EMC Instytut Medyczny S.A.

Pre-Annual General Meeting Information • Nov 21, 2024

OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA EMC Instytut Medyczny S.A.

W oparciu o art. 399 § 1 i art. 402¹ § 1 w zw. z art. 398 Kodeksu spółek handlowych oraz § 11 Statutu Spółki, Zarząd EMC Instytut Medyczny S.A. z siedzibą we Wrocławiu ("Spółka") niniejszym zwołuje Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki, które odbędzie się w dniu 18 grudnia 2024 roku o godzinie 12:00, w biurze Zarządu EMC Instytut Medyczny S.A., przy al. Strzegomskiej 142a we Wrocławiu.

Porządek obrad:

• 1) otwarcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia,
• 2) wybór Przewodniczącego Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia,
• 3) stwierdzenie prawidłowości zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania uchwał,
• 4) wybór Komisji Skrutacyjnej,
• 5) przyjęcie porządku obrad,
• 6) rozpatrzenie i podjęcie uchwały w sprawie zmiany Polityki Wynagrodzeń Członków Zarządu i Rady Nadzorczej spółki EMC Instytut Medyczny S.A.
• 7) rozpatrzenie i podjęcie uchwały w sprawie ustalenia zasad wynagradzania członków Rady Nadzorczej spółki EMC Instytut Medyczny S.A.
• 8) zamknięcie obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Jednocześnie Zarząd Spółki informuje:

1. Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. do dnia 27 listopada 2024 roku, na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na adres: biuro@emc-sa.pl.

2. Zarząd ogłosi na stronach internetowych Spółki (www.emc-sa.pl) niezwłocznie, nie później niż na osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. do 30 listopada 2024 roku, zmiany w porządku obrad.

3. Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący, co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą zgłaszać Spółce na piśmie lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (na adres: biuro@emc-sa.pl) projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.

4. Każdy z Akcjonariuszy może podczas Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

5. Akcjonariusz może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu spółki publicznej i wykonywania prawa głosu może być udzielone w formie pisemnej lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

O udzieleniu pełnomocnictwa w drodze elektronicznej Akcjonariusz zawiadamia poprzez przesłanie dowodu udzielenia pełnomocnictwa na adres: biuro@emc-sa.pl. Głosowanie przez pełnomocnika odbywa się przy użyciu formularza, którego wzór dostępny będzie na stronie internetowej Spółki (www.emc-sa.pl).

Prawo uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu spółki mają tylko osoby będące Akcjonariuszami Spółki w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Dzień rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przypada na dzień 2 grudnia 2024 roku (szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia).

Dodatkowo Zarząd zawiadamia, iż w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają prawo uczestniczyć z prawem głosu:

• zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu, mają prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczowego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w dniu rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu i przedłożą imienne zaświadczenie wydane przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu, o którym mowa w art. 406¹ §1 Kodeksu spółek handlowych;

• akcjonariusze będący akcjonariuszami spółki na dzień rejestracji uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, zgodnie z wykazem sporządzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.;

• pełnomocnicy bądź przedstawiciele ustawowi osób wymienionych powyżej.

Osoby, o których mowa wyżej są zobowiązane na Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu potwierdzić swoje prawo do reprezentacji Akcjonariusza w szczególności poprzez przedłożenia odpisu z KRS Akcjonariusza oraz pełnomocnictwa (udzielonego w formie pisemnej lub elektronicznej).

Spółka rekomenduje Akcjonariuszom, aby w terminie pomiędzy dniem ogłoszenia o zwołaniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia a dniem 3 grudnia 2024 roku złożyli żądanie o wystawienie imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu w podmiocie prowadzącym rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki.

Rekomenduje się Akcjonariuszom odebranie ww. wystawionego zaświadczenia o prawie uczestnictwa i zabranie go ze sobą w dniu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Spółka ustala listę Akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu przekazanego jej przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A., a sporządzonego na podstawie wystawionych przez podmioty prowadzące rachunki papierów wartościowych imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w walnym zgromadzeniu. Na trzy dni powszednie przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 13 – 17 grudnia 2024 roku w siedzibie Spółki zostanie wyłożona do wglądu lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu. Akcjonariusz będzie mógł zażądać (na adres: biuro@emc-sa.pl) przesłania mu listy Akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana.

Dodatkowo Zarząd wyjaśnia, iż nie ma możliwości:

• uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,

• wypowiadania się w trakcie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,

• wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej,

• każdy z akcjonariuszy podczas Walnego Zgromadzenia ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad.

Pełny tekst dokumentacji, która ma zostać przedstawiona Nadzwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu, projekty uchwał oraz uwagi Zarządu i Rady Nadzorczej Spółki dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Nadzwyczajnym Walnego Zgromadzenia dostępne będą na stronie internetowej Spółki – www.emc-sa.pl.

Dokumentacja ta dostępna będzie również w Biurze Zarządu Spółki mieszczącym się we Wrocławiu przy al. Strzegomskiej 142a, we Wrocławiu.

OŚWIADCZENIE W TRYBIE ART. 14 RODO

Administratorem danych osobowych jest Spółka EMC Instytut Medyczny SA

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: Bartłomiej Błażewicz bartlomiej.blazewicz@emc-sa.pl

Dane będą przetwarzane w celu obsługi Walnego Zgromadzenia, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Przetwarzanie jest konieczne w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych, wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych (art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia o ochronie danych osobowych).

Podanie danych jest wymogiem ustawowym.

Dane będą przechowywane przez okres wymagany przepisami Kodeksu spółek handlowych.

Każdej osobie przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo przenoszenia danych oraz prawo wniesienia skargi na przetwarzanie danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.