor arrangements in the municipality of Oslo because of COVID-19, shareholders must exercise their shareholder rights without attending the general meeting in person, by providing a proxy with or without voting instructions to the chairperson of the board of directors.

The Company will facilitate for shareholders being able to listen in to the general meeting and ask questions via Microsoft Teams. Dial-in details will be sent to shareholders having registered their attendance at the general meeting by sending an e-mail to [email protected] prior to 30 May 2021 at 12:00 hours (CET).

Shareholders will not be able to vote electronically at the general meeting and must exercise their shareholder rights by submitting a proxy form. The proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed to this notice as Appendix 1. Completed proxy forms must be sent to DNB Bank ASA, Verdipapiservice by e-mail [email protected] prior to 30 May 2021 at 12:00 hours (CET).

With the exception of Appendix 1, which is attached to the notice, the other appendices are made available at the Company's website https://www.exact-tx.com/.

***

Oslo, 25. mai 2021 / 25 May 2021

Masha Strømme Styrets leder / Chairperson of the board of directors

Vedlegg: Appendices:

    1. Skjema for fullmakt til generalforsamlingen (norsk) 1. Proxy to the general meeting (English)
    1. Innstillingen fra nominasjonskomiteen 2. Recommendation from the nomination committee

FULLMAKTSSKJEMA

ORDINÆR GENERALFORSAMLING 1. JUNI 2021 I EXACT THERAPEUTICS AS

Grunnet restriksjoner knyttet til Covid-19 avholdes generalforsamlingen 1. juni 2021 digitalt gjennom Teams og alle aksjeeiere som ønsker å avgi stemme i saker til behandling må gjøre dette gjennom å sende inn dette fullmaktsskjemaet. Signert og datert fullmakt sendes til DNB Bank ASA, Verdipapirservice på e-post [email protected] senest 30. mai 2021 kl. 12.00.

Undertegnede aksjeeier i Exact Therapeutics AS gir herved styrets leder eller den han bemyndiger fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer i generalforsamlingen i Exact Therapeutics AS den 1. juni 2021.

Stemmer skal avgis i samsvar med instruksjonene nedenfor. Merk at hvis alternativene nedenfor ikke er krysset av, vil dette anses som en instruksjon om å stemme "for" forslagene i innkallingen. I den utstrekning forslagene fremmes av en annen person eller enhet enn styret, eller i tillegg til eller i stedet for forslagene i innkallingen, vil fullmektigen avgjøre stemmegivningen.

Agenda ordinær generalforsamling 1. juni 2021 For Mot Avstå Fullmektigen
avgjør
1. Åpning av generalforsamlingen, godkjennelse av innkalling og
dagsorden
2. Valg av møteleder og én person til å medundertegne protokollen
3. Godkjenning av årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret
2020
4. Godkjennelse av honorar til revisor
5. Valg av styremedlemmer
6. Valg av medlemmer til nominasjonskomiteen
7. Honorar til styrets medlemmer
8. Honorar til medlemmer av nominasjonskomiteen
9. Honorar til medlemmene av kompensasjonsutvalget
10. Honorar til medlemmene av revisjonsutvalget
11.1 Styrefullmakt til kapitalforhøyelser i forbindelse med oppkjøp,
etc.
11.2 Styrefullmakt til kapitalforhøyelser i forbindelse med Selskapets
aksjeopsjonsprogram for nøkkelansatte

(Navn og adresse på selskapet som er aksjonær (hvis relevant), med blokkbokstaver)

(Representantens navn og adresse med blokkbokstaver)

__________________________________________

__________________________________________

____________________ ____________________ ______________________________

Ref.nr.:

Pinkode:

FORM OF PROXY

ANNUAL GENERAL MEETING 1 JUNE 2021 EXACT THERAPEUTICS AS

Due to restrictions caused by Covid-19, the general meeting 1 June 2021 will be held electronically through Teams and in order to vote on the matters on the agenda shareholders must use this proxy form. Signed and dated proxy form must be sent to DNB Bank ASA, Verdipapirservice by e-mail to [email protected] on 30 May at 12:00 hours (CET) at the latest.

The undersigned shareholder of Exact Therapeutics AS hereby grants the chairman of the board, or the person he appoints, power of attorney to attend and vote for my/our shares at the general meeting of Exact Therapeutics AS on 1 June 2021.

The voting shall be done in accordance with the instructions mentioned below. In case any of the boxes below are not ticked off, this will be considered as an instruction to vote "in favour of" the motions in the notice, yet the proxy decides upon the voting if there is put forward a motion in addition to or instead of the motions in the notice.

Agenda for the annual general meeting 1 June 2021 In
favour
Against Abstain At the
attorney's
discretion
1. Opening of the general meeting, approval of the summons and
agenda
2. Election of chair and person to co-sign the minutes
3. Approval of the financial statements and the board of directors' report
4. Approval of the auditor's remuneration
5. Election of board members
6. Election of nomination committee
7. Remuneration to the members of the board of directors
8. Remuneration to the members of the nomination committee
9. Remuneration to the members of remuneration committee
10. Remuneration to the members of the audit committee
11.1 Board authorization for share capital increases in connection with
acquisitions, etc.
11.2 Board authorization for share capital increases in connection with the
Company's share options for Executive Management

(The name and address of the company who is a shareholder (if relevant), in capitals)

_______________ _______________ _________________________

(The shareholder/representative's name and address, in capitals)

_______________________________________________

_______________________________________________

Ref no.:

PIN code:

EXACT THERAPEUTICS BOARD NOMINATION COMMITTEE RECOMMENDATION TO THE AGM JUNE 1, 2021.

Members: Dag W.R. Strømme Ann-Tove Kongsnes Svein Kvåle Leiv Askvig

Background:

The Nomination Committee has had email exchanges, individual discussions and conference calls to develop the recommendation for a Board of Directors ("BoD") for Exact Therapeutics ("the Company") and compensation for 2021-2022. The Nomination Committee has also consulted shareholders, management and the Chairwoman during its work.

Director Susann Stuffers has informed the Company that she would like to step down from the Board of Directors at the annual general meeting in June 2021.

Board Considerations

The Nomination Committee has the following recommendation:

Composition:

Chairwoman Masha P.N Stromme. Masha P.N. Stromme was elected as a Chairwoman in 2020. She is up for reelection and the Nomination Committee recommends that she is re-elected for another twelve months.

Vice Chairman Sir William Castell. Sir William Castell was elected as a Vice Chairman in 2020. He is up for reelection and the Nomination Committee recommends that he is re-elected for another twelve months.

Director Jean-Claude Provost. Jean-Claude Provost was elected to the BoD in 2020. He is up for re-election and the Nomination Committee recommends that he is re-elected for another twelve months.

Director Hans Henrik Klouman. Hans Henrik Klouman was elected to the BoD in 2020. He is up for re-election and the Nomination Committee recommends that he is re-elected for another twelve months.

Director Jean-Michel Cossery. Jean-Michel Cossery was elected to the BoD in the fall of 2019 and until the Annual General Meeting of 2021. He is up for re-election and the Nomination Committee recommends that he is reelected for another twelve months.

Aitana Peire. Aitana Peire was elected to the BoD in 2020. She is up for re-election and the Nomination Committee recommends that she is re-elected for another twelve months.

Ann-Tove Kongsnes: The Nomination Committee has received a proposal to appoint Ms Ann-Tove Kongsnes to the BoD of the Company. Ms Kongsnes is an Investment Director at Investinor where she primarily focuses on companies within the healthcare sector, including biotech, pharma, medtech and digital health enterprises. The Nomination Committee has consulted with the Company's management, Chairman, Vice-Chairman as well as shareholders. The Nomination Committee recommends that she is elected to the BoD for twelve months.

Following the departure of Susann Stuffers and appointment of Ann-Tove Kongsnes, the EXACT Board of Directors is maintained at seven members. It will consist of three female and four male Directors.

Compensation June 2021 to June 2022

The Nomination Committee has reviewed the board work since June 2020. The Chairwoman and Vice Chairman continue to take on a significant work load to help the Company and with the recent Euronext Growth Listing it is recommended that compensation for the board is adjusted.

The Nomination Committee recommends a continuation of the restricted stock units (RSUs) where board members may resolve to receive the whole or parts of their remuneration in the form of RSUs or cash.

Each RSU will give a right and obligation to acquire one share at nominal value (NOK 0,004 ) from the Company. The number of RSUs received by each board member is equal to the amount such member resolves to receive in the form of RSUs, divided by the market price of the Company's shares calculated as the volume weighted average share price for the 10 trading days prior to the AGM.

Thus, the Board of Directors will need to receive an Authorisation to increase the share capital in connection with RSUs that are valid until June 2022.

The Directors shall be allowed to elect the following compensation structure:

  • 100% cash
  • 50% cash/50% RSU
  • 100% RSUs

Compensation for Chairwoman

It is recommended that the Chairwoman receive the following compensation arrangement given her level of involvement.

Amount: NOK 450 000 to be taken either as cash or RSUs

Compensation for Vice Chairman

It is recommended that the Vice Chairman receive the following compensation arrangement given his level of involvement.

Amount: NOK 400 000 to be taken either as cash or RSUs

Compensation for Directors

It is recommended that the regular Directors receive a NOK 50 000 increase from the previous year. The new compensation is therefore:

Amount: NOK 180 000 to be taken either as cash or RSUs

Committee Compensation

It is recommended that members of the Company' Board Audit and Compensation Committees get compensated for their work. The recommendation for both committees is as follows:

Chair: NOK 35 000 in either cash or RSUs

Member: NOK 20 000 in either cash or RSUs

In addition, it is recommended that Jean-Michel Cossery continue to receive compensation for his role in the Scientific Advisory Board. It is recommended that this set at NOK 80 000 for the year 2021/2022. Thus, the annual compensation for Jean-Michel Cossery will be NOK 260 000 to be taken either as cash or RSUs before potential audit/compensation committee work.

Compensation for Nomination Committee

The Nomination Committee recommends that Ann-Tove Kongsnes is replaced on the Nomination Committee by Birgitte Gangmark Villmo, Investment Manager at Investor. It is recommended that the Nomination Committee has the following compensation for the year 2021/2022.

Chair: NOK 15 000 in cash

Member: NOK 10 000 in cash