Pre-Annual General Meeting Information • Apr 24, 2020
Pre-Annual General Meeting Information
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| Informazione Regolamentata n. 0533-17-2020 |
Data/Ora Ricezione 24 Aprile 2020 14:56:56 |
MTA - Star | |
|---|---|---|---|
| Societa' | : | ESPRINET | |
| Identificativo Informazione Regolamentata |
: | 131266 | |
| Nome utilizzatore | : | ESPRINETN02 - Casari | |
| Tipologia | : | REGEM; 3.1 | |
| Data/Ora Ricezione | : | 24 Aprile 2020 14:56:56 | |
| Data/Ora Inizio Diffusione presunta |
: | 24 Aprile 2020 14:56:57 | |
| Oggetto | : | Straordinaria - Notice of Ordinary and Extraordinary Meeting of Shareholders |
Convocazione di Assemblea Ordinaria e |
| Testo del comunicato |
Vedi allegato.
Sede sociale in Vimercate (MB), Via Energy Park n. 20 Capitale Sociale euro 7.860.651,00 i.v. Iscritta al Registro Imprese di Milano, Monza Brianza, Lodi n. 05091320159 Codice Fiscale n. 05091320159 P.Iva 02999990969 – R.E.A. MB-1158694 Sito internet: www.esprinet.com
L'Assemblea Ordinaria e Straordinaria di Esprinet S.p.A. («Società» o «Esprinet») è convocata presso lo Studio Notarile Marchetti, in Milano, Via Agnello n. 18, in unica convocazione, per il giorno 25 maggio 2020 alle ore 11:00, per deliberare sul seguente
1.1 Approvazione del Bilancio d'esercizio al 31 dicembre 2019, Relazione degli Amministratori sulla gestione, Relazione del Collegio Sindacale e della Società di Revisione. Presentazione del Bilancio Consolidato al 31 dicembre 2019 e della dichiarazione consolidata non finanziaria ai sensi del D.Lgs. n. 254 del 30/12/2016 – Bilancio di sostenibilità.
1.2 Destinazione del risultato di esercizio.
2.1 Deliberazione vincolante sulla prima sezione ai sensi dell'art. 123-ter, comma 3-bis del TUF.
2.2 Deliberazione non vincolante sulla seconda sezione ai sensi dell'art. 123-ter, comma 6 del TUF.
Si precisa che la data e/o il luogo e/o l'intervento e/o le modalità di voto e/o di svolgimento dell'Assemblea indicati nel presente Avviso di convocazione restano subordinati alla compatibilità con la normativa vigente o provvedimenti emanati dalle Autorità competenti in ragione dell'emergenza epidemiologica da "Covid-19".
Le eventuali variazioni saranno tempestivamente rese note con le stesse modalità previste per la pubblicazione dell'Avviso e/o comunque attraverso i canali informativi previsti dalla normativa tempo per tempo vigente.
In ragione dell'emergenza sanitaria in corso, nel rispetto del Decreto Legge 17 marzo 2020 n. 18 («Decreto n. 18»), la Società ha stabilito che l'intervento in Assemblea avvenga, esclusivamente, tramite rappresentante designato, ai sensi dell'art. 135-undecies del Decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 («TUF»).
Al rappresentante designato potranno essere conferite anche deleghe e/o sub-deleghe ai sensi dell'articolo 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135 undecies, comma 4, del medesimo decreto, al fine di consentire il più ampio utilizzo di tale strumento di voto a distanza per tutti gli azionisti, in ossequio ai fondamentali principi di tutela della salute degli azionisti, dei dipendenti, degli esponenti e dei consulenti della Società.
L'intervento all'Assemblea dei soggetti legittimati (il presidente, l'amministratore delegato, il presidente del Collegio Sindacale, gli altri componenti degli organi sociali, il segretario, il rappresentante designato, la società di revisione e/o il personale dipendente e/o i collaboratori a ciò autorizzati dal presidente), in considerazione delle limitazioni che possano presentarsi per le suddette esigenze sanitarie, potrà avvenire esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che ne consentano l'identificazione, con le modalità ad essi individualmente comunicate, nel rispetto delle disposizioni normative applicabili per tale evenienza.
Il capitale sociale sottoscritto e versato della Società è di Euro 7.860.651,00, rappresentato da n. 52.404.340 azioni ordinarie prive di indicazione del valore nominale, tutte con diritto di voto, escluse le n. 2.620.217 azioni proprie detenute alla data del presente Avviso di convocazione e per le quali il diritto di voto è sospeso. La struttura del capitale sociale è disponibile sul sito della Società www.esprinet.com, sezione Investor Relations – Informazioni sul titolo. Le azioni sono nominative, liberamente trasferibili, indivisibili e in caso di comproprietà sono regolate dalla legge.
Ai sensi di legge, è legittimato all'intervento in Assemblea e al voto, esclusivamente mediante conferimento di apposita delega e/o sub-delega al rappresentante designato, in conformità al disposto di cui all'art. 106 del Decreto n. 18 e secondo le modalità indicate infra, colui per il quale l'intermediario abbia trasmesso alla Società l'apposita comunicazione attestante la spettanza del diritto. Tale comunicazione è effettuata sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea, ossia il 14 maggio 2020 («record date»); le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente a tale termine non rilevano ai fini della legittimazione all'intervento e all'esercizio del diritto di voto in Assemblea; pertanto coloro che risulteranno titolari delle azioni della Società solo successivamente a tale termine non avranno il diritto di intervenire e di votare in Assemblea. Le relative comunicazioni da parte degli intermediari abilitati dovranno pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato
aperto precedente la data fissata per l'Assemblea, ossia entro il 20 maggio 2020. Resta, tuttavia, ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società oltre detto termine, purché entro l'inizio dei lavori assembleari, fermo il principio secondo cui l'intervento e il voto in Assemblea possono avere luogo esclusivamente mediante conferimento di apposita delega e/o subdelega al rappresentante designato. Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.
Ai sensi dell'art. 126-bis TUF, i soci che, anche congiuntamente, rappresentino almeno un quarantesimo del capitale sociale possono chiedere, entro dieci giorni dalla pubblicazione del presente Avviso, l'integrazione dell'elenco delle materie da trattare, indicando, nella domanda, gli ulteriori argomenti da essi proposti, ovvero presentare proposte di deliberazione su materie già all'Ordine del giorno.
La domanda deve essere presentata, per iscritto, presso la sede legale, Via Energy Park n. 20, 20871 - Vimercate, (MB), all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo [email protected], o e-mail all'indirizzo [email protected], unitamente ad apposita comunicazione attestante la titolarità della quota di partecipazione rilasciata dagli intermediari che tengono i conti sui quali sono registrate le azioni dei richiedenti. Entro il termine di cui sopra, deve essere consegnata, da parte di proponenti, una relazione sulle materie di cui viene proposta la trattazione, ovvero la motivazione relativa alle proposte di deliberazione presentate sulle materie già all'Ordine del giorno.
L'integrazione non è ammessa per gli argomenti sui quali l'Assemblea delibera, a norma di legge, su proposta degli amministratori o sulla base di un progetto o di una relazione da essi predisposta diversa da quelle di cui all'art. 125-ter, comma 1, TUF. L'eventuale elenco integrato delle materie da trattare in Assemblea e le eventuali ulteriori proposte di deliberazione presentate, unitamente alle eventuali osservazioni del Consiglio di Amministrazione, saranno pubblicati nelle forme e nei termini di legge.
In aggiunta a quanto precede, tenuto conto che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite il rappresentante designato, i soggetti legittimati ad intervenire in Assemblea che intendano formulare proposte di deliberazione sugli argomenti all'Ordine del giorno sono invitati a presentarle in anticipo, entro il giorno 11 maggio 2020, con le medesime modalità indicate al paragrafo che precede. Tali proposte saranno pubblicate sul sito internet della Società entro il successivo 14 maggio 2020, al fine di permettere agli aventi diritto al voto di esprimersi consapevolmente anche tenendo conto di tali nuove proposte e consentire al rappresentante designato di raccogliere istruzioni di voto eventualmente anche sulle medesime. Il richiedente dovrà fornire idonea documentazione comprovante la legittimazione ad intervenire in Assemblea ed il rilascio di delega al rappresentante designato per la partecipazione all'Assemblea medesima.
In caso di proposte di delibera sui punti all'Ordine del giorno alternative a quelle formulate dal Consiglio, verrà prima posta in votazione la proposta del
Consiglio (salvo che non venga ritirata) e, solo nel caso in cui tale proposta fosse respinta, verranno poste in votazione le proposte degli Azionisti. Tali proposte, anche in caso di assenza di una proposta del Consiglio, verranno sottoposte all'Assemblea a partire dalla proposta presentata dagli Azionisti che rappresentano la percentuale maggiore del capitale. Solo nel caso in cui la proposta posta in votazione fosse respinta, sarà posta in votazione la successiva proposta in ordine di capitale rappresentato. Ai fini della relativa pubblicazione, nonché in relazione allo svolgimento dei lavori assembleari, la Società si riserva di verificare la pertinenza delle proposte rispetto agli argomenti all'Ordine del giorno, la completezza delle stesse, la loro conformità alla normativa applicabile e la legittimazione dei proponenti.
In considerazione dell'attuale emergenza sanitaria e avuto riguardo a quanto disposto all'art. 106, commi 4 e 5, del Decreto n. 18, ciascun soggetto legittimato ad intervenire in Assemblea deve farsi rappresentare tramite rappresentante designato ai sensi dell'art. 135-undicies del TUF, mediante delega e/o subdelega scritta ai sensi delle vigenti disposizioni di legge.
Per l'Assemblea di cui al presente Avviso di convocazione la Società ha individuato quale rappresentante designato ai sensi dell'art. 135-undecies del TUF lo Studio Legale Trevisan & Associati, e eventuali suoi Sostituti, («Rappresentante Designato»), a cui potrà essere conferita delega scritta senza spese per il delegante (fatta eccezione per le eventuali spese di spedizione), con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'Ordine del giorno.
La delega avrà effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto. Le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea.
La delega al Rappresentante Designato di cui all'art. 135-undecies del TUF deve essere conferita mediante la sottoscrizione di specifico modulo reso disponibile, con le relative indicazioni per la compilazione e trasmissione, sul sito internet della Società (sezione "Investor Relations – Documentazione societaria – Assemblea 2020"), contenente le istruzioni di voto, e pervenire, in originale, mediante corriere o lettera raccomandata A/R, a:
Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno n. 45 20122, Milano - Italia (Rif. "Delega Assemblea ESPRINET 2020"),
Fermo restando l'invio della delega in originale, completa delle istruzioni di voto, la stessa può essere notificata anche in via elettronica, all'indirizzo di posta certificata: [email protected]. L'invio al predetto indirizzo di posta elettronica certificata della delega, sottoscritta con firma digitale ai sensi della normativa vigente, soddisfa il requisito della forma scritta.
La delega e le relative istruzioni di voto conferite al Rappresentante Designato ex art. 135-undecies del TUF sono revocabili con le stesse modalità ed entro il medesimo termine previsto per il loro conferimento (i.e. entro le ore 23:59 del 21 maggio 2020).
Coloro i quali non si avvalessero delle deleghe ex art. 135-undecies del TUF potranno conferire deleghe e/o sub-deleghe al Rappresentante Designato ai sensi dell'art. 135-novies del TUF, in deroga all'art. 135-undecies, comma 4, del TUF, le quali, con le relative istruzioni di voto scritte, dovranno pervenire, entro le ore 12.00 del giorno 22 maggio 2020 (fermo restando che il Rappresentante Designato potrà accettare deleghe e/o sub-deleghe e/o istruzioni di voto anche dopo il suddetto termine, purché prima dell'inizio dei lavori assembleari):
(i) alla Società, a mezzo posta, all'indirizzo: Via Energy Park n. 20, 20871 – Vimercate (MB) all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo: [email protected], o email: [email protected]
ovvero, in alternativa,
(ii) allo Studio Legale Trevisan & Associati, a mezzo posta, all'indirizzo: Viale Majno n. 45, 20122, Milano – Italia, ovvero mediante posta elettronica certificata, all'indirizzo: [email protected] ovvero e-mail: [email protected].
Entro il suddetto termine la delega e le istruzioni di voto possono sempre essere revocate.
La comunicazione alla Società effettuata dall'intermediario attestante la legittimazione all'intervento in Assemblea è necessaria anche in caso di conferimento della delega al Rappresentante Designato dalla Società; pertanto, in mancanza della predetta comunicazione, la delega dovrà considerarsi priva di effetto.
Il Rappresentante Designato sarà disponibile per chiarimenti o informazioni agli indirizzi sopra indicati e/o al Numero Verde 800 134 679 (in giorni e orari lavorativi).
Ai sensi dell'art. 127-ter del TUF, coloro ai quali spetta il diritto di voto possono porre domande sulle materie all'Ordine del giorno anche prima dell'Assemblea, facendole pervenire entro la fine del sesto giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea ossia entro il 15 maggio 2020.
Le domande potranno essere trasmesse a mezzo raccomandata, presso la sede legale della Società in Via Energy Park n. 20, 20871 - Vimercate, (MB) all'attenzione dell'ufficio Corporate and Legal Affairs, ovvero mediante invio a mezzo posta elettronica certificata all'indirizzo [email protected] o email all'indirizzo [email protected].
I soggetti interessati ad avvalersi del diritto dovranno fornire, con le medesime modalità, informazioni che ne consentano l'identificazione mediante trasmissione di apposita comunicazione rilasciata dagli intermediari presso cui sono depositate le azioni di titolarità del socio.
Alle domande che perverranno alla Società secondo le modalità sopra indicate entro la giornata di venerdì 15 maggio 2020 e che risulteranno
pertinenti alle materie all'Ordine del giorno sarà data risposta sul sito di Esprinet nella sezione Investor Relations – Documentazione societaria – Assemblea 2020 entro il 20 maggio 2020. La Società non darà riscontro alle domande che non rispettino le modalità, i termini e le condizioni sopraindicati.
La documentazione relativa all'Assemblea, unitamente alle proposte di delibera, sarà messa a disposizione del pubblico entro i termini di legge con le modalità previste dalla normativa vigente, con facoltà degli Azionisti e di coloro ai quali spetta il diritto di voto di ottenerne copia. Tale documentazione sarà disponibile presso la sede sociale, nonché presso il meccanismo di stoccaggio eMarket Storage all'indirizzo e sul sito internet della Società www.esprinet.com sezione Investor Relations – Documentazione societaria – Assemblea 2020.
In ottemperanza alle misure di contenimento dell'emergenza sanitaria da "Covid-19" in corso emanate dalle competenti Autorità, si chiede al pubblico di evitare l'accesso presso la sede sociale per l'acquisizione della documentazione in oggetto fino a quando dette misure non saranno esaurite.
Le Relazioni illustrative degli Amministratori sui punti 1 e 3 all'Ordine del giorno della Parte ordinaria e sul punto 1 della Parte straordinaria, vengono pubblicati contestualmente al presente Avviso, mentre la relazione finanziaria annuale con gli altri documenti di cui all'art. 154-ter del TUF, la dichiarazione consolidata non finanziaria e la Relazione sulla Politica in materia di remunerazione e sui compensi corrisposti saranno pubblicati entro il 30 aprile 2020.
La Società si riserva di integrare e/o modificare il contenuto del presente Avviso qualora si rendesse necessario conseguentemente all'evolversi dell'attuale situazione emergenziale da "Covid-19".
Vimercate, 24 aprile 2020
Per il Consiglio di Amministrazione Il Presidente Maurizio Rota
Head-quarter in Vimercate (MB), Via Energy Park n. 20 Share capital € 7,860,651.00, fully paid-up Listed on the Register of Companies of Milan, Monza Brianza, Lodi under no. 05091320159 Tax code 05091320159 - VAT number 02999990969 – Economic Administrative Index MB-1158694 Website: www.esprinet.com
The Ordinary and Extraordinary Meeting of Esprinet S.p.A. («Company» or «Esprinet») will be held at Studio Notarile Marchetti, Milano, Via Agnello no. 18, at 11:00 a.m. on 25 May 2020 - single call, to discuss the following
1.1 Approval of the Financial Statements as at 31 December 2019, Directors' Report on Operations, Statutory Auditors' Report and Independent Auditors' Report. Presentation of the Consolidated Financial Statements as at 31 December 2019 and Consolidated Non-Financial Disclosure in accordance with Italian Legislative Decree 254/2016 – 30/12/2016 - Sustainability Report.
1.2 Allocation of the result for the year.
2.1 Binding resolution on the first section pursuant to Art. 123-ter, paragraph 3-bis of the TUF (Consolidated Law on Finance).
2.2 Non-binding resolution on the second section pursuant to Art. 123-ter, paragraph 6 of the TUF.
It should be noted that the date and/or place of and/or the attendance and/or the methods for voting and/or holding the Shareholders' Meeting stated in this Notice of Call remain subject to compatibility with the regulations in force or the measures issued by the competent Authorities due to the "Covid-19" epidemiological emergency.
Any changes will be promptly disclosed in the same manner as for the publication of the Notice and/or through the communication channels required by the regulations in force from time to time.
Due to the current health emergency, in compliance with Italian Decree Law no. 18 of 17 March 2020 ("Decree no. 18"), the Company has established that attendance of the Shareholders' Meeting shall take place exclusively through a designated representative, pursuant to Art. 135-undecies of Italian Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 ("TUF").
The designated representative may also be granted proxies and/or subproxies pursuant to Art. 135-novies of the TUF, as an exception to Art. 135 undecies, paragraph 4, of the same decree, in order to allow the widest possible use of this remote voting tool by all shareholders, in accordance with the fundamental principles of protection of the health of the Company shareholders, employees, representatives and consultants.
Attendance of the Shareholders' Meeting by those authorised (the chairman, the chief executive officer, the chairman of the Board of Statutory Auditors, the other members of the corporate bodies, the secretary, the designated representative, the independent auditor and/or the employees authorised by the chairman), in consideration of the limitations that may arise because of the above mentioned health requirements, may take place exclusively by means of telecommunications that allow their identification, in the manner individually communicated to them, in compliance with the regulations in force in this case.
The share capital subscribed and paid by the Company amounts to € 7,860,651.00 and comprises 52,404,340 shares with no face value, all with voting right, except for the 2,620,217 own shares held on the date of this Notice of Call and for which the voting right is suspended. The share capital structure is available on the Company's website www.esprinet.com, Investor Relations - Share information section.
The shares are registered, indivisible, may be freely transferred and are subject to the provisions of the laws applicable to joint ownership.
In accordance with the law, attendance of the Shareholder's Meeting and the right to vote, exclusively by means of a proxy and/or sub-proxy to the designated representative, in accordance with the provisions of Art. 106 of Decree no. 18 and in the manner indicated below, are granted to the subjects for which the intermediary has sent the Company the appropriate communication certifying the granted right. This communication is made on the basis of the relevant evidence at the end of the accounting day of the seventh trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e. 14 May 2020 («record date»); credit and debit entries made in the accounts after this deadline will not be considered for the purposes of the entitlement to attend and exercise the right to vote at the Shareholders' Meeting; therefore, those holding Company shares only after this deadline will not have the right
to attend and vote at the Shareholders' Meeting. Relevant communications by the authorised intermediaries must reach the Company by the end of the third trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e. by 20 May 2020. However, this is without prejudice to the entitlement to attend and vote if the communications are received by the Company after this deadline, provided that they are received by the beginning of the Shareholders' Meeting, notwithstanding the principle that attendance and voting at the Shareholders' Meeting may only take place by specific proxy and/or subproxy to the designated representative. There are no procedures for voting by mail or electronic means.
Pursuant to Art. 126-bis of the TUF, those shareholders that, also jointly, represent at least one fortieth of the share capital may request, within ten days of the publication of this Notice, the integration of the list of items to be discussed, by stating in their request the further items proposed by them, or by submitting resolution proposals on items that are already on the Agenda.
The request must be submitted in writing to the registered office, Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or via certified e-mail to [email protected], or via email to [email protected]. It must be accompanied by specific confirmation of share ownership, issued by the intermediaries holding the accounts in which the requesting shareholders' shares are registered. Within the above mentioned deadline, the proposing parties must deliver a report on the items proposed for discussion or the reasons for the resolution proposals submitted on the items already on the Agenda.
Integrations will not be permitted if they relate to items on which the Shareholders' Meeting resolves, in accordance with the law, on the proposal of the directors or on the basis of a project or report prepared by them other than those referred to in Art. 125-ter, paragraph 1, TUF. Any integrated list of the items to be discussed at the Shareholders' Meeting and any further resolution proposals submitted, together with any comments by the Board of Directors, will be published in the ways stipulated by law.
In addition to the foregoing, when considering that attendance of the Shareholders' Meeting is exclusively through the designated representative, the subjects authorised to attend the Shareholders' Meeting that intend to formulate resolution proposals on the items on the Agenda are invited to present them in advance, by 11 May 2020, in the same manner specified in the paragraph above. These proposals will be published on the Company's website by 14 May 2020, in order to allow those entitled to vote to express themselves knowingly also taking into account these new proposals and to allow the designated representative to collect voting instructions on them if necessary. The requesting party must provide suitable documentation proving the entitlement to attend the Shareholders' Meeting and the issue of a proxy to the designated representative to attend the Meeting.
In the event of resolution proposals on the items on the Agenda that are alternative to those formulated by the Board, the Board's proposal will be put to the vote first (unless it is withdrawn) and, only if such proposal is rejected,
the Shareholders' proposals will be put to the vote. These proposals, even in the absence of a proposal from the Board, will be submitted to the Shareholders' Meeting starting from the proposal submitted by the Shareholders representing the largest percentage of the capital. Only if the proposal put to the vote is rejected will the next proposal in order of capital represented be put to the vote. For the purposes of publication, as well as in relation to the execution of the Shareholders' Meeting, the Company reserves the right to verify the relevance of the proposals with respect to the items on the Agenda, their completeness, their compliance with applicable regulations and the legitimacy of the proposers.
In view of the current health emergency and having regard to the provisions of Art. 106, paragraphs 4 and 5 of Decree no. 18, each subject authorised to attend the Shareholders' Meeting must be represented by a designated representative pursuant to Art. 135-undicies of the TUF, via proxy and/or sub-proxy in writing pursuant to the applicable provisions of law.
For the Shareholders' Meeting referred to in this Notice of Call, the Company identified as the designated representative, pursuant to Art. 135-undecies of the TUF, Studio Legale Trevisan & Associati, and its possible Substitutes, («Designated Representative»), which may be granted a written proxy at no cost to the proxy granter (except for any postage costs), with voting instructions on all or some of the proposals on the Agenda.
The proxy will take effect only for proposals in relation to which voting instructions are given. The shares for which the proxy has been granted, even partially, are calculated for the purposes of the regular constitution of the Shareholders' Meeting.
The proxy to the Designated Representative pursuant to Art. 135-undecies of the TUF must be granted by signing a specific form made available, with the relative indications for filling in and transmission, on the Company's website (section "Investor Relations – Corporate Documents – 2020 Shareholder's Meeting"), containing the voting instructions, and sent, in original, by courier or registered letter with return receipt, to:
Studio Legale Trevisan & Associati Viale Majno no. 45 20122, Milan - Italy (Ref. "2020 ESPRINET Shareholders' Meeting Proxy"),
Without prejudice to sending the original proxy, together with the voting instructions, this may also be notified electronically, to the certified e-mail address: [email protected]. Sending the proxy to the certified e-mail address mentioned above, signed with ature in accordance with the regulations in force, satisfies the requirement of written form.
The proxy and related voting instructions given to the Designated Representative pursuant to Art. 135-undecies of the TUF are revocable in the same manner and within the same deadline as for their grant (i.e. by 23:59 on 21 May 2020).
Those who do not make use of proxies pursuant to Art. 135-undecies of the TUF may grant proxies and/or sub-proxies to the Designated Representative pursuant to Art. 135-novies of the TUF, as an exception to Art. 135-undecies, paragraph 4, of the TUF. These proxies, together with the relevant written voting instructions, must be received by noon on 22 May 2020 (it being understood that the Designated Representative may accept proxies and/or sub-proxies and/or voting instructions even after the aforesaid deadline, provided that they are received before the start of the meeting):
(i) by the Company by post to the address: Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or by certified e-mail to [email protected], or by e-mail to [email protected].
(ii) by Studio Legale Trevisan & Associati by post to the address: Viale Majno no. 45, 20122, Milan – Italy, or by certified e-mail to [email protected], or by e-mail to [email protected].
The proxy and voting instructions may be revoked within the above deadline. The communication to the Company made by the intermediary certifying the entitlement to attend the Shareholders' Meeting is also necessary in the event that the proxy is granted to the Company's Designated Representative; therefore, in the absence of the aforesaid communication, the proxy shall be considered null and void.
The Designated Representative will be available for clarifications or information at the above addresses and/or at the toll free number 800 134 679 (in working days and hours).
Pursuant to Art. 127-ter of the TUF, those entitled to vote may ask questions on the items on the Agenda even before the Shareholders' Meeting, by sending them by the end of the sixth trading day prior to the date set for the Shareholders' Meeting, i.e. by 15 May 2020.
The questions may be sent by registered mail to the registered office of the Company in Via Energy Park no. 20, 20871 - Vimercate, (MB), to the attention of the Corporate and Legal Affairs office or by certified e-mail to [email protected] or by e-mail [email protected].
Any subject wishing to exercise this right must provide, in the same manner, information that allows their identification by forwarding specific notice issued by the intermediaries holding the accounts in which the shareholder's shares are deposited.
The questions received by the Company in the manner specified above by Thursday 14 May 2020 and that are relevant to the items on the Agenda will be answered on the Esprinet website in the section Investor Relations – Corporate Documents – Shareholders' Meeting 2020 by 20 May 2020. The Company will not answer those questions that do not comply with the above mentioned methods, terms and conditions.
Documentation relating to the Shareholders' Meeting, together with the resolution proposals will be made available to the public within the time limits required by law, in the manner set by the regulations in force, with the Shareholders and those that have the right to vote being entitled to obtain a copy of it. This documentation will be available at the head-quarter, as well as at the eMarket Storage service at . and on the Company's website www.esprinet.com Investor Relations - Corporate Documentation - 2020 Shareholders' Meeting section.
In compliance with the ongoing "Covid-19" health emergency containment measures issued by the competent authorities, the public is asked to avoid accessing the head-quarter to acquire the documentation in question for as long as these measures are in place.
The Directors' Reports on items 1 and 3 on the Agenda of the Ordinary Part and item 1 of the Extraordinary Part are published at the same time as this Notice, while the annual financial report with the other documents referred to in Art. 154-ter of the TUF, the Consolidated Non-Financial Disclosure and the Report on the Remuneration Policy and compensation paid will be published by 30 April 2020.
The Company reserves the right to integrate and/or modify the content of this Notice if necessary as a result of the evolution of the current "Covid-19" emergency situation.
Vimercate, 24 April 2020
Of behalf of the Board of Directors The Chairman Maurizio Rota
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