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Pre-Annual General Meeting Information Apr 23, 2020

3942_rns_2020-04-23_1ef50144-644f-49b3-9db3-0233c6b54422.pdf

Pre-Annual General Meeting Information

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ASIT Biotech

Société Anonyme Cotée Rue des Chasseurs Ardennais, 7 à B-4031 Angleur TVA BE : 0460.798.795 - RPM Liège (la « Société »)

CONVOCATION AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES SUIVANTES : i. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DE CARENCE ii. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Les actionnaires, porteurs d'obligations, titulaires de droit de souscription, administrateurs et commissaires de la Société sont invités à assister à l'assemblée générale extraordinaire de carence et à l'assemblée générale extraordinaire de la Société, dont le capital est actuellement représenté par 21.892.592 actions avec droit de vote, qui se tiendra le 26 mai 2020 à 17 heures, en l'étude du notaire Tim CARNEWAL (Berquin), 11 Avenue Lloyd George, 1000 Bruxelles, aux fins de délibérer et de statuer sur les ordres du jour suivants :

ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DE CARENCE

1. Proposition d'aligner les statuts de la Société sur le nouveau Code sans modification de son objet ni des droits attachés aux titres

Proposition de résolution : L'assemblée générale décide de modifier les statuts de la Société, afin de les mettre en concordance avec la législation en vigueur, et en particulier avec le Code des Sociétés et des Associations. Une version coordonnée officieuse du nouveau texte des statuts de la Société est mise à disposition des actionnaires sur le site web de la Société www.asitbiotech.com à partir du 26 avril 2020.

2. Pouvoirs à conférer en vue de l'exécution de la résolution qui précède

Proposition de résolution: L'assemblée générale décide de conférer tous pouvoirs au notaire instrumentant, agissant seul avec faculté de substitution, en qualité de mandataire aux fins d'exécuter la résolution qui précède, et notamment procéder aux publications aux Annexes du Moniteur belge et effectuer toute modification des données de la Société auprès de la Banque Carrefour des Entreprises.

QUORUM ET MAJORITÉ DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE DE CARENCE

Quorum de présence et de vote: conformément à l'article 7:153 du CSA, un quorum d'au moins 50 % des actions de la Société doit en principe être présent ou représenté à l'assemblée pour valablement statuer sur ce point de l'ordre du jour. Toutefois, une première assemblée générale ayant eu lieu le 14 novembre 2019 en vue de statuer sur ce point, laquelle n'a pas réuni le quorum prévu à l'article 7:153 du CSA, cette seconde assemblée appelée à statuer sur ce même point à l'ordre du jour n'est soumise à aucune exigence de quorum particulière.

Vote et majorité:

    1. Sousréserve des dispositionslégales applicables, chaque action donnera droit à un vote. En application de l'article 7:135 du CSA, les porteurs d'obligations et titulaires d'un droit de souscription ont le droit d'assister à l'assemblée générale, mais seulement avec une voix consultative.
    1. La proposition de résolution à laquelle il est fait référence à l'ordre du jour susmentionné est adoptée si elle réunit les trois quarts des voix.

ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

1. Lecture du rapport spécial du conseil d'administration établi en application de l'article 7:228 du Code des Sociétés et Associations

2. Décision quant à la continuation des activités de la Société et éventuelles mesures à adopter

Proposition de résolution : L'assemblée générale décide à l'unanimité, notamment au vu du rapport dont question ci-dessus, de continuer les activités de la Société. L'assemblée générale prend acte des mesures exposées par l'organe de gestion dans son rapport en vue de redresser la situation financière de la Société et, pour autant que de besoin, les approuve à l'unanimité.

3. Démission de 3 administrateurs et nomination d'un administrateur

Proposition de décision : Comme annoncé précédemment, l'assemblée prend acte de la démission de Messiers Harry Welten et Jean-Paul Prieels avec effet immédiat, ainsi que de la démission de Mr. Louis Champion, représentant permanent de ZOPAMAVI SAS avec effet au 20 janvier 2020. L'assemblée nomme en lieu et place de ZOPAMAVI SAS la société à responsabilité limitée SFH, ayant son siège social sis à 3440 Zoutleeuw, Louis Claeslaan 19, inscrite à la BCE sous le numéro BE 0501.958.073, représentée par son représentant permanent Monsieur Frank Hazevoets.

4. Pouvoirs à conférer en vue de l'exécution des résolutions qui précèdent

Proposition de résolution: L'assemblée générale décide de conférer tous pouvoirs au notaire soussigné, agissant seul avec faculté de substitution, en qualité de mandataire aux fins d'exécuter les résolutions qui précèdent, et notamment procéder aux publications aux Annexes du Moniteur belge et effectuer toute modification des données de la Société auprès de la Banque Carrefour des Entreprises.

QUORUM ET MAJORITÉ DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Quorum de présence et de vote: il n'y a pas d'exigence de quorum de présence pour la délibération et le vote sur les points à l'ordre du jour. Un quorum d'au moins 25% des voix émises à l'assemblée doit être atteint pour valablement voter, le cas échéant, la dissolution de la Société dans le cadre du point 2 de l'ordre du jour, conformément à l'article 7:228 du Code des sociétés et des association.

Vote et majorité:

    1. Sousréserve des dispositionslégales applicables, chaque action donnera droit à un vote. En application de l'article 7:135 du Code des Sociétés et Associations, les porteurs d'obligations et titulaires d'un droit de souscription ont le droit d'assister à l'assemblée générale, mais seulement avec une voix consultative
    1. La proposition de résolution sous le point 2 de l'ordre du jour sera adoptée si elle est approuvée par une majorité simple des voix. Toutefois, le cas échéant, la décision de dissolution de la Société dans le cadre dudit point 2 à l'ordre du jour, sera adoptée si elle réunit 25% des voix émise.

PARTICIPATION AUX ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Conditions d'admission

Pour pouvoir assister à l'assemblée générale et y exercer le droit de vote, conformément à l'article 7:134, § 2, du Code des Sociétés et Associations et à l'article 29 des statuts de la Société, les actionnaires doivent se conformer aux conditions suivantes :

    1. Enregistrement comptable des actions au nom de l'actionnaire le 11 mai 2020, à minuit (heure belge) (la « Date d'Enregistrement »). Cet enregistrement est établi:
  • pour les actions nominatives: par leur inscription dans le registre des actions nominatives de la Société;
  • pour les actions dématérialisées: par leur inscription dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un organisme de liquidation.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale.

    1. Confirmation de participation: L'actionnaire doit confirmer explicitement à la Société son intention de participer à l'assemblée générale pour le 20 mai 2020 au plus tard, en le notifiant par e-mail à [email protected]. Pour les actions dématérialisées, doit être jointe à cette notification, l'(les) attestation(s) émise(s) par l'organisme de liquidation ou le teneur de compte agréé certifiant le nombre d'actions dématérialisées inscrites au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la Date d'Enregistrement, pour lequel l'actionnaire déclare avoir l'intention de participer à l'assemblée.
    1. Pour les actions nominatives, les actionnaires sont reçus à l'assemblée générale sur la production de leur certificat d'inscription dans le registre pourvu qu'ils y soient inscrits depuis cinq jours au moins à l'assemblée.

Les participants sont invités à ne pas se présenter le 26 mai 2020 à l'assemblée, mais à y participer à distance ou par procuration, comme indiqué ci-après, suivant en cela les recommandations du Gouvernement belge.

Participation à l'assemblée

Les titulaires d'actions, d'obligations convertibles et de droits de souscription ont la possibilité de participer à distance à l'assemblée générale par l'intermédiaire d'un moyen de communication électronique mis à la disposition par la société. Pour ce faire, ils doivent le signaler préalablement à l'assemblée générale par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à M. Frank HAZEVOETS, 7 Rue des Chasseurs Ardennais à 4031 Angleur. Cette demande doit parvenir à la Société au plus tard le 20 mai 2020 à 17 heures (heure belge). La société leur indiquera préalablement à l'assemblée le moyen de communication électronique mis à la disposition pr la société et la manière de participer à distance à l'assemblée.

Procurations ou votes à distance

Tout actionnaire peut également voter à distance ou à se faire représenter à l'assemblée générale par un mandataire, en l'occurrence M. Frank HAZEVOETS, CFO de la société. Pour ce faire (i) l'actionnaire doit utiliser le formulaire établi par la Société, qui peut être obtenu sur le site internet de la Société www.asitbiotech.com ou sur simple demande à M. Frank HAZEVOETS au siège de la Société ou par e-mail à [email protected]; (ii) l'actionnaire est invité à suivre les instructions reprises sur ledit formulaire et doit se conformer à la procédure d'enregistrement et de confirmation décrite ci-dessus, afin d'être valablement représenté à l'assemblée ; (iii) ce formulaire signé doit parvenir à la Société à l'attention de M. Frank HAZEVOETS, 7 Rue des Chasseurs Ardennais à 4031 Angleur, le 22 mai 2020 au plus tard ; ce formulaire peut être communiqué à la Société par courrier ou par e-mail à [email protected].

Documents disponibles

Le texte intégral de tous les documents concernant l'assemblée générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires, administrateurs et commissaires et des propositions de décision pourront être consultés sur le site internet de la Société www.asitbiotech.com à partir du 26 avril 2020.

DROIT D'INSCRIRE DES SUJETS À L'ORDRE DU JOUR ET DE DÉPOSER DES PROPOSITIONS DE DÉCISIONS

Conformément à l'article 7:130 du Code des Sociétés et Associations, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3 % du capital de la Société peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de décision doivent être adressés à la Société au plus tard le 4 mai 2020 par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à l'attention de M. Frank HAZEVOETS, 7 Rue des Chasseurs Ardennais à 4031 Angleur. Le cas échéant, la Société publiera un ordre du jour complété au plus au plus tard le 11 mai 2020. De plus amples informations relatives aux droits susmentionnés et leurs modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com).

DROIT DE POSER DES QUESTIONS

Les actionnaires ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et/ou aux commissaires préalablement à l'assemblée générale. Ces questions peuvent être posées préalablement à l'assemblée générale par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à M. Frank HAZEVOETS, 7 Rue des Chasseurs Ardennais à 4031 Angleur. Elles doivent parvenir à la Société au plus tard le 21 mai 2020 à 17 heures (heure belge). De plus amples informations relatives au droit susmentionné et ses modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com). La publication des réponses aux questions écrites se fera sur le site internet de la société.

Le conseil d'administration.

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