AI assistant
Etteplan Oyj Governance Information 2021
3264_rns_2021-02-11_d430f8bd-03b2-42fb-b5e6-d39d7963f638.pdf
Governance Information
Open in viewerOpens in your device viewer
2020
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä
Etteplan
Sisällys
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 3
- Yhtiökokous 3
- Hallitus 4
- Hallituksen valiokunnat 6
- Toimitusjohtaja 7
- Muu johtoryhmä 7
- Sisäinen valvonta, riskienhallinta ja sisäinen tarkastus 8
- Sisäpiirihallinto 9
- Lähipiiritoimet 10
- Tilintarkastus 10
- Tiedottaminen 10
- Riskit ja riskienhallinta 11
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 2
Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2020
Tämä selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin 2020 mukaisesti. Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu osana vuosikertomusta, ja se on saatavana myös erillisenä yhtiön internetsivuilta osoitteessa www.etteplan.com. Etteplanin tarkastusvaliokunta ja hallitus ovat käsitelleet tämän yhtiön hallinnointia koskevan lausunnon. Etteplan Oyj:n ulkopuolinen tilintarkastaja KPMG Oy Ab on tarkistanut, että tämä selvitys on annettu, ja että taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus on yhdenmukainen Etteplan Oyj:n tilinpäätöksen kanssa.
Yleiset hallinnointiperiaatteet
Etteplan Oyj on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka päätöksenteossa ja hallinnoinnissa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia, arvopaperimarkkinalakia, julkisesti noteerattuja yhtiöitä koskevia muita säädöksiä ja Etteplan Oyj:n yhtiöjärjestystä.
Yhtiö on julkisesti noteerattu pörssiyhtiö, johon sovelletaan Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä. Etteplan noudattaa toiminnassaan Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n julkistamaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia 2020. Etteplan ei poikkea koodin yksittäisistä määräyksistä. Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi on saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n internetsivuilla www.cgfinland.fi.
Yhtiön valvonta ja johto on jaettu yhtiökokouksen, hallituksen ja toimitusjohtajan kesken. Toimitusjohtajan apuna yhtiön operatiivisessa johtamisessa ja yhtiön toimintojen ohjaamisessa toimii johtoryhmä. Johtoryhmän jäsenet eivät kuulu hallitukseen.
ETTEPLAN OYJ:N HALLINTOELIMET
YHTIÖKOKOUS
Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa, joka on yhtiön ylin päättävä elin. Jokainen yhtiön osake oikeuttaa yhtiökokouksessa yhteen ääneen. Yhtiön on järjestettävä yksi varsinainen yhtiökokous vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. Ylimääräinen yhtiökokous järjestetään tarvittaessa, mikäli hallitus pitää sitä tarpeellisena tai kun yhtiön tilintarkastaja tai osakkeenomistajat, joiden omistusosuus on vähintään 10 prosenttia yhtiön osakkeista, sitä vaativat tietyn asian käsittelyä varten. Osakkeenomistaja voi käyttää yhtiökokouksessa puhe-, kysely- ja äänioikeuttaan. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat on määritelty Etteplanin yhtiöjärjestyksen 8 §:ssä ja osakeyhtiölain 5 luvun 3 §:ssä.
Yhtiökokouksen päätökset julkistetaan viipymättä yhtiökokouksen jälkeen pörssitiedotteella ja yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.
Yhtiökokoustietojen antaminen osakkeenomistajille
Hallitus kutsuu varsinaisen tai ylimääräisen yhtiökokouksen koolle yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com julkaistavalla yhtiökokouskutsulla, jossa mainitaan kokouksessa käsiteltävät asiat. Hallitus voi lisäksi harkintansa mukaan julkaista kutsun yhtiökokoukseen yhdessä suomenkielisessä, hallituksen määrittelemässä valtakunnallisessa päivälehdessä. Kokouskutsu ja hallituksen ehdotukset yhtiökokoukselle julkistetaan myös pörssitiedotteena.
Yhtiökokouskutsu sisältää ehdotuksen yhtiökokouksen asialistaksi. Yhtiökokouskutsu, yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat sekä päätösehdotukset yhtiökokoukselle asetetaan saataville yhtiön internetsivuille www.etteplan.com aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta.
Yhtiö ilmoittaa internetsivuillaan päivämäärän, johon mennessä osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiön hallitukselle varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi vaatimansa asia.
Yhtiökokouksen pöytäkirja asetetaan yhtiön internetsivuille kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat pidetään yhtiön internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan yhtiökokouksesta.
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 3
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 4
Yhtiökokouksen järjestäminen
Yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous pidetään yhtiön kotipaikassa tai Lahden, Vantaan tai Helsingin kaupungissa siten kuin yhtiön hallitus määrää.
Voidakseen osallistua yhtiökokoukseen osakkeenomistajan tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Etteplan Oyj:n osakasluetteloon. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen, tulee pyytää omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon ja valtakirjojen antamista. Hallintarekisteröidyn osakkeen ilmoittaminen tilapäiselle osakasluettelolle katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Yhtiökokoukseen ilmoittaudutaan ennakkoon kokouskutsussa kerrotun määräajan puitteissa. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen itse tai valtuuttamansa asiamiehen välityksellä. Asiamiehen tulee esittää valtuutuksestaan valtakirja. Osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiölle antamistaan valtakirjoista samalla, kun hän ilmoittautuu yhtiökokoukseen. Osakkeenomistajalla ja asiamiehellä voi olla kokouksessa mukanaan avustaja.
Hallituksen, toimitusjohtajan ja tilintarkastajan osallistuminen yhtiökokoukseen
Hallituksen puheenjohtajan, hallituksen ja sen valiokuntien jäsenien sekä toimitusjohtajan on oltava läsnä yhtiökokouksessa. Lisäksi tilintarkastajan on oltava läsnä varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Hallituksen jäsenehdokkaan osallistuminen yhtiökokoukseen
Hallituksen jäseneksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevan henkilön on osallistuttava valinnasta päättävään yhtiökokoukseen, jollei hänen poissaololleen ole painavia syitä.
HALLITUS
Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja yhtiön toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä lainsäädännön ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimivaa johtoa, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä hyväksyy merkittävät yrityksen strategiaa, investointeja, organisaatiota, johdon palkitsemisjärjestelmää ja rahoitusta koskevat päätökset. Hallitus hyväksyy myös riskienhallinnan periaatteet ja varmistaa johtamisjärjestelmän toimivuuden ja valvonnan.
Hallituksen työjärjestys
Etteplan Oyj:n hallitus on hyväksynyt osana yhtiön hallinnointia kirjallisen työjärjestyksen ohjaamaan työskentelyään. Hallituksen työjärjestys täydentää Suomen osakeyhtiölain säännöksiä ja yhtiön yhtiöjärjestystä. Hallituksen työjärjestys on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.
Hallituksen kokoukset
Hallitus kokoontuu niin usein kuin sen velvoitteiden asianmukainen täyttäminen vaatii. Tilikaudella 2020 hallitus piti yhteensä 12 kokousta, joista kaksi oli sähköpostikokouksia. Osa hallituksen kokouksista pidettiin Teams-kokouksina vallinneesta COVID-19 -tilanteesta johtuen. Hallituksen jäsenet osallistuivat kokouksiin seuraavasti: Matti Huttunen, Robert Ingman, Leena Saarinen ja Mikko Tepponen kaikkiin kokouksiin, Päivi Lindqvist yhdeksään kokoukseen. Cristina Andersson osallistui kolmeen kokoukseen. Hallituksen jäsenten lisäksi yhtiön toimitusjohtaja osallistui hallituksen sihteerinä kokouksiin.
Hallituksen toiminnan arviointi
Hallitus arvioi vuosittain omaa toimintaansa ja työskentelytapojaan. Hallitus määrittää arvioinnissa käytettävät kriteerit. Arviointi toteutetaan sisäisenä itsearviointina, ja sen tulokset käsitellään hallituksessa.
Hallituksen kokoonpano
Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Etteplan Oyj:n hallituksen nimitys- ja palkitsemisvaliokunta laatii yhtiökokoukselle ehdotuksen hallituksen jäseniksi. Jäsenehdokkaat ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa ja yhtiön internetsivuilla.
Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu vähintään kolme ja enintään seitsemän jäsentä. Hallitus valitaan vuoden toimikaudeksi kerrallaan.
Etteplan Oyj:n hallitus valitsi järjestäytymiskokoussaan 2.4.2020 yhtiön hallituksen puheenjohtajaksi Robert Ingmanin.
Tarkemmat tiedot hallituksen jäsenistä on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.
2.4.2020 pidetyn yhtiökokouksen, nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan ehdotuksen mukaisesti valitsema Etteplan Oyj:n hallitus
| SYNTYMÄVUOSI | KOULUTUS | PÄÄTOIMI | JÄSEN VUODESTA | OSAKEOMISTUS (31.12.2020) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Robert Ingman, puheenjohtaja | 1961 | diplomi-insinööri, KTM | toimitusjohtaja, Ingman Group Oy Ab | ||
| nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsen | |||||
| riippumaton yhtiöstä | 2009 | 16 550 000 osaketta | |||
| Matti Huttunen | 1967 | insinööri | toimitusjohtaja, Nordic Rescue Group Oy | ||
| nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtaja | |||||
| riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista | 2015 | ei omistusta | |||
| Päivi Lindqvist | 1970 | KTM, MBA | talousjohtaja, Glaston Oyj | ||
| tarkastusvaliokunnan jäsen | |||||
| riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista | 2020 | 1 000 osaketta | |||
| Leena Saarinen | 1960 | elintarviketeiden maisteri | hallitusammattilainen | ||
| tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja | |||||
| nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsen | |||||
| riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista | 2013 | 1 138 osaketta | |||
| Mikko Tepponen | 1979 | diplomi-insinööri | digitalisaatiojohtaja, FLSmidth A/S | ||
| tarkastusvaliokunnan jäsen | |||||
| riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista | 2017 | ei omistusta |
Osakeomistukset on ilmoitettu 31.12.2020 vallitsevan tilanteen mukaan, ja niissä on huomioitu myös hallituksen jäsenten määräysvalta yhteisöjen mahdolliset osakeomistukset.
Robert Ingman
Matti Huttunen
Päivi Lindqvist
Leena Saarinen
Mikko Tepponen
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 5
Hallituksen jäsenten riippumattomuus
Hallituksen jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä. Lisäksi vähintään kahden mainittuun enemmistöön kuuluista jäsenistä on oltava riippumattomia myös yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.
Hallitus arvioi vuosittain jäsentensä riippumattomuuden ja ilmoittaa, ketkä heistä ovat riippumattomia yhtiöstä ja ketkä riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista.
Robert Ingman, Matti Huttunen, Päivi Lindqvist, Leena Saarinen ja Mikko Tepponen ovat yhtiöstä riippumattomia hallituksen jäseniä.
Matti Huttunen, Päivi Lindqvist, Leena Saarinen ja Mikko Tepponen ovat merkittävistä osakkeenomistajista riippumattomia hallituksen jäseniä. Robert Ingman ei ole riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista lähipiirinsä kuuluvien yhteisöjen omistuksien takia.
Hallituksen monimuotoisuus
Etteplanin hallitus on määrittänyt hallituksen monimuotoisuutta koskevat periaatteet Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin 2020 mukaisesti. Periaatteiden mukaan hallituksen kokoonpanossa tulee pyrkiä siihen, että se vastaa mahdollisimman hyvin yhtiön koon, markkina-aseman ja toimialan asettamia vaatimuksia.
Hallituksen jäsenten valinnassa kiinnitetään huomiota jäsenten monipuoliseen ja erilaiseen osaamiseen eri toimialoilta niin, että jäsenten osaamishirehde täydentävät toisiaan. Hallituksen jäseneksi valittavalla tulee olla tehtävän edellyttämä pätevyys ja koulutustaso sekä mahdollisuus käyttää tehtävän hoitamiseen tarvittava määrä aikaa. Valinnoilla pyritään varmistamaan, että hallituksessa on laaja-alaista osaamista yhtiön keskeisillä strategisilla painopistealueilla. Hallituksen kokoonpanossa pyritään lisäksi siihen, että jäseninä on molempien sukupuolten edustajia.
Hallituksen määrittämät periaatteet toteutuvat hyvin tilikauden 2020 hallituksessa. Periaatteiden toteuttamista jatketaan tilikaudella 2021.
Hallituksen palkitseminen
Tarkemmat tiedot hallituksen jäsenten palkitsemisesta tilikaudella 2020 löytyvät erillisestä. Yhtiön julkaisemasta toimielinten palkitsemisraportista 2020 ja yhtiön kotisivuilta osoitteessa www.etteplan.com. Yhtiön palkitsemisraportti esitetään vuosittain varsinaiselle yhtiökokoukselle.
HALLITUKSEN VALIOKUNNAT
Hallitus päättää tarvittaessa perustaa valiokuntia valmistelemaan ja käsittelemään hallituksen apuna hallitukselle kuuluvia asioita. Valiokunnat eivät ole päättäviä eivätkä toimeenpanevia elimiä, vaan niiden rooli on avustaa hallitusta kunkin valiokunnan tehtäväaluetta koskevassa päätöksenteossa.
Etteplan Oyj:n hallituksella on tarkastusvaliokunta sekä nimitys- ja palkitsemisvaliokunta.
Tarkastusvaliokunta
Etteplan Oyj:n hallitus on nimennyt keskuudestaan tarkastusvaliokunnan. Hallitus on vahvistanut valiokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet kirjallisessa työjärjestyksessä. Valiokunnan työjärjestys on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com. Tarkastusvaliokunta raportoi säännöllisesti työstään hallitukselle.
Tarkastusvaliokunnan rooli on avustaa hallitusta varmistamaan yhtiön taloudellisen raportoinnin ja laskennan menetelmien sekä tilinpäätöksen ja muun yhtiön antaman taloudellisen tiedon lainmukaisuus, tasapainoisuus, läpinäkyvyys ja selkeys. Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on seurata konsernin taloudellista tilannetta ja rahoitustilannetta, yhtiön taloudellisen raportoinnin prosessia, yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta sekä tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta. Lisäksi tarkastusvaliokunta valvoo yhtiön taloudellista raportointiprosessia ja arvioi yhtiön tilintarkastusyhteisön riippumattomuutta ja tilintarkastusyhteisön tarjoamia oheispalveluja sekä sitä, että yhtiön noudattaa lakeja ja määräyksiä. Tarkastusvaliokunta käsittelee yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antamaan selvitykseen sisältyvän taloudellisen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteiden kuvauksen ja valmistelee yhtiön tilintarkastajan valintaa koskevan päätösehdotuksen hallitukselle ja yhtiökokoukselle. Hallitus voi myös erikseen osoittaa tarkastusvaliokunnalle muita tehtäviä.
Valiokuntaan kuuluu kolme hallituksen jäsentä, ja se kokoontuu säännöllisesti vähintään neljä kertaa vuodessa ennen yhtiön osavuosi- tai puolivuosikatsauksen tai tilinpäätöksen julkistamista. Valiokunnan puheenjohtaja esittää valiokunnan ehdotukset hallitukselle.
Vuoden 2020 varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen tarkastusvaliokunnan puheenjohtajana on toiminut Leena Saarinen ja valiokunnan jäsennä Päivi Lindqvist ja Mikko Tepponen. Kaikki valiokunnan jäsenet ovat yhtiöstä riippumattomia.
Hallituksen tarkastusvaliokunta kokoontui vuoden 2020 aikana neljä kertaa, kaikki kokoukset olivat Teams-kokouksia vallinneesta COVID-19 -tilanteesta johtuen. Tarkastusvaliokunnan jäsenet osallistuivat kokouksiin seuraavasti: Leena Saarinen, Päivi Lindqvist ja Mikko Tepponen kaikkiin kokouksiin.
Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta
Etteplan Oyj:n hallitus on nimennyt keskuudestaan nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan. Hallitus on vahvistanut valiokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet kirjallisessa työjärjestyksessä. Valiokunnan työjärjestys on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta raportoi säännöllisesti työstään hallitukselle.
Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan tehtävänä on toimia hallituksen apuna yhtiön toimitusjohtajan ja muun johtoryhmän nimitys- ja palkitsemisasioissa. Lisäksi valiokunta tekee varsinaiselle yhtiökokoukselle ehdotuksen hallituksen jäsenmääräksi, kokoonpanoksi ja hallituksen jäsenten palkitsemiseksi. Valiokunta myös suosittaa, valmistelee ja esittää hallituksen hyväksyttäväksi toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen nimityksen, tämän palkan ja palkkiot sekä valmistelee ja antaa hallitukselle ja toimitusjohtajalle suosituksia johdon ja henkilöstön palkitsemiseen ja palkitsemisjärjestelmiin liittyvissä asioissa. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta valmistelee lisäksi yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikan ja palkitsemisraportin.
Valiokuntaan kuuluu kolme hallituksen jäsentä, ja se kokoontuu säännöllisesti vähintään kerran vuodessa. Valiokunnan puheenjohtaja esittää valiokunnan ehdotukset hallitukselle.
Vuoden 2020 varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtajana on toiminut Matti Huttunen ja valiokunnan jäsennä Robert Ingman ja Leena Saarinen. Kaikki valiokunnan jäsenet ovat yhtiöstä riippumattomia.
Hallituksen nimitys- ja palkitsemisvaliokunta kokoontui vuoden 2020 aikana neljä kertaa, kokouksista kaksi oli Teams-kokouksia vallinneesta COVID-19 -tilanteesta johtuen. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsenet osallistuivat kokouksiin seuraavasti: Matti Huttunen, Robert Ingman ja Leena Saarinen kaikkiin kokouksiin.
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 6
TOIMITUSJOHTAJA
Vuoden 2012 alusta yhtiön toimitusjohtajana on toiminut diplomi-insinööri Juha Näkki (s. 1973). Toimitusjohtaja vastaa päivittäisestä konsernin asioiden hoitamisesta hallituksen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Toimitusjohtaja saa ryhtyä yhtiön toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen epätavallisiin ja laajakantoisiin toimiin vain hallituksen valtuuttamana. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Toimitusjohtaja osallistuu hallituksen kokouksiin hallituksen sihteerinä, mutta hän ei ole hallituksen jäsen. Emoyhtiön toimitusjohtaja toimii samalla konsernijohtajana.
Toimitusjohtajalle on laadittu kirjallinen toimitusjohtajasopimus, jonka hallitus on hyväksynyt. Hallitus nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä valvoo hänen toimintaansa.
Tarkemmat tiedot toimitusjohtajasta on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.
Tarkemmat tiedot toimitusjohtajan palkitsemisesta tilikaudella 2020 löytyvät erillisestä yhtiön julkaisemasta toimielinten palkitsemisraportista 2020 ja yhtiön kotisivuilta osoitteessa www.etteplan.com. Yhtiön palkitsemisraportti esitetään vuosittain varsinaiselle yhtiökokoukselle.
MUU JOHTORYHMÄ
Toimitusjohtaja nimeää operatiivisen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisen johtoryhmän. Johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa ja kehittää ja valvoo kaikkia yhtiön johdon vastuulla olevia asioita, mukaan lukien konsernin ja liiketoimintayksiköiden strategioihin, yrityskauppoihin ja merkittäviin pääomamenoihin, divestointeihin, yhtiön imagoon, kuukausiraportointiin, osavuosikatsauksiin, sijoittajasuhteisiin ja henkilöstöpolitiikan pääperiaatteisiin liittyvät asiat. Hallitus hyväksyy johtoryhmän jäsenten nimitykset. Johtoryhmän jäsenet raportoivat toimitusjohtajalle.
Tarkemmat tiedot johtoryhmän jäsenistä on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.
Tarkemmat tiedot muun johtoryhmän palkitsemisesta tilikaudella 2020 löytyvät yhtiön kotisivuilta osoitteessa www.etteplan.com.
Etteplan Oyj:n johtoryhmä tilikaudella 2020
| TENTÄVÄ JA VASTUUALUE | SYNTYMÄVUOSI | KOULUTUS | JÄSEN VUODESTA | OSAKKOMISTUS (31.12.2020) | |
|---|---|---|---|---|---|
| Juha Näkki | toimitusjohtaja, johtoryhmän puheenjohtaja | 1973 | diplomi-insinööri | 2008 | 125 848 osaketta |
| Per-Anders Gädin | talousjohtaja | 1965 | diplomi-insinööri, BBA | 2009 | 8 633 osaketta |
| Petri Ikonen | johtaja, Solutions & Technologies | 1964 | insinööri | 2015 | 3 748 osaketta |
| Jukka Lahtinen | johtaja, globaali myynti | 1963 | insinööri | 2019 | 3 140 osaketta |
| Veikko Lamminen | johtaja, Operational Excellence | 1960 | insinööri | 2012 | 8 975 osaketta |
| Kari Liuska | johtaja, Ohjelmisto- ja sulautetut ratkaisut (30.4.2020 asti) | 1963 | FM (tietoliikenne), insinööri | 2016 | ei omistusta |
| Tom Leskinen | johtaja, Ohjelmisto- ja sulautetut ratkaisut (17.8.2020 alkaen) | 1966 | tekniikan lisensiaatti, diplomi-insinööri | 2020 | 517 osaketta |
| Riku Riikonen | johtaja, Suunnitteluratkaisut | 1977 | diplomi-insinööri | 2015 | 11 567 osaketta |
| Outi Torniainen | markkinointi- ja viestintäjohtaja | 1965 | VTK | 2016 | 5 225 osaketta |
| Minna Tornikoski | henkilöstöjohtaja | 1970 | diplomi-insinööri | 2019 | ei omistusta |
| Mikael Vatn | johtaja, Teknisen dokumentoinnin ratkaisut | 1967 | insinööri, MBA | 2012 | 7 574 osaketta |
Osakesomistukset on ilmoitettu 31.12.2020 vallitsevan tilanteen mukaan, ja niissä on huomioitu myös johtoryhmän jäsenten määräysvalta yhteistyön mahdolliset osakesomistukset.
Juha Näkki
Per-Anders Gädin
Petri Ikonen
Jukka Lahtinen
Veikko Lamminen
Tom Leskinen
Riku Riikonen
Outi Torniainen
Minna Tornikoski
Mikael Vatn
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 7
SISÄINEN VALVONTA, RISKIENHALLINTA JA SISÄINEN TARKASTUS
Etteplan Oyj:n sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, informaatio luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan. Tavoitteena on myös liiketoimintaan liittyvien riskien tunnistaminen, arvioiminen ja seuranta. Sisäisen tarkastuksen avulla tehostetaan hallitukselle kuuluvan valvontavelvollisuuden hoitamista.
Sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet
Etteplan Oyj:n sisäistä valvontaa ohjaavat osakeyhtiölaki ja arvopaperimarkkinalaki ja muut yhtiön toimintaa sätelevät lait ja säännökset. Nasdaq Helsinki Oy:n antamat säännöt ja ohjeistukset sekä Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi. Ulkoinen valvonta kuuluu yhtiön tilintarkastajille ja viranomaisille.
Etteplanin sisäinen valvonta kattaa yhtiön taloudellisen raportoinnin ja muun toiminnan valvonnan. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa yhtiölle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen sekä yhtiön resurssien taloudellinen ja tarkoituksenmukainen käyttö. Sisäisellä valvonnalla pyritään lisäksi varmistamaan muun muassa taloudellisen ja muun tiedon luotettavuus ja oikeellisuus, ulkoisten säännösten ja sisäisten ohjeiden ja menettelytapojen noudattaminen sekä toiminnan ja tiedon riittävä turvaaminen. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan myös toimintaa tukevat, tarkoituksenmukaiset ja asianmukaisesti järjestetyt tietotekniset ja manuaaliset järjestelmät.
Sisäistä valvontaa toteuttavat Etteplanilla hallitus, johto ja koko yhtiön henkilökunta. Valvonta jaetaan kolmeen osaan: 1) ennalta ehkäisevä valvonta, 2) päivittäinen valvonta ja 3) jälkikäteisvalvonta. Ennalta ehkäisevää valvontaa on yhtiön arvojen ja yleisten toimintaperiaatteiden määrittäminen. Päivittäiseen valvontaan kuuluvat toiminnan ohjaus ja seuranta toimintajärjestelmineen. Jälkikäteisvalvonta puolestaan käsittää johdon arvioinnit ja tarkistukset, vertailut ja todentamiset, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen ja valvotaan sovittujen toimintaperiaatteiden noudattamista.
Riskienhallinnan järjestäminen
Riskienhallinta on oleellinen osa Etteplan-konsernin liiketoiminnan ohjausta ja sisäisen valvonnan käytäntöjä. Riskienhallinnan tehtävänä on ennakoida tulevia riskejä, varmistaa tavoitteiden saavuttaminen ja turvata toimintaa muuttuvissa olosuhteissa. Tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, tuotettu informaatio on luotettavaa, ja säännöksiä sekä toimintaperiaatteita noudatetaan.
Etteplanin riskienhallinnan keskeisin toimenpiteisiin kuuluvat riskien kattava tunnistaminen, ennakoivat toimenpiteet, toiminnan turvaaminen, liiketoiminnalle haitallisten vaikutusten rajaaminen sekä mahdollisuuksien hyödyntäminen. Yhtiön riskienhallinta muodostuu koordinoiduista toimintatavoista, joilla tunnistetaan, arvioidaan, käsitellään ja hallitaan konsernin merkittävimpiä riskialueita järjestelmällisesti ja ennakoivasti.
Etteplanin riskienhallintatyötä johtaa konsernin toimitusjohtaja yhdessä riskienhallinnasta vastaavan johtoryhmän jäsenen kanssa. Konsernin johtoryhmä seuraa
liiketoimintayksiköiden merkittäviä riskejä ja valvoo konsernin riskienhallintajärjestelmän ja -käytäntöjen kehittämistä.
Pääasiallinen vastuu riskienhallinnasta on liiketoiminnasta vastaavilla johtajilla. Johtajat vastaavat oman liiketoiminta-alueensa riskienhallinnasta noudattaen konsernin ohjeita.
Liiketoiminnan johtajat raportoivat konsernin johtoryhmälle merkittävistä riskeistä osana kuukausiraportointiaan. Konsernin taloushallinto seuraa ja arvioi liiketoiminta- ja rahoitusriskejä sekä suojautuu niiltä yhteistyössä hallituksen, johtoryhmän ja operatiivisen johdon kanssa.
Hallitus valvoo riskienhallintaa ja hyväksyy yhtiön riskienhallintaperiaatteet. Hallitukselle ja sen tarkastusvaliokunnalle raportoidaan säännöllisesti riskienhallinnan toimenpiteistä ja suurimmista konsernia koskevista riskeistä.
Riskit ja riskienhallinta on kuvattu yhtiön internetoivuilla osoitteessa
www.etteplan.com sekä tämän raportin yhteydessä. Rahoitusriskejä koskevat selvitykset esitetään tarkemmin konsernitilinpäätöksen liitetiedoissa osana Talouskatsausta 2020.
RISKIENHALLINTA ETTEPLANILLA
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 8
Sisäinen tarkastus
Etteplan-konsernilla ei ole erillistä sisäistä tarkastusta. Hallitus voi palkata ulkopuolisia neuvonantajia suorittamaan valvontaympäristöön tai yhtiön toimintoihin liittyviä arviointeja.
Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus
Etteplan laatii konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset EU:n hyväksymän kansainvälisen tilinpäätöskäytännön (IFRS), arvopaperimarkkinalain sekä soveltuvin osin Finanssivalvonnan standardien ja Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjen mukaisesti. Etteplanin hallituksen toimintakertomus ja emoyhtiön tilinpäätös laaditaan Suomen kirjanpitolain sekä kirjanpitolautakunnan lausuntojen ja yleisohjeiden mukaisesti.
Etteplan-konserni noudattaa konsernitason kirjanpitoperiaatteita ja -ohjeita, joita sovelletaan kaikkiin konserniyhtiöihin ja joiden mukaan konsernin taloudelliset raportit laaditaan. Yhdessä raportointikalenterin ja aikataulujen kanssa kirjanpitoperiaatteet ja -ohjeet muodostavat perustan oikea-aikaiselle ja täsmälliselle konsernitason raportoinnille. Kaikilta olennaisilta osiltaan Etteplanin toiminnot sijaitsevat Suomessa, Ruotsissa, Kiinassa, Alankomaissa, Puolassa, Saksassa ja USA:ssa, ja kaikissa maissa on paikalliset kirjanpitoon ja taloudelliseen raportointiin liittyvät organisaatiot ja järjestelmät, joista tiedot raportoidaan konsernille. Seuraavassa osiossa kuvatut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät ja käytännöt on suunniteltu varmistamaan, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta.
Etteplanilla on käytössä konsernin tiedot yhdistelevä järjestelmä. Kirjanpitotiedot siinetään siihen konsernin kirjanpitojärjestelmästä automaattisesti, ja niiden oikeellisuutta valvoo konsernin kirjanpitoryhmä. Yhteinen tilikartta muodostaa konserniraportoinnin perustan. Konsernin kirjanpidon, yhdistelytiedot ja julkaistavat taloudelliset raportit laatii keskitetty ryhmä.
Sisäisen valvonnan alainen taloudellinen raportointi
Sisäisen valvonnan asianmukainen järjestäminen ja valvonta ovat konsernin sisällä toimivan paikallisyydin vastuulla. Etteplanin hallitus on hyväksynyt sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet, jotka on laadittu lisäyhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 24 mukaisesti. Toimintaperiaatteet sisältävät riskienhallintaprosessin, riskien yhteenvedon, taloudellisen raportoinnin valvonnan tavoitteiden ja yhteisten valvontapisteiden sekä Etteplanin sisäisen valvonnan toimeenpanon ja seurannan vastuiden pääpiirteet.
Taloudellisen raportointiprosessin sisäiset valvontatoimet maa- ja konsernitasolla katselmoidaan ja päivitetään vuosittain. Etteplanin taloushallinto on analysoinut prosessiriskit ja määritellyt ulkoista taloudellista raportointiprosessia koskevat valvontatavoitteet. Prosessin olemassa olevat valvontapisteet on dokumentoitu. Nämä valvontapisteet sisältävät mm. tärkeimpien kirjanpitotehtävien täsmäytykset, valtuutukset, analyysit ja eriyttämisen. Työtä on johtanut konsernin talousjohtaja.
Vuosiaikataulunsa mukaan konsernin johtoryhmä pitää kuukausikokouksia, joissa analysoidaan myös yhtiön taloudellista suorituskykyä ja taloudellista raportointia. Ennen näitä kokouksia taloudelliset raportit on analysoitu liiketoimintaryhmätasolla epätarkkuuksien ja virheiden havaitsemiseksi. Konsernitason taloudelliset raportit toimitetaan Etteplanin hallitukselle ja sen tarkastusvaliokunnalle kuukausittain. Lisäksi tarkastusvaliokunta käsittelee ja hallitus hyväksyy osavuosikatsaukset sekä vuosittaisen tulosraportin ja tilinpäätöksen.
Etteplanilla ei ole erillistä sisäistä tarkastusta. Tarkastusvaliokunta ja/tai hallitus voi palkata ulkopuolisia neuvonantajia suorittamaan valvontaympäristöön tai yhtiön toimintoihin liittyviä arviointeja.
SISÄPIIRIHALLINTO
Etteplan Oyj:n hallitus on hyväksynyt yhtiön sisäpiirisäännöt. Säännöt perustuvat Suomen arvopaperimarkkinalakiin sekä heinäkuussa 2016 voimaan tulleeseen markkinoiden väärinkäyttöasetukseen (EU N:o 596/2104, MAR) ja ovat Finanssivalvonnan standardien sekä Nasdaq Helsinki Oy:n ohjeiden mukaiset.
MAR:n voimaan tulon myötä Etteplan Oyj:llä ei enää ole julkista sisäpiiriluetteloa. Yhtiö ylläpitää luetteloa johtohenkilöstään ja julkaisee pörssitiedotteet johtohenkilöiden tekemistä sekä pörssille ja yhtiölle ilmoittamista liiketoimista MAR:n asettamien aikarajojen ja velvoitteiden mukaisesti. Tähän yhtiön ylläpitämään luetteloon johtohenkilöistä kuuluvat asemansa perusteella hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja johtoryhmän jäsenet.
Yhtiö ylläpitää lisäksi hallituksen päätöksen mukaisesti pysyvää yrityskohtaista sisäpiiriluetteloa, johon kuuluvat mm. merkittävät liiketoiminnan johtajat, taloushallinto sekä ne työ- tai muun sopimuksen perusteella yhtiölle työskentelevät henkilöt, jotka saavat sisäpiirintietoa.
Hankekohtainen sisäpiiriluettelo perustetaan yhtiön hallituksen, toimitusjohtajan tai johtoryhmän päätöksellä.
Yhtiön sisäpiiriohjeen mukaan sisäpiirilaisten tulee ajoittaa yhtiön arvopaperiellä tehtävä kaupankäynti ajankohtiin, jolloin markkinoilla on mahdollisimman täydellinen tieto yhtiön osakkeen arvoon vaikuttavista asioista. Tämän vuoksi Etteplan Oyj:n sisäpiiriin kuuluvien henkilöiden kaupankäynti yhtiön arvopaperiellä on aina kiellettyä 30 päivän ajan ennen osavuosi- ja puolivuosikatsauksien sekä tilinpäätöstiedotteen julkistamista mukaan lukien julkistamispäivä (ns. suljettu ikkuna). Muina aikoina eli osavuosi- ja puolivuosikatsauksien sekä tilinpäätöstiedotteen julkistamista seuraavasta päivästä lähtien on voimassa ns. avoin ikkuna, jonka aikana pysyvien sisäpiirilaisten kaupankäynti on sallittua. Tällöinkin edellytetään, että henkilöllä ei ole hallussaan sisäpiirintietoa.
Etteplan Oyj:n talousjohtaja vastaa edellä mainittujen luetteloiden ylläpitämisestä. Hän on vastuussa sisäpiirisääntöjen noudattamisesta ja ilmoitusvelvollisuuksien täyttämisestä. Edellä mainittuja luettelosta ylläpitää yhtiön Espoon toimipaikka, joka päivittää ilmoitusvelvollisia sisäpiirilaisia koskevat, rekistereihin merkittävät tiedot Euroclear Finland Oy:lle.
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 9
LÄHIPIIRITOIMET
Etteplan ja sen hallitus seuraavat ja arvioivat yhtiön ja sen lähipiirin välisiä liiketoimia. Yhtiö on määritellyt periaatteet ja prosessit yhtiön lähipiirin ja sen kanssa tehtävien liiketoimien tunnistamiseksi ja liiketoimien luonteen ja ehtojen arvioimiseksi ja raportoimiseksi.
Lähipiiritoimien tunnistamiseksi yhtiön taloushallinto ylläpitää listaa yhtiön lähipiirin kuuluvista tahoista. Listaan lähipiiristä kuuluvat henkilöt, joilla on konsernissa määräysvalta, yhteinen määräysvalta tai huomattava vaikutusvalta sekä konsernin johtoon kuuluvat avainhenkilöt. Johtoon kuuluvat avainhenkilöt ovat henkilöitä, joilla on konsernin toiminnan suunnittelua, johtamista ja valvontaa koskevat välittömät tai välilliset valtuudet ja vastuu, mukaan lukien konsernin hallituksen jäsenet (toimivaan johtoon kuuluvat ja muut). Edellä mainittujen henkilöiden puolivot ja huollettavat sekä heidän määräysvallassaan tai yhteisessä määräysvallassa olevat yhtiöt luetaan lähipiirin. Yhtiön lähipiirin kuuluvat lisäksi lopullista määräysvaltaa käyttävä Ingman Group Oy Ab ja sen konserniyritykset.
Yhtiön hallituksen tarkastusvaliokunta seuraa yhtiön lähipiiritoimia yhtiön noudattaman raportointikäytännön mukaisesti. Yhtiön ja sen lähipiirin välillä tehdyt liiketoimet kuuluvat tyypillisesti yhtiön tavanomaiseen liiketoimintaan, ja ne toteutetaan konsernin normaalien, markkinaehtoisten hinnoitteluperusteiden ja hankintahtojen mukaisesti. Liiketoimet, jotka eivät ole yhtiön tavanomaista liiketoimintaa tai joita ei toteuteta konsernin normaalien, markkinaehtoisten hinnoitteluperusteiden ja hankintahtojen mukaisesti, edellyttävät hallituksen päätöstä. Hallituksen jäsenet eivät saa osallistua päätöksentekoon itseään tai lähipiirään koskevassa lähipiiriliiketoimessa soveltuvan lainsäädännön ja muiden säännösten mukaisesti.
Vuonna 2020 Etteplanin palveluiden ostot ja myynnit muille lähipiirin kuuluville yhtiöille liittyvät yhtiöiden väliseen hallinnolliseen yhteistyöhön sekä liiketoiminnasta konsernin johtoon kuuluvien avainhenkilöiden kautta lähipiirin luettavien yhtiöiden kanssa.
TILINTARKASTUS
Lakisääteisen tilintarkastuksen pääasiallisena tehtävänä on todentaa, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot konsernin tilikauden tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Etteplan Oyj:n tilikausi on kalenterivuosi. Tilintarkastaja on velvollinen tarkastamaan yhtiön tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen oikeellisuuden sekä antamaan tekemästään tarkastuksesta tilintarkastuskertomuksen yhtiökokoukselle.
Konsernin tilintarkastuksesta laaditaan yhteenveto hallitukselle. Lisäksi konserniyhtiöiden tilintarkastajat raportoivat erikseen kunkin konserniyhtiön johdolle. Tilintarkastaja on läsnä hallituksen kokouksessa vähintään yhden kerran tilikauden aikana.
Yhtiökokous valitsee yhtiön hallintoa ja tilejä tarkastamaan yhdestä kahteen tilintarkastajaa. Vähintään toisen tilintarkastajan tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. 2.4.2020 pidetty varsinainen yhtiökokous valitsi yhtiön varsinaiseksi tilintarkastajaksi KHT-yhteisö KPMG Oy Ab:n, päävastuullisena tilintarkastajana KHT Kim Järvi. Tilintarkastajien toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.
Tilintarkastajan palkkiot ja tilintarkastukseen liittymättömät palvelut
Vuoden 2020 yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan.
Tilintarkastuksesta maksettujen palkkioiden yhteismäärä vuodelta 2020 oli 97 000 euroa (vuonna 2019 yhteensä 118 882 euroa). Lisäksi tilintarkastukseen liittymättömien palveluiden osalta maksettiin 102 500 euroa (vuonna 2019 yhteensä 212 000 euroa).
TIEDOTTAMINEN
Etteplan Oyj:n periaatteena on olla kaikessa viestinnässä avoin, totuudenmukainen ja nopea. Yhtiön sijoittajaviestinnän pääasiallisena tavoitteena on tarjota totuudenmukaista, riittävää ja ajantasaista tietoa yhtiön strategiasta, liiketoiminnoista, markkinoista ja taloudellisesta tilanteesta, jotta pääomamarkkinoilla olisi oleellista tietoa Etteplanista sijoituskohteena. Tavoitteena on oikean ja yhdenmukaisen tiedon tuottaminen säännöllisesti ja tasapuolisesti kaikille sidosryhmille.
Hiljainen jakso
Etteplan Oyj noudattaa hiljaista jaksoa (ns. silent period) ennen osa- ja puolivuosikatsausten ja tilinpäätöstiedotteen julkistamisajankohtaa. Hiljaisen jakson pituus on 30 päivää.
Sijoittajatiedon jakelu
Etteplan julkaisee kaiken sijoittajatietonsa internetsivuillaan osoitteessa
www.etteplan.com. Taloudelliset tiedotteet ovat heti julkistamisen jälkeen luettavissa ja tulostettavissa. Tiedotteet julkaistaan suomeksi ja englanniksi.
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 10
Riskit ja riskienhallinta tilikaudella 2020
Etteplanissa kartoitetaan liiketoiminnan riskit joka vuosi. Järjestelmällisen riskikartoituksen pohjalta toimintaa muutetaan tarvittaessa. Vuoden 2020 kartoituksessa sekä yleinen riskitaso että riskien liikevaihtoon suhteutettu rahallinen kokonaisarvo olivat hieman vuoden 2019 tuloksia korkeammat.
Konserninlaajuinen, yhdenmukainen ja kaikki riskityypit kattava riskienhallintakartoitus on tehty vuosittain strategiaprosessin yhteydessä vuodesta 2011 lähtien. Kartoituksessa keskitytään erityisesti seuraamaan muutosta jo tunnistetuissa riskeissä, tunnistamaan uudet liiketoimintariskit sekä kehittämään ennakoivaa riskienhallintaa. Etteplan noudattaa riskienhallinnan kansainvälisiä kriteerejä (CAS, Casualty Actuarial Society ja COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).
Riskikartoituksessa keskeisiä toimenpiteitä ovat:
- riskien kattava tunnistaminen
- ennakoivat toimenpiteet
- toiminnan turvaaminen
- liiketoiminnalle haitallisten vaikutusten rajaaminen
- mahdollisuuksien hyödyntäminen
Merkittävimmät riskit vuonna 2020
Etteplanin suurimmat riskit vuonna 2020 liittyvät edellisvuosien tapaan henkilöstöön. Jo useita vuosia peräkkäin osaavien ammattilaisten saatavuus on ollut kartoituksessa Etteplanin merkittävin riski – perustuuhan yhtiön liiketoiminta ja tulevaisuuden kasvu ammattitaitoiseen henkilöstöön. Riskin toteutumista ehkäistään määrätietoisella henkilöstötyöllä ja huolehtimalla Etteplanin työnantajakuvan houkuttelevuudesta alan ammattilaisten keskuudessa.
Strategisista riskeistä merkittävimmäksi nousi jälleen Etteplanin asemoituminen kehittyviillä ja muilla globaaleilla markkinoilla. Toiminnallisista riskeistä merkittävin vuoden 2020 kartoituksessa oli markkinoiden epävarmuus erityisesti Suomessa. Toiminnallisia riskejä pienentävät Etteplanin pitkät asiakassuhteet, liiketoiminnan maantieteellinen jakauma ja monipuolinen osaaminen.
Kuusi riskiluokkaa
Etteplan-konsernin liiketoiminnan riskit on jaettu kuuteen luokkaan, ja riskejä seurataan tämän riskiluokittelun mukaan. Etteplanin liiketoiminnan riskeihin sisältyy sekä sisäisiä että ulkoisia riskejä.
Riskiluokittelu:
1. Strategiset riskit
2. Toiminnalliset riskit
3. Henkilöstöriskit
4. Tietotekniikka- ja turvallisuusriskit
5. Taloudelliset riskit
6. EU-lainsäädäntöön liittyvät riskit
Seuraavassa osiossa kuvataan Etteplanin liiketoiminnan tyypillisiä riskejä yleisellä tasolla. Yhtiön toimintaan voi kuitenkin liittyä myös muita riskejä. Merkittävimmät tilikauden aikana havaitut riskit ja epävarmuustekijät on kuvattu tilinpäätöstiedotteessa, joka on julkaistu osoitteessa www.etteplan.com.
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 11
| RISKILUOKKA | ESIMERKKEJÄ RISKEISTÄ | ESIMERKKEJÄ EHKÄISEVISTÄ TOIMISTA | VASTUU |
|---|---|---|---|
| Strategiset riskit | Liiketoiminnan kehitykseen, strategian toimeenpanoon, huippuosaajan puutteeseen, liiketoimintaympäristöön ja markkinoihin, globalisaatioon sekä fuusioihin ja yrityskaappoihin liittyvät riskit | Strategia ja liiketoimintasuunnitelmat, monipuolinen asiakaskunta, tasapainoinen henkilöstörakenne, fuusio- ja yrityskaappakäytäntöjen, hallinnointiperiaatteiden, eettisten toimintaohjeiden ja riskienhallintapolitiikan noudattaminen | Toimitusjohtaja, liiketoimintajohto, taloushallinto, henkilöstöhallinto ja viestintäorganisaatio |
| Toiminnalliset riskit | Organisaatioon ja johtamiseen, myyntiin, projekteihin, toimeksiantoihin ja asiakasyhteistyöhön sekä rahoitukseen liittyvät riskit | Johtamisjärjestelmien, liiketoiminnan ydinprosessien ja niihin liittyvän ohjeistuksen noudattaminen, konsernin vakuutukset | Liiketoimintajohto, kehitysorganisaatio, henkilöstöhallinto ja taloushallinto |
| Henkilöstöriskit | Osaamisen hallintaan, johtamiseen ja organisointiin, henkilöstön valitusvuoteen, rekrytointiin, toimeksiantoon, merkitykseen, työterveyteen ja työhyvinvointiin liittyvät riskit | Osaamisen hallintajärjestelmän käyttö, henkilöstötutkimukset, sisäinen koulutus, hyvä henkilöstöjohtaminen, perehdytys, eettisten toimintaohjeiden noudattaminen | Henkilöstöhallinto, liiketoimintajohto, koko henkilöstö |
| Tietotekniikka- ja turvallisuusriskit | Tietoturvaan, tietoliikenneverkkoihin ja järjestelmähäiriöihin, tietokonevirusioin ja asiakkaan tietoliikenneyhteyksiin liittyvät riskit | Tietoturvallisuuden huomioiminen ja ohjeiden noudattaminen IT-poiitikassa ja toimittajasopimuksissa | IT-organisaatio, liiketoimintajohto, koko henkilöstö |
| Taloudelliset riskit | Liiketoiminnan rahoitukseen liittyvät, valuutta-, korko-rahoitus- ja maksuvalmiusriskit sekä vastapuoli- ja luottoriskit | Maksu- ja luottopolitiikan ja konsernin rahoituspolitiikan noudattaminen, sisäinen valvonta | Talousjohtaja, taloushallinto, liiketoimintajohto |
| EU-lainsäädäntöön liittyvät riskit | Euroopan unionin tietosuoja-asetukseen (GDPR) liittyvät riskit | Tietosuojaan liittyvä koulutus ja tietosuoja-asioiden sisällyttäminen yhtiön prosesseihin sekä IT-politiikka | Toimitusjohtaja, IT-johtaja, henkilöstöjohtaja, tietosuojavastaava |
Strategiset riskit
Vuoden 2020 kartoituksessa Etteplanin merkittävimmät strategiset riskit liittyvät yhtiön asemoitumiseen markkinoilla, kilpailutilanteeseen, liiketoiminnan kehittämiseen sekä yhtiön teknologiatarjonnan ja markkinoiden tarpeiden vastaavuuteen tulevaisuudessa. Strategisten riskien kokonaistaso säilyi vuoden 2019 tasolla, mutta liikevaihtoon suhteutettuna riskitaso laski edellisvuodesta.
Talouden laskusuhdanne voi vaikuttaa negatiivisesti investointeihin ja sen seurauksena myös Etteplanin liiketoimintaan ja kannattavuuteen. Konserni pyrkii vähentämään suhdanneherkkyyttään tasapainoisella asiakaskunnalla, joka muodostuu eri teollisuudenaloilla, markkinoilla ja maantieteellisillä alueilla toimivista asiakkaista. Kilpailu suunnittelualalla on maailmanlaajuisesti kovaa.
Toiminnalliset riskit
Keskeiset kartoituksessa tunnistetut toiminnalliset riskit liittyvät markkinoiden ennustettavuuteen, toimeksiantojen toteuttamiseen, palveluratkaisujen digitalisoimiseen ja asiakkaiden toiminnan mahdollisiin muutoksiin. Myös yritysostot ja niihin liittyvä integraatioprosessi muodostavat toiminnallisen riskin Etteplanille.
Yhtiön toiminnallisten riskien taso säilyi edellisen vuoden tasolla. Asiakkaiden toiminnan ennustettavuuteen liittyvä riski pieneni. Vuoden 2020 kartoituksessa tunnistettiin kaksi uutta toiminnallista riskiä: suurten kokonaisuuksien toimitukseen sekä pandemiaan liittyvät riskit. Toiminnallisten riskien suhteellinen rahallinen arvo säilyi ennallaan.
Menettelytavat yritysostoja ja integraatioita varten on laadittu huolellisesti, mikä pienentää riskiä. Yritysostojen ohella orgaaninen kasvu on tärkeä osa Etteplanin liiketoiminnan kasvutavoitteita. Merkittävin riski tämän tavoitteen saavuttamisessa on huippuosaajan mahdollinen puute.
Toiminnallisten riskien hallitsemiseksi Etteplanilla painotetaan johtamisjärjestelmien, menettelytapaohjeiden ja hyväksyttämismenettelyjen noudattamista, henkilöstön koulutusta sekä tarjousten ja sopimusten hallintaa koskevien ohjeiden noudattamista erityisesti sopimusvastuun rajaamisessa.
Kiinteään hintaan ja enimmäishintaan myydyissä toimeksiannoissa riskinä on, että arviot asiantuntijoiden työmääristä ylittyvät. Syynä tähän voivat olla epätarkat aika- ja kustannusarviot, työn viivästykset, palveluiden lisäyksiin tai muutoksiin liittyvät korvauskiistat, inhimilliset virheet tai muut odottamattomat seikat. Näiden riskien välttämiseksi ja vähentämiseksi konsernissa on käytössä laadunhallinta- ja projektikatselmusjärjestelmät.
Toimeksiantojen riskienhallinnassa Etteplanilla avainasemassa on projektipäällikkö, joka johtaa ja valvoo koko projektia tarjouksen laadinnasta vastaanottohyväksyntään saakka. Riskienhallinnan varmistamiseksi projektipäälliköille annetaan lisäkoulutusta heidän toimintansa kannalta olennaisilla osa-alueilla. Konsernissa on käytössä sekä suurten että riskialttiiden toimeksiantojen valvontamekanismit. Tyypillisiä vastuuriskeja pyritään rajoittamaan myös standardisoiduilla sopimusehdoilla ja vakuutuksilla.
Yhtiöllä on konserninlaajuinen vastuuvaikutusohjelma. Vakuutukset eivät kuitenkaan kata koko vastuuriskiä.
Henkilöstöriskit
Henkilöstöriskit voivat toteutuessaan hidastaa yhtiön kasvua. Osaavien ammattilaisten saatavuus turvaa yhtiön liiketoiminnan kehittymistä, kasvua ja kannattavuutta. Etteplanin henkilöstöriskien arvioitiin olevan vuonna 2020 edelleen korkealla tasolla, ja liikevaihtoon suhteutettuna riskitaso nousi edellisvuodesta.
Kartoituksen mukaan merkittävimmät henkilöstöriskit liittyvät edelleen globaaliin kilpailuun parhaista teknologia-alan osaajista – eli kykyyn houkutella oikeanlaista osaamista ja sitouttaa henkilöstöä – sekä uuden henkilöstön perehdyttämiseen. Myös toimeksiantojen oikeanlainen miehitys sekä työterveys- ja työhyvinvointikysymykset nousivat riskikartoituksessa esiin.
Näiden riskien toteutumista ennaltaehkäistään Etteplanilla hyvällä henkilöstöjohtamisella, johon kuuluu mm. säännölliset kehityskeskustelut, järjestelmällinen työterveyden ja työhyvinvoinnin seuranta sekä sisäiset käytännöt ja ohjeet. Konserni kehittää henkilöstön työtyytyväisyyttä ja -hyvinvointia parantamalla konserninlaajuisia henkilöstöön liittyviä prosesseja sekä panostamalla henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja esimiestyön sekä johtamisen laadun parantamiseen. Henkilöstöjohtamisesta ja painopistealueista vuonna 2020 kerrotaan tarkemmin Ratkaiseva tekijä -vuosikatsauksessa.
Taloudelliset riskit
Suurimmat riskit liittyvät ulkopuolisen petoksen mahdollisuuteen ja eri valuuttojen käyttöön liiketoiminnassa. Etteplanin taloudellisten riskien taso pysyi vuonna 2020 matalalla tasolla.
Taloudellisten riskien toteutumista ennaltaehkäistään sisäisten käytäntöjen ja ohjeistuksen sekä sisäisen valvonnan avulla.
Rahoitukseen liittyviä riskejä hallitaan Etteplanin hallituksen hyväksymän konsernin rahoituspolitiikan mukaisesti. Tarkoituksena on suojautua merkittäviltä taloudellisilta riskeiltä, tasapainottaa kassavirtaa ja antaa liiketoiminnalle tarpeeksi aikaa muuttaa toimintaansa muuttuvien olosuhteiden mukaan. Rahoitusriskejä koskevat selvitykset on esitetty tarkemmin Talouskatsaus 2020:n osana julkaistun konsernitilinpäätöksen liitetiedoissa osoitteessa www.etteplan.com.
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 12
Tietotekniikka- ja turvallisuusriskit
Suurimmat tietotekniikka- ja turvallisuusriskit liittyvät IT-järjestelmien ulkopuoliseen häirintään. Tietotekniikka- ja turvallisuusriskit pidetään tarkasti silmällä, sillä Etteplanin liiketoiminta on riippuvainen tieto- ja viestintäjärjestelmien häiriöttömästä toiminnasta. Näiden riskien taso pysyi vuonna 2020 ennallaan ja kohtuullisella tasolla.
Etteplan ehkäisee tietoturvaan liittyvien riskien toteutumista sisäisten käytäntöjen ja ohjeistusten sekä sisäisen valvonnan avulla. Järjestelmien ulkopuolisen häirinnän vaikutuksia rajoitetaan mm. palomuureilla ja järjestelmien valvonnalla, virustentorjuntaohjelmilla ja käyttöoikeuksien hallinnalla sekä tietojen varmuuskopioinnilla.
EU-lainsäädäntöön liittyvät riskit
Uutena riskiluokkana Etteplanin riskiluokitteluun tuli vuonna 2017 EU-lainsäädäntöön liittyvät riskit. Suurimmat riskit liittyvät Euroopan unionin tietosuoja-asetukseen ja henkilöitä koskevan datan käsittelyyn. Nämä riskit pysyivät edelleen matalalla tasolla myös vuonna 2020.
Etteplan torjuu riskejä tietosuojaan liittyvällä koulutuksella ja tietosuoja-asioiden rakentamisella sisään yhtiön prosesseihin sekä ajantasaisella IT-politiikalla. Lainsäädännön kehitystä seurataan kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla ja sisäisiä käytäntöjä päivitetään tarpeen mukaan.
Etteplan
SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2020 | 13