Pre-Annual General Meeting Information • Apr 19, 2021
Pre-Annual General Meeting Information
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Avis de convocation / avis de réunion
Société Anonyme au capital de 417.665,60 € Siège social : 14, avenue de la Fontaine Z.I. Angers Beaucouzé 49070 BEAUCOUZE
428 564 710 RCS ANGERS ______________
Dans le contexte évolutif de l'épidémie de la Covid-19 et afin de lutter contre la propagation du virus, les dispositions adoptées par le Gouvernement, en particulier l'ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 et le décret n°2020-418 du 10 avril 2020 tels qu'ils ont été prorogés par le décret n°2021-255 du 9 mars 2021, permettent de tenir à huis clos les assemblées générales. Le Conseil d'Administration de la Société a cependant estimé lors de sa réunion du 23 mars 2021 qu'il était concrètement possible de tenir l'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle du mardi 25 mai 2021 (ci-après l'« Assemblée Générale ») en présentiel au siège social. Dans la mesure où l'évolution de l'épidémie de Covid-19 et/ou de nouvelles mesures administratives limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires viendraient à faire obstacle à la présence physique à l'Assemblée Générale de ses membres, le Conseil d'Administration pourrait alors décider, à titre exceptionnel, de tenir l'Assemblée Générale à huis clos, hors la présence des actionnaires et des autres personnes ayant le droit d'y participer, au siège social.
Dans ce contexte, les actionnaires ont la possibilité d'exprimer leur vote en amont de l'Assemblée Générale, en utilisant les moyens de vote à distance dans les conditions suivantes : vote par correspondance à l'aide du formulaire de vote ou pouvoir au Président de l'Assemblée Générale ou à un tiers à l'aide du formulaire de vote prévu à cet effet et disponible sur le site internet de la Société (https://fr.evolis.com/documentation-juridique). Il est recommandé aux actionnaires de privilégier les moyens de vote à distance et de ne pas attendre les derniers jours pour exprimer leur mode de participation à l'Assemblée Générale.
Les actionnaires sont invités à consulter régulièrement la rubrique dédiée à l'Assemblée Générale sur le site internet de la Société, (https://fr.evolis.com/documentation-juridique), qui pourrait être mise à jour pour modifier et/ou préciser, le cas échéant, les modalités définitives de participation à cette Assemblée Générale en fonction des impératifs sanitaires et/ou juridiques qui interviendraient postérieurement à la parution du présent avis.
MM. les actionnaires sont informés que l'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle de la Société se tiendra en présentiel le mardi 25 mai 2021 à 14 heures au siège social, à l'effet de délibérer sur l'ordre du jour suivant :
Approbation des comptes consolidés de l'exercice clos le 31 décembre 2020,
Quitus de gestion aux Administrateurs,
PREMIERE RESOLUTION (Approbation des comptes sociaux de l'exercice clos le 31 décembre 2020)
L'Assemblée Générale Ordinaire, après avoir entendu la lecture des rapports du Conseil d'Administration et du rapport des Commissaires aux comptes, approuve les comptes sociaux arrêtés à la date du 31 décembre 2020 tels qu'ils ont été présentés, faisant apparaître un bénéfice de 1.192.949,54 euros ainsi que les opérations traduites dans ces comptes ou résumées dans ces rapports.
L'Assemblée Générale Ordinaire approuve notamment la prise en charge, au cours de l'exercice écoulé, d'une somme de 88.723 euros au titre des dépenses non déductibles fiscalement (article 39-4 du Code général des impôts), pouvant représenter un impôt sur les sociétés de 24.842,44 euros.
DEUXIEME RESOLUTION (Approbation des comptes consolidés de l'exercice clos le 31 décembre 2020)
L'Assemblée Générale Ordinaire, après avoir entendu la lecture des rapports du Conseil d'Administration et du rapport des Commissaires aux comptes, approuve ensuite les comptes consolidés arrêtés à la date du 31 décembre 2020 tels qu'ils ont été présentés, faisant apparaître un bénéfice de 1.632 K euros ainsi que les opérations traduites dans ces comptes ou résumées dans ces rapports.
L'Assemblée Générale Ordinaire, en conséquence des résolutions précédentes, donne aux membres du Conseil d'Administration quitus entier et sans réserve de l'exécution de leur mandat pour l'exercice clos le 31 décembre 2020.
L'Assemblée Générale Ordinaire, sur proposition du Conseil d'Administration, décide d'affecter le bénéfice de l'exercice clos le 31 décembre 2020, soit la somme de 1.192.949,54 euros, augmentée d'un prélèvement sur les autres réserves de 4.602.163,06 euros de la façon suivante :
L'Assemblée Générale Ordinaire décide que la mise en paiement du dividende interviendra au plus tard le 1er juin 2021.
L'Assemblée Générale Ordinaire rappelle que, depuis le 1er janvier 2018, les revenus de capitaux mobiliers distribués aux associés personnes physiques domiciliées en France par les sociétés passibles de l'impôt sur les sociétés sont soumis au prélèvement forfaitaire unique de 30%, comprenant 17,2% de prélèvements sociaux et 12,8% de prélèvement forfaitaire.
Conformément aux dispositions de l'article 117 quater du Code général des impôts, une demande de dispense du prélèvement forfaitaire de 12,8% conforme aux dispositions de l'article 242 quater du Code général des impôts peut toutefois être formulée auprès de la société avant le 30 novembre de l'année précédant celle du paiement par les personnes physiques appartenant à un foyer fiscal dont le revenu fiscal de référence de l'avant-dernière année est inférieur à 50.000 euros (contribuable célibataire, divorcé ou veuf) ou à 75.000 euros (contribuable soumis à imposition commune).
Par ailleurs, sur option expresse et irrévocable du contribuable lors du dépôt de sa déclaration de revenus, les revenus des particuliers peuvent être soumis au barème progressif de l'impôt sur le revenu. L'Assemblée Générale précise qu'il convient toutefois de noter que l'option est globale et porte sur l'ensemble des revenus, gains nets, profits et créances entrant dans le champ d'application du prélèvement forfaitaire unique. En cas d'option, et uniquement dans ce cadre, les dividendes pourraient bénéficier d'un abattement de 40 % de leur montant brut perçu.
En outre et conformément aux dispositions de l'article 243 bis du Code général des impôts, l'Assemblée Générale Ordinaire prend acte des distributions de dividendes au titre des trois précédents exercices :
| Exercice social clos le |
Montant total des dividendes distribué en euros |
Montant du dividende par action en euros |
Montant des revenus distribués éligibles et non éligibles à l'abattement |
|---|---|---|---|
| 31/12/2019 | 0 | 0 | - |
| 31/12/2018 | 4.437.527 | 0,85 | Eligibles en totalité pour les personnes physiques |
| 31/12/2017 | 5.164.120 | 1 | Eligibles en totalité pour les personnes physiques |
CINQUIEME RESOLUTION (Approbation des conventions visées aux articles L. 225-38 et suivants du Code du Commerce)
L'Assemblée Générale Ordinaire, après avoir entendu la lecture du rapport spécial des Commissaires aux comptes sur les conventions visées à l'article L. 225-38 du Code de Commerce et statuant sur ce rapport, prend acte qu'aucune convention visée à cet article n'a été conclue au cours de l'exercice et approuve en tant que de besoin les conventions conclues au cours des exercices antérieurs et qui se sont poursuivies au cours de l'exercice clos le 31 décembre 2020.
L'Assemblée Générale Ordinaire confère tous pouvoirs au porteur d'une copie ou d'un extrait du présent procès-verbal en vue de l'accomplissement de toutes formalités.
____________________
L'Assemblée générale se compose de tous les actionnaires quel que soit le nombre de leurs actions. Tout actionnaire peut se faire représenter à l'Assemblée Générale par un autre actionnaire, par son conjoint ou par le partenaire avec lequel il a conclu un pacte civil de solidarité. Il peut aussi se faire représenter par toute autre personne physique ou morale de son choix (article L. 22-10-39 du Code de commerce).
Les actionnaires peuvent également dans les conditions décrites ci-après et préalablement à l'Assemblée Générale, exercer leur droit de vote à distance ou donner pouvoir au Président de l'Assemblée Générale ou à un tiers. En cas de vote à distance, il est recommandé aux actionnaires de ne pas attendre les derniers jours pour exprimer leur mode de participation à l'Assemblée Générale.
I. Formalités préalables à effectuer pour participer à l'Assemblée Générale
Conformément à l'article R. 22-10-28 du Code de commerce, il est justifié du droit de participer à l'Assemblée générale par l'inscription en compte des titres au nom de l'actionnaire ou de l'intermédiaire inscrit pour son compte (en application du septième alinéa de l'article L. 228-1 du Code de commerce), au deuxième jour ouvré précédant l'Assemblée, soit le jeudi 20 mai 2021 à 23h59, heure de Paris, soit dans les comptes de titres nominatifs tenus par la Société (ou son mandataire), soit dans les comptes de titres au porteur tenus par l'intermédiaire habilité.
L'inscription des titres dans les comptes de titres au porteur tenus par les intermédiaires financiers est constatée par une attestation de participation délivrée par ces derniers dans les conditions prévues à l'article R. 22-10-28 du Code de commerce, en annexe :
Une attestation est également délivrée à l'actionnaire souhaitant participer physiquement à l'Assemblée générale et qui n'a pas reçu sa carte d'admission au deuxième jour précédent l'Assemblée générale, soit le jeudi 20 mai 2021 à 23h59, heure de Paris.
II. Mode de participation à l'Assemblée Générale
Les actionnaires désirant assister personnellement à l'Assemblée Générale pourront demander une carte d'admission par voie postale de la façon suivante :
Pour l'actionnaire au nominatif : faire parvenir sa demande de carte d'admission avant le jeudi 20 mai 2021 à CM-CIC Securities (CM-CIC Emetteur – adhérent 25), 6, avenue de Provence – 75441 PARIS Cedex 9.
Pour l'actionnaire au porteur : demander à l'intermédiaire habilité qui assure la gestion de son compte titres qu'une carte d'admission lui soit adressée.
Les actionnaires n'assistant pas personnellement à l'Assemblée Générale et souhaitant voter par correspondance ou être représentés en donnant pouvoir au Président de l'Assemblée Générale ou à un mandataire sont invités à se conformer aux modalités suivantes :
Pour les actionnaires au nominatif : ils devront être inscrits en compte nominatif, pur ou administré, au CM-CIC Securities (CM-CIC Emetteur – adhérent 25), 6, avenue de Provence – 75441 PARIS Cedex 9 et renvoyer leur formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration à la Société, Beaucouzé (49070) – 14, avenue de la Fontaine – ZI Angers Beaucouzé.
Pour les actionnaires au porteur : ils pourront demander ce formulaire unique de vote par correspondance ou par procuration auprès de l'intermédiaire bancaire ou financier qui gère leurs titres, à compter de la date de convocation de l'Assemblée Générale. Une fois complété et signé par l'actionnaire, ce formulaire sera à retourner à l'établissement teneur de compte qui l'accompagnera d'une attestation de participation et l'adressera à la Société.
Le formulaire unique de vote correspondance ou par procuration pourra être adressé sous la forme d'une copie numérisée, à la Société, par message électronique à l'adresse suivante : [email protected]
Pour être pris en compte, les formulaires de vote par correspondance ou pouvoirs donnés au Président devront, conformément à l'article R.225-77 du Code de commerce, être reçus par la Société EVOLIS au plus tard trois (3) jours calendaires avant la date de l'Assemblée Générale, soit avant le samedi 22 mai 2021.
Les mandats avec indication de mandataire devront être reçus par la Société, jusqu'au troisième jour précédant l'Assemblée Générale, soit le samedi 22 mai 2021 au plus tard.
Conformément aux dispositions de l'article R.22-10-24 du Code de commerce, la révocation d'un mandataire s'effectue dans les mêmes formes que celles requises pour sa désignation. Les désignations ou révocations de mandataires exprimées par voie papier devront être réceptionnées dans le même délai.
Les demandes d'inscription de points ou de projets de résolution à l'ordre du jour de cette Assemblée Générale par les actionnaires remplissant les conditions prévues par l'article R.225-71 du Code de commerce doivent être adressées au siège social de la Société, à EVOLIS à Beaucouzé (49070) – 14, avenue de la Fontaine – ZI Angers Beaucouzé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par télécommunication électronique à l'adresse suivante : [email protected], jusqu'à vingt-cinq jours avant l'assemblée soit au plus tard le 30 avril 2021 conformément aux dispositions de l'article R.225-73 du Code de commerce.
La demande d'inscription de points à l'ordre du jour doit être motivée. La demande d'inscription de projets de résolution est accompagnée du texte des projets de résolution assortis d'un bref exposé des motifs.
Conformément à l'article R. 225-74 du Code de commerce, le Président du Conseil d'Administration accuse réception des demandes d'inscription à l'ordre du jour de points ou de projets de résolution, par lettre recommandée ou par un moyen électronique de télécommunication, dans le délai de cinq jours à compter de cette réception.
Les demandes doivent être accompagnées d'une attestation d'inscription, soit dans les comptes de titres nominatifs, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire bancaire ou financier. L'examen par l'Assemblée Générale de points ou de projets de résolution déposés par les actionnaires est subordonné à la transmission par les auteurs de la demande d'une nouvelle attestation justifiant de l'enregistrement comptable des titres dans les mêmes comptes au deuxième (2ème) jour ouvré précédant la date de l'Assemblée, soit le jeudi 20 mai 2021.
Le texte des projets de résolution présentés par les actionnaires remplissant les conditions légales requises, ainsi que les points ajoutés à l'ordre du jour de l'Assemblée à la demande des actionnaires susvisés, seront publiés sans délai, le cas échéant, sur le site internet de la Société (https://fr.evolis.com/documentation-juridique). Pour chaque point inscrit à l'ordre du jour, la Société peut publier un commentaire du Conseil d'Administration.
Chaque actionnaire a la faculté de poser des questions écrites au Conseil d'Administration de la Société. Le Conseil d'Administration répondra au cours de l'Assemblée Générale ou, conformément à l'article L. 225-108 du Code de commerce, la réponse sera réputée donnée dès lors qu'elle figure sur le site internet de la Société dans la rubrique consacrée aux questions / réponses accessible à l'adresse https://fr.evolis.com/documentation-juridique.
Ces questions doivent être envoyées par lettre recommandée avec demande d'avis de réception au siège social de la Société, EVOLIS à Beaucouzé (49070) – 14, avenue de la Fontaine – ZI Angers Beaucouzé, ou sur le site de la Société fr.evolis.com, A propos d'Evolis, rubrique Relations investisseurs, en cliquant sur « contactez-nous ».
Pour être prises en compte, ces questions doivent être accompagnées d'une attestation d'inscription en compte, soit dans les comptes de titres au nominatif tenus par la Société, soit dans les comptes de titres au porteur tenus par un intermédiaire mentionnée à l'article L.211- 3 du Code monétaire et financier.
Les questions écrites sont prises en compte dès lors qu'elles sont adressées à la Société au plus tard le quatrième jour ouvré précédant la date de l'Assemblée Générale, soit le mardi 18 mai 2021 à 23h59 (heure de Paris).
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, tous les documents qui doivent être tenus à la disposition des actionnaires dans le cadre de cette Assemblée seront disponibles, au siège social, dans les délais légaux.
L'exposé des motifs figurant dans le rapport du Conseil d'Administration sur les projets de résolutions et le tableau de synthèse relatant l'utilisation des dernières autorisations
financières pourront être consultés sur le site internet de la Société EVOLIS (https://fr.evolis.com/documentation-juridique) à compter de la publication du présent avis.
Le présent avis vaut avis de convocation sous réserve qu'aucune modification ne soit apportée à l'ordre du jour à la suite d'une demande d'inscription de projet de résolutions présentée par les actionnaires.
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