Epigenomics AG

Governance Information • Jan 31, 2013

Epigenomics AG

Berlin

Jahresabschluss zum Geschäftsjahr vom 01.01.2010 bis zum 31.12.2010

Ergebnisverwendungsvorschlag

Der Jahresfehlbetrag der Epigenomics AG für das zum 31.12.2010 endende Geschäftsjahr beträgt EUR 13.254.341,16. Der Vorstand der Gesellschaft schlägt vor, den Jahresfehlbetrag auf neue Rechnung vorzutragen.

Berlin, 28. Februar 2011

Der Vorstand

Ergebnisverwendungsbeschluss

Im Rahmen der Feststellung des Jahresabschlusses der Epigenomics AG nach HGB für das zum 31.12.2010 endende Geschäftsjahr, beschließt der Aufsichtsrat der Gesellschaft, den Ergebnisverwendungsvorschlag des Vorstandes vorn 28.02.2011 anzunehmen. Gemäß diesem Vorschlag wird der Jahresfehlbetrag 2010 der Gesellschaft i.H.v. EUR 13.254.341,16 auf neue Rechnung vorgetragen.

Berlin, 30. März 2011

Der Aufsichtsrat

ENTSPRECHENSERKLÄRUNG 2010 ZUM DEUTSCHEN CORPORATE GOVERNANCE KODEX

NACH § 161 ABS. 1 AKTG

Vorstand und Aufsichtsrat der Epigenomics AG erklären hiermit, dass die Epigenomics AG seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung im Dezember 2009 den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 18. Juni 2009 bzw. vom 26. Mai 2010 entsprochen hat und den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 26. Mai 2010 auch künftig entsprechen wird, jeweils mit den folgenden, zum Teil unternehmensspezifischen Ausnahmen. Zugrunde gelegt wird dabei für den Zeitraum seit der letzten Abgabe der Entsprechenserklärung bis zum 1. Juli 2010 der Deutsche Corporate Governance Kodex (nachfolgend auch "DCGK") in der Fassung vom 18. Juni 2009 ("Kodex 2009"). Für die Corporate Governance Praxis der Epigenomics AG seit dem 2. Juli 2010 bezieht sich die Erklärung auf die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 26. Mai 2010 ("Kodex 2010"), die am 2. Juli 2010 im Elektronischen Bundesanzeiger bekannt gemacht wurde.

Ziffer 2.3.2

Die Gesellschaft konnte und kann der Empfehlung, allen in- und ausländischen Finanzdienstleistern, Aktionären und Aktionärsvereinigungen die Einberufung der Hauptversammlung mitsamt den Einberufungsunterlagen auf elektronischem Wege zu übermitteln, wenn die Zustimmungserfordernisse erfüllt sind, nicht nachkommen, da angesichts der Vielzahl der Aktien im Streubesitz keine ausreichend sichere Identifizierung und Adressierung der genannten Personengruppen sichergestellt werden kann. Die Gesellschaft lässt jedoch denjenigen Aktionären, die die Übermittlung der Unterlagen auf elektronischem Wege wünschen und bei der Gesellschaft anfordern, unabhängig von der Mitteilung nach § 125 AktG die Unterlagen auf elektronischem Wege zu Informationszwecken zukommen.

Ziffer 3.8 Absatz 2 und 3

Die von der Epigenomics AG für ihre Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats abgeschlossene D&O(Directors & Officers)-Haftpflichtversicherung enthält einen Selbstbehalt. Wir sehen jedoch in einem Selbstbehalt keine Voraussetzung für verantwortungsvolle Unternehmensführung; diese ist vielmehr eine selbstverständliche Pflicht aller Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats.

•	Aus diesem Grund war ein Selbstbehalt von mindestens 10 % des Schadens bis mindestens zur Höhe des Eineinhalbfachen der festen jährlichen Vergütung des Vorstandsmitglieds gemäß Ziffer 3.8 Absatz 2 Kodex 2009 für uns von keinem vorrangigen Interesse. Der Empfehlung in Ziffer 3.8 Absatz 2 wurde daher nicht entsprochen. Die Epigenomics AG plant insoweit keine Änderung ihrer aktuellen D&O-Versicherungsverträge für ihre Vorstandsmitglieder. Eine Anpassung der Versicherungsverträge für die Vorstandsmitglieder wird entsprechend der nunmehr geltenden gesetzlichen Regelung zum Selbstbehalt unter Beachtung der entsprechenden Übergangsvorschriften für die Zeit nach Ablauf des jeweiligen bestehenden Dienstvertrags der Vorstandmitglieder erfolgen.
•	Aus demselben Grund haben wir der Empfehlung in Ziffer 3.8 Absatz 3 hinsichtlich der Vereinbarung eines entsprechenden Selbstbehalts in der D&O-Haftpflichtversicherung für den Aufsichtsrat nicht entsprochen und werden dieser auch nicht entsprechen.

Ziffer 4.1.5

Bei der Besetzung von Führungsfunktionen im Unternehmen berücksichtigt der Vorstand sowohl unternehmensspezifische Situationen sowie eine angemessene Vielfalt. Nach unserer Auffassung schränken jedoch pauschale Vorgaben den Vorstand in seiner Auswahl geeigneter Kandidaten für zu besetzende Führungsfunktionen unangebracht ein.

Ziffer 4.2.3 Absatz 2 und 3

Zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Entsprechenserklärung und auch in der Vergangenheit sehen und sahen die Vorstandsverträge nicht vor, dass variable Vergütungsteile grundsätzlich eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben und sowohl positiven als auch negativen Entwicklungen bei der Ausgestaltung der variablen Vergütungsteile Rechnung getragen wird. Die Gewährung von Aktienoptionen an Mitglieder des Vorstands in der Vergangenheit war demnach auch nicht auf anspruchsvolle, relevante Vergleichsparameter bezogen. Die insoweit vorliegende Abweichung vom Kodex für den Berichtszeitraum liegt darin begründet, dass wir der Ansicht waren und sind, dass ein Bezug auf Vergleichsparameter das Verantwortungsgefühl und die Motivation von Vorstandsmitgliedern nicht erhöht und dass angesichts der Struktur unserer bestehenden Aktienoptionsprogramme eine Begrenzungsmöglichkeit (Cap) nicht erforderlich ist. Im Hinblick auf den Zeitraum seit Bekanntmachung des Kodex 2009 und des Kodex 2010 begründet sich die Abweichung darin, dass die bestehenden Vorstandsverträge bereits vor Inkrafttreten des Kodex 2009 und damit auch vor Inkrafttreten des Kodex 2010 und der neuen Gesetzeslage abgeschlossen wurden und somit die Empfehlung in Ziffer 4.2.3 des Kodex 2009 und des Kodex 2010 zur Ausgestaltung der variablen Vergütungsbestandteile nicht widerspiegeln. Die Epigenomics AG hat die neue Gesetzeslage somit nur im Fall einer künftigen Änderung der bestehenden Modalitäten der variablen Vorstandsvergütung zu beachten. Der Aufsichtsrat wird bei der nächsten anstehenden Entscheidung über die Vorstandsvergütung im Fall einer Änderung der Vertragsstruktur selbstverständlich die neuen gesetzlichen Vorgaben sowie die Vorgaben des Kodex 2010 für die Ausgestaltung variabler Vergütungsteile beachten und dabei zudem entscheiden, ob künftig die in Rede stehende Kodex-Empfehlung bei variablen Vergütungsteilen beachtet wird.

Ziffer 4.2.3 Absatz 4 und 5

Die Vorstandsverträge mit unseren Vorstandsmitgliedern enthalten für den Fall einer vorzeitigen Sonderkündigung aufgrund eines Kontrollwechsels keinen Abfindungs-Cap gemäß Ziffer 4.2.3 Absatz 4 und 5. Vorgesehen ist für den Fall einer derartigen Sonderkündigung die Ausbezahlung der Grundvergütung für die Restlaufzeit des Vorstandsvertrags. Die Vereinbarung eines Abfindungs-Caps widerspräche der Natur des regelmäßig für die Dauer der Bestellungsperiode abgeschlossenen Vorstandsvertrags und könnte möglicherweise den konkreten Umständen im Falle eines Kontrollwechsels nicht hinreichend Rechnung tragen. Demzufolge haben wir der Empfehlung in Ziffer 4.2.3 Absatz 5 nicht entsprochen und werden dieser auch nicht entsprechen.

Ziffer 5.3.2 Satz 2

Der Aufsichtsrat legt bei der Zusammensetzung des Prüfungsausschusses (Audit Committee) besonderen Wert darauf, dass alle Mitglieder des Prüfungsausschusses hinreichend qualifiziert sind, um die Aufgaben, die der Aufsichtsrat dem Prüfungsausschuss zugewiesen hat, sachgerecht umzusetzen und auszuführen. Darüberhinaus legt der Aufsichtsrat besonderen Wert darauf, dass mindestens ein Mitglied des Ausschusses über qualifizierte Sachkenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügt. Um die Gleichbehandlung aller Mitglieder im Ausschuss zu gewährleisten, insbesondere im Hinblick auf die zahlreichen zusätzlichen Tätigkeiten eines Vorsitzenden, wurde hinsichtlich des Vorsitzes ein Rotationsprinzip eingeführt. Bis zum 31. Dezember 2008 erfüllte der Ausschussvorsitzende die geforderten besonderen Anforderungen an die fachliche Qualifikation. Aufgrund des Rotationssystems änderte sich der Vorsitz am 1. Januar 2009. Seitdem war und ist es nicht die Person des Ausschussvorsitzenden, die die besonderen Anforderungen an die fachliche Qualifikation erfüllt. Daher entsprach und entspricht der Aufsichtsrat nicht der Empfehlung in Ziffer 5.3.2 Satz 2, dass der Vorsitzende des Prüfungsausschusses über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren verfügen muss. Dies wird durch Rotation per 1.1.2011 jedoch wieder gewährleistet sein. Eine zukünftige außerordentliche personelle Umbesetzung des Prüfungsausschusses ist gegenwärtig nicht geplant.

Ziffer 5.3.3

Der Aufsichtsrat hielt und hält die Bildung eines Nominierungsausschusses, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist und dem Aufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten und Kandidatinnen vorschlägt, angesichts der Größe des Unternehmens für nicht notwendig. Diese Aufgabe wird unter anderem vom Personal- und Vergütungsausschuss des Aufsichtsrats wahrgenommen.

Ziffer 5.1.2 Absatz 1 und 2 und Ziffer 5.4.1

Bei der Besetzung ihrer Organe haben Vorstand und Aufsichtsrat in der Vergangenheit sowohl die unternehmensspezifische Situation berücksichtigt und potentiellen Interessenkonflikten sowie der internationalen Tätigkeit des Unternehmens durch eine angemessene Vielfalt ihrer Mitglieder Rechnung getragen.

Abweichend von den überarbeiteten Empfehlungen in Ziffer 5.1.2 Absatz 2 sowie den neu gefassten Empfehlungen in Ziff. 5.4.1 Abs. 2 sehen wir die Festlegung einer Altersgrenze für sowohl Vorstands- als auch Aufsichtsratsmitglieder als eine unangemessene Begrenzung des Wahlrechts unserer Aktionäre an.

Darüber hinaus schränkt nach unserer Auffassung eine pauschale Vorgabe für die Zusammensetzung des Vorstands wie in Ziffer 5.1.2 Abs. 1 gefordert den Aufsichtsrat in seiner Auswahl geeigneter Vorstandsmitglieder unangebracht ein. Entsprechendes gilt für eine pauschale Zielvorgabe zur Besetzungsstruktur des Aufsichtsrats wie in Ziffer 5.4.1 Abs. 2 und Abs. 3 gefordert. Wir sind grundsätzlich der Auffassung, dass dies eine unangemessene Begrenzung der auf den Einzelfall bezogenen Auswahl geeigneter Aufsichtsratskandidaten darstellt. Gleichwohl beeinträchtigt eine solche Zielvorgabe auch unangemessen das Recht unserer Aktionäre, die Mitglieder des Aufsichtsrats zu wählen.

Demzufolge haben wir diesen Empfehlungen des DCGK nicht entsprochen und werden diesen auch nicht entsprechen.

Ziffer 5.4.3 Satz 3

Der Empfehlung, Kandidatenvorschläge für den Aufsichtsratsvorsitz den Aktionären bekannt zu machen, wird nicht gefolgt, da gemäß § 10 Absatz 4 der Satzung der Gesellschaft der Aufsichtsrat aus seiner Mitte einen Vorsitzenden wählt. Nach § 2 Absatz 1 Satz 2 der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats erfolgt die Wahl des Vorsitzenden im Anschluss an die Hauptversammlung, in der mindestens ein neues Mitglied des Aufsichtsrats gewählt worden ist, in einer ohne besondere Einberufung abzuhaltenden Sitzung. Die Bekanntmachung des Kandidatenvorschlags ist vor diesem Hintergrund nicht umsetzbar. Demzufolge hat die Epigenomics AG der Empfehlung in Ziffer 5.4.3 Satz 3 nicht entsprochen und wird dieser auch nicht entsprechen.

Ziffer 5.4.5 Satz 2

Der Aufsichtsrat kann der Empfehlung in Ziffer 5.4.5 Satz 2 Kodex 2009 nicht folgen, dass ein Aufsichtsratsmitglied bei Zugehörigkeit zum Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft nicht mehr als insgesamt drei Aufsichtsratsmandate in konzernexternen börsennotierten Gesellschaften oder in Aufsichtsgremien von Gesellschaften mit vergleichbaren Anforderungen wahrnehmen soll. Eine entsprechende Beschränkung der Anzahl der Mandate hält der Aufsichtsrat für nicht erforderlich, solange jedem Aufsichtsratsmitglied für die Wahrnehmung seiner Mandate ausreichend Zeit zur Verfügung steht. Demzufolge hat die Epigenomics AG der Empfehlung in Ziffer 5.4.5 Satz 2 Kodex 2009 und des Kodex 2010 nicht entsprochen und wird dieser auch nicht entsprechen, solange gewährleistet ist, dass allen Aufsichtsratsmitgliedern genügend Zeit zur Wahrnehmung ihrer Mandate zur Verfügung steht.

Ziffer 5.4.6 Absatz 1 Satz 3

Die Epigenomics AG entspricht den Empfehlungen des Kodex hinsichtlich der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder für Tätigkeiten im Aufsichtsrat sowie in Ausschüssen des Aufsichtsrats mit der Ausnahme, dass es lediglich für den Vorsitz in einem Ausschuss eine separate Vergütung gibt, nicht jedoch bereits für die reine Ausschussmitgliedschaft. Da die Ausschusstätigkeiten unter den Mitgliedern des Aufsichtsrats gleichmäßig verteilt sind, erscheint eine gesonderte Vergütung für die reine Mitgliedschaft in Ausschüssen nicht erforderlich. Demzufolge haben wir der Empfehlung in Ziffer 5.4.6 Absatz 1 Satz 3 nicht entsprochen und werden dieser auch nicht entsprechen.

Ziffer 5.4.6 Absatz 2

Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats enthält keinen erfolgsorientierten Bestandteil. Wir sind der Ansicht, dass ein erfolgsorientierter Bestandteil keinen zusätzlichen Anreiz oder Motivationsschub bewirken würde. Demzufolge haben wir der Empfehlung in Ziffer 5.4.6 Absatz 2 nicht entsprochen und werden dieser auch nicht entsprechen. Die Entscheidung über die mögliche Festlegung von erfolgsorientierten Vergütungsbestandteilen wird bei Bedarf einer künftigen Hauptversammlung vorbehalten bleiben.

Berlin, Dezember 2010

Für den Aufsichtsrat:

Prof. Dr. Dr. h.c. Rolf Krebs, Vorsitzender des Aufsichtsrats

Für den Vorstand:

Geert Walther Nygaard, Vorstandsvorsitzender

Oliver Schacht, Ph.D., Finanzvorstand