AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

Eqva ASA

AGM Information Nov 7, 2024

3598_rns_2024-11-07_b2da48c6-011b-4346-8029-e41aea6bb460.pdf

AGM Information

Open in Viewer

Opens in native device viewer

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling i Eqva ASA

Styret i Eqva ASA, (org. nr. 980 832 708) ("Selskapet") innkaller med dette til ekstraordinær generalforsamling.

Møtet vil kun bli avholdt som elektronisk møte via generalforsamlingsportalen administrert av Euronext Securities Oslo ("ESO-Portalen") (dvs. ikke fysisk oppmøte).

DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLINGEN

Den ekstraordinære generalforsamlingen avholdes som et elektronisk møte i ESO-Portalen

Aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig, må registrere påmelding innen 26. november 2024 kl. 16:00. Påmelding registreres enten (i) elektronisk via VPS Investortjenester, eller (ii) ved å fylle ut og returnere skjemaet inntatt bakerst i dette dokumentet til Nordea i henhold til de instrukser som inntatt der. Aksjeeiere som ikke overholder påmeldingsfristen, vil ikke kunne delta på generalforsamlingen.

Aksjeeiere må ha registrert en epostadresse i VPS Investortjenester for å kunne delta i møtet. E-postadresse registreres av den enkelte aksjeeier i VPS Investortjenester under menyvalget:

Til aksjonærene i Eqva ASA To the shareholders in Eqva ASA1

Notice of extraordinary general meeting in Eqva ASA

The Board of Directors of Eqva ASA, reg. no. 980 832 708 (the "Company") hereby gives notice of extraordinary general meeting.

Tid: 28. november 2024 kl. 10:00 Time: 28 November 2024 at 10:00 (CET)

The meeting will be held as a digital meeting only through the general meeting portal administered by Euronext Securities Oslo (the "ESO Portal") (i.e. with no physical attendance).

PARTICIPATION AT THE GENERAL MEETING

The extraordinary general meeting will be held as a digital meeting in the ESO Portal.

Shareholders that wish to participate in the general meeting, either by themselves or by proxy, must register participation within 26 November 2024 at 16:00 (CET). Participation may either be registered (i) electronically via VPS Investor Services, or (ii) by completing and returning the form set out in the end of this document to Nordea in accordance with the instructions set out therein. Shareholders who do not meet the deadline for registration of attendance, will not be able to participate at the general meeting.

Shareholders must have registered an email address in VPS Investor Services to participate in the meeting. Registration of email address is done by the respective shareholder in VPS Investor Services, under

1 This notice has been prepared in both a Norwegian and an English version. In case of discrepancies between the two, the Norwegian version shall prevail.

Investoropplysninger / endre kundeopplysninger.

På morgenen den 28. november før møtet vil påmeldte aksjeeiere motta en lenke til ESO-Portalen med nødvendige påloggingsdetaljer for tilgang til møtet. Tilgang til EOS-Portalen gis kun til aksjeeiere som har registrert påmelding innen fristen angitt over. Ytterligere teknisk informasjon om tilgang til ESO-Portalen er også tilgjengelig på Selskapets nettside.

Styret har fastsatt slik forslag til dagsorden:

  • 1 Åpning av møtet ved CEO Even Matre Ellingsen og fortegnelse over møtende aksjeeiere
  • 2 Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
  • 3 Godkjennelse av innkalling og forslag til dagsorden
  • 4 Valg av to nytt styremedlemmer og ny styreleder
  • 5 Valg av nytt medlem av valgkomiteen
  • 6. Endring av vedtektene § 10

Det er 75 396 009 aksjer i Selskapet, og hver aksje gir én stemme. Selskapet eier per datoen for denne innkallingen 454.290 egne aksjer. Bare den som er aksjeeier 21. november 2024 (registreringsdatoen), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen.

Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.

Aksjeeiere kan gi forhåndsstemme, se Vedlegg 2 for nærmere informasjon.

the menu choice Investor information / change customer information.

On the morning of 28 November, prior to the meeting, shareholders registered within the deadline will receive a link to the ESO Portal containing necessary login details to access the meeting. Access to the EOS Portal is only provided to shareholders that have registered attendance within the deadline set out above. Further technical information on access to the ESO Portal is also available on the Company's website.

The Board of Directors has proposed the following agenda:

  • 1 Opening of the meeting by the CEO Even Matre Ellingsen, and registration of attending shareholders
  • 2 Election of chair of the meeting and one person to co-sign the minutes
  • 3 Approval of the notice and the proposed agenda
  • 4 Election of new Members of the Board and new Chair of the Board
  • 5 Election of new Member of the Nomination Committee
  • 6 Amendment of the articles of association § 10

There are 75,396,009 shares in the Company, and each share carries one vote. As of the date of this notice, the Company holds 454,290 of its own shares. Only those who are shareholders as of 21 November 2024 (the registration date), have the right to participate and vote on the general meeting.

Decisions regarding voting rights for shareholders and proxy holders are made by the person opening the meeting, whose decisions may be reversed by the general meeting by simple majority vote.

Shareholders may vote in advance, please see Appendix 3 for further information.

Aksjeeiere kan også gi fullmakt til styrets leder, daglig leder eller andre til å stemme for deres aksjer ved å benytte fullmaktsskjema vedlagt som Vedlegg 2.

Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.

I henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger sendes innkallingen til forvalteren av forvalterregistrerte aksjer. Forvalteren skal deretter videreformidle innkallingen til eieren av disse aksjene. Aksjeeierne skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle eiernes stemmegivning eller påmelding til selskapet. Som nevnt over kan påmeldingen til generalforsamlingen senest skje 26. november 2024.

En aksjeeier som har aksjer registrert gjennom en godkjent forvalter etter allmennaksjeloven § 4-10 er stemmeberettiget for det antall aksjer forvalteroppdraget omfatter dersom aksjeeieren innen to virkedager før generalforsamlingen overfor Selskapet oppgir navn og adresse og fremlegger bekreftelse fra forvalteren om at aksjeeieren er den reelle eier av de forvaltede aksjer, jf. allmennaksjeloven § 5-3.

Aksjeeiere har rett til å fremsette forslag til beslutning om saker på dagsorden, og kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, herunder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.

Shareholders may also authorise the Chair of the Board, the CEO or another person to vote for their shares by using the proxy form attached as Appendix 3.

Shareholders have the right to be assisted by an adviser and may give one adviser the right to speak.

According to Section 1-8 of the Public Limited Liability Companies Act, as well as regulations on intermediaries covered by Section 4-5 of the Central Securities Act and related implementing regulations, notice is sent to custodians of nominee registered shares. The Custodian shall thereafter forward the notice to the owner of such shares. Shareholders must communicate with their custodian, who is responsible for conveying the owner's votes or notice of enrolment. As set out above shareholders must register their attendance no later than 26 November 2024.

Shareholders who have shares registered through an approved custodian pursuant to Section 4-10 of the Public Companies Act have voting rights equivalent to the numbers of shares which are covered by the custodian arrangement provided that the owner of such shares shall within two working days prior to the general meeting provide the Company with its name and address together with a confirmation from the custodian to the effect that he or she is the beneficial owner of the shares held in custody, cf. Section 5-3 of the Public Limited Liability Companies Act.

Shareholders may propose resolutions relating to items on the agenda, and may require that members of the Board and the CEO provide information at the general meeting about matters that may affect the assessment of other items that have been presented to the shareholders for decision, including information regarding the Company's financial position and other business to be transacted at the general meeting, unless the information demanded cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company.

Informasjon vedrørende den ekstraordinære generalforsamlingen, herunder denne innkallingen med følgende vedlegg; 1 (forslag til vedtak), 2 (fullmakt og påmeldingsskjema), 3 (fullmakt og påmeldingsskjema, engelsk)

Aksjonærer som ønsker å få kopi av ovennevnte dokumenter, kan henvende seg til Nordea på telefon + 47 24 01 34 62 eller e-post: [email protected]

Information about the extraordinary general meeting, including this notice of meeting with the following appendices; 1 (proposed resolutions), 2 (attendance and proxy form), 3 (attendance and proxy form, English)

Shareholders who wish to receive copies of the above-mentioned documents may contact Nordea by telephone + 47 24 01 34 62 e-mail: [email protected]

Med vennlig hilsen,

For styret i Eqva ASA

Yours sincerely,

For the Board of Directors of Eqva ASA

Rune Skarveland

Styrets leder 7. november 2024 Rune Skarveland

Chair of the Board 7 November 2024

Vedlegg/Appendix 1

Styrets forslag The proposals of the Board of Directors

Til sak 2: Valg av møteleder og minst én person til å medundertegne protokollen

Re item 2: Election of chair of the meeting and at least one person to co-sign the minutes

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende beslutning:

Selskapets CEO Even Matre Ellingsen velges til møteleder, og en av de fremmøtte på generalforsamlingen velges til å medundertegne protokollen.

Til sak 3: Godkjennelse av innkalling og forslag til dagsorden

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

Innkalling og dagsorden ble godkjent. The notice and agenda were approved.

Til sak 4: Valg av styremedlemmer og styreleder

Styreleder Rune Skarveland og styremedlem Trond Narve Skarveland ønsker avløsing fra sine styreplasser i selskapets styre. Styret tiltrer valgkomiteens anbefaling og foreslår Tore Schiødtz som nytt styremedlem. Som ny styreleder tiltrer styret valgkomiteens forslag om å velge Ellen Merete Hanetho.

På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Tore Schiødtz velges som nytt styremedlem i Eqva ASA"

The Board proposes that general meeting passes the following resolution:

The CEO Even Matre Ellingsen is elected to chair the meeting and one other person attending the meeting is elected to co-sign the minutes.

Re item 3: Approval of the notice and the agenda

The Board proposes that the general meeting passes the following resolution:

Re item 4: Election of board members and Chair of the Board

Chair of the Board Rune Skarveland and Board member Trond Narve Skarveland wants to be replaced from their seats on the company's board. The Board accedes to the nomination committee's recommendation and proposes Tore Schiøtz as new Board member. As the new Chair of the Board, the board accedes to the nomination committee's recommendation to elect Ellen Merete Hanetho.

On this background, the Board proposes that the general meeting passes the following resolution:

"Tore Schiøtz is elected as new Board member of Eqva ASA"

«Ellen Merete Hanetho velges til styreleder i Eqva ASA.»

Til sak 5: Valg av nytt medlem av Valgkomiteen

Valgkomiteen har foreslått som nytt medlem Erling Astrup.

Vedtektene må i tillegg endres, se sak 6 under.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

«Erling Astrup velges til nytt medlem av Valgkomiteen.»

Styret foreslår at generalforsamlingen endrer vedtektene ved å utvide Valgkomiteen til å ha to til tre medlemmer i stedet for tidligere vedtekter som hadde anvist to medlemmer, og således fatter følgende vedtak:

De nye vedtektene skal lyde

§ 10 Valgkomité

Selskapet skal ha en valgkomité. Komiteen skal fremme forslag for generalforsamlingen om styremedlemmer og styremedlemmers godtgjørelse. Valgkomiteen skal bestå av to til tre medlemmer som utpekes og sammensettes i tråd med retningslinjer for valgkomiteen. Generalforsamlingen skal fastsette retningslinjer og komiteens arbeid, og godkjenne endringer i disse.

"Ellen Merete Hanetho is elected Chair of the Board of Eqva ASA."

Re item 5: Election of new Member of the Nomination Committee

The nomination committee has appointed as a new member Erling Astrup.

The articles of association must also be amended, see item 6 below. The Board proposes that the general meeting passes the following resolution:

"Erling Astrup is elected as a new member of the Nomination Committee."

Til sak 6: Endring av vedtektene § 10 Re item 6: Amendment of the articles of association § 10

The board proposes that the general meeting amend the articles of association by expanding the Election Committee to have two to three members instead of the previous articles of association which had appointed two members, and thus passes the following resolution:

The new articles of association shall read

§ 10 Nomination Committee

The company shall have a nomination committee. The committee submits proposals to the general meeting for Board members and remuneration of Board members. The nomination committee shall consist of two to three members. The appointment of the members and the composition of the committee shall be in accordance with the guidelines for the nomination committee. The general meeting shall adopt guidelines for the committee's work and approve any amendments to the guidelines.

VEDLEGG2

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling i Eqva ASA avholdes 28. november 2024 kl. 10:00.

Møtet avholdes elektronisk via generalforsamlingsportalen administrert av Euronext Securities Oslo ("ESO-Portalen").

Aksjeeieren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: og stemmer for det antall aksjer som er eid per registreringsdato: 21. november 2024

Fristforregistrering av påmelding,forhåndsstemmer,fullmakter og instrukser: 26. november 2024 kl. 16:00.

Elektronisk registrering på forhånd av ekstraordinær generalforsamling i Eqva ASA

Dersom du ikke får registrert forhåndsstemmer eller fullmakt elektronisk, kan du alternativt bruke blankett for "Registrering per post eller epost" på neste side.

Elektronisk registrering av påmelding, forhåndsstemmer og fullmakter gjøres digitalt i VPS Investortjenester via https://www.euronextvps.no/ eller via egen kontofører. Velg HendelserGeneralforsamling, klikk på ISIN, og se ditt navn, ref.nr., pinkode og aksjebeholdning, samt følgende alternativer:

  • Velg Meld på for å melde deg på generalforsamlingen.
  • Velg Forhåndsstem for å avgi forhåndsstemme.
  • Velg Avgi fullmakt for å gi fullmakt tilstyrets leder eller en annen person.
  • Trykk på Avslutt dersom du ikke ønsker å registrere fysisk oppmøte, forhåndsstemme eller fullmakt.

Aksjeeiere må ha registrert en e-postadresse i VPS Investortjenester for å motta nødvendige påloggingsdetaljer og delta elektronisk på generalforsamlingen. Registrering av e-post i VPS Investortjenester gjøres av aksjeeieren selv i menyvalget Investoropplysninger/Endre kundeopplysninger.

For påmelding av deltakelse ved fullmektig eller rådgiver, bes aksjeeieren bruke blanketten for "Registrering per post eller e-post" på neste side. Påmelding av deltagelse for fullmektig eller rådgivere kan ikke registreres elektronisk i VPS Investortjenester. Vedkommende vil på morgenen før møtet motta en separat e-post med lenke og innloggingsdetaljer til ESO- Portalen, tilgangskoder (brukernavn og passord) og bruksanvisning for deltakelse til e-postadressen som oppgis i blanketten på neste side.

Elektronisk deltakelse på ordinær generalforsamling i Eqva ASA

Påmeldte aksjeeiere deltar ved å logge seg inn på ESO-Portalen i god tid før møtet. Tilgang til ESO-Portalen vil før generalforsamlingen være sendt til den e-postadressen som er registrert i VPS Investortjenester (eller oppgitt i blanketten på neste side og sendt til Nordea).

Aksjeeierne anbefales å teste ut utstyr og internettforbindelse ved å logge inn på ESO-Portalen i god tid før generalforsamlingen starter. ESO-Portalen vil være åpen for testing fra kl. 08:00 den 28. november 2024. Aksjeeiere som opplever tekniske problemer kan henvende seg til ESO-Portalens hjelpelinje på tlf. +45 4358 8894. Se "Veiledning om elektronisk deltakelse på ordinær generalforsamling" på Selskapets nettside www.eqva.no for ytterligere teknisk informasjon.

Registrering per post eller e-post Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"

Signert blankett sendes som vedlegg i e-post* til [email protected], eller per post til Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer services, Essendrops gate 7, Postboks 1166 Sentrum, 0107 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 26. november 2024 kl. 16:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges dette skjemaet ved innsending. Blanketten må være datert og signert for å være gyldig.

*E-post er usikret med mindre avsender selv sørgerfor å sikre e-posten.

"Firma-/Etternavn, Fornavn" sine aksjer representeres på ordinær generalforsamling i Eqva ASA den 28. november 2024 som følger: (kryss av for riktig alternativ)

  • □ Deltar selv (ikke kryss av på sakene under)
  • □ Fullmakt uten stemmeinstruks til styrets leder, eller den han bemyndiger (ikke kryss av på sakene under)
  • □ Fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder, eller den han bemyndiger (kryss av på de enkelte saker under)
  • □ Forhåndsstemmer (kryss av på de enkelte saker under) □ Åpen fullmakt til (ikke kryss av på sakene under – eventuell stemmeinstruks må avtales direkte med fullmektig): Navn: (fullmektigens navn i

blokkbokstaver) Er det ikke oppgitt navn eller e-postadresse, anses fullmakten gitt til styrets leder.

E-postadresse for å motta lenke og separate innloggingsdetaljer til ESO-Portalen, herunder tilgangskoder (brukernavn og passord) og bruksanvisning for deltakelse:

Dersom en aksjeeier er et selskap, oppgi navn på personen som vil møte for selskapet:

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets forslag. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda for ekstraordinær generalforsamling 28. november 2024

Sak Beskrivelse For Mot Avstår
2 Valg av møteleder og minst èn person til å medundertegne protokollen
3 Godkjennelse av innkalling og forslag til dagsorden
4 Valg av styremedlemmer og styreleder
5 Valg av nytt medlem i Valgkomiteen
6 Endring av vedtektene § 10

Sted Dato Aksjeeiers underskrift E-postadresse

Angående møte- og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Ref no: PINcode:

Notice of extraordinary general meeting

The extraordinary general meeting of Eqva ASA will be held on 28 November 2024 at 10:00 (CET).

The meeting will be held as a digital meeting through the Euronext Securities Portal (the "ESO Portal")

The shareholder is registered with the following number of shares at summons: and vote for the number of shares owned per record date: 21 November 2024

Deadlineforregistration of attendance, advance votes, proxy orinstructions: 26 November 2024 at 16:00 (CEST).

Digital registration in advance of the extraordinary general meeting of Eqva ASA

If you are unable to register advance votes, proxies or instructions digitally, you may alternatively use the form "Registration by post or email" on the following page.

Digital registration of advance votes and proxies may be done digitally through VPS Investor Services, via https://www.euronextvps.no/ or via your own account operator. Chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN, and find your name, ref.no., PIN code and shareholding, as well as the following options:

  • Choose Enroll to register your attendance.
  • Choose Advance vote to vote in advance of the general meeting.
  • Choose Delegate Proxy to give a power of attorney to the chair of the board of directors or another person.
  • Press Close if you do not wish to register physical attendance, advance votes or proxies.

Shareholders must have an e-mail address registered with the VPS Investor Services to register attendance and participate digitally at the general meeting. Registration of an e-mail in VPS Investor Services is done by the shareholder in the menu choice Investor information/Change customer information.

For registration of attendance by proxy or with an adviser, shareholders are asked to use the form "Registration by post or e- mail" on the following page. Registration of attendance of a proxy or an adviser may not be done by electronic registration in VPS Investor Services. On the morning prior to the meeting, the attendee will receive a separate e-mail with a link and login details to the ESO Portal, access codes (username and password) and the user guide for attendance to the e-mail address provided in the registration form on the following page.

Digital participation at the extraordinary general meeting of Eqva ASA

Shareholders who have registered their attendance may participate by logging in on the ESO Portal in due time prior to the meeting. Access to the ESO Portal will prior to the meeting be sent to the e-mail address which is registered in VPS Investor Services (or stated in the form on the following page and submitted to Nordea).

Shareholders are recommended to test their device and internet connection by logging on to the ESO Portal well in advance of the meeting. The ESO Portal will be open for testing from 08:00 (CEST) on 28 November 2024. Shareholders experiencing any technical problems may reach out to the ESO Portal's helpline by telephone to +45 4358 8894. See "Guide for digital attendance at the extraordinary general meeting" on the Company's website www.eqva.no for further technical information.

Registration by post or e-mail Ref. no: "Refnr" PIN code: "Pin"

The signed form is sent as an attachment by e-mail* to [email protected] (scan this form), or by regular mail to Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer services, Essendrops gate 7, P. O. Box 1166 Sentrum, N-0107 Oslo, Norway. The form must be received no later than 26 November 2024 at 16:00 (CEST). If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached hereto. The form must be dated and signed in order to be valid.

*E-mails are unsecured unless secured by the sender.

  • □ Proxy without voting instructions to the chair of the board of directors or a person authorized by him (do not mark items below)
  • □ Proxy with instructions to the chair of the board of directors or a person authorised by him (mark the individual items below)
  • □ Advance votes (mark the individual items below)
  • □ Open proxy to (do not mark items below any instructions to be agreed directly with the proxy holder) Name: (name of proxy holder in block letters) If no name isstated, the proxy is considered given to the chair of the board of directors.

E-mail address to receive a link and login details to the ESO Portal, including access codes (username and password), and the user guide for attendance:

If the shareholder is a company, state the name of the person who will be representing the company:

The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the board of directors' proposals. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for extraordinary general meeting 28 November 2024

Item Description In favor Against Abstain
2 Election of chair of the meeting and one person to co-sign the minutes
3 Approval of the notice and the proposed agenda
4 Election of Board members and Chair of the Board
5 Election of member of the election committee
6 Amendment of the articles of association § 10

address

Place Date Shareholder's signature E-mail

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.