Elia Group NV/SA — AGM Information 2024

Apr 19, 2024

Formulier voor het stemmen per brief op de Gewone Algemene Vergadering

GELIEVE UITERLIJK OP WOENSDAG 15 MEI 2024:

• HETZIJ TE STEMMEN PER BRIEF VIA HET LUMI-PLATFORM (VIA DE LINK www.lumiconnect.com, onder "Directe stemming");
• HETZIJ HET ORIGINEEL GEDATEERD EN ONDERTEKEND FORMULIER PER BRIEF, DIE DE VENNOOTSCHAP UITERLIJK OP WOENSDAG 15 MEI 2024 DIENT TE BEREIKEN, AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (Elia Group NV, ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven, Secretaris-Generaal, Keizerslaan 20, B-1000 Brussel);
• HETZIJ EEN (GESCANDE OF GEFOTOGRAFEERDE) KOPIE VAN HET GEDATEERD EN ONDERTEKEND FORMULIER PER E-MAIL AAN DE VENNOOTSCHAP OVER TE MAKEN (shareholder@eliagroup.eu).

VOOR DE GOEDE ORDE WORDT U EROP GEWEZEN DAT U TEVENS DE IN DE OPROEPING VERMELDE FORMALITEITEN OM DEEL TE NEMEN AAN EN TE STEMMEN OP DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING DIENT NA TE LEVEN.

Elia Group NV

Ter attentie van mevrouw Siska Vanhoudenhoven Secretaris-Generaal Keizerslaan 20 B-1000 Brussel

Formulier voor het stemmen per brief op de Gewone Algemene Vergadering

Ondergetekende¹ : ………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………,

eigenaar van

………………………. aandelen op naam,

………………………. gedematerialiseerde aandelen²

van Elia Group NV (de "vennootschap"),

wenst per brief te stemmen op de Gewone Algemene Vergadering van:

Elia Group NV

die plaatsvindt op dinsdag 21 mei 2024,

om 10.00 uur,

in Silver Hall, SQUARE Brussels, Kunstberg te 1000 Brussel

(hierna de "Gewone Algemene Vergadering"),

en verklaart als volgt te stemmen over de hiernavolgende voorstellen tot besluit³ , zoals deze zijn opgenomen in de dagorde van de Gewone Algemene Vergadering:

¹ IN TE VULLEN:

^- voor natuurlijke personen: naam, voornaam en volledig adres;

^- voor rechtspersonen: naam, rechtsvorm en zetel, alsook naam en functie van de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtsgeldig het formulier onderteken(t)(en) namens de rechtspersoon.

² AANTAL AANDELEN IN TE VULLEN EN SCHRAPPEN WAT NIET PAST

³ AANKRUISEN WAT PAST

• 1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Verslag van de commissarissen over de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023, met inbegrip van de bestemming van het resultaat

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit de enkelvoudige jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Goedkeuring van het aangepaste remuneratiebeleid

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om het aangepaste remuneratiebeleid, van toepassing met ingang van 1 januari 2024, goed te keuren.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Toelichting bij en adviserende stemming over het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit om het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren.

□ voor □ tegen □ onthouding

• 1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Verslag van de commissarissen over de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Bespreking van de geconsolideerde jaarrekening (IFRS) met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 1. Kwijting aan de bestuurders voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de bestuurders voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Kwijting aan de commissarissen voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de commissarissen voor het vervullen van hun opdracht gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Verlenen van de opdracht van assurance van het geconsolideerd duurzaamheidsverslag van de vennootschap aan de commissarissen van de vennootschap

Voorstel tot besluit: de Gewone Algemene Vergadering verleent, op voordracht van de ondernemingsraad, op voorstel van de Raad van Bestuur en op aanbeveling van het Auditcomité, aan EY Bedrijfsrevisoren BV en aan BDO Bedrijfsrevisoren BV de opdracht van assurance van het geconsolideerd duurzaamheidsverslag van de vennootschap, voor een termijn van twee jaar die onmiddellijk na de gewone algemene vergadering te houden in 2026 zal eindigen, om in lijn te zijn met de mandaatperiode voor de geconsolideerde jaarrekening.

EY Bedrijfsrevisoren BV duidt Paul Eelen aan als vaste vertegenwoordiger en BDO Bedrijfsrevisoren BV duidt Michaël Delbeke aan als vaste vertegenwoordiger. Beide vaste vertegenwoordigers doen keuze van woonplaats op de zetel van respectievelijk EY Bedrijfsrevisoren BV en BDO Bedrijfsrevisoren BV.

De Gewone Algemene Vergadering legt de vergoeding voor de assuranceopdracht vast op 110.914 EUR per jaar voor de vennootschap, met dien verstande dat de Raad van Bestuur een aangepast voorstel van vergoeding voor de prestaties met betrekking tot het boekjaar 2024 en/of het boekjaar 2025 kan voorleggen aan de gewone algemene vergadering te houden in 2025.

Toelichting:

EU Richtlijn 2022/2464 met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen ("CSRD") zal naar verwachting in de loop van 2024 in het Belgische recht worden omgezet. Overeenkomstig CSRD en de implementatie ervan in de Belgische wetgeving, is het geconsolideerd duurzaamheidsverslag van de vennootschap over het boekjaar 2024 onderworpen aan een assuranceopdracht. Daarom, en met het oog op de implementatie van CSRD in de Belgische wetgeving, stelt de Raad van Bestuur voor om de huidige commissarissen van de vennootschap met deze opdracht te belasten voor de resterende duur van hun mandaat als commissarissen en om hun vergoeding voor deze opdracht vast te stellen. Gezien de onzekerheid over de reikwijdte van deze opdracht, gelet op het feit dat de implementatie van CSRD in de Belgische wetgeving nog handende is, kan de Raad van Bestuur een aangepast voorstel voor de prestaties met betrekking tot het boekjaar 2024 en/of het boekjaar 2025 voorleggen aan de in het jaar 2025 te houden gewone algemene vergadering.

□ voor □ tegen □ onthouding

1. Varia

* * *

I. De aandeelhouder die zijn stem heeft uitgebracht door dit formulier geldig terug te sturen naar de vennootschap kan niet meer bij volmacht stemmen op de Gewone Algemene Vergadering voor het hierboven vermelde aantal aandelen.

II. Indien de Gewone Algemene Vergadering om enige reden niet zou worden gehouden op voormelde datum, zal onderhavig formulier voor het stemmen per brief van toepassing blijven voor elke daaropvolgende vergadering met dezelfde of vergelijkbare dagorde. Dit geldt evenwel slechts voor zover ondergetekende de vereiste formaliteiten om deel te nemen aan en te stemmen op de daaropvolgende Gewone Algemene Vergadering tijdig heeft vervuld.

III. Eén of meerdere aandeelhouder(s) die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezit(ten), kan (kunnen) gebruikmaken van zijn (hun) recht om overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 26.1, tweede lid van de statuten één of meerdere te behandelen onderwerpen op de dagorde van de Gewone Algemene Vergadering te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot in de dagorde opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

In voorkomend geval zal de vennootschap uiterlijk op maandag 6 mei 2024, op haar website onder "Investor Relations" - "Elia Group Share" - "Shareholder meetings" (www.eliagroup.eu), aan haar aandeelhouders de formulieren die gebruikt kunnen worden voor het stemmen per brief ter beschikking stellen, aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit die op de dagorde geplaatst zouden zijn, en/of louter met de voorstellen tot besluit die geformuleerd zouden zijn.

De formulieren voor het stemmen per brief die geldig ter kennis worden gebracht aan de vennootschap vóór de bekendmaking van de aangevulde dagorde van de Gewone Algemene Vergadering (d.i. uiterlijk op maandag 6 mei 2024), zullen geldig blijven voor de in de dagorde opgenomen te behandelen onderwerpen waarop zij betrekking hebben.

In afwijking van het voorgaande worden de stemmen die op voormelde formulieren worden uitgebracht met betrekking tot in de dagorde opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor nieuwe voorstellen tot besluit werden ingediend, buiten beschouwing gelaten.

Indien de betrokken aandeelhouder wenst te stemmen over de nieuwe voorstellen tot besluit of over nieuw te behandelen onderwerpen, dient de vennootschap derhalve van de betrokken aandeelhouder het nieuwe formulier voor het stemmen per brief ingevuld, gedateerd en ondertekend te ontvangen uiterlijk op 15 mei 2024.

Meer informatie hierover is terug te vinden op de website van de vennootschap onder "Investor Relations" - "Elia Group Share" - "Shareholder meetings" (www.eliagroup.eu).

Gedaan te:

Op:

(handtekening(en))

_________________________