ENCAVIS AG

Governance Information • Feb 1, 2021

Erklärung des Vorstands und des Aufsichtsrats der Encavis AG zu den Empfehlungen der "Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex" gem. § 161 AktG

Vorstand und Aufsichtsrat der Encavis AG haben die letzte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG im Februar 2020 abgegeben. Die nachfolgende Erklärung bezieht sich auf die Empfehlungen des Kodex in seiner Fassung vom 16. Dezember 2019, die am 20. März 2020 im Bundesanzeiger veröffentlicht wurde.

Vorstand und Aufsichtsrat der Encavis AG erklären, dass den Empfehlungen des Kodex mit den folgenden Abweichungen (Angaben in Klammern referenzieren auf die jeweilige Bestimmung im Kodex) seit Abgabe der letzten Entsprechenserklärung entsprochen wurde und zukünftig entsprochen wird:

• Der Vorstand soll für ein an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtetes Compliance Management System sorgen und dessen Grundzüge offenlegen (A.2)

Die Encavis AG hält ein Compliance Management System vor, welches nach Branche, Größe und Geschäftsmodell des Unternehmens ausgerichtet ist. Das Compliance Management System hat aufgrund der vorherrschenden Unternehmensstrukturen und der Unternehmensgröße insbesondere Compliance Standards durch das vorherrschende Risiko-Management-System und das interne Kontrollsystem abgedeckt. Darüber hinaus existiert ein Unterschriften- und Genehmigungsprozess sowie ein für den Gesamtkonzern etablierter Know Your Customer Onboarding Prozess. Da die Grundzüge des Compliance Management System bislang jedoch nicht auf der Internetseite des Unternehmens offengelegt wurden, erklären wir rein vorsorglich diesbezüglich eine Abweichung.

- Der Aufsichtsrat soll gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung sorgen; die Vorgehensweise soll in der Erklärung zur Unternehmensführung beschrieben werden (B.2)

Die Vorstandsmandate der amtierenden Vorstände wurden im Jahr 2019 mit Wirkung zum 01. September 2020 bzw. 01. Oktober 2020 für fünf (5) Jahre verlängert. Ein Konzept zur langfristigen Nachfolgeplanung hat der Aufsichtsrat bislang nicht schriftlich niedergelegt. Der Aufsichtsrat verschafft sich jedoch über den Personalausschuss regelmäßig ein Bild über die Performance der oberen Führungskräfte der Encavis AG und beurteilt daran die mögliche Eignung einzelner Kandidaten(innen) als Vorstand.

- Für Vorstandsmitglieder soll eine Altersgrenze festgelegt und in der Erklärung zur Unternehmensführung angegeben werden. (B.5)

Für die Mitglieder des Vorstands existiert keine Altersgrenze. Kein Mitglied des Vorstands ist jedoch über das 65. Lebensjahr hinaus an das Unternehmen vertraglich gebunden.

- Der Aufsichtsrat soll für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen und ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeiten (C.1)

Der Aufsichtsrat hat kein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeitet. Leitender Grundsatz für die Besetzung des Aufsichtsrats ist es, eine qualifizierte Aufsicht und Beratung des Vorstands der Encavis AG sicherzustellen. Für die Wahl in den Aufsichtsrat wurden derHauptversammlung in der Vergangenheit nur Kandidaten vorgeschlagen, die aufgrund ihrer fachlichen Kenntnisse und Erfahrungen, Integrität, Leistungsbereitschaft, Unabhängigkeit und Persönlichkeit die Aufgaben eines Aufsichtsrats in einem international tätigen Unternehmen erfolgreich wahrnehmen können.

Der Aufsichtsrat der Encavis AG in seiner aktuellen Zusammensetzung ist hervorragend besetzt und auf die unternehmensspezifische Situation der Encavis AG ausgerichtet. Die zum Teil sehr langjährigen Mitglieder des Aufsichtsrats wurden zuletzt in der Hauptversammlung am 18. Mai 2017 zu Mitgliedern des Aufsichtsrats der Encavis AG gewählt und erneut bestätigt. Überdies wurde mit Herrn Dr. Marcus Schenck ein überaus erfahrener und geschätzter Experte in der Hauptversammlung am 15. Mai 2019 fürden Aufsichtsrat hinzugewonnen. Der Aufsichtsrat ist aus Sicht der Gesellschaft mit branchen- und kapitalmarkterfahrenen Mitgliedern besetzt, welche die erforderlichen Kompetenzen besitzen. Daher hat der Aufsichtsrat in dieser Hinsicht keine Veranlassung für die Festschreibung eines Kompetenzprofils gesehen.

Vor diesem Hintergrund gibt es auch keine pauschal festgelegte Altersgrenze (C.2). Die Dauer der Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat wird nicht explizit in der Erklärung zur Unternehmensführung offengelegt (C.3). Der Aufsichtsrat ist generell der Ansicht, dass eine längere Zugehörigkeit einzelner Aufsichtsratsmitglieder im Einzelfall im Interesse des Unternehmens und der jeweils Wahlberechtigten liegen kann, was durch eine pauschale Altersgrenze ebenfalls nicht berücksichtigt würde.

- Vorhalten von jährlich aktualisierten Lebensläufen der Aufsichtsräte auf der Internetseite des Unternehmens (C.14)

Encavis AG nimmt keine jährliche Aktualisierung von Lebensläufen der Aufsichtsräte vor. Im Falle von Wahlen zum Aufsichtsrat ist dem Kandidatenvorschlag ein aktueller Lebenslauf beigefügt, damit sich ein umfassendes Bild vom vorgeschlagenen Kandidaten über dessen Eignung gemacht werden kann. Ansonsten werden wesentliche Tätigkeiten und vergleichbare Mandate gemäß den jeweils gesetzlichen Vorschriften im Anhang des Jahresabschlusses und bei dem Vorschlag zur Wahl des Kandidaten an die Hauptversammlung angegeben. Diese Angaben sind jährlich aktualisiert auch auf der Internetseite des Unternehmens einsehbar.

- Veröffentlichung der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats (D.1)

Encavis AG hat von einer Veröffentlichung der Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat auf der Internetseite bislang abgesehen. Im Zuge einer Aktualisierung ist beabsichtigt, die Geschäftsordnung bis zur Abgabe der nächsten Entsprechenserklärung auf der Internetseite zu veröffentlichen.

- Der Aufsichtsrat soll einen Nominierungsausschuss bilden, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist (D.5)

Encavis AG hält keinen separaten Nominierungsausschuss vor. Vielmehr hat Encavis AG neben einem Prüfungsausschuss einen Personalausschuss etabliert, der Aufgaben eines Nominierungsausschusses wahrnimmt und sich ausschließlich aus Vertretern der Anteilseignerseite zusammensetzt.

- Der Aufsichtsrat soll regelmäßig ohne den Vorstand tagen (D.7)

Im Rahmen der ordentlich stattfindenden Aufsichtsratssitzungen tagt der Aufsichtsrat immer gemeinsam mit dem Vorstand. Lediglich bei ausgewählten Tagesordnungspunkten tagt der Aufsichtsrat in Abwesenheit des Vorstands. Dies betrifft jedoch nicht ganze Sitzungen, sondern nur einzelne Tagesordnungspunkte.

- Selbstbeurteilung des Aufsichtsrats (D.13)

Der Aufsichtsrat hat keine expliziten und strukturierten Mechanismen und Beurteilungsvorgaben der personellen, organisatorischen und inhaltlichen Leistungsfähigkeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse etabliert.

- Die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen sollen binnen 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums öffentlich zugänglich sein (F.2)

Die verpflichtenden unterjährigen Finanzinformationen werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben spätestens innerhalb von acht Wochen nach Ende des Quartals veröffentlicht.

- Übersteigen der langfristig variablen Gewährungsbeiträge gegenüber der kurzfristigen variablen Vergütung (G.6)

Zum Zeitpunkt der Zuteilung der langfristig variablen Vergütung übersteigt diese regelmäßig nicht die kurzfristige variable Vergütung. Bei Ausübung der langfristigen variablen Vergütung nach frühestens drei Jahren kann je nach Kursverlauf der Encavis Aktie in diesem Zeitraum jedoch ein Übersteigen der jährlichen variablen Vergütung nicht ausgeschlossen werden.

Verfügung über langfristig variable Gewährungsbeiträge nach vier (4) Jahren (G.10)

Die Bedingungen des derzeitigen langfristig variablen Vergütungsprogramms der Encavis AG für den Vorstand sehen – entgegen der Empfehlung des Deutschen Corporate Governance Kodex - keinen vierjährigen, sondern einen dreijährigen Bemessungszeitraum vor. In Einklang mit § 87 Abs. 1 Satz 3 AktG, der als mehrjährige Bemessungsgrundlage einen Zeitraum von 2-5 Jahren vorsieht, halten wir den gewählten dreijährigen Bemessungsrahmen jedoch als angemessen und erklären diesbezüglich eine Abweichung.

Claw Back (G.11)

Die derzeit abgeschlossenen Vorstandsanstellungsverträge sehen keine vertragliche Regelung dahingehend vor, außergewöhnlichen Entwicklungen in angemessenem Rahmen Rechnung zu tragen und in begründeten Fällen, eine variable Vergütung einzubehalten oder zurückzufordern (Claw Back). Die Begründung des Deutschen Corporate Governance Kodex zu dieser Empfehlung sieht das Erfordernis der Anpassung laufender Vorstandsanstellungsverträge auch nicht vor.

- Abfindungscap (G.13)

Die Vorstandsanstellungsverträge sehen keinen vertraglich vereinbarten Abfindungs-Cap vor.

Hamburg, im Februar 2021

Für den Aufsichtsrat

Dr. Manfred Krüper Vorsitzender

Für den Vorstand

Dr. Dierk Paskert Vorstandsvorsitzender

Dr. Christoph Husmann Vorstand