Etteplan Oyj

Governance Information • Feb 8, 2024

SELVITYS HALLINTO- JA Annual Report 2023 OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ

2023

Sisällys

• SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2023
• Yhtiökokous
• Hallitus
• Hallituksen valiokunnat
• Toimitusjohtaja
• Muu johtoryhmä
• Sisäinen valvonta, riskienhallinta ja sisäinen tarkastus
• Sisäpiirihallinto
• Väärinkäytöksistä ja rikkomuksista ilmoittaminen
• Lähipiiritoimet
• Tilintarkastus
• Tiedottaminen
• RISKIT JA RISKIENHALLINTA TILIKAUDELLA 2023

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2023

Tämä selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin 2020 mukaisesti. Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu osana vuosikertomusta, ja se on saatavana myös erillisenä yhtiön internetsivuilta osoitteessa www.etteplan.com. Etteplan Oyj:n tarkastusvaliokunta ja hallitus ovat käsitelleet tämän yhtiön hallinnointia koskevan lausunnon. Etteplan Oyj:n ulkopuolinen tilintarkastaja KPMG Oy Ab on tarkistanut, että tämä selvitys on annettu ja että taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus on yhdenmukainen Etteplan Oyj:n tilinpäätöksen kanssa.

Yleiset hallinnointiperiaatteet

Etteplan Oyj on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka päätöksenteossa ja hallinnoinnissa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia, arvopaperimarkkinalakia, julkisesti noteerattuja yhtiöitä koskevia muita säädöksiä ja Etteplan Oyj:n yhtiöjärjestystä.

Yhtiö on julkisesti noteerattu pörssiyhtiö, johon sovelletaan Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä. Etteplan noudattaa toiminnassaan Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n julkistamaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia 2020. Etteplan ei poikkea koodin yksittäisistä määräyksistä. Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi on saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n internetsivuilla www.cgfinland.fi.

Yhtiön valvonta ja johto on jaettu yhtiökokouksen, hallituksen ja toimitusjohtajan kesken. Toimitusjohtajan apuna yhtiön operatiivisessa johtamisessa ja yhtiön toimintojen ohjaamisessa toimii johtoryhmä. Johtoryhmän jäsenet eivät kuulu hallitukseen.

ETTEPLAN OYJ:N HALLINTOELIMET

YHTIÖKOKOUS

Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa, joka on yhtiön ylin päättävä elin. Jokainen yhtiön osake oikeuttaa yhtiökokouksessa yhteen ääneen. Yhtiön on järjestettävä yksi varsinainen yhtiökokous vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. Ylimääräinen yhtiökokous järjestetään tarvittaessa, mikäli hallitus pitää sitä tarpeellisena tai kun yhtiön tilintarkastaja tai osakkeenomistajat, joiden omistusosuus on vähintään 10 prosenttia yhtiön osakkeista, sitä vaativat tietyn asian käsittelyä varten. Osakkeenomistaja voi käyttää yhtiökokouksessa puhe-, kysely- ja äänioikeuttaan. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat on määritelty Etteplanin yhtiöjärjestyksen 8 §:ssä ja osakeyhtiölain 5 luvun 3 §:ssä.

Yhtiökokouksen päätökset julkistetaan viipymättä yhtiökokouksen jälkeen pörssitiedotteella ja yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.

Yhtiökokoustietojen antaminen osakkeenomistajille

Hallitus kutsuu varsinaisen tai ylimääräisen yhtiökokouksen koolle yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com julkaistavalla yhtiökokouskutsulla, jossa mainitaan kokouksessa käsiteltävät asiat. Hallitus voi lisäksi harkintansa mukaan julkaista kutsun yhtiökokoukseen yhdessä suomenkielisessä, hallituksen määrittelemässä valtakunnallisessa päivälehdessä. Kokouskutsu ja hallituksen ehdotukset yhtiökokoukselle julkistetaan myös pörssitiedotteena.

Yhtiökokouskutsu sisältää ehdotuksen yhtiökokouksen asialistaksi. Yhtiökokouskutsu, yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat sekä päätösehdotukset yhtiökokoukselle asetetaan saataville yhtiön internetsivuille www.etteplan.com aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta.

Yhtiö ilmoittaa internetsivuillaan päivämäärän, johon mennessä osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiön hallitukselle varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi vaatimansa asia.

Yhtiökokouksen pöytäkirja asetetaan yhtiön internetsivuille kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat pidetään yhtiön internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan yhtiökokouksesta.

Yhtiökokouksen järjestäminen

Yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous pidetään yhtiön kotipaikassa tai Vantaan tai Helsingin kaupungissa siten kuin yhtiön hallitus määrää.

Voidakseen osallistua yhtiökokoukseen osakkeenomistajan tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Etteplan Oyj:n osakasluetteloon. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen, tulee pyytää omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon ja valtakirjojen antamista. Hallintarekisteröidyn osakkeen ilmoittaminen tilapäiselle osakasluettelolle katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Yhtiökokoukseen ilmoittaudutaan ennakkoon kokouskutsussa kerrotun määräajan puitteissa. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen itse tai valtuuttamansa asiamiehen välityksellä. Asiamiehen tulee esittää valtuutuksestaan valtakirja. Osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiölle antamistaan valtakirjoista samalla, kun hän ilmoittautuu yhtiökokoukseen. Osakkeenomistajalla ja asiamiehellä voi olla kokouksessa mukanaan avustaja.

Hallituksen, toimitusjohtajan ja tilintarkastajan osallistuminen yhtiökokoukseen

Hallituksen puheenjohtajan, hallituksen ja sen valiokuntien jäsenien sekä toimitusjohtajan on oltava läsnä yhtiökokouksessa. Lisäksi tilintarkastajan on oltava läsnä varsinaisessa yhtiökokouksessa.

Hallituksen jäsenehdokkaan osallistuminen yhtiökokoukseen

Hallituksen jäseneksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevan henkilön on osallistuttava valinnasta päättävään yhtiökokoukseen, jollei hänen poissaololleen ole painavia syitä.

HALLITUS

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja yhtiön toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä lainsäädännön ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimivaa johtoa, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä hyväksyy merkittävät yrityksen strategiaa, investointeja, organisaatiota, johdon palkitsemisjärjestelmää ja rahoitusta koskevat päätökset. Hallitus hyväksyy myös riskienhallinnan periaatteet ja varmistaa johtamisjärjestelmän toimivuuden ja valvonnan.

Hallituksen työjärjestys

Etteplan Oyj:n hallitus on hyväksynyt osana yhtiön hallinnointia kirjallisen työjärjestyksen ohjaamaan työskentelyään. Hallituksen työjärjestys täydentää Suomen osakeyhtiölain säännöksiä ja yhtiön yhtiöjärjestystä. Hallituksen työjärjestys on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.

Hallituksen kokoonpano

Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Etteplan Oyj:n hallituksen nimitys- ja palkitsemisvaliokunta laatii yhtiökokoukselle ehdotuksen hallituksen jäseniksi. Jäsenehdokkaat ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa ja yhtiön internetsivuilla.

Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu vähintään kolme ja enintään seitsemän jäsentä. Yhtiökokous valitsee hallituksen vuoden toimikaudeksi kerrallaan.

5.4.2023 pidetyn yhtiökokouksen, nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan ehdotuksen mukaisesti valitsema Etteplan Oyj:n hallitus

	Syntymävuosi	Koulutus	Päätoimi	Jäsen vuodesta	Osakeomistus (31.12.2023)
Robert Ingman, puheenjohtaja	1961	diplomi-insinööri, KTM	• toimitusjohtaja, Ingman Group Oy Ab • nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsen • riippumaton yhtiöstä	2009	16 730 000 osaketta
Matti Huttunen	1967	insinööri, EMBA-opintoja	• yksikönjohtaja EV Uusikaupunki, Valmet Automotive EV Power Oy • nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtaja • riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista	2015	ei omistusta
Päivi Lindqvist	1970	KTM, MBA	• talousjohtaja, Glaston Oyj • tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja • riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista	2020	1 000 osaketta
Tomi Ristimäki	1975	diplomi-insinööri	• toimitusjohtaja, Kempower Oyj • tarkastusvaliokunnan jäsen • riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista	2023	ei omistusta
Leena Saarinen	1960	elintarviketieteiden maisteri	• hallitusammattilainen • tarkastusvaliokunnan jäsen • riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista	2013	1 138 osaketta
Sonja Sarasvuo	1994	D.Sc. (Economics and Business Administration), markkinointi	• postdoc-tutkija, opettaja, Hanken School of Economics, Department of Marketing, CERS Centre of Relationship Marketing and Service Management • tarkastusvaliokunnan jäsen • riippumaton yhtiöstä	2023	ei omistusta
Mikko Tepponen	1979	diplomi-insinööri	• digitalisaatiojohtaja ja operatiivinen johtaja, FLSmidth A/S • nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsen • riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista	2017	ei omistusta

Osakeomistukset on ilmoitettu 31.12.2023 vallitsevan tilanteen mukaan, ja niissä on huomioitu myös hallituksen jäsenten määräysvaltayhteisöjen mahdolliset osakeomistukset.

Etteplan Oyj:n hallitus valitsi järjestäytymiskokouksessaan 5.4.2023 yhtiön hallituksen puheenjohtajaksi Robert Ingmanin.

Tarkemmat tiedot hallituksen jäsenistä on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.

Hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu niin usein kuin sen velvoitteiden asianmukainen täyttäminen vaatii. Tilikaudella 2023 hallitus piti yhteensä 13 kokousta, joista kolme oli sähköpostikokouksia ja kaksi Teams-kokouksia. Hallituksen jäsenten keskimääräinen läsnäoloprosentti oli 99. Hallituksen jäsenten lisäksi yhtiön talousjohtaja hallituksen sihteerin roolissa ja toimitusjohtaja osallistuivat kokouksiin.

Hallituksen jäsenten riippumattomuus

Hallituksen jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä. Lisäksi vähintään kahden mainittuun enemmistöön kuuluvista jäsenistä on oltava riippumattomia myös yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Hallitus arvioi vuosittain jäsentensä riippumattomuuden ja ilmoittaa, ketkä heistä ovat riippumattomia yhtiöstä ja ketkä riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista.

Robert Ingman, Matti Huttunen, Päivi Lindqvist, Tomi Ristimäki, Leena Saarinen, Sonja Sarasvuo ja Mikko Tepponen ovat yhtiöstä riippumattomia hallituksen jäseniä.

Matti Huttunen, Päivi Lindqvist, Tomi Ristimäki, Leena Saarinen ja Mikko Tepponen ovat merkittävistä osakkeenomistajista riippumattomia hallituksen jäseniä. Robert Ingman ja Sonja Sarasvuo eivät ole riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista lähipiiriinsä kuuluvien yhteisöjen omistuksien takia.

Hallituksen monimuotoisuus

Etteplanin hallitus on määrittänyt hallituksen monimuotoisuutta koskevat periaatteet Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin 2020 mukaisesti. Periaatteiden mukaan hallituksen kokoonpanossa tulee pyrkiä siihen, että se vastaa mahdollisimman hyvin yhtiön koon, markkina-aseman ja toimialan asettamia vaatimuksia.

Hallituksen jäsenten valinnassa kiinnitetään huomiota jäsenten monipuoliseen ja erilaiseen osaamiseen eri toimialoilta niin, että jäsenten osaamisprofiilit täydentävät toisiaan. Hallituksen jäseneksi valittavalla tulee olla tehtävän edellyttämä pätevyys ja koulutustaso sekä mahdollisuus käyttää tehtävän hoitamiseen tarvittava määrä aikaa. Valinnoilla pyritään varmistamaan, että hallituksessa on laaja-alaista osaamista yhtiön keskeisillä strategisilla painopistealueilla. Hallituksen kokoonpanossa pyritään lisäksi siihen, että jäseninä on molempien sukupuolten edustajia.

Hallituksen määrittämät periaatteet toteutuivat hyvin tilikauden 2023 hallituksessa. Periaatteiden toteuttamista jatketaan tilikaudella 2024.

Hallituksen toiminnan arviointi

Hallitus arvioi vuosittain omaa toimintaansa ja työskentelytapojaan. Hallitus määrittää arvioinnissa käytettävät kriteerit. Arviointi toteutetaan sisäisenä itsearviointina, ja sen tulokset käsitellään hallituksessa.

Hallituksen palkitseminen

Tarkemmat tiedot hallituksen jäsenten palkitsemisesta tilikaudella 2023 löytyvät erillisestä yhtiön julkaisemasta toimielinten palkitsemisraportista 2023 ja yhtiön kotisivuilta osoitteessa www.etteplan.com. Yhtiön palkitsemisraportti esitetään vuosittain varsinaiselle yhtiökokoukselle.

Hallitus

Vasemmalta ylhäältä: Robert Ingman, Matti Huttunen, Päivi Lindqvist, Tomi Ristimäki, Leena Saarinen, Sonja Sarasvuo, Mikko Tepponen

HALLITUKSEN VALIOKUNNAT

Hallitus päättää tarvittaessa perustaa valiokuntia valmistelemaan ja käsittelemään hallituksen apuna hallitukselle kuuluvia asioita. Valiokunnat eivät ole päättäviä eivätkä toimeenpanevia elimiä, vaan niiden rooli on avustaa hallitusta kunkin valiokunnan tehtäväaluetta koskevassa päätöksenteossa.

Etteplan Oyj:n hallituksella on tarkastusvaliokunta sekä nimitys- ja palkitsemisvaliokunta.

Tarkastusvaliokunta

Etteplan Oyj:n hallitus on nimennyt keskuudestaan tarkastusvaliokunnan. Hallitus on vahvistanut valiokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet kirjallisessa työjärjestyksessä. Valiokunnan työjärjestys on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com. Tarkastusvaliokunta raportoi puheenjohtajansa toimesta jokaisesta valiokunnan kokouksesta yhtiön hallitukselle.

Tarkastusvaliokunnan rooli on avustaa hallitusta varmistamaan yhtiön taloudellisen raportoinnin ja laskennan menetelmien sekä tilinpäätöksen ja muun yhtiön antaman taloudellisen tiedon lainmukaisuus, tasapainoisuus, läpinäkyvyys ja selkeys. Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on muun muassa seurata konsernin taloudellista tilannetta ja rahoitustilannetta, yhtiön taloudellisen raportoinnin prosessia, yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta sekä erillisyhtiöiden tilinpäätösten ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta. Lisäksi tarkastusvaliokunta valvoo yhtiön taloudellista raportointiprosessia ja arvioi yhtiön tilintarkastusyhteisön riippumattomuutta ja tilintarkastusyhteisön tarjoamia oheispalveluja sekä sitä, että yhtiö noudattaa lakeja ja määräyksiä. Tarkastusvaliokunta käsittelee yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antamaan selvitykseen sisältyvän taloudellisen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteiden kuvauksen ja valmistelee yhtiön tilintarkastajan valintaa koskevan päätösehdotuksen hallitukselle ja yhtiökokoukselle. Tarkastusvaliokunta valvoo lisäksi yhtiön ei-taloudellisen/kestävyysraportoinnin prosessia ja käsittelee vuosittain julkaistavan selvityksen muista kuin taloudellisista tiedoista. Hallitus voi myös erikseen osoittaa tarkastusvaliokunnalle muita tehtäviä.

Valiokuntaan kuuluu kolmesta neljään hallituksen jäsentä, ja se kokoontuu säännöllisesti vähintään neljä kertaa vuodessa ennen yhtiön osa- tai puolivuosikatsauksen tai tilinpäätöksen julkistamista. Valiokunnan puheenjohtaja esittää valiokunnan ehdotukset hallitukselle. Yhtiön tilintarkastaja osallistuu tarkastusvaliokunnan kokouksiin, ja yhtiön talousjohtaja toimii tarkastusvaliokunnan sihteerinä. Lisäksi yhtiön toimitusjohtaja osallistuu valiokunnan kokouksiin.

Vuoden 2023 varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen tarkastusvaliokunnan puheenjohtajana on toiminut Päivi Lindqvist ja valiokunnan jäseninä Tomi Ristimäki, Leena Saarinen ja Sonja Sarasvuo. Kaikki valiokunnan jäsenet ovat yhtiöstä riippumattomia. Mikko Tepponen toimi tarkastusvaliokunnan jäsenenä vuoden 2023 varsinaiseen yhtiökokoukseen asti.

Tilikaudella 2023 hallituksen tarkastusvaliokunta piti yhteensä 5 kokousta, kaikki kokoukset olivat Teamskokouksia. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen läsnäoloprosentti oli 100.

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta

Etteplan Oyj:n hallitus on nimennyt keskuudestaan nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan. Hallitus on vahvistanut valiokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet kirjallisessa työjärjestyksessä. Valiokunnan työjärjestys on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta raportoi puheenjohtajansa toimesta säännöllisesti työstään hallitukselle.

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan tehtävänä on toimia hallituksen apuna yhtiön toimitusjohtajan ja muun johtoryhmän nimitys- ja palkitsemisasioissa. Lisäksi valiokunta tekee varsinaiselle yhtiökokoukselle ehdotuksen hallituksen jäsenmääräksi, kokoonpanoksi ja hallituksen jäsenten palkitsemiseksi. Valiokunta myös suosittaa, valmistelee ja esittää hallituksen hyväksyttäväksi toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen nimityksen, tämän palkan ja palkkiot sekä valmistelee ja antaa hallitukselle ja toimitusjohtajalle suosituksia johdon ja henkilöstön palkitsemiseen ja palkitsemisjärjestelmiin liittyvissä asioissa. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta valmistelee lisäksi yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikan ja palkitsemisraportin.

Valiokuntaan kuuluu kolme hallituksen jäsentä, ja se kokoontuu säännöllisesti vähintään kerran vuodessa. Valiokunnan puheenjohtaja esittää valiokunnan ehdotukset hallitukselle.

Vuoden 2023 varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtajana on toiminut Matti Huttunen ja valiokunnan jäseninä Robert Ingman ja Mikko Tepponen. Kaikki valiokunnan jäsenet ovat yhtiöstä riippumattomia. Leena Saarinen toimi nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsenenä vuoden 2023 varsinaiseen yhtiökokoukseen asti.

Tilikaudella 2023 hallituksen nimitys- ja palkitsemisvaliokunta piti yhteensä viisi kokousta, joista kolme oli Teams-kokouksia. Valiokunnan jäsenten keskimääräinen läsnäoloprosentti oli 100.

Hallituksen ja valiokuntien jäsenten osallistumien kokouksiin vuonna 2023

	Hallitus	Tarkastusvaliokunta	Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta
Robert Ingman	13/13		5/5
Matti Huttunen	13/13		5/5
Päivi Lindqvist	13/13	5/5
Tomi Ristimäki	9/10	4/5
Leena Saarinen	13/13	5/5	2/2
Sonja Sarasvuo	10/10	4/5
Mikko Tepponen	13/13	1/1	3/3

TOIMITUSJOHTAJA

Vuoden 2012 alusta yhtiön toimitusjohtajana on toiminut diplomi-insinööri Juha Näkki (s. 1973). Toimitusjohtaja vastaa päivittäisestä konsernin asioiden hoitamisesta hallituksen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Toimitusjohtaja saa ryhtyä yhtiön toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen epätavallisiin ja laajakantoisiin toimiin vain hallituksen valtuuttamana. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Toimitusjohtaja osallistuu hallituksen kokouksiin, mutta hän ei ole hallituksen jäsen. Toimitusjohtaja osallistuu myös hallituksen valiokuntien työskentelyyn. Emoyhtiön toimitusjohtaja toimii samalla konsernijohtajana.

Toimitusjohtajalle on laadittu kirjallinen toimitusjohtajasopimus, jonka hallitus on hyväksynyt. Hallitus nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä valvoo hänen toimintaansa.

Tarkemmat tiedot toimitusjohtajasta on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.

Tarkemmat tiedot toimitusjohtajan palkitsemisesta tilikaudella 2023 löytyvät erillisestä yhtiön julkaisemasta toimielinten palkitsemisraportista 2023 ja yhtiön internetsivuilta osoitteessa www.etteplan.com. Yhtiön palkitsemisraportti esitetään vuosittain varsinaiselle yhtiökokoukselle.

MUU JOHTORYHMÄ

Toimitusjohtaja nimeää operatiivisen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisen johtoryhmän. Johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa ja kehittää ja valvoo kaikkia yhtiön johdon vastuulla olevia asioita, mukaan lukien konsernin ja liiketoimintayksiköiden strategioihin, yrityskauppoihin ja merkittäviin pääomamenoihin, divestointeihin, yhtiön yrityskuvaan, kuukausiraportointiin, osa- ja puolivuosikatsauksiin, tilinpäätökseen, vastuullisuuteen, sijoittajasuhteisiin ja henkilöstöpolitiikan pääperiaatteisiin liittyvät asiat. Hallitus hyväksyy johtoryhmän jäsenten nimitykset. Johtoryhmän jäsenet raportoivat toimitusjohtajalle.

Etteplan Oyj:n johtoryhmä tilikaudella 2023

	Tehtävä ja vastuualue	Syntymävuosi	Koulutus	Jäsen vuodesta	Osakeomistus (31.12.2023)
Juha Näkki	toimitusjohtaja, johtoryhmän puheenjohtaja	1973	diplomi-insinööri	2008	107 739 osaketta
Per-Anders Gådin	johtaja, yritysostoprosessit ja liiketoiminnan kehittäminen	1965	diplomi-insinööri, BBA	2009	13 182 osaketta
Petri Ikonen	johtaja, Solutions & Technologies	1964	insinööri	2015	7 297 osaketta
Helena Kukkonen	talousjohtaja	1972	KTM	2021	2 956 osaketta
Jukka Lahtinen	johtaja, globaali myynti	1963	insinööri	2019	7 689 osaketta
Veikko Lamminen	johtaja, Operational Excellence	1960	insinööri	2012	13 524 osaketta
Tero Leppänen	johtaja, Ohjelmisto- ja sulautetut ratkaisut	1974	diplomi-insinööri, insinööri	2022	2 446 osaketta
Riku Riikonen	johtaja, Suunnitteluratkaisut	1977	diplomi-insinööri	2015	2 353 osaketta
Outi Torniainen	markkinointi- ja viestintäjohtaja	1965	VTK	2016	8 563 osaketta
Minna Tornikoski	henkilöstöjohtaja	1970	diplomi-insinööri	2019	4 549 osaketta
Mikael Vatn	johtaja, Teknisen viestinnän ratkaisut	1967	insinööri, MBA	2012	12 856 osaketta

Osakeomistukset on ilmoitettu 31.12.2023 vallitsevan tilanteen mukaan, ja niissä on huomioitu myös johtoryhmän jäsenten määräysvaltayhteisöjen mahdolliset osakeomistukset.

Tarkemmat tiedot johtoryhmän jäsenistä on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.

Tarkemmat tiedot muun johtoryhmän palkitsemisesta tilikaudella 2023 löytyvät yhtiön internetsivuilta osoitteessa www.etteplan.com.

Johtoryhmä

Vasemmalta ylhäältä: Juha Näkki, Per-Anders Gådin, Petri Ikonen, Helena Kukkonen, Jukka Lahtinen, Veikko Lamminen, Tero Leppänen, Riku Riikonen, Outi Torniainen, Minna Tornikoski, Mikael Vatn

SISÄINEN VALVONTA, RISKIENHALLINTA JA SISÄINEN TARKASTUS

Etteplan Oyj:n sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, informaatio luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan. Tavoitteena on myös liiketoimintaan liittyvien riskien tunnistaminen, arvioiminen ja seuranta.

Sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet

Etteplan Oyj:n sisäistä valvontaa ohjaavat osakeyhtiölaki ja arvopaperimarkkinalaki ja muut yhtiön toimintaa säätelevät lait ja säännökset, Nasdaq Helsinki Oy:n antamat säännöt ja ohjeistukset sekä Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi. Ulkoinen valvonta kuuluu yhtiön tilintarkastajille ja viranomaisille.

Etteplanin sisäinen valvonta kattaa yhtiön taloudellisen raportoinnin ja muun toiminnan valvonnan. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa yhtiölle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen sekä yhtiön resurssien taloudellinen ja tarkoituksenmukainen käyttö. Sisäisellä valvonnalla pyritään lisäksi varmistamaan muun muassa taloudellisen ja muun tiedon luotettavuus ja oikeellisuus, ulkoisten säännösten ja sisäisten ohjeiden ja menettelytapojen noudattaminen sekä toiminnan ja tiedon riittävä turvaaminen. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan myös toimintaa tukevat, tarkoituksenmukaiset ja asianmukaisesti järjestetyt tietotekniset ja manuaaliset järjestelmät.

Sisäistä valvontaa toteuttavat Etteplanilla hallitus, johto ja koko yhtiön henkilökunta. Valvonta jaetaan kolmeen osaan: 1) ennalta ehkäisevä valvonta, 2) päivittäinen valvonta ja 3) jälkikäteisvalvonta. Ennalta ehkäisevää valvontaa on yhtiön arvojen ja yleisten toimintaperiaatteiden määrittäminen. Päivittäiseen valvontaan kuuluvat toiminnan ohjaus ja seuranta toimintajärjestelmineen. Jälkikäteisvalvonta puolestaan käsittää johdon arvioinnit ja tarkistukset, vertailut ja todentamiset, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen ja valvotaan sovittujen toimintaperiaatteiden noudattamista.

Riskienhallinnan järjestäminen

Riskienhallinta on oleellinen osa Etteplanin liiketoiminnan ohjausta ja sisäisen valvonnan käytäntöjä. Riskienhallinnan tehtävänä on ennakoida tulevia riskejä, varmistaa tavoitteiden saavuttaminen ja turvata toimintaa muuttuvissa olosuhteissa. Tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, tuotettu informaatio on luotettavaa, ja säännöksiä sekä toimintaperiaatteita noudatetaan.

Etteplanin riskienhallinnan keskeisiin toimenpiteisiin kuuluvat riskien kattava tunnistaminen, keskittyminen suurimpiin riskeihin ja niiden hallintakeinoihin, liiketoiminnan jatkuvuuden turvaaminen, liiketoiminnalle haitallisten vaikutusten rajaaminen sekä mahdollisuuksien hyödyntäminen. Yhtiön riskienhallinta muodostuu koordinoiduista toimintatavoista, joilla tunnistetaan, arvioidaan, käsitellään ja hallitaan konsernin merkittävimpiä riskialueita järjestelmällisesti ja ennakoivasti.

Etteplanin riskienhallintatyötä johtaa konsernin toimitusjohtaja yhdessä riskienhallinnasta vastaavan johtoryhmän jäsenen kanssa. Konsernin johtoryhmä seuraa liiketoimintayksiköiden merkittäviä riskejä ja valvoo konsernin riskienhallintajärjestelmän ja -käytäntöjen kehittämistä.

Pääasiallinen vastuu riskienhallinnasta on liiketoiminnasta vastaavilla johtajilla. Johtajat vastaavat oman liiketoiminta-alueensa riskienhallinnasta noudattaen konsernin ohjeita.

Liiketoiminnan johtajat raportoivat konsernin johtoryhmälle merkittävistä riskeistä osana kuukausiraportointiaan. Konsernin taloushallinto seuraa ja arvioi liiketoiminta- ja rahoitusriskejä sekä suojautuu niiltä yhteistyössä hallituksen, johtoryhmän ja operatiivisen johdon kanssa.

Hallitus valvoo riskienhallintaa ja hyväksyy yhtiön riskienhallintaperiaatteet. Hallitukselle ja sen tarkastusvaliokunnalle raportoidaan riskienhallinnan toimenpiteistä ja suurimmista konsernia koskevista riskeistä.

Riskit ja riskienhallinta on kuvattu yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com sekä tämän raportin yhteydessä. Rahoitusriskejä koskevat selvitykset esitetään tarkemmin konsernitilinpäätöksen liitetiedoissa osana Talouskatsausta 2023.

Sisäinen tarkastus

Etteplan-konsernilla ei ole erillistä sisäistä tarkastusta. Hallitus voi palkata ulkopuolisia neuvonantajia suorittamaan valvontaympäristöön tai yhtiön toimintoihin liittyviä arviointeja.

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus

Etteplan laatii konsernitilinpäätöksen ja osa- ja puolivuosikatsaukset EU:n hyväksymän kansainvälisen tilinpäätöskäytännön (IFRS), arvopaperimarkkinalain sekä soveltuvin osin Finanssivalvonnan standardien ja Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjen mukaisesti. Etteplanin hallituksen toimintakertomus ja emoyhtiön tilinpäätös laaditaan Suomen kirjanpitolain sekä kirjanpitolautakunnan lausuntojen ja yleisohjeiden mukaisesti.

Etteplan-konserni noudattaa konsernitason kirjanpitoperiaatteita ja -ohjeita, joita sovelletaan kaikkiin konserniyhtiöihin ja joiden mukaan konsernin taloudelliset raportit laaditaan. Yhdessä raportointikalenterin ja aikataulujen kanssa kirjanpitoperiaatteet ja -ohjeet muodostavat perustan oikea-aikaiselle ja täsmälliselle konsernitason raportoinnille. Kaikilta olennaisilta osiltaan Etteplanin toiminnot sijaitsevat Suomessa, Ruotsissa, Kiinassa, Alankomaissa, Puolassa, Saksassa, Tanskassa ja USA:ssa. Kaikissa maissa on paikalliset kirjanpitoon ja taloudelliseen raportointiin liittyvät organisaatiot, jotka käyttävät keskitettyä

toiminnanohjausjärjestelmää, josta tiedot raportoidaan konsernille. Seuraavassa osiossa kuvatut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät ja käytännöt on suunniteltu varmistamaan, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta.

Etteplanilla on käytössä konserniraportointijärjestelmä, johon tytäryhtiöt raportoivat lukunsa keskitetystä toiminnanohjausjärjestelmästä. Raportoitujen lukujen oikeellisuutta valvoo konsernin taloushallinto sekä toimintamaiden ja palvelualueiden talousorganisaatiot. Konsernin keskitetty taloushallinto laatii konsernitilinpäätöksen sekä julkistettavat taloudelliset raportit.

Sisäisen valvonnan alainen taloudellinen raportointi

Sisäisen valvonnan asianmukainen järjestäminen ja valvonta ovat konsernin sisällä toimivan paikallisjohdon vastuulla. Etteplanin hallitus on hyväksynyt sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet, jotka on laadittu listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 24 mukaisesti. Toimintaperiaatteet sisältävät riskienhallintaprosessin, riskien yhteenvedon, taloudellisen raportoinnin valvonnan tavoitteiden ja yhteisten valvontapisteiden sekä Etteplanin sisäisen valvonnan toimeenpanon ja seurannan vastuiden pääpiirteet.

Taloudellisen raportointiprosessin sisäiset valvontatoimet maa- ja konsernitasolla katselmoidaan ja päivitetään vuosittain. Etteplanin taloushallinto on analysoinut prosessiriskit ja määritellyt ulkoista taloudellista raportointiprosessia koskevat valvontatavoitteet. Prosessin olemassa olevat valvontapisteet on dokumentoitu. Nämä valvontapisteet sisältävät mm. tärkeimpien kirjanpitotehtävien täsmäytykset, valtuutukset, analyysit ja eriyttämisen. Työtä on johtanut konsernin talousjohtaja.

Vuosiaikataulunsa mukaan konsernin johtoryhmä pitää kuukausikokouksia, joissa analysoidaan myös yhtiön taloudellista suorituskykyä ja taloudellista raportointia. Ennen näitä kokouksia taloudelliset raportit on analysoitu liiketoimintaryhmätasolla epätarkkuuksien ja virheiden havaitsemiseksi. Konsernitason taloudelliset raportit toimitetaan Etteplanin hallitukselle ja sen tarkastusvaliokunnalle kuukausittain. Lisäksi tarkastusvaliokunta käsittelee ja hallitus käsittelee ja hyväksyy osa- ja puolivuosikatsaukset sekä vuosittaisen tulosraportin ja tilinpäätöksen.

Etteplanilla ei ole erillistä sisäistä tarkastusta. Tarkastusvaliokunta ja/tai hallitus voi palkata ulkopuolisia neuvonantajia suorittamaan valvontaympäristöön tai yhtiön toimintoihin liittyviä arviointeja.

SISÄPIIRIHALLINTO

Etteplan Oyj:n hallitus on hyväksynyt yhtiön sisäpiirisäännöt. Säännöt perustuvat Suomen arvopaperimarkkinalakiin sekä heinäkuussa 2016 voimaan tulleeseen markkinoiden väärinkäyttöasetukseen (EU N:o 596/2104, MAR) ja ovat Finanssivalvonnan standardien sekä Nasdaq Helsinki Oy:n ohjeiden mukaiset.

MARin voimaan tulon myötä Etteplan Oyj:llä ei enää ole julkista sisäpiiriluetteloa. Yhtiö ylläpitää luetteloa johtohenkilöistään ja julkaisee pörssitiedotteet johtohenkilöiden tekemistä sekä pörssille ja yhtiölle ilmoittamista liiketoimista MARin asettamien aikarajojen ja velvoitteiden mukaisesti. Tähän yhtiön ylläpitämään luetteloon johtohenkilöistä kuuluvat asemansa perusteella hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja johtoryhmän jäsenet.

Yhtiö ylläpitää lisäksi hallituksen päätöksen mukaisesti pysyvää yrityskohtaista sisäpiiriluetteloa, johon kuuluvat mm. merkittävät liiketoiminnan johtajat, taloushallinto sekä ne työ- tai muun sopimuksen perusteella yhtiölle työskentelevät henkilöt, jotka saavat sisäpiirintietoa.

Hankekohtainen sisäpiiriluettelo perustetaan yhtiön hallituksen, toimitusjohtajan tai johtoryhmän päätöksellä.

Yhtiön sisäpiiriohjeen mukaan sisäpiiriläisten tulee ajoittaa yhtiön arvopapereilla tehtävä kaupankäynti ajankohtiin, jolloin markkinoilla on mahdollisimman täydellinen tieto yhtiön osakkeen arvoon vaikuttavista asioista. Tämän vuoksi Etteplan Oyj:n sisäpiiriin kuuluvien henkilöiden kaupankäynti yhtiön arvopapereilla on aina kiellettyä 30 päivän ajan ennen osa- ja puolivuosikatsauksien sekä tilinpäätöstiedotteen julkistamista mukaan lukien julkistamispäivä (ns. suljettu ikkuna). Muina aikoina eli osa- ja puolivuosikatsauksien sekä tilinpäätöstiedotteen julkistamista seuraavasta päivästä lähtien on voimassa ns. avoin ikkuna, jonka aikana pysyvien sisäpiiriläisten kaupankäynti on sallittua. Tällöinkin edellytetään, että henkilöllä ei ole hallussaan sisäpiirintietoa.

Etteplan Oyj:n talousjohtaja vastaa edellä mainittujen luettelojen ylläpitämisestä. Hän on vastuussa sisäpiirisääntöjen noudattamisesta ja ilmoitusvelvollisuuksien täyttämisestä. Edellä mainittuja luetteloja ylläpitää yhtiön Espoon toimipaikka, joka päivittää sisäpiiriläisiä koskevat, luetteloihin merkittävät tiedot Euroclear Finland Oy:lle.

VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ JA RIKKOMUKSISTA ILMOITTAMINEN

Etteplan Oyj:llä on käytössä anonyymi whistleblowing-ilmoituskanava, jota kautta sekä yhtiön työntekijät että ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa esimerkiksi mahdollisista eettisistä rikkomuksista, yhtiön sisäpiiriohjeen vastaisista toimista tai rahoitusmarkkinoita koskevien säännösten, kuten MARin tai arvopaperimarkkinalain, rikkomuksista. Ilmoituskanavan tavoitteena on edistää hyvän hallintotavan noudattamista yhtiön päivittäisessä toiminnassa sekä ehkäistä väärinkäytöksiä ja rikkomuksia.

Whistleblowing-kanava on saatavilla Etteplanin internetsivuilla ja intranetissä. Ilmoitukset on mahdollista tehdä nimettömänä. Kaikki ilmoitukset käsitellään yhtiön henkilöstöjohtajan ja talousjohtajan toimesta, ja korjaaviin toimenpiteisiin ryhdytään tarvittaessa viipymättä. Ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja henkilötietolain vaatimuksia noudattaen niin ilmoittajan kuin epäillyn henkilön osalta.

LÄHIPIIRITOIMET

Etteplan ja sen hallitus seuraavat ja arvioivat yhtiön ja sen lähipiirin välisiä liiketoimia. Yhtiö on määritellyt periaatteet ja prosessit yhtiön lähipiirin ja sen kanssa tehtävien liiketoimien tunnistamiseksi ja liiketoimien luonteen ja ehtojen arvioimiseksi ja raportoimiseksi.

Lähipiiritoimien tunnistamiseksi yhtiön taloushallinto ylläpitää listaa yhtiön lähipiiriin kuuluvista tahoista. Listaan lähipiiristä kuuluvat henkilöt, joilla on konsernissa määräysvalta, yhteinen määräysvalta tai huomattava vaikutusvalta sekä konsernin johtoon kuuluvat avainhenkilöt. Johtoon kuuluvat avainhenkilöt ovat henkilöitä, joilla on konsernin toiminnan suunnittelua, johtamista ja valvontaa koskevat välittömät tai välilliset valtuudet ja vastuu, mukaan lukien konsernin hallituksen jäsenet (toimivaan johtoon kuuluvat ja muut). Edellä mainittujen henkilöiden puolisot ja huollettavat sekä heidän määräysvallassaan tai yhteisessä määräysvallassa olevat yhtiöt luetaan lähipiiriin. Yhtiön lähipiiriin kuuluu lisäksi lopullista määräysvaltaa käyttävä Ingman Group Oy Ab ja sen konserniyritykset.

Yhtiön hallituksen tarkastusvaliokunta seuraa yhtiön lähipiiritoimia yhtiön noudattaman raportointikäytännön mukaisesti. Yhtiön ja sen lähipiirin välillä tehdyt liiketoimet kuuluvat tyypillisesti yhtiön tavanomaiseen liiketoimintaan, ja ne toteutetaan konsernin normaalien, markkinaehtoisten hinnoitteluperusteiden ja hankintaehtojen mukaisesti. Liiketoimet, jotka eivät ole yhtiön tavanomaista liiketoimintaa tai joita ei toteuteta

konsernin normaalien, markkinaehtoisten hinnoitteluperusteiden ja hankintaehtojen mukaisesti, edellyttävät hallituksen päätöstä. Hallituksen jäsenet eivät saa osallistua päätöksentekoon itseään tai lähipiiriään koskevassa lähipiiriliiketoimessa soveltuvan lainsäädännön ja muiden säännösten mukaisesti.

Vuonna 2023 Etteplanin palveluiden ostot ja myynnit muille lähipiiriin kuuluville yhtiöille liittyvät yhtiöiden väliseen hallinnolliseen yhteistyöhön.

TILINTARKASTUS

Lakisääteisen tilintarkastuksen pääasiallisena tehtävänä on todentaa, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot konsernin tilikauden tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Etteplan Oyj:n tilikausi on kalenterivuosi. Tilintarkastaja on velvollinen tarkastamaan yhtiön tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen oikeellisuuden sekä antamaan tekemästään tarkastuksesta tilintarkastuskertomuksen yhtiökokoukselle.

Konsernin tilintarkastuksesta laaditaan yhteenveto hallitukselle. Lisäksi konserniyhtiöiden tilintarkastajat raportoivat erikseen kunkin konserniyhtiön johdolle. Tilintarkastaja on läsnä hallituksen kokouksessa vähintään yhden kerran tilikauden aikana.

Yhtiökokous valitsee yhtiön hallintoa ja tilejä tarkastamaan yhdestä kahteen tilintarkastajaa. Vähintään toisen tilintarkastajan tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. 5.4.2023 pidetty varsinainen yhtiökokous valitsi yhtiön varsinaiseksi tilintarkastajaksi KHT-yhteisö KPMG Oy Ab:n, päävastuullisena tilintarkastajana KHT Kim Järvi. Tilintarkastajien toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Tilintarkastajan palkkiot ja tilintarkastukseen liittymättömät palvelut

Vuoden 2023 yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan.

Tilintarkastuksesta maksettujen palkkioiden yhteismäärä vuodelta 2023 KPMG-yhtiöille oli 147 955 euroa (vuonna 2022 yhteensä 123 865 euroa). Lisäksi tilintarkastukseen liittymättömien palveluiden osalta maksettiin 51 717 euroa (vuonna 2022 yhteensä 67 728 euroa). KPMG Oy Ab:lle maksettiin tilintarkastukseen liittymättömiä kuluja 51 717 euroa, mikä ei ylitä tilintarkastukseen liittymättömien kulujen 70 prosentin rajamäärää.

TIEDOTTAMINEN

Etteplan Oyj:n periaatteena on olla kaikessa viestinnässä avoin, totuudenmukainen ja nopea. Yhtiön sijoittajaviestinnän pääasiallisena tavoitteena on tarjota totuudenmukaista, riittävää ja ajantasaista tietoa yhtiön strategiasta, liiketoiminnoista, markkinoista ja taloudellisesta tilanteesta, jotta pääomamarkkinoilla olisi oleellista tietoa Etteplanista sijoituskohteena. Tavoitteena on oikean ja yhdenmukaisen tiedon tuottaminen säännöllisesti ja tasapuolisesti kaikille sidosryhmille.

Hiljainen jakso

Etteplan Oyj noudattaa hiljaista jaksoa (ns. silent period) ennen osa- ja puolivuosikatsausten ja tilinpäätöstiedotteen julkistamisajankohtaa. Hiljaisen jakson pituus on 30 päivää ennen julkistamispäivää.

Sijoittajatiedon jakelu

Etteplan julkaisee kaiken sijoittajatietonsa internetsivuillaan osoitteessa www.etteplan.com. Taloudelliset tiedotteet ovat heti julkistamisen jälkeen luettavissa ja tulostettavissa. Tiedotteet julkaistaan suomeksi ja englanniksi.

Riskit ja riskienhallinta tilikaudella 2023

Konserninlaajuinen, yhdenmukainen ja kaikki riskityypit kattava riskienhallintakartoitus on tehty vuosittain strategiaprosessin yhteydessä vuodesta 2011 lähtien. Kartoituksessa keskitytään erityisesti seuraamaan muutosta jo tunnistetuissa riskeissä, tunnistamaan uudet liiketoimintariskit sekä kehittämään ennakoivaa riskienhallintaa. Etteplan noudattaa riskienhallinnan kansainvälisiä kriteerejä (CAS, Casualty Actuarial Society ja COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).

Riskikartoituksessa keskeisiä toimenpiteitä ovat:

• riskien kattava tunnistaminen
• keskittyminen suurimpiin riskeihin ja niiden hallintakeinoihin
• liiketoiminnan jatkuvuuden turvaaminen
• liiketoiminnalle haitallisten vaikutusten rajaaminen
• mahdollisuuksien hyödyntäminen

Merkittävimmät riskit vuonna 2023

Etteplanin merkittävimmät riskit vuonna 2023 liittyivät toiminnallisiin ja strategisiin riskeihin. Näitä ovat muuttuva liiketoimintaympäristö ja kyky ottaa käyttöön uusia teknologioita, globaali markkinaepävarmuus, geopoliittisten jännitteiden lisääntyminen ja maakohtaiset poliittiset riskit. Riskien toteutumista ehkäistään syventämällä asiakassuhteita ja reagoimalla nopeasti muuttuvaan liiketoimintaympäristöön ja asiakastarpeisiin.

Edellisten vuosien tapaan henkilöstöön liittyvät riskit ovat edelleen merkittäviä, sillä yhtiön liiketoiminta ja tulevaisuuden kasvu perustuu ammattitaitoiseen henkilöstöön. Riskien toteutumista ehkäistään tehokkaalla henkilöstöjohtamisella ja huolehtimalla Etteplanin työnantajakuvan houkuttelevuudesta alan ammattilaisten keskuudessa.

Kuusi riskiluokkaa

Etteplan-konsernin liiketoiminnan riskit on jaettu kuuteen luokkaan, ja riskejä seurataan tämän riskiluokittelun mukaan. Etteplanin liiketoiminnan riskeihin sisältyy sekä sisäisiä että ulkoisia riskejä.

Riskiluokittelu:

• 1. Strategiset riskit
• 1. Toiminnalliset riskit
• 1. Henkilöstöriskit
• 1. Tietoturvallisuusriskit
• 1. Taloudelliset riskit
• 1. Sääntelyyn ja lainsäädäntöön liittyvät riskit

Seuraavassa osiossa kuvataan Etteplanin liiketoiminnan tyypillisiä riskejä yleisellä tasolla. Yhtiön toimintaan voi kuitenkin liittyä myös muita riskejä. Merkittävimmät tilikauden aikana havaitut riskit ja epävarmuustekijät on kuvattu tilinpäätöstiedotteessa, joka on julkaistu osoitteessa www.etteplan.com.

Strategiset riskit

Vuoden 2023 kartoituksessa Etteplanin merkittävimmät strategiset riskit liittyivät yhtiön asemoitumiseen markkinoilla, kilpailutilanteeseen ja uusien teknologioiden hyödyntämiseen. Strategisten riskien kokonaistaso oli vuoden 2022 tasoa selvästi korkeammalla. Talouden laskusuhdanne voi toteutuessaan vaikuttaa negatiivisesti investointeihin ja sen seurauksena myös Etteplanin liiketoimintaan ja kannattavuuteen. Konserni pyrkii vähentämään suhdanneherkkyyttään tasapainoisella asiakaskannalla, joka muodostuu eri teollisuudenaloilla, markkinoilla ja maantieteellisillä alueilla toimivista asiakkaista. Kilpailu suunnittelualalla on maailmanlaajuisesti kovaa.

Toiminnalliset riskit

Yhtiön toiminnallisten riskien taso laski merkittävästi edellisen vuoden tasolta johtuen osittain riskiluokkien sisäisistä muutoksista. Keskeiset kartoituksessa tunnistetut toiminnalliset riskit liittyivät globaalin markkinaepävarmuuden kasvuun, maakohtaisiin poliittisiin riskeihin ja asiakkaiden toiminnan mahdollisiin muutoksiin. Yritysostot ja niihin liittyvä integraatioprosessi muodostavat myös toiminnallisen riskin Etteplanille. Menettelytavat yritysostoja ja integraatioita varten on laadittu huolellisesti, mikä pienentää riskiä. Myös projektitoimituksiin voi liittyä merkittäviä riskejä. Näitä riskejä pienennetään koulutuksella, ohjeiden mukaisella toiminnalla ja sopimusvastuun rajaamisella jo toimitusprosessin alkuvaiheessa. Tyypillisiä projektien vastuuriskejä pyritään rajoittamaan myös standardisoiduilla sopimusehdoilla ja vakuutuksilla. Vakuutukset eivät kuitenkaan kata koko vastuuriskiä.

Henkilöstöriskit

Henkilöstöriskit voivat toteutuessaan hidastaa yhtiön kasvua. Osaavien ammattilaisten saatavuus turvaa yhtiön liiketoiminnan kehittymistä, kasvua ja kannattavuutta. Etteplanin henkilöstöriskien arvioitiin olevan vuonna 2023 edelleen korkealla tasolla. Kartoituksen mukaan suurimmat henkilöstöriskit liittyvät edelleen globaaliin kilpailuun parhaista teknologia-alan osaajista – eli kykyyn houkutella oikeanlaista osaamista ja sitouttaa henkilöstöä. Näiden riskien toteutumista ennaltaehkäistään Etteplanilla tehokkaalla henkilöstöjohtamisella, johon kuuluu mm. säännölliset kehityskeskustelut, järjestelmällinen työterveyden ja työhyvinvoinnin seuranta sekä sisäiset käytännöt ja ohjeet. Konserni kehittää henkilöstön työtyytyväisyyttä ja -hyvinvointia parantamalla konserninlaajuisia henkilöstöön liittyviä prosesseja sekä panostamalla henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja esimiestyön sekä johtamisen laadun parantamiseen. Henkilöstöjohtamisesta ja painopistealueista vuonna 2023 kerrotaan tarkemmin vuosikatsauksessa.

Taloudelliset riskit

Etteplanin taloudellisten riskien taso laski hieman vuonna 2023 johtuen korkotason nousun pysähtymisestä. Taloudellisten riskien toteutumista ennaltaehkäistään sisäisten käytäntöjen ja ohjeistusten sekä sisäisen valvonnan avulla. Rahoitukseen liittyviä riskejä hallitaan Etteplanin hallituksen hyväksymän konsernin rahoituspolitiikan mukaisesti. Tarkoituksena on suojautua merkittäviltä taloudellisilta riskeiltä, tasapainottaa kassavirtaa ja antaa liiketoiminnalle tarpeeksi aikaa muuttaa toimintaansa muuttuvien olosuhteiden mukaan. Rahoitusriskejä koskevat selvitykset on esitetty tarkemmin Talouskatsaus 2023:n osana julkaistavan konsernitilinpäätöksen liitetiedoissa osoitteessa www.etteplan.com.

Tietoturvallisuusriskit

Suurimmat tietoturvallisuusriskit liittyivät IT-järjestelmien ulkopuoliseen häirintään. Näitä riskejä pidetään tarkasti silmällä, sillä Etteplanin liiketoiminta on riippuvainen tieto- ja viestintäjärjestelmien häiriöttömästä toiminnasta. Riskien taso pysyi vuonna 2023 ennallaan ja kohtuullisella tasolla. Etteplan ehkäisee tietoturvaan liittyvien riskien toteutumista sisäisten käytäntöjen ja ohjeistusten sekä sisäisen valvonnan avulla. Järjestelmien ulkopuolisen häirinnän vaikutuksia rajoitetaan mm. palomuureilla ja järjestelmien valvonnalla, virustentorjuntaohjelmilla ja käyttöoikeuksien hallinnalla sekä tietojen varmuuskopioinnilla.

Sääntelyyn ja lainsäädäntöön liittyvät riskit

Suurimmat riskit liittyvät Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen määrittelemään henkilötietojen käsittelyyn, mutta nämä riskit pysyivät matalalla tasolla vuonna 2023. Kyseisiä riskejä hallinnoidaan mm. ylläpitämällä korkeaa tietosuojatasoa uusilla koulutuksilla ja kehittämällä jatkuvasti yhtiön prosesseihin integroituja tietosuojajärjestelmiä. Lainsäädännön kehitystä seurataan kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla, joista toimintaa päivitetään tarpeen mukaan.

Riskiluokka	Esimerkkejä riskeistä	Esimerkkejä riskienhallintatoimista	Vastuu
Strategiset riskit	Liiketoiminnan kehitykseen, strategian toimeenpanoon, huippuosaajien puutteeseen, liiketoimintaympäristöön ja markkinoihin, globalisaatioon sekä fuusioihin ja yrityskauppoihin liittyvät riskit	Strategia ja liiketoimintasuunnitelmat, monipuolinen asiakaskunta, tasapainoinen henkilöstörakenne, fuusio- ja yrityskauppakäytäntöjen, hallinnointiperiaatteiden, eettisten toimintaohjeiden ja riskienhallintapolitiikan noudattaminen	Toimitusjohtaja, liiketoimintajohto, taloushallinto, henkilöstöhallinto ja viestintäorganisaatio
Toiminnalliset riskit	Markkinoiden epävarmuuteen, organisaatioon ja johtamiseen, myyntiin, projekteihin, toimeksiantoihin ja asiakasyhteistyöhön sekä rahoitukseen liittyvät riskit	Asiakassuhteiden syventäminen, johtamisjärjestelmien, liiketoiminnan ydinprosessien ja niihin liittyvän ohjeistuksen noudattaminen, konsernin vakuutukset	Liiketoimintajohto, kehitysorganisaatio, henkilöstöhallinto ja taloushallinto
Henkilöstöriskit	Osaamisen hallintaan, johtamiseen ja organisointiin, henkilöstön vaihtuvuuteen, rekrytointiin, toimeksiantojen miehitykseen, työterveyteen ja työhyvinvointiin liittyvät riskit	Osaamisen hallintajärjestelmän käyttö, henkilöstötutkimukset, sisäinen koulutus, hyvä henkilöstöjohtaminen, perehdytys, eettisten toimintaohjeiden noudattaminen	Henkilöstöhallinto, liiketoimintajohto, koko henkilöstö
Tietoturvallisuusriskit	Tietoturvaan, tietoliikenneverkkoihin ja järjestelmähäiriöihin, tietokoneviruksiin ja asiakkaan tietoliikenneyhteyksiin liittyvät riskit	Riskien arviointi, jatkuvuussuunnittelu sekä tietoturvallisuuden huomioiminen toimittajasopimuksissa	IT-organisaatio, liiketoimintajohto, koko henkilöstö
Taloudelliset riskit	Liiketoiminnan rahoitukseen liittyvät, valuutta-, korko-, rahoitus- ja maksuvalmiusriskit sekä vastapuoli- ja luottoriskit	Maksu- ja luottopolitiikan ja konsernin rahoituspolitiikan noudattaminen, sisäinen valvonta	Talousjohtaja, taloushallinto, liiketoimintajohto
Sääntelyyn ja lainsäädäntöön liittyvät riskit	Euroopan unionin tietosuoja-asetukseen (GDPR) liittyvät riskit	Tietosuojaan liittyvä koulutus ja tietosuoja-asioiden sisällyttäminen yhtiön prosesseihin ja sopimuksiin	Toimitusjohtaja, IT-johtaja, henkilöstöjohtaja, tietosuojavastaava

Etteplan Oyj Tekniikantie 4 D 02150 Espoo Puh. 010 3070 www.etteplan.com