Elia Group NV/SA — Proxy Solicitation & Information Statement 2024

Apr 19, 2024

Volmacht voor de Gewone Algemene Vergadering

GELIEVE UITERLIJK OP WOENSDAG 15 MEI 2024:

• HETZIJ DE VOLMACHT TE VERLENEN VIA HET LUMI-PLATFORM (VIA DE LINK www.lumiconnect.com);
• HETZIJ DE ORIGINEEL GEDATEERDE EN ONDERTEKENDE VOLMACHT PER BRIEF, DIE DE VENNOOTSCHAP UITERLIJK OP WOENSDAG 15 MEI 2024 DIENT TE BEREIKEN, AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (Elia Group NV, ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven, Secretaris-Generaal, Keizerslaan 20, B-1000 Brussel);
• HETZIJ EEN (GESCANDE OF GEFOTOGRAFEERDE) KOPIE VAN DE GEDATEERDE EN ONDERTEKENDE VOLMACHT PER E-MAIL AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (shareholder@eliagroup.eu).

VOOR DE GOEDE ORDE WORDT U EROP GEWEZEN DAT U TEVENS DE IN DE OPROEPING VERMELDE FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN EN TE STEMMEN OP DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING DIENT NA TE LEVEN.

Elia Group NV

Ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven Secretaris-Generaal Keizerslaan 20 B-1000 Brussel

Volmacht voor de Gewone Algemene Vergadering

Ondergetekende¹ : ………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………,

eigenaar van

………………………. aandelen op naam,

………………………. gedematerialiseerde aandelen²

van Elia Group NV (de "vennootschap"),

stelt hierbij aan als zijn/haar bijzondere lasthebber:

………………………………………………………………………………………………………³

teneinde de ondergetekende te vertegenwoordigen en in zijn/haar naam te stemmen op de Gewone Algemene Vergadering van:

Elia Group NV

die plaatsvindt op dinsdag 21 mei 2024, om 10.00 uur,

¹ IN TE VULLEN:

^- voor natuurlijke personen: naam, voornaam en volledig adres;

^- voor rechtspersonen: naam, rechtsvorm en zetel, alsook naam en functie van de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtsgeldig de volmacht onderteken(t)(en) namens de rechtspersoon.

² AANTAL AANDELEN IN TE VULLEN EN SCHRAPPEN WAT NIET PAST

³ IN TE VULLEN

in Silver Hall, SQUARE Brussels, Kunstberg te 1000 Brussel (hierna de "Gewone Algemene Vergadering"),

waarvan de dagorde, met inbegrip van de voorstellen tot besluit⁴ , de volgende is:

• 1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Verslag van de commissarissen over de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023, met inbegrip van de bestemming van het resultaat

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Goedkeuring van het aangepaste remuneratiebeleid

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om het aangepaste remuneratiebeleid, van toepassing met ingang van 1 januari 2024, goed te keuren.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Toelichting bij en adviserende stemming over het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren.

□ voor □ tegen □ onthouding

• 1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Verslag van de commissarissen over de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Bespreking van de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Kwijting aan de bestuurders voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023

⁴ AANKRUISEN WAT PAST

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de bestuurders voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Kwijting aan de commissarissen voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de commissarissen voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Verlenen van de opdracht van assurance van het geconsolideerd duurzaamheidsverslag van de vennootschap aan de commissarissen van de vennootschap

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering verleent, op voordracht van de ondernemingsraad, op voorstel van de Raad van Bestuur en op aanbeveling van het Auditcomité, aan EY Bedrijfsrevisoren BV en aan BDO Bedrijfsrevisoren BV de opdracht van assurance van het geconsolideerd duurzaamheidsverslag van de vennootschap, voor een termijn van twee jaar die onmiddellijk na de gewone algemene vergadering te houden in 2026 zal eindigen, om in lijn te zijn met de mandaatperiode voor de geconsolideerde jaarrekening.

EY Bedrijfsrevisoren BV duidt Paul Eelen aan als vaste vertegenwoordiger en BDO Bedrijfsrevisoren BV duidt Michaël Delbeke aan als vaste vertegenwoordiger. Beide vaste vertegenwoordigers doen keuze van woonplaats op de zetel van respectievelijk EY Bedrijfsrevisoren BV en BDO Bedrijfsrevisoren BV.

De Gewone Algemene Vergadering legt de vergoeding voor de assuranceopdracht vast op 110.914 EUR per jaar voor de vennootschap, met dien verstande dat de Raad van Bestuur een aangepast voorstel van vergoeding voor de prestaties met betrekking tot het boekjaar 2024 en/of het boekjaar 2025 kan voorleggen aan de gewone algemene vergadering te houden in 2025.

Toelichting:

EU Richtlijn 2022/2464 met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen ("CSRD") zal naar verwachting in de loop van 2024 in het Belgische recht worden omgezet. Overeenkomstig CSRD en de implementatie ervan in de Belgische wetgeving, is het geconsolideerd duurzaamheidsverslag van de vennootschap over het boekjaar 2024 onderworpen aan een assuranceopdracht. Daarom, en met het oog op de implementatie van CSRD in de Belgische wetgeving, stelt de Raad van Bestuur voor om de huidige commissarissen van de vennootschap met deze opdracht te belasten voor de resterende duur van hun mandaat als commissarissen en om hun vergoeding voor deze opdracht vast te stellen. Gezien de onzekerheid over de reikwijdte van deze opdracht, gelet op het feit dat de implementatie van CSRD in de Belgische wetgeving nog handende is, kan de Raad van Bestuur een aangepast voorstel voor de prestaties met betrekking tot het boekjaar 2024 en/of het boekjaar 2025 voorleggen aan de in het jaar 2025 te houden gewone algemene vergadering.

• □ voor □ tegen □ onthouding
• 1. Varia

Formaliteiten voor deelname

Ondergetekende lastgever verklaart hierbij tijdig alle in de oproeping vermelde formaliteiten te hebben vervuld om te kunnen deelnemen aan en te stemmen op de Gewone Algemene Vergadering. Bewijs hiervan zal ten laatste op woensdag 15 mei 2024 aan de vennootschap moeten worden geleverd.

Bevoegdheden van de bijzondere lasthebber

Voornoemde bijzondere lasthebber mag op grond van deze volmacht namens ondergetekende stemmen of zich onthouden bij de stemming over alle voorstellen tot besluit betreffende de punten op de dagorde van de Gewone Algemene Vergadering, in voorkomend geval in overeenstemming met de hierboven vermelde steminstructies.⁵

Verder mag de voornoemde bijzondere lasthebber op grond van de volmacht namens ondergetekende alle notulen, akten of documenten ondertekenen en, in het algemeen, alles doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van deze volmacht.

Indien de Gewone Algemene Vergadering om enige reden niet geldig zou kunnen beraadslagen of niet zou worden gehouden op voormelde datum, mag voornoemde bijzondere lasthebber op grond van deze volmacht deelnemen aan elke daaropvolgende vergadering met dezelfde of vergelijkbare dagorde. Dit evenwel slechts voor zover de lastgever de vereiste formaliteiten om deel te nemen aan en te stemmen op de daaropvolgende Gewone Algemene Vergadering tijdig heeft vervuld.

De gevolgen van de (eventuele) uitoefening van het recht om onderwerpen op de dagorde te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen voor het volmachtformulier

Eén of meerdere aandeelhouder(s) die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezit(ten), kan (kunnen) gebruikmaken van zijn (hun) recht om overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 26.1, tweede lid van de statuten één of meerdere te behandelen onderwerpen op de dagorde van de Gewone Algemene Vergadering te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot in de dagorde opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

In voorkomend geval zal de vennootschap uiterlijk op maandag 6 mei 2024, op haar website onder "Investor Relations" - "Elia Group Share" - "Shareholder meetings" (www.eliagroup.eu), aan haar aandeelhouders nieuwe formulieren ter beschikking stellen die gebruikt kunnen worden voor het stemmen bij volmacht, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de dagorde geplaatst zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die geformuleerd zouden zijn.

De volmachtformulieren die geldig ter kennis worden gebracht aan de vennootschap vóór de bekendmaking van de aangevulde dagorde van de Gewone Algemene Vergadering (d.i.

⁵ In geval u de Secretaris-Generaal van de vennootschap aanwijst als volmachtdrager, dient u in het volmachtformulier specifieke steminstructies te geven (dit aangezien de Secretaris-Generaal in toepassing van artikel 7:143, §4 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen geacht wordt een belangenconflict te hebben).

uiterlijk op maandag 6 mei 2024), zullen geldig blijven voor de in de dagorde opgenomen te behandelen onderwerpen waarop zij betrekking hebben.

In afwijking van het voorgaande is de bijzondere lasthebber niet gemachtigd om te stemmen over onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit werden ingediend of over nieuw te behandelen onderwerpen.

Indien de betrokken aandeelhouder wenst dat de bijzondere lasthebber kan stemmen over de nieuwe voorstellen tot besluit of over de nieuw te behandelen onderwerpen, dient de vennootschap derhalve van de betrokken aandeelhouder het nieuwe volmachtenformulier ingevuld, gedateerd en ondertekend te ontvangen uiterlijk op 15 mei 2024.

Meer informatie hierover is terug te vinden op de website van de vennootschap onder "Investor Relations" - "Elia Group Share" - "Shareholders' meeting" (www.eliagroup.eu).

Gedaan te:

Op:

(handtekening(en))

_________________________

(De handtekening(en) laten voorafgaan door de met de handgeschreven vermelding "GOED VOOR VOLMACHT")