Elia Group NV/SA — Proxy Solicitation & Information Statement 2022

Apr 15, 2022

{0}------------------------------------------------

Formulier voor het stemmen per brief op de Gewone Algemene Vergadering

GELIEVE UITERLIJK OP WOENSDAG 11 MEI 2022:

• HETZIJ EEN GEDATEERD EN ONDERTEKEND EXEMPLAAR VAN HET FORMULIER PER FAX AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (+32 2 546 71 30 – ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven);
• HETZIJ HET ORIGINEEL GEDATEERD EN ONDERTEKEND FORMULIER PER BRIEF, DIE DE VENNOOTSCHAP UITERLIJK OP WOENSDAG 11 MEI 2022 DIENT TE BEREIKEN, AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (Elia Group NV, ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven, Secretaris-Generaal, Keizerslaan 20, B-1000 Brussel);
• HETZIJ EEN (GESCANDE OF GEFOTOGRAFEERDE) KOPIE VAN HET GEDATEERD EN ONDERTEKEND FORMULIER PER E-MAIL AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (shareholder@eliagroup.eu).

VOOR DE GOEDE ORDE WORDT U EROP GEWEZEN DAT U TEVENS DE IN DE OPROEPING VERMELDE FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN EN TE STEMMEN OP DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING DIENT NA TE LEVEN.

Elia Group NV

Ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven Secretaris-Generaal Keizerslaan 20 B-1000 Brussel

Formulier voor het stemmen per brief op de Gewone Algemene Vergadering
------------------------------------------------------------------------	--	--	--	--	--	--

Ondergetekende1 :
	,
eigenaar van
aandelen op naam,	gedematerialiseerde aandelen2
van Elia Group NV (de "vennootschap"),
	wenst per brief te stemmen op de Gewone Algemene Vergadering van:
	Elia Group NV
die plaatsvindt op dinsdag 17 mei 2022,
om 10.00 uur,
Brussel	in het Square Brussels Meeting Centre, Coudenberg Entrance, Coudenberg 3 te 1000 (hierna de "Gewone Algemene Vergadering"),

• voor natuurlijke personen: naam, voornaam en volledig adres;

¹ IN TE VULLEN:

^- voor rechtspersonen: naam, rechtsvorm en zetel, alsook naam en functie van de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtsgeldig het formulier onderteken(t)(en) namens de rechtspersoon.

² AANTAL AANDELEN IN TE VULLEN EN SCHRAPPEN WAT NIET PAST

{1}------------------------------------------------

en verklaart als volgt te stemmen over de hiernavolgende voorstellen tot besluit³ , zoals deze zijn opgenomen in de dagorde van de Gewone Algemene Vergadering:

		boekjaar afgesloten op 31 december 2021;	Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de enkelvoudige jaarrekening m.b.t. het
2.		Verslag van de commissarissen over de enkelvoudige jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2021;
3.		Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, met inbegrip van de bestemming van het resultaat;
		Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit de enkelvoudige jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
4.		Goedkeuring van het aangepaste remuneratiebeleid;
	Voorstel tot besluit:	remuneratiebeleid, van toepassing met ingang van 1 januari 2022, goed te keuren.	de Gewone Algemene Vergadering besluit om het aangepaste
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
5.		Toelichting bij en adviserende stemming over het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2021;
	Voorstel tot keuren.	besluit: de Gewone Algemene remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed te	Vergadering besluit om het
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
6.		Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2021;
7.		Verslag van de commissarissen over de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2021;
8.	afgesloten op 31 december 2021;	Bespreking van de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) m.b.t. het boekjaar

³ AANKRUISEN WAT PAST

{2}------------------------------------------------

		Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de bestuurders voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
	□ voor	□ tegen			□ onthouding
10.		Kwijting aan de commissarissen voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021;
		Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de commissarissen voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
	□ voor		□ tegen		□ onthouding
11.	bezoldiging;	Kennisneming van het vrijwillig ontslag van een onafhankelijke bestuurder en benoeming van een nieuwe onafhankelijke bestuurder en vaststelling van haar
		Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het vrijwillig ontslag van mevrouw Jane Murphy (onafhankelijke bestuurder) met ingang onmiddellijk na afloop van de Gewone en Buitengewone Algemene Vergadering van heden en benoemt mevrouw Laurence de l'Escaille als onafhankelijke bestuurder van de vennootschap voor een termijn van drie jaar die aanvangt op heden, na afloop van de Gewone en Buitengewone Algemene Vergadering van de vennootschap, en die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering van 2025 met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.
		De Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het feit dat voormelde bestuurder voldoet aan de voorwaarden van onafhankelijkheid zoals omschreven in artikel 7:87, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
	andere leden	De Gewone Algemene Vergadering besluit dat het mandaat van de voormelde onafhankelijke bestuurder op dezelfde wijze zal worden bezoldigd als dat van de van de Raad van remuneratiebeleid van de vennootschap.	Bestuur	overeenkomstig	het geldend
	□ voor	□ tegen		□ onthouding
12.		Kennisneming van het verstrijken van de duur van het bestuursmandaat van een onafhankelijke bestuurder en benoeming van een nieuwe onafhankelijke bestuurder en vaststelling van haar bezoldiging;
		Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het verstrijken van de duur van het bestuursmandaat van mevrouw Saskia Van Uffelen

(onafhankelijke bestuurder) met ingang onmiddellijk na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van heden en benoemt mevrouw Pascale Van Damme als onafhankelijke bestuurder van de vennootschap voor een termijn van drie jaar die

{3}------------------------------------------------

aanvangt op heden, na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van de vennootschap, en die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering van 2025 met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

De Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het feit dat voormelde bestuurder voldoet aan de voorwaarden van onafhankelijkheid zoals omschreven in artikel 7:87, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

De Gewone Algemene Vergadering besluit dat het mandaat van de voormelde onafhankelijke bestuurder op dezelfde wijze zal worden bezoldigd als dat van de andere leden van de Raad van Bestuur overeenkomstig het geldend remuneratiebeleid van de vennootschap.

	□ voor		□ tegen			□ onthouding
13.	Herbenoeming bezoldiging;	van een	onafhankelijke	bestuurder	en	vaststelling	van	zijn
			Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om de heer Michel Allé te herbenoemen als onafhankelijke bestuurder van de vennootschap voor een termijn van drie jaar die aanvangt op heden, na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van de vennootschap, en die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone
			Algemene Vergadering van 2025 met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31

december 2024.

De Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het feit dat voormelde bestuurder voldoet aan de voorwaarden van onafhankelijkheid zoals omschreven in artikel 7:87, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

De Gewone Algemene Vergadering besluit dat het mandaat van de voormelde onafhankelijke bestuurder op dezelfde wijze zal worden bezoldigd als dat van de andere leden van de Raad van Bestuur overeenkomstig het geldend remuneratiebeleid van de vennootschap.

□ voor	□ tegen	□ onthouding

1. Herbenoeming van een onafhankelijke bestuurder en vaststelling van zijn bezoldiging;

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om de heer Luc de Temmerman te herbenoemen als onafhankelijke bestuurder van de vennootschap voor een termijn van drie jaar die aanvangt op heden, na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van de vennootschap, en die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering van 2025 met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

{4}------------------------------------------------

De Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het feit dat voormelde bestuurder voldoet aan de voorwaarden van onafhankelijkheid zoals omschreven in artikel 7:87, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

De Gewone Algemene Vergadering besluit dat het mandaat van de voormelde onafhankelijke bestuurder op dezelfde wijze zal worden bezoldigd als dat van de andere leden van de Raad van Bestuur overeenkomstig het geldend remuneratiebeleid van de vennootschap.

□ voor	□ tegen	□ onthouding

1. Kennisneming van het vrijwillig ontslag van een niet-onafhankelijke bestuurder en van de coöptatie van een niet-onafhankelijke bestuurder en benoeming van een nieuwe niet-onafhankelijke bestuurder en vaststelling van zijn bezoldiging.

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het vrijwillig ontslag van de heer Luc Hujoel (niet-onafhankelijk bestuurder) met ingang van 31 december 2021 om 24u alsook van de beslissing tot coöptatie van de heer Thibaud Wyngaard door de Raad van Bestuur van de vennootschap van 17 december 2021 met ingang van 1 januari 2022.

Vervolgens besluit de Gewone Algemene Vergadering om de Intercommunale Vereniging onder de vorm van een Coöperatieve Vennootschap Interfin, vast vertegenwoordigd door de heer Thibaud Wyngaard, te benoemen als nietonafhankelijke bestuurder van de vennootschap voor een termijn van vier jaar die aanvangt op heden, na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van de vennootschap en die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering van 2026 met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025. Gelet op dit besluit eindigt het mandaat van de heer Thibaud Wyngaard als gecoöpteerde nietonafhankelijke bestuurder na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van heden.

De Gewone Algemene Vergadering besluit dat het mandaat van de nieuwe nietonafhankelijke bestuurder op dezelfde wijze zal worden bezoldigd als dat van de andere leden van de Raad van Bestuur overeenkomstig het geldend remuneratiebeleid van de vennootschap.

	□ voor	□ tegen			□ onthouding
16.	Varia.
		*		*
			*

I. De aandeelhouder die zijn stem heeft uitgebracht door dit formulier geldig terug te sturen naar de vennootschap kan niet meer bij volmacht stemmen op de Gewone Algemene Vergadering voor het hierboven vermelde aantal aandelen.

{5}------------------------------------------------

II. Indien de Gewone Algemene Vergadering om enige reden niet zou worden gehouden op voormelde datum, zal onderhavig formulier voor het stemmen per brief van toepassing blijven voor elke daaropvolgende vergadering met dezelfde of vergelijkbare dagorde. Dit evenwel slechts voor zover ondergetekende de vereiste formaliteiten om deel te nemen aan en te stemmen op de daaropvolgende Gewone Algemene Vergadering tijdig heeft vervuld.

III. Eén of meerdere aandeelhouder(s) die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezit(ten), kan (kunnen) gebruikmaken van zijn (hun) recht om overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen één of meerdere te behandelen onderwerpen op de dagorde van de Gewone Algemene Vergadering te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot in de dagorde opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

In voorkomend geval zal de vennootschap uiterlijk op maandag 2 mei 2022, op haar website onder "Investor Relations" - "Elia Group Share" - "Shareholder meetings" (www.eliagroup.eu), aan haar aandeelhouders de formulieren die gebruikt kunnen worden voor het stemmen per brief ter beschikking stellen, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de dagorde geplaatst zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die geformuleerd zouden zijn.

De formulieren voor het stemmen per brief die geldig ter kennis worden gebracht aan de vennootschap vóór de bekendmaking van de aangevulde dagorde van de Gewone Algemene Vergadering (d.i. uiterlijk op maandag 2 mei 2022), zullen geldig blijven voor de in de dagorde opgenomen te behandelen onderwerpen waarop zij betrekking hebben.

In afwijking van het voorgaande worden de stemmen die op voormelde formulieren worden uitgebracht met betrekking tot in de dagorde opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit werden ingediend, buiten beschouwing gelaten.

Indien de betrokken aandeelhouder wenst te stemmen over de nieuwe voorstellen tot besluit of over nieuw te behandelen onderwerpen, dient de vennootschap derhalve van de betrokken aandeelhouder het nieuwe formulier voor het stemmen per brief ingevuld, gedateerd en ondertekend te ontvangen uiterlijk op 11 mei 2022.

Gedaan te:
Op:
(handtekening(en))