eQ Oyj — Governance Information 2023

Feb 27, 2023

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2022

Johdanto

eQ Oyj (yhtiö) on suomalainen julkinen osakeyhtiö, jonka osakkeet on listattu Nasdaq Helsinki Oy:ssä (Helsingin pörssi).

Tämä selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä (Corporate Governance Statement) on laadittu erillisenä hallituksen toimintakertomuksesta. eQ Oyj:n hallitus on käsitellyt tämän hallinto- ja ohjausjärjestelmää koskevan selvityksen 6.2.2023. Tämä selvitys ja muut hallinnointikoodin mukaan esitettävät tiedot sekä yhtiön tilinpäätös, hallituksen toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla eQ Oyj:n internetsivuilla (www.eQ.fi). Tämä selvitys ei ole osa virallista tilinpäätöstä.

Pörssiyhtiöitä koskevien lakien ja määräysten lisäksi eQ Oyj on vuodelta 2022 noudattanut Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n 1.1.2020 voimaan tullutta Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia 2020. Koodi on kokonaisuudessaan nähtävillä Arvopaperimarkkinayhdistyksen internetsivuilla osoitteessa www.cgfinland.fi.

Vuonna 2022 eQ Oyj noudatti Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia 2020 poikkeuksetta.

Hallinnointia koskevat kuvaukset

Yhtiökokous

Yhtiökokous on eQ Oyj:n ylin päätöksentekoelin, jossa osakkeenomistajat osallistuvat yhtiön ohjaukseen ja valvontaan. Tilikauden aikana yhtiössä järjestetään yksi varsinainen yhtiökokous ja tarvittaessa ylimääräinen yhtiökokous. Osakkeenomistajat käyttävät puhe- ja äänioikeuttaan yhtiökokouksessa.

eQ Oyj antaa etukäteen riittävästi tietoa osakkeenomistajille yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. Etukäteistietoja annetaan yhtiökokouskutsussa, muissa tiedotteissa ja yhtiön kotisivuilla. Yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistajat voivat tehokkaasti käyttää omistajaoikeuksiaan. Tavoitteena on, että toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja ja riittävä määrä hallituksen jäseniä ovat läsnä yhtiökokouksessa. Hallituksen jäseneksi ensimmäistä kertaa ehdolla oleva henkilö osallistuu valinnasta päättävään yhtiökokoukseen, ellei hänen poissaololleen ole painavia syitä.

eQ Oyj:n varsinainen yhtiökokous pidettiin 23.3.2022.

Hallitus

Hallituksen kokoonpano

Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet. Hallitukselle ilmoitetut jäsenehdokkaat ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa, jos ehdokasta kannattavat osakkeenomistajat, joilla on vähintään 10 prosenttia yhtiön osakkeiden tuottamasta äänimäärästä ja ehdokas on antanut suostumuksensa valintaan. Yhtiökokouskutsun toimittamisen jälkeen asetetut ehdokkaat julkistetaan erikseen. Yhtiö ilmoittaa hallinto- ja ohjausjärjestelmää koskevassa selvityksessä tilikauden aikana pidettyjen hallituksen kokousten lukumäärän sekä jäsenten keskimääräisen osallistumisen hallituksen kokouksiin. Hallituksen jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan.

Yhtiön yhtiöjärjestyksessä ei ole määrätty hallituksen jäsenten asettamisesta erityisessä järjestyksessä. eQ Oyj:n suurimmat osakkeenomistajat, jotka edustavat pääsääntöisesti vähintään puolta yhtiön osakkeiden lukumäärästä ja niiden edustamista äänistä tekevät yhtiökokoukselle ehdotuksen hallituksen jäsenten lukumäärästä, hallituksen jäsenistä sekä heidän palkitsemisestaan.

Hallituksen jäseneksi valittavalla on oltava tehtävän edellyttämä pätevyys sekä riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen. Yhtiö edesauttaa hallituksen työskentelyä antamalla hallituksen jäsenille riittävät tiedot yhtiön toiminnasta. eQ Oyj:n hallitukseen voidaan valita 5–7 jäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. eQ Oyj:n hallituksella on päätoiminen puheenjohtaja, jonka tehtäviin kuuluu puheenjohtajuuden lisäksi muun muassa eQ:n strategian kehittäminen yhdessä toimitusjohtajan kanssa. Hallituksen jäsenten valinta ja valinnan valmistelu kuuluvat viime kädessä yksinomaan eQ Oyj:n yhtiökokoukselle.

Yhtiö ilmoittaa hallituksen jäsenistä seuraavat henkilö- ja omistustiedot: nimi, sukupuoli, syntymävuosi, koulutus, päätoimi, keskeinen työkokemus, kansainvälinen kokemus, hallituksen jäsenyyden alkamisaika, keskeisimmät luottamustehtävät sekä osakeomistukset yhtiössä. Lisäksi ilmoitetaan mahdollinen riippuvuus yhtiöstä tai yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista sekä perusteet, joiden vuoksi hallituksen jäsenen ei katsota olevan riippumaton.

eQ Oyj:n hallituksen jäsenen on annettava hallitukselle ja yhtiölle riittävät tiedot hänen pätevyytensä ja riippumattomuutensa arvioimiseksi sekä ilmoitettava tiedoissa tapahtuvista muutoksista.

Yhtiökokouksessa 23.3.2022 seuraavat jäsenet valittiin hallitukseen:

Janne Larma, s. 1965, mies, hallituksessa vuodesta 2021, hallituksen puheenjohtaja 24.3.2021 alkaen, KTM

Keskeiset luottamustehtävät: Notalar Oy, hallituksen puheenjohtaja, 1995-; Inkoo Shipping Oy Ab, hallituksen jäsen, 2014-; Rettig Group Oy Ab, hallituksen jäsen, 2020-; Svenska handelshögskolan, hallituksen jäsen, 2019-; Meripuolustussäätiö SR, hallituksen jäsen. 2017-.

Keskeinen työkokemus: eQ Oyj, toimitusjohtaja, 2011–2021; eQ Pankki, johtoryhmän jäsen, 2004–2009; Advium Corporate Finance Oy, toimitusjohtaja, 2000-; Enskilda Securities, investointipankkitoiminnan johtotehtävät, 1998–2000; Alfred Berg, investointipankkitoiminta, 1993–1998; Kansallis-Osake-Pankki, investointipankkitoiminta, 1988–1992.

Janne Larma ei ole riippumaton yhtiöstä, sillä hän on yhtiöön vakituisessa toimisuhteessa oleva päätoiminen hallituksen puheenjohtaja, hän on ollut yhtiön toimisuhteinen toimitusjohtaja 2011–2021 ja lisäksi hän on mukana yhtiön toimivan johdon kanssa samassa optio-ohjelmassa. Janne Larma ei ole riippumaton yhtiön merkittävästä osakkeenomistajasta Chilla Capital S.A.:sta, jossa hän on merkittävä osakkeenomistaja.

Georg Ehrnrooth, s. 1966, mies, hallituksessa vuodesta 2011, hallituksen varapuheenjohtaja, Agrologi

Keskeiset luottamustehtävät: Sampo Oyj, hallituksen jäsen, 2020-; Louise ja Göran Ehrnroothin säätiö, hallituksen puheenjohtaja, 2013-; Fennogens Investments S.A, hallituksen puheenjohtaja, 2009-; Anders Wall Säätiö, hallituksen jäsen, 2008-; Paavo Nurmi säätiö, hallituksen jäsen, 2005; Topsin Investments S.A., hallituksen jäsen, 1998-. Keskeinen työkokemus: Johtotehtävät perheen omistusyhtiöissä vastuualueena rahoitus ja sijoitukset, 2008-; eQ Oyj ja eQ Pankki Oy, toimitusjohtaja, 2005. Georg Ehrnrooth ei ole riippumaton yhtiöstä perustuen siihen, että hän on ollut yli kymmenen vuotta yhtäjaksoisesti yhtiön hallituksessa, joista kuusi vuotta puheenjohtajana ja kaksi vuotta varapuheenjohtajana. Lisäksi Georg Ehrnrooth ei ole riippumaton yhtiön merkittävästä osakkeenomistajasta Fennogens Investments S.A.:sta, jossa hän on merkittävä omistaja.

Nicolas Berner, s. 1972, mies, hallituksessa vuodesta 2013, OTK Keskeiset luottamustehtävät: Berner Oy, hallituksen jäsen, 2006-. Keskeinen työkokemus: Berner Oy, hallinto- ja kehitysjohtaja, 2011-; Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy, partner, 1998–2011. Riippumaton yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Timo Kokkila, s. 1979, mies, hallituksessa vuodesta 2016, Diplomi-insinööri Keskeiset luottamustehtävät: Keskinäinen eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen, hallituksen jäsen, 2017-; Valmet Automotive Oy, hallituksen jäsen, 2016-; SRV Yhtiöt Oyj, hallituksen varapuheenjohtaja 2021- ja jäsen,

2010-; Pontos Oy, hallituksen jäsen, 2007-.

Keskeinen työkokemus: Pontos Group, toimitusjohtaja, 2016-; Pontos Group, sijoitusjohtaja, 2011–2015; SRV Yhtiöt Oyj, hankekehityspäällikkö, 2008–2011; SRV Yhtiöt Oyj, kehitysinsinööri, 2006–2008; Kampin Keskus Oy, suunnittelija, 2004–2006.

Riippumaton yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Lotta Kopra, s. 1980, nainen, hallituksessa vuodesta 2019, KTM Keskeiset luottamustehtävät: Nightingale Health Oyj, hallituksen jäsen, 2021-. Keskeinen työkokemus: Spinnova Oyj, Chief Commercial Officer, 2019–2022; BearingPoint, ylin johto, 2015–2018; Magenta Advisory, perustaja, hallituksen puheenjohtaja, 2010–2015; Suomi ja muut Pohjoismaat, liikkeenjohdon konsultti 2004–2010.

Riippumaton yhtiöstä ja yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista.

Tomas von Rettig, s. 1980, mies, hallituksessa vuodesta 2019, BBA (Bachelor of Business Administration), CEFA -tutkinto

Keskeiset luottamustehtävät: Purmo Group Oyj, hallituksen puheenjohtaja, 2016-; Rettig Capital Oy Ab, hallituksen jäsen, 2014-.

Keskeinen työkokemus: Rettig Group Oy Ab, toimitusjohtaja, 2016–2019; Rettig Group Oy Ab, kehitysjohtaja, yritysrahoitus- ja kehitysjohtaja, 2011–2015; Rettig Asset Management Oy Ab, salkunhoitaja, vanhempi salkunhoitaja 2008–2011; Skandinaviska Enskilda Banken, Middle Office -toiminto 2006–2008. Riippumaton yhtiöstä, mutta ei riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista. Tomas von Rettig on yhtiön merkittävän osakkeenomistajan Anchor Oy:n välillisen emoyhtiön Rettig Capital Oy Ab:n osakkeenomistaja ja hallituksen jäsen.

Hallituksen jäsenten ja heidän määräysvaltayhteisöjensä osakkeet ja osakeperusteiset oikeudet yhtiössä tilikauden lopussa 31.12.2022:

Hallituksen jäsen	Arvo-osuuslaji	Omistus
Nicolas Berner	Osake	85 000
Georg Ehrnrooth	Osake	8 037 605
Timo Kokkila	Osake	4 142
Lotta Kopra	Osake	18 942
Janne Larma	2022 Optio-oikeus Osake	50 000 6 165 904
Tomas von Rettig	Osake	5 000

Hallituksen toiminta

eQ Oyj:n hallitus on laatinut toimintaansa varten kirjallisen työjärjestyksen, jonka keskeiset tehtävät ja periaatteet ovat seuraavat. Tehtäviensä toteuttamiseksi hallitus:

• vahvistaa yhtiön arvot ja toimintatavat ja seuraa niiden toteutumista
• vahvistaa yhtiön perusstrategian ja seuraa jatkuvasti sen ajankohtaisuutta
• hyväksyy strategian pohjalta vuosittaisen toimintasuunnitelman ja budjetin sekä valvoo niiden toteutumista
• käsittelee ja hyväksyy osavuosikatsaukset, toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen
• määrittelee yhtiön osinkopolitiikan ja tekee yhtiökokoukselle ehdotuksen osingon jakamisesta
• kutsuu koolle yhtiökokouksen
• tekee tarvittaessa esityksiä yhtiökokoukselle
• päättää merkittävistä investoinneista, yrityskaupoista ja divestoinneista sekä yli kahden miljoonan euron sijoituksista
• vahvistaa organisaatiorakenteen
• nimittää ja vapauttaa tehtävistään toimitusjohtajan
• asettaa toimitusjohtajalle vuosittain henkilökohtaiset tavoitteet ja arvioi niiden toteutumista
• nimittää ja erottaa johtoryhmän jäsenet, määrittää heidän vastuualueensa ja päättää jäsenten palvelusuhteen ehdoista
• päättää ns. epätavanomaisista lähipiiritoimista, jotka eivät kuulu eQ:n tavanomaiseen toimintaan ja joita ei tehdä tavanomaisin kaupallisin ehdoin
• tarkastaa ja käsittelee vähintään kerran vuodessa lähipiiritoimet
• käsittelee vähintään kerran vuodessa eQ-konsernin toimielinten palkitsemispolitiikan ja toimittaa yhtiökokoukselle sitä koskevan luonnoksen käsiteltäväksi vähintään neljän vuoden välein
• käsittelee vähintään kerran vuodessa eQ-konsernin palkitsemispolitiikan
• päättää toimitusjohtajan ja henkilöstön kannustinjärjestelmät sekä vuosibonukset
• käy ainakin vuosittain läpi yhtiön toimintaa liittyvät keskeiset riskit ja niiden hallinnan sekä antaa tarvittaessa niitä koskevia ohjeita toimitusjohtajalle
• pitää vähintään kerran vuodessa yhteisen kokouksen tilintarkastajien kanssa
• kokoontuu vähintään kerran vuodessa ilman toimivan johdon läsnäoloa
• arvioi kerran vuodessa omaa toimintaansa
• arvioi jäsentensä riippumattomuuden
• vahvistaa itselleen työjärjestyksen, joka tarkistetaan vuosittain
• käsittelee muut asiat, jotka hallituksen puheenjohtaja tai toimitusjohtaja ovat esittäneet otettaviksi kokousten esityslistalle, myös hallituksen jäsenillä on oikeus saattaa haluamansa asia hallituksen käsiteltäväksi ilmoittamalla siitä puheenjohtajalle.

eQ Oyj:n hallitus kokoontui tilikauden 2022 aikana yhteensä kahdeksan (8) kertaa ja keskimääräinen osallistumisprosentti oli 100 %. Hallituksen jäsenten läsnäolo kokouksissa 2022:

Hallituksen jäsen
Nicolas Berner	8/8
Georg Ehrnrooth	8/8
Timo Kokkila	8/8
Lotta Kopra	8/8
Janne Larma	8/8
Tomas von Rettig	8/8

eQ Oyj:n hallituksen jäsenten enemmistö on riippumaton yhtiöstä ja puolet hallituksen jäsenistä ovat riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Hallitus arvioi jäsentensä riippumattomuuden ja ilmoittaa yhtiön verkkosivuilla, ketkä heistä on katsottu riippumattomiksi. Riippumattomuuden arvioinnissa otetaan kaikissa tilanteissa huomioon myös jäsenen lähipiiriin kuuluvien yksityisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden vastaavat olosuhteet. Yhtiöön rinnastetaan yhtiön kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt.

Hallituksen monimuotoisuutta koskevat periaatteet

eQ Oyj:n hallitus pyrkii osaltaan edistämään hallituksen kokoonpanon monimuotoisuutta. Monimuotoisuutta arvioitaessa otetaan huomioon muun muassa hallituksen jäsenten ikä ja sukupuoli, koulutustausta ja ammatillinen kokemus, henkilökohtaiset ominaisuudet sekä tehtävän ja yhtiön toiminnan kannalta merkityksellinen kokemus. eQ Oyj:n hallituksen määrittelemänä tavoitteena sukupuolten tasapuolisesta edustuksesta hallituksessa on, että eQ Oyj:n hallituksessa tulisi olla aina kumpaakin sukupuolta olevia jäseniä. Tähän tavoitteeseen pyritään pääsemään ja sitä pyritään ylläpitämään hallituksen toimesta lähinnä viestimällä tavoitteesta aktiivisesti eQ Oyj:n omistajakunnalle. Tilikaudella 2022 eQ Oyj:n hallitus täytti yhtiön monimuotoisuudelle asettamia edellytyksiä mukaan lukien tavoitetta molempien sukupuolten edustuksesta hallituksessa. Yhtiön hallituksen jäsenillä on laaja-alaista kokemusta yhtiön toiminnan kannalta merkityksellisiltä toimialoilta, kuten sijoitus/finanssialalta ja kiinteistöalalta. Lisäksi hallituksen jäsenten erilainen työtausta ja koulutuspohja sekä heillä oleva kansainvälinen kokemus täydentävät toisiaan. Hallituksen jäsenten valinta kuuluu eQ Oyj:n yhtiökokoukselle.

Yhtiön hallitus on seurannut monimuotoisuuden toteutumista tilikaudella 2022.

Toimitusjohtaja ja hänen tehtävänsä

Toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa osakeyhtiölain säädösten sekä hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja saa ryhtyä yhtiön toiminnan laajuus ja laatu huomioon ottaen epätavallisiin ja laajakantoisiin toimiin hallituksen valtuuttamana. Toimitusjohtaja huolehtii yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. eQ Oyj:n hallitus nimittää toimitusjohtajan. Yhtiö ilmoittaa toimitusjohtajasta samat henkilö- ja omistustiedot kuin hallituksen jäsenistä. eQ Oyj:llä ei ole toimitusjohtajan sijaista.

Mikko Koskimies, KTM, (s. 1967) valittiin eQ Oyj:n toimitusjohtajaksi 1.4.2021 lähtien ja hän on toiminut eQ Varainhoito Oy:n toimitusjohtajana 2012 lähtien. Keskeiset luottamustehtävät: St1 Nordic Oy, hallituksen jäsen, 2007-; Urlus-Säätiö Sr, hallituksen puheenjohtaja, 2012-.

Keskeinen työkokemus: toimitusjohtaja, eQ Varainhoito Oy, 2012-; Pohjola-konsernin johtoryhmän jäsen, varainhoito-liiketoiminta-alueesta vastaava johtaja ja Pohjola Varainhoito Oy, toimitusjohtaja, 2005–2012; Alfred Berg Omaisuudenhoito Oy,

toimitusjohtaja, 1998–2005; Nordea-konserni, useita eri johtotehtäviä, 1989–1997, joista Merita Bank Luxembourg S.A., 1993–1997.

Toimitusjohtajan ja hänen määräysvaltayhteisöjensä osakkeet ja osakeperusteiset oikeudet yhtiössä tilikauden lopussa 31.12.2022:

Nimi	Tehtävä organisaatiossa	Arvo-osuuslaji	Omistus
Mikko	Toimitusjohtaja	2018 Optio-oikeus	75 000
Koskimies		2022 Optio-oikeus	50 000
		Osake	4 225 000

Muu johtoryhmä

eQ-konsernilla on johtoryhmä, joka kokoontuu säännöllisesti. Johtoryhmä ei ole varsinainen yhtiöoikeudellinen toimielin, mutta sillä on tosiasiallisesti merkityksellinen asema yhtiön johdon organisaatiossa. Johtoryhmään kuuluvat yhtiön operatiivisen liiketoiminnan johtajat ja talousjohtaja sekä lakiasioista vastaava johtaja. Johtoryhmän pääasiallinen tehtävä on avustaa toimitusjohtajaa.

eQ-konsernin johtoryhmän kokoonpano 31.12.2022:

Mikko Koskimies, s. 1967, KTM, puheenjohtaja, eQ Oyj, toimitusjohtaja, eQ Varainhoito Oy, toimitusjohtaja Staffan Jåfs, s. 1974, KTM, eQ Varainhoito Oy, johtaja, pääomasijoitukset Antti Lyytikäinen, s. 1981, KTM, eQ Oyj, talousjohtaja Juha Surve, s. 1980, OTM, KTM, eQ Varainhoito Oy, johtaja, lakiasiat

Muuhun johtoryhmään kuuluvien henkilöiden ja heidän määräysvaltayhteisöjensä osakkeet ja osakeperusteiset oikeudet yhtiössä tilikauden lopussa 31.12.2022:

Nimi	Tehtävä organisaatiossa	Arvo-osuuslaji	Omistus
Staffan Jåfs	Johtaja, pääomasijoitukset, eQ Varainhoito Oy	2018 Optio-oikeus 2022 Optio-oikeus Osake	100 000 50 000 66 778
Antti Lyytikäinen	Talousjohtaja, eQ Oyj	2018 Optio-oikeus 2022 Optio-oikeus Osake	50 000 30 000 35 000
Juha Surve	Johtaja, lakiasiat, eQ Varainhoito Oy	2018 Optio-oikeus 2022 Optio-oikeus Osake	50 000 30 000 41 500

Kuvaukset sisäisen valvonnan menettelytavoista ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteistä

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvä valvonta ja riskienhallinta

Taloudellisen raportointiprosessin tavoitteena on tuottaa ajantasaista taloustietoa ja varmistaa, että päätöksenteko perustuu luotettavaan informaatioon. Tavoitteena on varmistaa, että tilinpäätös ja osavuosikatsaukset laaditaan sovellettavien lakien, yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden ja muiden listayhtiöille asetettujen vaatimusten mukaisesti.

Taloudellisen raportointiprosessin avulla tuotetaan eQ-konsernin kuukausi- ja neljännesvuosiraportit. eQ-konsernin tulosta ja taloudellista kehitystä käsitellään kuukausittain konsernin johtoryhmässä. Konsernin johto esittelee vuosineljänneksittäin eQ Oyj:n hallitukselle laskelmat konsernin tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. eQ Oyj:n hallitus valvoo, että taloudellinen raportointiprosessi tuottaa laadukasta taloudellista informaatiota. eQ-konsernin sisäisestä riskienhallinnasta vastaa toimitusjohtaja.

Konsernin tytäryhtiöt raportoivat tuloksistaan emoyhtiölle kuukausittain. Konsernin tytäryhtiöiden kirjanpito hoidetaan keskitetysti konsernin taloushallinnossa. Tämä auttaa konsernitasolla varmistumaan siitä, että taloudellinen raportointi konserniyhtiöistä on luotettavaa. Konsernin osavuosikatsaukset ja tilinpäätös laaditaan IFRS-raportointistandardien mukaisesti. Konsernin taloushallinto seuraa IFRS-standardeissa tapahtuvia muutoksia.

Taloudellisen raportoinnin riskien hallitsemiseksi yhtiössä on kehitetty riskiarviointien perusteella valvontatoimenpiteitä, joilla varmistutaan taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta. Yhtiöissä on käytössä muun muassa erilaisia täsmäytyksiä, varmistuksia ja analyyttisiä toimenpiteitä. Konsernin taloushallinto tekee kuukausittain tuloslaskelman ja taseen erien analyyseja sekä yritys- että segmenttikohtaisesti. Lisäksi tehtävät liittyen vaarallisiin työyhdistelmiin on eriytetty ja käytössä on asianmukaiset hyväksymismenettelyt ja sisäiset ohjeistukset. Raportoinnin luotettavuutta tukevat myös raportoinnissa käytettävien järjestelmien erilaiset kontrollit. Muita valvonnan perusperiaatteita ovat selkeä vastuunjako ja selvät roolit sekä säännölliset raportointirutiinit.

Riskienhallinnan yleiskuvaus

Konsernin riskienhallinnan tarkoituksena on varmistaa, että yhtiön toimintaan liittyvät riskit tunnistetaan, arvioidaan ja että riskeihin reagoidaan. eQ Oyj:n hallitus valvoo, että toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa sen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Lisäksi hallitus valvoo, että riskienhallinta ja valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Toimiva johto vastaa riskienhallintaprosessin ja valvonnan käytännön toteuttamisesta.

eQ-konserniin kuuluu sijoituspalvelutoimintaa harjoittava ja eQ Oyj:n kokonaan omistama tytäryhtiö eQ Varainhoito Oy. eQ Varainhoito Oy:n riskienhallinnasta vastaa riskiasiantuntijoista koostuva pysyvä ja muusta liiketoiminnoista riippumaton riskienhallintatoiminto, jota johtaa riskienhallintajohtaja. eQ Varainhoidossa toimii riskienhallintajohtajan johdolla säännöllisesti kokoontuva riskienhallintatoimikunta. Riskienhallintoimikunnan tehtäviin kuuluu mm. käsitellä riskienhallintaan liittyvät toiminnan seurantaraportit ja päättää korjaavista toimenpiteistä sekä hyväksyä uudet tuotteet, tuotemuutokset ja vastapuolet.

Sisäisen valvonnan yleiskuvaus

eQ Oyj:n hallitus vastaa riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäinen valvonta kattaa eQ-konsernin kaikki toiminnot, mikä tarkoittaa sitä, että eQ Oyj ohjaa ja valvoo tytäryhtiöiden toimintaa varmistaakseen liiketoimintansa tuloksen luotettavuuden. Liiketoimintaa ohjaavat koko konsernin kattavat konsernin liiketoimintaperiaatteet, päätöksentekovaltuudet sekä yhtiön arvot. eQ Oyj:n sisäisen valvonnan järjestämisessä on huomioitu konsernin rakenne sekä liiketoiminnan laatu ja laajuus.

eQ-konsernin sisäinen valvontajärjestelmä käsittää taloudellisen ja muun valvonnan. Sisäistä valvontaa toteuttavat yrityksessä hallitus, toimitusjohtaja ja muu ylin johto sekä koko henkilökunta. Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että koko konsernin toiminta on tehokasta ja tuloksellista asetettujen päämäärien ja tavoitteiden saavuttamiseksi, raportointi on luotettavaa ja että lakeja ja säännöksiä noudatetaan. Lisäksi sisäisellä valvonnalla pyritään varmistamaan tietojen, eQ Oyj:n omaisuuden ja asiakkaiden varojen riittävä turvaaminen sekä asianmukaisesti järjestetyt sisäiset menettelytavat ja tietojärjestelmät toiminnan tueksi.

eQ-konsernissa on käytössä ilmoituskanava, jonka kautta työntekijä voi ilmoittaa nimettömästi ja luottamuksellisesti eQ-konsernin toiminnassa tapahtuneista väärinkäytöksistä tai muista epäkohdista (eQ Whistleblower). Valtuutetut henkilöt käsittelevät ilmoitukset ja vain heillä on pääsy ilmoitusten tietoihin. Ilmoituskanava on kokonaan yhtiön ulkopuolisella palvelimella ja se mahdollistaa keskustelut nimettömän ilmoittajan kanssa.

Sisäinen valvonta perustuu erityisesti taloudellisiin raportteihin, johdon raportteihin, riskiraportteihin sekä sisäisen tarkastuksen raportteihin. Yrityksen keskeistä toimintaa ohjataan laadittujen sisäisten toimintapolitiikkojen ja -tapojen avulla.

Muut CG-selvityksessä annettavat tiedot

Sisäinen tarkastus

Konsernilla ei ole omaa erillistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota. Toimitusjohtaja vastaa yhdessä yksiköiden johtajien kanssa yhtiön operatiivisen liiketoiminnan päivittäisestä valvomisesta ensimmäisessä linjassa, ja liiketoiminnoista riippumaton Riskienhallinta ja Compliance -yksikkö valvoo toisessa linjassa toimintaa ja raportoi tarvittaessa suoraan hallitukselle. Toimitusjohtaja voi teettää ulkoisten arvioijien toimesta tarkastuksia tarpeellisiksi katsomillaan alueilla. Toimitusjohtaja raportoi havainnoista hallitukselle.

Lähipiiritoimia koskevat periaatteet

eQ-konsernin konsernihallinto vastaa lähipiiriasioiden hallinnoinnista konsernitasolla ja lähipiirirekisterin ylläpidosta eQ Oyj:n hallituksen hyväksymien lähipiiriasioiden hallinnointia koskevien periaatteiden mukaisesti. Kunkin konserniin kuuluvan yhtiön johto vastaa siitä, että mahdolliset lähipiiriliiketoimet tehdään konsernissa

hyväksyttyjen periaatteiden mukaisesti. eQ-konsernissa kaikki konsernin sisäiset liiketoimet sekä lähipiiritoimet tehdään aina markkinaehtoisesti ja osana yhtiön normaalia liiketoimintaa. Konserniyhtiöt voivat tarjota lähipiiriin kuuluville henkilöille tai näiden määräys- ja vaikutusvaltayhteisöille palveluitaan markkinaehtoisesti ja tavanomaiset toimeksiannot toteutetaan osana normaalia liiketoimintaa. Lähipiiritoimet ovat hyväksyttäviä, kun ne ovat yhtiön toiminnan tarkoituksen ja yhtiön edun mukaisia ja niille on liiketaloudellinen peruste.

Hallitus seuraa ja arvioi säännöllisesti eQ Oyj:n ja sen lähipiirin välisiä toimia ja arvioi, miten yhtiön ja sen lähipiirin kesken tehtävät sopimukset ja muut oikeustoimet täyttävät vaatimukset tavanomaiseen toimintaan kuulumisesta ja markkinaehdoista. Lähipiirin jäsen on ensisijaisesti itse velvollinen huolehtimaan siitä, että hänen tekemänsä lähipiiritoimi tulee eQ:n tietoon. Lähipiiritapahtumia seurataan eQ:ssa myös liiketoiminnoittain ja eQ Oyj:n talousjohtaja vastaa lähipiiritoimien raportoinnista hallitukselle vuosittain. Sellaiset lähipiiritoimet, jotka eivät kuulu eQ:n tavanomaiseen toimintaan ja joita ei tehdä tavanomaisin kaupallisin ehdoin ovat ns. epätavanomaisia liiketoimia. Vain eQ Oyj:n hallitus voi päättää epätavanomaisten lähipiiritoimien toteuttamisesta. Lähipiiriluotot konserniyhtiöiden ulkopuolisille lähipiiriin kuuluville henkilöille tai yhteisöille käsitellään aina konsernin emoyhtiön hallituksessa.

eQ noudattaa listayhtiöiden hallinnointikoodin 2020 suosituksia sekä IFRS standardien (IAS 24) velvoitteita lähipiiriliiketoimien seurannasta. eQ esittää standardin edellyttämällä tavalla emoyrityksen tai sijoituskohteessa yhteisen määräysvallan tai huomattavan vaikutusvallan omaavan sijoittajan konsernitilinpäätöksessä ja erillistilinpäätöksessä lähipiirisuhteet ja -liiketoimet ja avoimet saldot lähipiiriin kuuluvien kanssa, jotka esitetään IFRS mukaisesti. eQ esittää lisäksi yhtiön toimintakertomuksessa osakeyhtiölain perusteella esitettävät tiedot koskien lähipiirille annettuja rahalainoja, vastuita ja vakuuksia sekä näiden pääasiallisia ehtoja sekä kirjanpitoasetuksen perusteella esitettävä tiedot liiketoimista lähipiirin kanssa, jos liiketoimet ovat olennaisia ja ne on toteutettu epätavanomaisin ehdoin.

eQ Oyj julkistaa pörssitiedotteella sellaiset lähipiiritoimet, jotka ovat merkityksellisiä yhtiön osakkeenomistajan kannalta.

Sisäpiirihallinnon keskeiset menettelytavat

eQ Oyj noudattaa sisäpiirihallinnossaan soveltuvaa Suomen ja EU:n lainsäädäntöä (mukaan lukien markkinoiden väärinkäyttöasetus 596/2014), Finanssivalvonnan antamia määräyksiä ja ohjeita sekä Helsingin pörssin antamaa sisäpiiriohjetta (sisäpiirisääntely). eQ Oyj on laatinut kaupankäynti- ja sisäpiiriohjeen. Yhtiö on ilmoittanut sisäpiiriohjeestaan yhtiön johtohenkilöille, sisäpiiriläisille sekä laajennetun kaupankäynnin kiellon piiriin kuuluville.

eQ Oyj:n johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä on sisäpiirisääntelyn mukaisesti ilmoitettava yhtiölle ja Finanssivalvonnalle yhtiön osakkeilla tai muilla rahoitusvälineillä tekemistään liiketoimista. Yhtiö julkaisee saamansa tiedot liiketoimista viipymättä pörssitiedotteella. eQ:ssa tällaisia johtohenkilöitä (ilmoitusvelvollisia) ovat toimitusjohtaja ja hallituksen jäsenet sekä hallituksen nimittämän johtoryhmän jäsenet. eQ ylläpitää luetteloa johtohenkilöistä ja heidän lähipiiriinsä kulloinkin kuuluvista henkilöistä. Tämä luettelo ei ole sisäpiiriluettelo.

Yhtiössä pidetään sisäpiirisääntelyn edellyttämiä sisäpiiriluetteloja henkilöistä, joilla on pääsy sisäpiiritietoon. Nämä sisäpiiriluettelot eivät ole julkisia. Sääntelyn vaatimia tietoja eQ Oyj:n johtohenkilöistä sekä sisäpiiriluetteloita ylläpidetään Euroclear Finland Oy:ssä. Sisäpiiriluetteloiden tiedot ovat Finanssivalvonnan käytettävissä arvopaperimarkkinoiden valvonnassa.

eQ Oyj:n pysyvä sisäpiiri käsittää vain ne henkilöt, joilla on tehtävänsä tai asemansa luonteen vuoksi jatkuva pääsy kaikkeen listayhtiön sisäpiirintietoon ja joilla on oikeus tehdä yhtiön tulevaa kehitystä ja liiketoiminnan järjestämistä koskevia päätöksiä. eQ:n pysyvään sisäpiiriin kuuluvat hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja hallituksen nimeämät konsernin johtoryhmän jäsenet. Sisäpiiriluetteloiden lisäksi eQ pitää luetteloa ns. laajennetun kaupankäynnin kiellon piiriin kuuluvista henkilöistä.

eQ Oyj:n suljettu ikkuna alkaa 30 vuorokautta ennen osavuosikatsauksen (ensimmäinen ja kolmas kvartaali), puolivuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkistamishetkeä ja päättyy tuloksen julkistamispäivän päätteeksi.

eQ Oyj on ilmoittanut sisäpiiriohjeestaan yhtiön johtohenkilöille, sisäpiiriläisille sekä laajennetun kaupankäynnin kiellon piiriin kuuluville. Yhtiöllä on nimetty kaupankäynti- ja sisäpiirivastaava (Compliance Officer), joka hoitaa sisäpiirihallintoon, sisäpiiriasioiden koulutuksen ja sisäpiiriluetteloiden ylläpitoon sekä kaupankäynnin valvontaan kuuluvia tehtäviä. Henkilöstön sisäpiiriasioiden tuntemusta pidetään yllä ja koulutustarvetta arvioidaan jatkuvasti.

Tilintarkastus Tilintarkastajien valinta

Yhtiön hallituksen valmistelema ehdotus tilintarkastajaksi ilmoitetaan yhtiökokouskutsussa. Mikäli tilintarkastajaehdokas ei ole hallituksen tiedossa yhtiökokouskutsua toimitettaessa, ehdokkuus julkistetaan erikseen.

eQ Oyj:n tilintarkastajana vuonna 2022 toimi KPMG Oy Ab, tilintarkastusyhteisö ja päävastuullisena tilintarkastajana KHT Tuomas Ilveskoski.

KPMG Oy Ab on toiminut eQ Oyj:n tilintarkastajana vuodesta 2014 lähtien ja KHT Tuomas Ilveskoski on toiminut päävastuullisena tilintarkastajana vuoden 2021 yhtiökokouksesta alkaen. Päävastuullisen tilintarkastajan ja tilintarkastusyhteisön toimikauden jatkamisesta päätetään vuosittain yhtiökokouksessa ja päävastuullista tiintarkastajaa ja tarkastusyhteisöä vaihdetaan vähintään sääntelyn edellyttämällä tavalla. eQ Oyj:n hallitus kilpailutti lakisääteisen tilintarkastuksen EU:n tilintarkastusasetuksen (537/2014) mukaisesti tilikauden 2021 tilintarkastuksesta koskien, jolloin Yhtiön yhtiökokous valitsi KPMG Oy Ab:n tilintarkastajaksi hallituksen suosituksen mukaisesti.

Tilintarkastajien palkkiot

Riippumattomille tilintarkastajille on maksettu vuonna 2022 tilintarkastuksen palveluista 94 400 euroa (2021: 47 600 euroa) ja muista kuin tilintarkastuspalveluista 10 800 euroa (2021: 8 200 euroa).