Emplocity S.A. — AGM Information 2025

Apr 3, 2025

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ EMPLOCITY S.A. DLA AKCJONARIUSZY BĘDĄCYCH OSOBAMI FIZYCZNYMI, OSÓB REPREZENTUJĄCYCH AKCJONARIUSZY NIEBĘDĄCYCH OSOBAMI FIZYCZNYMI ORAZ PEŁNOMOCNIKÓW AKCJONARIUSZY

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ("RODO"), Emplocity S.A. z siedzibą w Warszawie ("Spółka" lub "Administrator") informuje, że w związku ze zwoływaniem i przeprowadzaniem Walnych Zgromadzeń Spółki ("WZ"), Spółka będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy Spółki, osób reprezentujących akcjonariuszy Spółki, pełnomocników akcjonariuszy Spółki oraz innych osób uczestniczących w WZ lub uprawnionych do wykonywania prawa głosu na WZ oraz dane osobowe ujawniane w trakcie WZ (dalej łącznie: "Uczestnicy" lub "Państwo").

W związku z powyższym, Spółka oświadcza, że:

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Uczestników jest Emplocity S.A. z siedzibą w Warszawie, ul.A.Mickiewicza 9 lok u6, 01-517 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000906954.

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem - w formie pisemnej przesyłając korespondencję na adres Administratora wskazany powyżej lub w formie elektronicznej przesyłając wiadomość na adres e-mail: czesc@emplocity.pl.

1. Podstawa prawna

Dane osobowe Akcjonariuszy będą przetwarzane na podstawie:

• a) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO obowiązek wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych ("KSH"), dotyczący: (i) sporządzania i przechowywania list akcjonariuszy uprawnionych do udziału w WZ oraz list obecności na WZ, (ii) umożliwienia akcjonariuszom Spółki i osobom ich reprezentującym udziału w WZ, (iii) umożliwienia głosowania przez pełnomocnika oraz (iv) umożliwienia Uczestnikom wykonywania ich praw w stosunku do Spółki (przykładowo zgłaszania określonych spraw do porządku obrad);

• b) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO uzasadniony interes Spółki w postaci: (i) konieczności zapewnienia Spółce możliwości kontaktu z Uczestnikami oraz weryfikacji ich tożsamości oraz (ii) dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

• Cel przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe są przetwarzane przez Spółkę w celu wypełnienia przez Spółkę obowiązkówwynikających z przepisów ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych ("KSH") (w tym sporządzenia listy osób uprawnionych do uczestnictwa w WZ oraz listy obecności na WZ), obowiązkówinformacyjnych nałożonych na Spółkę jako spółkę publiczną w związku ze zwołaniem WZ, umożliwienia Uczestnikom wykonywania ich praw w stosunku do Spółki oraz w celu weryfikacji uprawnienia do osobistego uczestnictwa lub do reprezentowania osoby uprawnionej, w tym akcjonariusza, na WZ, a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w związku z WZ, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora lub strony trzeciej.

1. Kategorie danych osobowych

W związku ze zwołaniem i przeprowadzeniem WZ Spółka przetwarza w szczególności następujące kategorie danych osobowych Uczestników:

• a) dane umieszczone na liście akcjonariuszy uprawnionych do udziału w WZ;
• b) dane akcjonariuszy i ich reprezentantów lub pełnomocników umieszczone na liście akcjonariuszy obecnych na WZ;
• c) dane akcjonariuszy i pełnomocników akcjonariuszy zawarte w pełnomocnictwie do reprezentowania akcjonariusza na WZ;
• d) dane akcjonariuszy i ich pełnomocników umieszczone w zawiadomieniu o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej;
• e) dane akcjonariuszy i ich reprezentantówlub pełnomocników wskazane w żądaniu zwołania WZ;
• f) dane akcjonariuszy i ich reprezentantów lub pełnomocników wskazane we: (i) wniosku o udostępnienie odpisów list akcjonariuszy, (ii) wniosku w sprawach objętych porządkiem obrad WZ, (iii) wniosku o umieszczenie sprawy w porządku obrad zwołanego WZ lub (iv) wniosku zawierającym projekt uchwały WZ;
• g) inne dane Uczestnikówudostępnione Spółce przez Uczestników.

Spółka może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych Uczestników:

• a) dane identyfikacyjne (imię i nazwisko; numer PESEL; numer NIP; rodzaj, numer i serię dowodu tożsamości);
• b) dane adresowe;
• c) dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail);
• d) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: (i) liczba, (ii) rodzaj akcji oraz (iii) liczba przysługujących głosów z akcji, (iv) kod akcji.

W przypadkach, w których kategorie danych wskazane powyżej okazałyby się niewystarczające do realizacji celów wskazanych w pkt 3 powyżej, w szczególności do weryfikacji statusu akcjonariusza, osoby reprezentującej akcjonariusza lub pełnomocnika akcjonariusza – Administrator przetwarzał będzie także inne dane niezbędne do realizacji tych celów.

1. Udostępnienie danych osobowych

Dane osobowe Uczestników mogą być udostępniane przez Spółkę:

• a) innym akcjonariuszom Spółki w zakresie udostępniania listy akcjonariuszy zgodnie z art. 407 KSH,
• b) doradcom prawnym obsługującym WZ, notariuszowi lub innym podmiotom, z którymi Spółka współpracuje przy organizacji i przeprowadzeniu WZ;
• c) innym osobom działającym z upoważnienia Administratora;
• d) do publicznej wiadomości w wykonaniu obowiązków ciążących na Spółce na mocy przepisów prawa.
• 1. Okres przechowywania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne, tj. przez okres niezbędny do przeprowadzenia przez Spółkę WZ i jego prawidłowego udokumentowania, włącznie z okresem przechowywania dokumentacji, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa, a ponadto przez okresstosowny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, jakie może podnosić Spółka i jakie mogą być podnoszone wobec Spółki w związku ze zwołaniem i przeprowadzeniem WZ.

1. Prawa przysługujące Uczestnikom

W związku z przetwarzaniem przez Spółkę Państwa danych osobowych, przysługuje Państwu:

• a) prawo dostępu do danych osobowych;
• b) prawo do sprostowania danych osobowych;
• c) prawo do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadkach określonych przepisami RODO;
• d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
• f) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja dot. prawa do wniesienia sprzeciwu:

Prawo do wniesienia sprzeciwu przysługuje z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby wnoszącej sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Administratorowi nie wolno wówczas przetwarzać tych danych osobowych, chyba że

www.emplocity.pl czesc@emplocity.pl +48 731 609 605

wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

1. Źródło pozyskania danych osobowych

Dane osobowe Uczestników są pozyskiwane bezpośrednio od Uczestników, a także z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie lub od akcjonariuszy Spółki (przekazujących dane swoich pełnomocników lub przedstawicieli).

1. Wymóg podania danych

W przypadku przekazywania danych bezpośrednio Spółce, podanie danych jest wymagane przez przepisy KSH oraz w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości Uczestnika, a ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w WZ. W przypadku adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu podanie tych danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką, a Uczestnikiem za pomocą poczty elektronicznej lub połączenia telefonicznego, a niepodanie tych danych wiąże się z brakiem możliwości podjęcia kontaktu tą drogą.

1. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, oraz marketing bezpośredni

Dane osobowe Akcjonariuszy nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym przez profilowane. Nie przewiduje się ponadto przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego.

www.emplocity.pl czesc@emplocity.pl +48 731 609 605