Pre-Annual General Meeting Information • May 31, 2016
Pre-Annual General Meeting Information
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(la "Société")
Le conseil d'administration de la Société a l'honneur de convoquer les actionnaires et les détenteurs de warrants d'ASIT biotech à l'assemblée générale ordinaire que se tiendra le 30 juin 2016 à partir de 15 heures, au siège social de la Société 5 avenue Ariane à 1200 Bruxelles, et dont l'ordre du jour figure ci-dessous.
Proposition de décision : acter le fait que la date de la présente assemblée a été postposée par rapport à la date statutaire pour des raisons réglementaires et pratiques et octroyer la décharge spécifique aux administrateurs sur ce point.
Proposition de décision : approuver le rapport de rémunération du conseil d'administration, comme exposé par le comité de nomination et de rémunération et tel que repris dans le rapport annuel
Proposition de décision : approuver les comptes statutaires relatifs à l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015 en ce compris le report proposé de la perte à reporter.
Proposition de décision : donner, par vote spécial, décharge à chacun des administrateurs pour l'exercice de leur mandat respectif au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015
Proposition de décision : donner, par vote spécial, décharge à chacun des commissaires pour l'exercice de leur mandat respectif au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015
Proposition de décision : suite, d'une part, à la démission avec effet lors de la présente assemblée des mandats d'administrateur de Yves Désiront et de Meusinvest SA représentée par Marc Foidart et, d'autre part au terme des mandats des autres membres du conseil lors de la présente assemblée, décision de renouveler les mandats d'administrateurs de Béatrice De Vos, Thierry Legon, Jean Duchâteau, Gerd Zettlmeissl, François Meurgey, Everard van der Straten-Ponthoz et Meusinvest SA représentée par Marc Foidart pour une durée de maximum quatre ans, soit jusqu'à l'assemblée générale ordinaire de 2020. Par ailleurs, décision de nommer en qualité d'administrateur pour une durée de maximum 4 ans, en remplacement de Yves Désiront la société de droit luxembourgeois RE Finance Consulting SA représentée par Yves Désiront et en remplacement de Bruservices SA une personne à déterminer en séance
Le conseil d'administration fait référence au rapport annuel 2015 en ce qui concerne les informations utiles sur les qualifications professionnelles des candidats et la liste des fonctions qu'ils exercent déjà.
Proposition de décision : acter la démission avec effet immédiat de RSM InterAudit SCRL représentée par Luis Laperal de son mandat de commissaire et entendre la justification apportée à cet effet. Approuver la nomination avec effet immédiat de RSM Réviseur d'Entreprises SCRL représentée par Luis Laperal en qualité de commissaire pour une durée de 3 ans, soit jusqu'à l'assemblée ordinaire de 2019.
Pas de quorum: Il n'y a pas d'exigence de quorum pour la délibération et le vote sur les points repris à l'ordre du jour susmentionné de l'assemblée générale des actionnaires.
Vote et majorité: Sous réserve des dispositions légales applicables, chaque action donnera droit à un vote. Conformément au droit applicable, les propositions de résolutions auxquelles il est fait référence à l'ordre du jour susmentionné seront adoptées si elles sont approuvées par une majorité simple des votes valablement émis par les actionnaires. En application de l'article 537 du Code des sociétés, les détenteurs de warrants ont le droit d'assister à l'assemblée générale ordinaire, mais seulement avec une voix consultative.
Les détenteurs de titres émis par la Société qui souhaitent participer à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires de la Société doivent prendre en compte les formalités et procédures décrites ci-dessous.
Le conseil d'administration de la Société souhaite souligner que seules les personnes ayant rempli les deux conditions mentionnées ci-dessous auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires.
Le droit de participer à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires et d'y exercer le droit de vote est subordonné à l'enregistrement comptable des actions au nom de l'actionnaire, le 15 juin 2016, à minuit (heure belge) (la date d'enregistrement). Cet enregistrement est établi:
au nom de l'actionnaire dans ses comptes à la date d'enregistrement.
L'actionnaire doit notifier à la Société son intention de participer à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires ainsi que le nombre d'actions pour lesquelles il entend exercer son droit de vote pour le 23 juin 2016 au plus tard. L'attestation décernée le cas échéant par l'organisme de liquidation ou le teneur de compte agréé doit être jointe à cette notification. La notification doit être effectuée par email à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à l'attention de ASIT biotech SA, Monsieur Albert Vicaire, 5 avenue Ariane à 1200 Bruxelles.
Les détenteurs de warrants sont autorisés à assister à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires, sous réserve du respect des critères d'admission des actionnaires.
Les participants sont invités à se présenter le 30 juin 2016 à partir de 14 heures 30 en vue de permettre un déroulement efficace des formalités d'enregistrement.
Conformément à l'article 533ter du Code des sociétés, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3 % du capital social peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire des actionnaires, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour.
Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de décision doivent être adressés à la Société au plus tard le 7 juin 2016 par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à l'attention de ASIT biotech SA, Monsieur Albert Vicaire, 5 avenue Ariane à 1200 Bruxelles.
La Société accusera réception des demandes formulées par e-mail, fax ou courrier à l'adresse indiquée par l'actionnaire dans un délai de 48 heures à compter de cette réception. L'ordre du jour révisé sera publié au plus tard le 14 juin 2016 (sur le site internet de la Société à l'adresse www.asitbiotech.com, au Moniteur belge et dans la presse).
De plus amples informations relatives aux droits susmentionnés et leurs modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com ).
Les actionnaires ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et/ou aux commissaires préalablement à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires. Ces questions peuvent être posées préalablement à 'assemblée générale ordinaire des actionnaires par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à l'attention de ASIT biotech SA, Monsieur Albert Vicaire, 5 avenue Ariane à 1200 Bruxelles. Elles doivent parvenir à la Société au plus tard le 23 juin 2016 à17:00 heures (heure belge).
De plus amples informations relatives au droit susmentionné et ses modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com).
Tout actionnaire peut se faire représenter à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires par un mandataire.
Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter, doivent désigner le mandataire en utilisant le formulaire de procuration établi par le conseil d'administration. Le formulaire de procuration peut aussi être obtenu sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com), au siège social de la Société ou par e-mail à [email protected].
L'original de ce formulaire signé sur support papier doit parvenir à la Société au plus tard le 23 juin 2016 à
17:00 heures (heure belge). Ce formulaire peut être communiqué à la Société par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à l'attention de ASIT biotech SA, Monsieur Albert Vicaire, 5 avenue Ariane à 1200 Bruxelles.
Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter, doivent se conformer à la procédure d'enregistrement et de confirmation décrite ci-dessus. Les actionnaires sont invités à suivre les instructions reprises sur le formulaire de procuration afin d'être valablement représentés à l'assemblée.
Tous les documents concernant l'assemblée générale ordinaire des actionnaires que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la Société (www.asitbiotech.com)) à partir du 30 mai 2016.
A compter de cette même date, les actionnaires pourront consulter ces documents les jours ouvrables et pendant les heures normales d'ouverture des bureaux, au siège social de la Société, et/ou, sur la production de leur titre, obtenir gratuitement les copies de ces documents.
Les demandes de copies, sans frais, peuvent également être adressées par e-mail à [email protected], par fax au +32 2 264 03 99 ou par lettre à l'attention de ASIT biotech SA, Monsieur Albert Vicaire, 5 avenue Ariane à 1200 Bruxelles.
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