Elia Group NV/SA — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Apr 16, 2021

{0}------------------------------------------------

Formulier voor het stemmen per brief op de Gewone Algemene Vergadering

GELIEVE UITERLIJK OP WOENSDAG 12 MEI 2021:

• HETZIJ EEN GEDATEERD EN ONDERTEKEND EXEMPLAAR VAN HET FORMULIER PER FAX AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (+32 2 546 71 30 – ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven);
• HETZIJ HET ORIGINEEL GEDATEERD EN ONDERTEKEND FORMULIER PER BRIEF, DIE DE VENNOOTSCHAP UITERLIJK OP WOENSDAG 12 MEI 2021 DIENT TE BEREIKEN, AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (Elia Group NV, ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven, Secretaris-Generaal, Keizerslaan 20, B-1000 Brussel);
• HETZIJ EEN (GESCANDE OF GEFOTOGRAFEERDE) KOPIE VAN HET GEDATEERD EN ONDERTEKEND FORMULIER PER E-MAIL AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (shareholder@eliagroup.eu).

VOOR DE GOEDE ORDE WORDT U EROP GEWEZEN DAT U TEVENS DE IN DE OPROEPING VERMELDE FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN EN TE STEMMEN OP DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING DIENT NA TE LEVEN.

Elia Group NV

Ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven Secretaris-Generaal Keizerslaan 20 B-1000 Brussel

Formulier voor het stemmen per brief op de Gewone Algemene Vergadering
Ondergetekende1 :
,
eigenaar van
aandelen op naam,
gedematerialiseerde aandelen2
van Elia Group NV (de "vennootschap"),
wenst per brief te stemmen op de Gewone Algemene Vergadering van:
Elia Group NV
die plaatsvindt op dinsdag 18 mei 2021,
om 10.00 uur,
in het Square Brussels Meeting Centre, Coudenberg Entrance, Coudenberg 3 te 1000
Brussel
(hierna de "Gewone Algemene Vergadering"),

• voor natuurlijke personen: naam, voornaam en volledig adres;

¹ IN TE VULLEN:

^- voor rechtspersonen: naam, rechtsvorm en zetel, alsook naam en functie van de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtsgeldig het formulier onderteken(t)(en) namens de rechtspersoon.

² AANTAL AANDELEN IN TE VULLEN EN SCHRAPPEN WAT NIET PAST

{1}------------------------------------------------

en verklaart als volgt te stemmen over de hiernavolgende voorstellen tot besluit³ , zoals deze zijn opgenomen in de dagorde van de Gewone Algemene Vergadering:

1.	Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de enkelvoudige jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020;
2.	Verslag van de commissarissen over de enkelvoudige jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020;
3.	Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020, met inbegrip van de bestemming van het resultaat;
	Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit de enkelvoudige jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
4.		Goedkeuring van het aangepaste remuneratiebeleid;
Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om het aangepaste remuneratiebeleid dat met ingang van 1 januari 2021 van toepassing wordt, goed te keuren.
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
5.		Toelichting bij en adviserende stemming over het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020;
	Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed te keuren.
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
6.		Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020;
7.		Verslag van de commissarissen over de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020;
8.		Bespreking van de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2020;
9.

³ AANKRUISEN WAT PAST

{2}------------------------------------------------

	Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de bestuurders voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
10.		boekjaar afgesloten op 31 december 2020;	Kwijting aan de commissarissen voor het vervullen van hun opdracht gedurende het
	afgesloten op 31 december 2020.		Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de commissarissen voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
11.	bezoldiging;		Herbenoeming van drie onafhankelijke bestuurders en vaststelling van hun
		betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.	Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om mevrouw Saskia Van Uffelen en de heer Luc De Temmerman te herbenoemen als onafhankelijke bestuurder van de vennootschap voor een termijn van 1 jaar die aanvangt op heden, na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van de vennootschap, en die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering van 2022 met
		van 2027 met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2026.	De Gewone Algemene Vergadering besluit om de heer Frank Donck te herbenoemen als onafhankelijke bestuurder van de vennootschap voor een termijn van 6 jaar die aanvangt op heden, na afloop van de Gewone Algemene Vergadering van de vennootschap, en die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering
		artikel 7:87, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.	De Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het feit dat voormelde drie bestuurders voldoen aan de voorwaarden van onafhankelijkheid zoals omschreven in
	De Gewone Algemene Vergadering besluit dat het mandaat van de voormelde drie onafhankelijke bestuurders op dezelfde wijze zal worden bezoldigd als dat van de andere leden van de Raad van Bestuur overeenkomstig de beslissing in agendapunt 4 van deze Gewone Algemene Vergadering.
	□ voor	□ tegen	□ onthouding
12.	vaststelling van zijn bezoldiging;		Kennisneming van het vrijwillig ontslag van een niet-onafhankelijke bestuurder en bevestiging van de coöptatie van een nieuwe niet-onafhankelijk bestuurder en

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering neemt kennis van het vrijwillig ontslag van de heer Kris Peeters (niet-onafhankelijke bestuurder) met

{3}------------------------------------------------

ingang van 1 januari 2021 en bevestigt, conform artikel 13.5 van de statuten en artikel 7:88, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, de coöptatie van de heer Pieter De Crem als niet-onafhankelijke bestuurder van de vennootschap (op voordracht van de houders van aandelen van soort C), voor een termijn die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering van 2026 met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

De Gewone Algemene Vergadering besluit dat het mandaat van de voormelde nietonafhankelijke bestuurder op dezelfde wijze zal worden bezoldigd als dat van de andere leden van de Raad van Bestuur overeenkomstig de beslissing in agendapunt 4 van deze Gewone Algemene Vergadering.

	□ voor	□ tegen			□ onthouding
13.	Varia.
		*		*

I. De aandeelhouder die zijn stem heeft uitgebracht door dit formulier geldig terug te sturen naar de vennootschap kan niet meer bij volmacht stemmen op de Gewone Algemene Vergadering voor het hierboven vermelde aantal aandelen.

*

• II. Indien de Gewone Algemene Vergadering om enige reden niet zou worden gehouden op voormelde datum, zal onderhavig formulier voor het stemmen per brief geldig van toepassing blijven voor elke daaropvolgende vergadering met dezelfde of vergelijkbare dagorde. Dit evenwel slechts voor zover ondergetekende de vereiste formaliteiten om deel te nemen aan en te stemmen op de daaropvolgende gewone algemene vergadering tijdig heeft vervuld.
• III. Één of meerdere aandeelhouder(s) die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezit(ten), kan (kunnen) gebruikmaken van zijn (hun) recht om overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen één of meerdere te behandelen onderwerpen op de dagorde van de Gewone Algemene Vergadering te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot in de dagorde opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

In voorkomend geval zal de vennootschap uiterlijk op maandag 3 mei 2021, op haar website onder "Investor Relations" - "Shareholders' meeting" (www.eliagroup.eu), aan haar aandeelhouders de formulieren die gebruikt kunnen worden voor het stemmen per brief ter beschikking stellen, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de dagorde geplaatst zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die geformuleerd zouden zijn.

De formulieren voor het stemmen per brief die geldig ter kennis worden gebracht van de vennootschap vóór de bekendmaking van de aangevulde dagorde van de Gewone Algemene Vergadering (d.i. uiterlijk op maandag 3 mei 2021), zullen geldig blijven voor de in de dagorde opgenomen te behandelen onderwerpen waarop zij betrekking hebben.

In afwijking van het voorgaande worden de stemmen die op voormelde formulieren worden uitgebracht met betrekking tot in de dagorde opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit werden ingediend, buiten beschouwing gelaten.

{4}------------------------------------------------

gedateerd en ondertekend te ontvangen uiterlijk op 12 mei 2021.
Gedaan te:
Op:

(handtekening(en))

Indien de betrokken aandeelhouder wenst te stemmen over de nieuwe voorstellen tot besluit of over nieuw te behandelen onderwerpen, dient de vennootschap derhalve van de betrokken aandeelhouder het nieuwe formulier voor het stemmen per brief ingevuld,