Etteplan Oyj — Governance Information 2020

Feb 11, 2020

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2019

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2019

Tämä selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin 2020 mukaisesti. Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä on laadittu osana vuosikertomusta, ja se on saatavana myös erillisenä yhtiön internetsivuilta osoitteessa www.etteplan.com. Etteplanin hallitus on käsitellyt tämän yhtiön hallinnointia koskevan lausunnon. Etteplan Oyj:n ulkopuolinen tilintarkastaja KPMG Oy Ab on tarkistanut, että tämä selvitys on annettu, ja että taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus on yhdenmukainen Etteplan Oyj:n tilinpäätöksen kanssa.

Yleiset hallinnointiperiaatteet

Etteplan Oyj on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka päätöksenteossa ja hallinnoinnissa noudatetaan Suomen osakeyhtiölakia, arvopaperimarkkinalakia, julkisesti noteerattuja yhtiöitä koskevia muita säädöksiä ja Etteplan Oyj:n yhtiöjärjestystä.

Yhtiö on julkisesti noteerattu pörssiyhtiö, johon sovelletaan Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä. Etteplan noudattaa toiminnassaan Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n julkistamaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia 2020. Etteplan ei poikkea koodin yksittäisistä määräyksistä. Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi on saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n internetsivuilla www.cgfinland.fi.

Yhtiön valvonta ja johto on jaettu yhtiökokouksen, hallituksen ja toimitusjohtajan kesken. Toimitusjohtajan apuna yhtiön operatiivisessa johtamisessa ja yhtiön toimintojen ohjaamisessa toimii johtoryhmä. Johtoryhmän jäsenet eivät kuulu hallitukseen.

Etteplan Oyj:n hallintoelimet

TALOUDELLINEN RAPORTOINTI

TILINTARKASTUS / SISÄINEN VALVONTA

YHTIÖKOKOUS

Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa, joka on yhtiön ylin päättävä elin. Jokainen yhtiön osake oikeuttaa yhtiökokouksessa yhteen ääneen. Yhtiön on järjestettävä yksi varsinainen yhtiökokous vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. Ylimääräinen yhtiökokous järjestetään tarvittaessa, mikäli hallitus pitää sitä tarpeellisena tai kun yhtiön tilintarkastaja tai osakkeenomistajat, joiden omistusosuus on vähintään 10% yhtiön osakkeista, sitä vaativat tietyn asian käsittelyä varten. Osakkeenomistaja voi käyttää yhtiökokouksessa puhe-, kysely- ja äänioikeuttaan. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat on määritelty Etteplanin yhtiöjärjestyksen 8 §:ssä ja osakeyhtiölain 5 luvun 3 §:ssä.

Yhtiökokouksen päätökset julkistetaan viipymättä yhtiökokouksen jälkeen pörssitiedotteella ja yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.

Yhtiökokoustietojen antaminen osakkeenomistajille

Hallitus kutsuu varsinaisen tai ylimääräisen yhtiökokouksen koolle yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com julkaistavalla yhtiökokouskutsulla, jossa mainitaan kokouksessa käsiteltävät asiat. Hallitus voi lisäksi harkintansa mukaan julkaista kutsun yhtiökokoukseen yhdessä suomenkielisessä hallituksen määräämässä valtakunnallisessa päivälehdessä. Kokouskutsu ja hallituksen ehdotukset yhtiökokoukselle julkistetaan myös pörssitiedotteena.

Yhtiökokouskutsu sisältää ehdotuksen yhtiökokouksen asialistaksi. Yhtiökokouskutsu, yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat sekä päätösehdotukset yhtiökokoukselle asetetaan saataville yhtiön internetsivuille aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta.

Yhtiö ilmoittaa internetsivuillaan päivämäärän, johon mennessä osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiön hallitukselle varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi vaatimansa asia.

Yhtiökokouksen pöytäkirja asetetaan yhtiön internetsivuille kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat pidetään yhtiön internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan yhtiökokouksesta.

Yhtiökokouksen järjestäminen

Yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous pidetään yhtiön kotipaikassa tai Lahden tai Helsingin kaupungissa siten kuin yhtiön hallitus määrää.

Voidakseen osallistua yhtiökokoukseen osakkeenomistajan tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Etteplan Oyj:n osakasluetteloon. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen, tulee pyytää omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon ja valtakirjojen antamista. Hallintarekisteröidyn osakkeen ilmoittaminen tilapäiselle osakasluettelolle katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Yhtiökokoukseen ilmoittaudutaan ennakkoon kokouskutsussa kerrotun määräajan puitteissa. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen itse tai valtuuttamansa asiamiehen välityksellä. Asiamiehen tulee esittää valtuutuksestaan valtakirja. Osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiölle antamistaan valtakirjoista samalla, kun hän ilmoittautuu yhtiökokoukseen. Osakkeenomistajalla ja asiamiehellä voi olla kokouksessa mukanaan avustaja.

Hallituksen, toimitusjohtajan ja tilintarkastajan osallistuminen yhtiökokoukseen

Hallituksen puheenjohtajan, hallituksen ja sen valiokuntien jäsenien sekä toimitusjohtajan on oltava läsnä yhtiökokouksessa. Lisäksi tilintarkastajan on oltava läsnä varsinaisessa yhtiökokouksessa.

Hallituksen jäsenehdokkaan osallistuminen yhtiökokoukseen

Hallituksen jäseneksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevan henkilön on osallistuttava valinnasta päättävään yhtiökokoukseen, jollei hänen poissaololleen ole painavia syitä.

HALLITUS

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja yhtiön toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä lainsäädännön ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Hallitus ohjaa ja valvoo yhtiön toimivaa johtoa, nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä hyväksyy merkittävät yrityksen strategiaa, investointeja, organisaatiota, johdon palkitsemisjärjestelmää ja rahoitusta koskevat päätökset.

Hallituksen työjärjestys

Etteplan Oyj:n hallitus on hyväksynyt osana yhtiön hallinnointia kirjallisen työjärjestyksen ohjaamaan työskentelyään. Hallituksen työjärjestys täydentää Suomen osakeyhtiölain säännöksiä ja yhtiön yhtiöjärjestystä. Hallituksen työjärjestys on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com.

Hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu niin usein kuin sen velvoitteiden asianmukainen täyttäminen vaatii.

Tilikaudella 2019 hallitus piti yhteensä 11 kokousta, joista kaksi oli puhelinkokouksia ja yksi sähköpostikokous. Hallituksen jäsenet osallistuivat kokouksiin seuraavasti: Cristina

Andersson, Matti Huttunen, Robert Ingman, Leena Saarinen ja Mikko Tepponen kaikkiin kokouksiin, Patrick von Essen yhteen kokoukseen. Hallituksen jäsenten lisäksi yhtiön toimitusjohtaja osallistui kokouksiin hallituksen sihteerinä.

Hallituksen toiminnan arviointi

Hallitus arvioi vuosittain omaa toimintaansa ja työskentelytapojaan. Hallitus määrittää arvioinnissa käytettävät kriteerit. Arviointi toteutetaan sisäisenä itsearviointina. Arvioinnin tulokset käsitellään hallituksessa.

Hallituksen kokoonpano

Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Etteplan Oyj:n hallituksen nimitys- ja palkitsemisvaliokunta laatii yhtiökokoukselle ehdotuksen hallituksen jäseniksi. Jäsenehdokkaat ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa ja yhtiön internetsivuilla.

Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu vähintään kolme ja enintään seitsemän jäsentä. Hallitus valitaan vuoden toimikaudeksi kerrallaan.

4.4.2019 pidetyn yhtiökokouksen, nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan ehdotuksen mukaisesti valitsema Etteplan Oyj:n hallitus:

	Syntymä vuosi	Koulutus	Päätoimi	Jäsen vuodesta	Osake omistus (31.12.2019)
Robert Ingman,	1961	diplomi-insinööri,	toimitusjohtaja, Ingman Group Oy Ab	2009	16 540 000
puheenjohtaja		KTM	nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsen		osaketta
			riippumaton yhtiöstä
Cristina Andersson	1959	kauppateknikko	yrittäjä/liikkeenjohdon konsultti, Develor Productions Oy	2017	200 osaketta
		MKT	riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista
Matti Huttunen	1967	insinööri	COO Rolling Stock, PKC Group Oyj	2015	ei omistusta
			riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista
Leena Saarinen	1960	elintarviketieteiden	hallitusammattilainen	2013	1 138 osaketta
		maisteri	nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtaja
			riippumaton yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista
Mikko Tepponen	1979	diplomi-insinööri	Vice President, Wärtsilä Finland Oy riippumaton yhtiöstä	2017	ei omistusta
			ja merkittävistä osakkeenomistajista

Osakeomistukset on ilmoitettu 31.12.2019 vallitsevan tilanteen mukaan, ja niissä on huomioitu myös hallituksen jäsenten määräysvaltayhteisöjen mahdolliset osakeomistukset.

Etteplan Oyj:n hallitus valitsi järjestäytymiskokouksessaan 4.4.2019 yhtiön hallituksen puheenjohtajaksi Robert Ingmanin.

Tarkemmat tiedot hallituksen jäsenistä on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com sekä osittain vuoden 2019 vuosikertomuksessa.

Hallituksen jäsenten riippumattomuus

Hallituksen jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä. Lisäksi vähintään kahden mainittuun enemmistöön kuuluvista jäsenistä on oltava riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Hallitus arvioi vuosittain jäsentensä riippumattomuuden ja ilmoittaa, ketkä heistä ovat riippumattomia yhtiöstä ja ketkä riippumattomia merkittävistä osakkeenomistajista.

Robert Ingman, Cristina Andersson, Matti Huttunen, Leena Saarinen ja Mikko Tepponen ovat yhtiöstä riippumattomia hallituksen jäseniä.

Cristina Andersson, Matti Huttunen, Leena Saarinen ja Mikko Tepponen ovat merkittävistä osakkeenomistajista riippumattomia hallituksen jäseniä. Robert Ingman ei ole riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista lähipiiriinsä kuuluvien yhteisöjen omistuksien takia.

Hallituksen monimuotoisuus

Etteplanin hallitus on määrittänyt hallituksen monimuotoisuutta koskevat periaatteet Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin 2020 mukaisesti. Periaatteiden mukaan hallituksen kokoonpanossa tulee pyrkiä siihen, että se vastaa mahdollisimman hyvin yhtiön koon, markkina-aseman ja toimialan asettamia vaatimuksia.

Hallituksen jäsenten valinnassa kiinnitetään huomiota jäsenten monipuoliseen ja erilaiseen osaamiseen eri toimialoilta niin, että jäsenten osaamisprofiilit täydentävät toisiaan. Hallituksen jäseneksi valittavalla tulee olla tehtävän edellyttämä pätevyys ja koulutustaso sekä mahdollisuus käyttää tehtävän hoitamiseen tarvittava määrä aikaa. Valinnoilla pyritään varmistamaan, että hallituksessa on laaja-alaista osaamista yhtiön keskeisillä strategisilla painopistealueilla. Hallituksen kokoonpanossa pyritään lisäksi siihen, että jäseninä on molempien sukupuolten edustajia.

Hallituksen määrittämät periaatteet toteutuivat hyvin tilikauden 2019 hallituksessa. Periaatteiden toteuttamista jatketaan tilikaudella 2020.

Hallituksen palkitseminen

Tarkemmat tiedot hallituksen jäsenien palkitsemisesta tilikaudella 2019 löytyvät erillisestä Yhtiön julkaisemasta palkka- ja palkkioselvityksestä 2019 osoitteessa www.etteplan.com.

HALLITUKSEN VALIOKUNNAT

Hallitus päättää tarvittaessa perustaa valiokuntia valmistelemaan ja käsittelemään hallituksen apuna hallitukselle kuuluvia asioita. Valiokunnat eivät ole päättäviä eivätkä toimeenpanevia elimiä, vaan niiden rooli on avustaa hallitusta kunkin valiokunnan tehtäväaluetta koskevassa päätöksenteossa.

Etteplan Oyj:n hallituksella on nimitys- ja palkitsemisvaliokunta. Hallitus vastaa tarkastusvaliokunnalle kuuluvista tehtävistä, sillä yhtiöllä ei ole tarkastusvaliokuntaa.

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta

Etteplan Oyj:n hallitus on nimennyt keskuudestaan nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan. Hallitus on vahvistanut valiokunnan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet kirjallisessa työjärjestyksessä. Valiokunnan työjärjestys on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta raportoi säännöllisesti työstään hallitukselle.

Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan tehtävänä on toimia hallituksen apuna yhtiön toimitusjohtajan ja muun johdon nimitys- ja palkitsemisasioissa. Lisäksi valiokunta tekee varsinaiselle yhtiökokoukselle ehdotuksen hallituksen jäsenmääräksi, kokoonpanoksi ja hallituksen jäsenten palkitsemiseksi. Valiokunta myös suosittaa, valmistelee ja esittää hallituksen hyväksyttäväksi toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen nimityksen, tämän palkan ja palkkiot sekä valmistelee ja antaa hallitukselle ja toimitusjohtajalle suosituksia johdon ja henkilöstön palkitsemiseen ja palkitsemisjärjestelmiin liittyvissä asioissa. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunta valmistelee lisäksi yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikan ja palkitsemisraportin.

Valiokuntaan kuuluu kolme hallituksen jäsentä, ja se kokoontuu säännöllisesti vähintään kerran vuodessa. Valiokunnan puheenjohtaja esittää valiokunnan ehdotukset hallitukselle.

Vuoden 2019 varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen nimitysja palkitsemisvaliokunnan puheenjohtajana on toiminut Leena Saarinen ja valiokunnan jäseninä Robert Ingman ja Matti Huttunen. Kaikki valiokunnan jäsenet ovat yhtiöstä riippumattomia.

Hallituksen nimitys- ja palkitsemisvaliokunta kokoontui vuoden 2019 aikana 10 kertaa, kokouksista kolme oli puhelinkokouksia. Nimitys- ja palkitsemisvaliokunnan jäsenet osallistuivat kokouksiin seuraavasti: Matti Huttunen, Robert Ingman ja Leena Saarinen kaikkiin kokouksiin. Patrick von Essen osallistui yhteen kokoukseen.

TOIMITUSJOHTAJA

Vuoden 2012 alusta yhtiön toimitusjohtajana on toiminut diplomi-insinööri Juha Näkki (s. 1973). Toimitusjohtaja vastaa päivittäisestä konsernin asioiden hoitamisesta hallituksen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Toimitusjohtaja saa ryhtyä yhtiön toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen epätavallisiin ja laajakantoisiin toimiin vain hallituksen valtuuttamana. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Toimitusjohtaja osallistuu hallituksen kokouksiin hallituksen sihteerinä, mutta hän ei ole hallituksen jäsen. Emoyhtiön toimitusjohtaja toimii samalla konsernijohtajana.

Toimitusjohtajalle on laadittu kirjallinen toimitusjohtajasopimus, jonka hallitus on hyväksynyt. Hallitus nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä valvoo hänen toimintaansa.

Tarkemmat tiedot toimitusjohtajasta on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com sekä osittain vuoden 2019 vuosikertomuksessa.

Tarkemmat tiedot toimitusjohtajan palkitsemisesta tilikaudella 2019 löytyvät erillisestä Yhtiön julkaisemasta palkka- ja palkkioselvityksestä 2019 osoitteessa www.etteplan.com.

MUU JOHTORYHMÄ

Toimitusjohtaja nimeää operatiivisen toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisen johtoryhmän. Johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa ja kehittää ja valvoo kaikkia yhtiön johdon vastuulla olevia asioita, mukaan lukien konsernin ja liiketoimintayksiköiden strategioihin, yrityskauppoihin ja merkittäviin pääomamenoihin, divestointeihin, yhtiön imagoon, kuukausiraportointiin, osavuosikatsauksiin, sijoittajasuhteisiin ja henkilöstöpolitiikan pääperiaatteisiin liittyvät asiat. Hallitus hyväksyy johtoryhmän jäsenten nimityksen. Johtoryhmän jäsenet raportoivat toimitusjohtajalle.

Etteplan Oyj:n johtoryhmä tilikaudella 2019:

			Jäsen	Osakeomistus
	Tehtävä ja vastuualue	vuosi	Koulutus	vuodesta	(31.12.2019)
Juha Näkki	toimitusjohtaja, johtoryhmän puheenjohtaja	1973	diplomi-insinööri	2008	104 947 osaketta
Per-Anders Gådin	talousjohtaja	1965	diplomi-insinööri, BBA	2009	8 156 osaketta
Petri Ikonen	johtaja, Solutions & Technologies	1964	insinööri	2015	23 osaketta
Jukka Lahtinen	johtaja, globaali myynti	1963	insinööri	2019	ei omistusta
Veikko Lamminen	johtaja, Operational Excellence	1960	insinööri	2012	10 000 osaketta
Kari Liuska	johtaja, Ohjelmisto- ja sulautetut ratkaisut		1963 FM (tietoliikenne), insinööri	2016	24 198 osaketta
Marcus Reijonen	henkilöstöjohtaja (interim) (1.1.-31.7.2019)	1971	insinööri	2019	ei omistusta
Riku Riikonen	johtaja, Suunnitteluratkaisut	1977	diplomi-insinööri	2015	8 000 osaketta
Outi Torniainen	markkinointi- ja viestintäjohtaja	1965	VTK	2016	ei omistusta
Minna Tornikoski	henkilöstöjohtaja (1.8.2019 alkaen)	1970	diplomi-insinööri	2019	ei omistusta
Mikael Vatn	johtaja, Teknisen dokumentoinnin ratkaisut	1967	insinööri, MBA	2012	2 000 osaketta

Osakeomistukset on ilmoitettu 31.12.2019 vallitsevan tilanteen mukaan, ja niissä on huomioitu myös johtoryhmän jäsenten määräysvaltayhteisöjen mahdolliset osakeomistukset.

Tarkemmat tiedot johtoryhmän jäsenistä on esitetty yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com sekä osittain vuoden 2019 vuosikertomuksessa.

Tarkemmat tiedot muun johdon palkitsemisesta tilikaudella 2019 löytyvät erillisestä yhtiön julkaisemasta palkka- ja palkkioselvityksestä 2019 osoitteessa www.etteplan.com.

SISÄINEN VALVONTA, RISKIENHALLINTA JA SISÄINEN TARKASTUS

Etteplan Oyj:n sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, informaatio luotettavaa ja että säännöksiä ja toimintaperiaatteita noudatetaan. Tavoitteena on myös liiketoimintaan liittyvien riskien tunnistaminen, arvioiminen ja seuranta. Sisäisen tarkastuksen avulla tehostetaan hallitukselle kuuluvan valvontavelvollisuuden hoitamista.

Sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet

Etteplan Oyj:n sisäistä valvontaa ohjaavat osakeyhtiölaki ja arvopaperimarkkinalaki ja muut yhtiön toimintaa säätelevät lait ja säännökset, Nasdaq Helsinki Oy:n antamat säännöt ja ohjeistukset sekä Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodi. Ulkoinen valvonta kuuluu yhtiön tilintarkastajille ja viranomaisille.

Etteplanin sisäinen valvonta kattaa yhtiön taloudellisen raportoinnin ja muun toiminnan valvonnan. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa yhtiölle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen sekä yhtiön resurssien taloudellinen ja tarkoituksenmukainen käyttö. Sisäisellä valvonnalla pyritään lisäksi varmistamaan muun muassa taloudellisen ja muun tiedon luotettavuus ja oikeellisuus, ulkoisten säännösten ja sisäisten ohjeiden ja menettelytapojen noudattaminen sekä toiminnan ja tiedon riittävä turvaaminen. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan myös toimintaa tukevat, tarkoituksenmukaiset ja asianmukaisesti järjestetyt tietotekniset ja manuaaliset järjestelmät.

Sisäistä valvontaa toteuttavat Etteplanilla hallitus, johto ja koko yhtiön henkilökunta. Valvonta jaetaan kolmeen osaan: 1) ennalta ehkäisevä valvonta, 2) päivittäinen valvonta ja 3) jälkikäteisvalvonta. Ennalta ehkäisevää valvontaa on yhtiön arvojen ja yleisten toimintaperiaatteiden määrittäminen. Päivittäiseen valvontaan kuuluvat toiminnan ohjaus ja seuranta toimintajärjestelmineen. Jälkikäteisvalvonta puolestaan käsittää johdon arvioinnit ja tarkistukset, vertailut ja todentamiset, joilla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen ja valvotaan sovittujen toimintaperiaatteiden noudattamista.

Riskienhallinnan järjestäminen

Riskienhallinta on oleellinen osa Etteplan-konsernin liiketoiminnan ohjausta ja sisäisen valvonnan käytäntöjä. Riskienhallinnan tehtävänä on ennakoida tulevia riskejä, varmistaa tavoitteiden saavuttaminen ja turvata toimintaa muuttuvissa olosuhteissa. Tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta ja tuloksellista, tuotettu informaatio on luotettavaa, ja säännöksiä sekä toimintaperiaatteita noudatetaan.

Etteplanin riskienhallinnan keskeisiin toimenpiteisiin kuuluvat ennakoivat toimenpiteet, toiminnan turvaaminen, liiketoiminnalle haitallisten vaikutusten rajaaminen sekä mahdollisuuksien hyödyntäminen. Yhtiön riskienhallinta muodostuu koordinoiduista toimintatavoista, joilla tunnistetaan, arvioidaan, käsitellään ja hallitaan konsernin merkittävimpiä riskialueita järjestelmällisesti ja ennakoivasti.

Etteplanin riskienhallintatyötä johtaa konsernin toimitusjohtaja yhdessä riskienhallinnasta vastaavan johtoryhmän jäsenen kanssa. Konsernin johtoryhmä seuraa liiketoimintayksiköiden merkittäviä riskejä ja valvoo konsernin riskienhallintajärjestelmän ja -käytäntöjen kehittämistä.

Pääasiallinen vastuu riskienhallinnasta on liiketoiminnasta vastaavilla johtajilla. Johtajat vastaavat oman liiketoiminta-alueensa riskienhallinnasta noudattaen konsernin ohjeita.

Liiketoiminnan johtajat raportoivat konsernin johtoryhmälle merkittävistä riskeistä ja yleisistä riskitilanteesta osana kuukausiraportointiaan. Konsernin taloushallinto seuraa ja arvioi liiketoiminta- ja rahoitusriskejä sekä suojautuu niiltä yhteistyössä hallituksen, johtoryhmän ja operatiivisen johdon kanssa.

Hallitus valvoo riskienhallintaa ja hyväksyy yhtiön riskienhallintaperiaatteet. Hallitukselle raportoidaan säännöllisesti riskienhallinnan toimenpiteistä ja suurimmista konsernia koskevista riskeistä.

Riskit ja riskienhallinta on kuvattu yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.etteplan.com sekä vuoden 2019 vuosikertomuksessa. Rahoitusriskejä koskevat selvitykset esitetään tarkemmin konsernitilinpäätöksen liitetiedoissa vuosikertomuksessa 2019.

Riskienhallinta Etteplanilla

Sisäinen tarkastus

Etteplan-konsernilla ei ole erillistä sisäistä tarkastusta. Hallitus voi palkata ulkopuolisia neuvonantajia suorittamaan valvontaympäristöön tai yhtiön toimintoihin liittyviä arviointeja.

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteittäinen kuvaus

Etteplan laatii konsernitilinpäätöksen ja osavuosikatsaukset EU:n hyväksymän kansainvälisen tilinpäätöskäytännön (IFRS), arvopaperimarkkinalain sekä soveltuvin osin Finanssivalvonnan standardien ja Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjen mukaisesti. Etteplanin hallituksen toimintakertomus ja emoyhtiön tilinpäätös laaditaan Suomen kirjanpitolain sekä kirjanpitolautakunnan lausuntojen ja yleisohjeiden mukaisesti.

Etteplan-konserni noudattaa konsernitason kirjanpitoperiaatteita ja -ohjeita, joita sovelletaan kaikkiin konserniyhtiöihin ja joiden mukaan konsernin taloudelliset raportit laaditaan. Yhdessä raportointikalenterin ja aikataulujen kanssa kirjanpitoperiaatteet ja -ohjeet muodostavat perustan oikea-aikaiselle ja täsmälliselle konsernitason raportoinnille. Kaikilta olennaisilta osiltaan Etteplanin toiminnot sijaitsevat Suomessa, Ruotsissa, Kiinassa, Alankomaissa, Puolassa ja Saksassa, ja kaikissa maissa on paikalliset kirjanpitoon ja taloudelliseen raportointiin liittyvät organisaatiot ja järjestelmät, joista tiedot raportoidaan konsernille. Alla kuvatut sisäisen valvonnan

ja riskienhallinnan järjestelmät ja käytännöt on suunniteltu varmistamaan, että yhtiön julkistamat taloudelliset raportit antavat olennaisesti oikeat tiedot yhtiön taloudesta.

Etteplanilla on käytössä konsernin tiedot yhdistelevä järjestelmä. Kirjanpitotiedot siirretään siihen konsernin kirjanpitojärjestelmästä automaattisesti, ja niiden oikeellisuutta valvoo konsernin kirjanpitoryhmä. Yhteinen tilikartta muodostaa konserniraportoinnin perustan. Konsernin kirjanpidon, yhdistelytiedot ja julkaistavat taloudelliset raportit laatii keskitetty ryhmä.

Sisäisen valvonnan alainen taloudellinen raportointi

Sisäisen valvonnan asianmukainen järjestäminen ja valvonta ovat konsernin sisällä toimivan paikallisjohdon vastuulla. Etteplanin hallitus on hyväksynyt sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet, jotka on laadittu listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 24 mukaisesti. Toimintaperiaatteet sisältävät riskienhallintaprosessin, riskien yhteenvedon, taloudellisen raportoinnin valvonnan tavoitteiden ja yhteisten valvontapisteiden sekä Etteplanin sisäisen valvonnan toimeenpanon ja seurannan vastuiden pääpiirteet.

Taloudellisen raportointiprosessin sisäiset valvontatoimet maa- ja konsernitasolla ovat olleet yhtiön painopistealue vuonna 2009. Tämän jälkeen raportointiprosessit on katselmoitu ja päivitetty vuosittain. Etteplanin taloushallinto on analysoinut prosessiriskit ja määritellyt ulkoista taloudellista raportointiprosessia koskevat valvontatavoitteet. Prosessin olemassa olevat valvontapisteet on dokumentoitu. Nämä valvontapisteet sisältävät mm. tärkeimpien kirjanpitotehtävien täsmäytykset, valtuutukset, analyysit ja eriyttämisen. Työtä on johtanut konsernin talousjohtaja.

Vuosiaikataulunsa mukaan konsernin johtoryhmä pitää kuukausikokouksia, joissa analysoidaan myös yhtiön taloudellista suorituskykyä ja taloudellista raportointia. Ennen näitä kokouksia taloudelliset raportit on analysoitu liiketoimintaryhmätasolla epätarkkuuksien ja virheiden havaitsemiseksi. Konsernitason taloudelliset raportit toimitetaan Etteplanin hallitukselle kuukausittain. Lisäksi hallitus käsittelee ja hyväksyy osavuosikatsaukset sekä vuosittaisen tulosraportin ja tilinpäätöksen.

Etteplanilla ei ole erillistä sisäistä tarkastusta. Hallitus voi palkata ulkopuolisia neuvonantajia suorittamaan valvontaympäristöön tai yhtiön toimintoihin liittyviä arviointeja.

SISÄPIIRIHALLINTO

Etteplan Oyj:n hallitus on hyväksynyt yhtiön sisäpiirisäännöt. Säännöt perustuvat Suomen arvopaperimarkkinalakiin sekä heinäkuussa 2016 voimaan tulleeseen markkinoiden väärinkäyttöasetukseen (EU N:o 596/2104, MAR) ja ovat Finanssivalvonnan standardien sekä Nasdaq Helsinki Oy:n ohjeiden mukaiset.

MARin voimaan tulon myötä Etteplan Oyj:llä ei enää ole julkista sisäpiirirekisteriä. Yhtiö ylläpitää rekisteriä johtohenkilöistään ja julkaisee pörssitiedotteet johtohenkilöiden tekemistä sekä pörssille ja yhtiölle ilmoittamista liiketoimista MARin asettamien aikarajojen ja velvoitteiden mukaisesti. Tähän yhtiön ylläpitämään rekisteriin johtohenkilöistä kuuluvat asemansa perusteella hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja johtoryhmän jäsenet.

Yhtiö ylläpitää lisäksi hallituksen päätöksen mukaisesti pysyvää yrityskohtaista sisäpiirirekisteriä, johon kuuluvat mm. merkittävät liiketoiminnan johtajat, taloushallinto sekä ne työ- tai muun sopimuksen perusteella yhtiölle työskentelevät henkilöt, jotka saavat sisäpiirintietoa.

Hankekohtainen sisäpiirirekisteri perustetaan yhtiön hallituksen, toimitusjohtajan tai johtoryhmän päätöksellä.

Yhtiön sisäpiiriohjeen mukaan sisäpiiriläisten tulee ajoittaa yhtiön arvopapereilla tehtävä kaupankäynti ajankohtiin, jolloin markkinoilla on mahdollisimman täydellinen tieto

yhtiön osakkeen arvoon vaikuttavista asioista. Tämän vuoksi Etteplan Oyj:n sisäpiiriin kuuluvien henkilöiden kaupankäynti yhtiön arvopapereilla on aina kiellettyä 30 päivän ajan ennen osavuosi- ja puolivuosikatsauksien sekä tilinpäätöstiedotteen julkistamista mukaan lukien julkistamispäivä (ns. suljettu ikkuna). Muina aikoina eli osavuosi- ja puolivuosikatsauksien sekä tilinpäätöstiedotteen julkistamista seuraavasta päivästä lähtien on voimassa ns. avoin ikkuna, jonka aikana pysyvien sisäpiiriläisten kaupankäynti on sallittua. Tällöinkin edellytetään, että henkilöllä ei ole hallussaan sisäpiirintietoa.

Etteplan Oyj:n talousjohtaja vastaa edellä mainittujen rekisterien ylläpitämisestä. Hän on vastuussa sisäpiirisääntöjen noudattamisesta ja ilmoitusvelvollisuuksien täyttämisestä. Edellä mainittuja rekistereitä ylläpitää yhtiön Vantaan toimipaikka, joka päivittää ilmoitusvelvollisia sisäpiiriläisiä koskevat, rekistereihin merkittävät tiedot Euroclear Finland Oy:lle.

LÄHIPIIRITOIMET

Konsernin lähipiiriin luetaan henkilöt, joilla on konsernissa määräysvalta, yhteinen määräysvalta tai huomattava vaikutusvalta sekä konsernin johtoon kuuluvat avainhenkilöt. Johtoon kuuluvat avainhenkilöt ovat henkilöitä, joilla on konsernin toiminnan suunnittelua, johtamista ja valvontaa koskevat välittömät tai välilliset valtuudet ja vastuu, mukaan lukien konsernin hallituksen jäsenet (toimivaan johtoon kuuluvat ja muut). Edellä mainittujen henkilöiden puolisot ja huollettavat sekä heidän määräysvallassaan tai yhteisessä määräysvallassa olevat yhtiöt luetaan lähipiiriin. Yhtiön lähipiiriin kuuluu lisäksi lopullista määräysvaltaa käyttävä Ingman Group Oy Ab ja sen konserniyritykset. Lähipiiritoimet on hinnoiteltu konsernin normaalien, markkinaehtoisten hinnoitteluperusteiden ja hankintaehtojen mukaisesti.

Vuonna 2019 Etteplanin palveluiden ostot ja myynnit muille lähipiiriin kuuluville yhtiöille liittyvät yhtiöiden väliseen hallinnolliseen yhteistyöhön sekä liiketoiminnasta konsernin johtoon kuuluvien avainhenkilöiden kautta lähipiiriin luettavien yhtiöiden kanssa.

TILINTARKASTUS

Lakisääteisen tilintarkastuksen pääasiallisena tehtävänä on todentaa, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot konsernin tilikauden tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Etteplan Oyj:n tilikausi on kalenterivuosi. Tilintarkastaja

on velvollinen tarkastamaan yhtiön tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen oikeellisuuden sekä antamaan tekemästään tarkastuksesta tilintarkastuskertomuksen yhtiökokoukselle.

Konsernin tilintarkastuksesta laaditaan yhteenveto hallitukselle. Lisäksi konserniyhtiöiden tilintarkastajat raportoivat erikseen kunkin konserniyhtiön johdolle. Tilintarkastaja on läsnä hallituksen kokouksessa vähintään yhden kerran tilikauden aikana.

Yhtiökokous valitsee yhtiön hallintoa ja tilejä tarkastamaan yhdestä kahteen tilintarkastajaa. Vähintään toisen tilintarkastajan tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. 4.4.2019 pidetty varsinainen yhtiökokous valitsi uudelleen yhtiön varsinaiseksi tilintarkastajaksi KHT-yhteisö KPMG Oy Ab:n, päävastuullisena tilintarkastajana KHT Ari Eskelinen. KPMG Oy Ab ilmoitti 30.4.2019, että yhtiön päävastuullisen tilintarkastajan tehtävät ottaa hoitaakseen KHT Kim Järvi. Tilintarkastajien toimikausi päättyy ensimmäisen vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Tilintarkastajan palkkiot ja tilintarkastukseen liittymättömät palvelut

Vuoden 2019 yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan.

Tilintarkastuksesta maksettujen palkkioiden yhteismäärä vuodelta 2019 oli 118 882 euroa (vuonna 2018 yhteensä 169 116 euroa). Lisäksi tilintarkastukseen liittymättömien palveluiden osalta maksettiin 212 000 euroa (vuonna 2018 yhteensä 78 412 euroa).

TIEDOTTAMINEN

Etteplan Oyj:n periaatteena on olla kaikessa viestinnässä avoin, totuudenmukainen ja nopea. Yhtiön sijoittajaviestinnän pääasiallisena tavoitteena on tuottaa markkinoille tietoa konsernin toiminnoista ja taloudellisesta tilanteesta. Tavoitteena on oikean ja yhdenmukaisen tiedon tuottaminen säännöllisesti ja tasapuolisesti kaikille sidosryhmille.

Hiljainen jakso

Etteplan Oyj noudattaa hiljaista jaksoa (ns. silent period) ennen osavuosikatsausten ja tilinpäätöstiedotteen julkistamisajankohtaa. Hiljaisen jakson pituus on 30 päivää.

Sijoittajatiedon jakelu

Etteplan julkaisee kaiken sijoittajatietonsa internetsivuillaan osoitteessa www.etteplan.com. Taloudelliset tiedotteet ovat heti julkistamisen jälkeen luettavissa ja tulostettavissa. Tiedotteet julkaistaan suomeksi ja englanniksi.