Elia Group NV/SA — AGM Information 2017

Sep 22, 2017

ELIA SYSTEM OPERATOR Naamloze vennootschap Keizerslaan 20 B-1000 Brussel Ondernemingsnummer n° 0476.388.378 (Brussel)

(de "vennootschap")

OPROEPING TOT DE BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING

De aandeelhouders en obligatiehouders worden hierbij uitgenodigd om deel te nemen aan de Bijzondere Algemene Vergadering van de vennootschap, die zal worden gehouden op vrijdag 27 oktober 2017 op de maatschappelijke zetel, gelegen te 1000 Brussel, Keizerslaan, 20.

De Bijzondere Algemene Vergadering zal worden gehouden om 9.20 uur.

De Bijzondere Algemene Vergadering heeft als dagorde:

1. Benoeming van een onafhankelijke bestuurder en vaststelling van haar bezoldiging;

Voorstel tot besluit: de Bijzondere Algemene Vergadering besluit om mevrouw Roberte Kesteman te benoemen als onafhankelijke bestuurder voor een termijn van zes jaar, met ingang vanaf heden, na afloop van de Bijzondere Algemene Vergadering van de vennootschap, en die verstrijkt onmiddellijk na de Gewone Algemene Vergadering van 2023 met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2022. De Bijzondere Algemene Vergadering neemt kennis van het feit dat voormelde bestuurder voldoet aan de voorwaarden van onafhankelijkheid zoals omschreven in artikel 526ter van het Wetboek van vennootschappen.

De Bijzondere Algemene Vergadering besluit dat het mandaat van de voormelde bestuurder op dezelfde wijze zal worden bezoldigd als dat van de andere leden van de Raad van Bestuur overeenkomstig de beslissing van de Gewone Algemene Vergadering van 17 mei 2016.

Het voorstel tot benoeming wordt geformuleerd onder voorbehoud van ontvangst van het eensluidend advies van de Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas.

1. Varia.

PRAKTISCHE BEPALINGEN

Overeenkomstig artikel 536, §2 van het Wetboek van vennootschappen en bij toepassing van artikel 27 van de statuten worden de aandeelhouders en obligatiehouders toegelaten tot de Bijzondere Algemene Vergadering en kunnen er, in voorkomend geval, hun stemrecht uitoefenen (met dien verstande dat de obligatiehouders uit hoofde van artikel 537 van het Wetboek van vennootschappen de Bijzondere Algemene Vergadering enkel kunnen bijwonen met raadgevende stem) indien de vennootschap kan vaststellen, dat zij effectief houder waren op vrijdag 13 oktober 2017 om 24.00 uur Belgische tijd (i.e. de "Registratiedatum") van het aantal aandelen en obligaties waarmee zij de intentie hebben om deel te nemen aan de Bijzondere Algemene Vergadering, ongeacht het aantal aandelen of obligaties waarvan zij houder zijn op de dag van de Bijzondere Algemene Vergadering.

Teneinde te kunnen deelnemen aan en, in voorkomend geval, te stemmen op de Bijzondere Algemene Vergadering, dienen de aandeelhouders en obligatiehouders de volgende formaliteiten te vervullen:

- Voor de houders van aandelen en obligaties op naam:

De houders van aandelen of obligaties op naam moeten overeenkomstig artikel 27 van de statuten uiterlijk op zaterdag 21 oktober 2017per gewone brief, fax of e-mail aan de vennootschap het aantal aandelen of obligaties meedelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de Bijzondere Algemene Vergadering.

Het bezit van voormelde aandelen of obligaties door de betrokken aandeel- of obligatiehouders op de Registratiedatum zal door de vennootschap worden nagekeken op basis van hun inschrijving in het register van de aandelen op naam of in het register van de obligaties op naam van de vennootschap.

- Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen en obligaties:

De houders van aandelen of obligaties op een effectenrekening moeten het bezit van het aantal gedematerialiseerde aandelen of obligaties aantonen middels een attest dat is afgeleverd door een erkende rekeninghouder bij de vereffeningsinstelling of middels een attest dat is afgeleverd door de vereffeningsinstelling zelf, dat het aantal aandelen of obligaties bevestigt dat op naam van de aandeelhouder of obligatiehouder is ingeschreven in hun rekeningen op de Registratiedatum (i.e. op vrijdag 13 oktober 2017 om 24.00 uur) en waarvoor de aandeelhouder of obligatiehouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Bijzondere Algemene Vergadering.

Het attest dat door de erkende rekeninghouder of door de vereffeningsinstelling wordt afgeleverd, dient per gewone brief, fax of e-mail aan de vennootschap te worden meegedeeld, met dien verstande dat het attest overeenkomstig artikel 27 van de statuten uiterlijk op zaterdag 21 oktober 2017op de maatschappelijke zetel van de vennootschap dient toe te komen.

VOLMACHTFORMULIEREN

Aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen overeenkomstig de artikelen 547 en 547bis van het Wetboek van vennootschappen dienen, naast het vervullen van de bovenvermelde registratieformaliteiten, gebruik te maken van de volmachtformulieren die werden opgemaakt voor de Bijzondere Algemene Vergadering.

Deze volmachtformulieren zijn ter beschikking van de aandeelhouders op de maatschappelijke zetel en op de website van de vennootschap onder "Investor Relations" - "Algemene vergadering" (www.eliagroup.eu).

De gedagtekende en ondertekende volmachten dienen per aangetekende brief, fax of e-mail aan de vennootschap te worden meegedeeld, met dien verstande dat de volmachten overeenkomstig artikel 24.3 van de statuten uiterlijk op zaterdag 21 oktober 2017op de maatschappelijke zetel van de vennootschap dienen toe te komen.

Indien de kennisgeving per fax of e-mail gebeurt, dient het origineel van de volmacht nadien op de Bijzondere Algemene Vergadering te worden neergelegd.

Indien één of meerdere aandeelhouder(s) die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezit(ten), gebruik maakt (maken) van zijn (hun) recht om overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen één of meerdere te behandelen onderwerpen op de dagorde van de Bijzondere Algemene Vergadering te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot op de dagorde opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen, zal de vennootschap op haar website onder "Investor Relations" - "Algemene vergadering" (www.eliagroup.eu) aangepaste volmachtformulieren ter beschikking stellen. Meer gedetailleerde informatie hierover is terug te vinden op de website van de vennootschap onder "Investor Relations" - "Algemene vergadering" (www.eliagroup.eu).

STEMFORMULIEREN PER BRIEF

Aandeelhouders die dit wensen, kunnen overeenkomstig artikel 550 van het Wetboek van vennootschappen per brief hun stem uitbrengen over de voorstellen tot besluit die in de dagorde van de Bijzondere Algemene Vergadering zijn opgenomen. De aandeelhouders die per brief wensen te stemmen, dienen, naast het vervullen van bovenvermelde registratieformaliteiten, gebruik te maken van de formulieren voor het stemmen per brief die werden opgemaakt voor de Bijzondere Algemene Vergadering.

Deze formulieren voor het stemmen per brief zijn ter beschikking van de aandeelhouders op de maatschappelijke zetel en op de website van de vennootschap onder "Investor Relations" - "Algemene vergadering" (www.eliagroup.eu).

De gedagtekende en ondertekende formulieren voor het stemmen per brief dienen per aangetekende brief, fax of e-mail aan de vennootschap te worden meegedeeld, met dien verstande dat de formulieren overeenkomstig artikel 28.3 van de statuten uiterlijk op zaterdag 21 oktober 2017op de maatschappelijke zetel van de vennootschap dienen toe te komen.

Indien de kennisgeving per fax of e-mail gebeurt, dient het origineel van het formulier nadien op de Bijzondere Algemene Vergadering te worden neergelegd.

Indien één of meerdere aandeelhouder(s) die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezit(ten), gebruik maakt (maken) van zijn (hun) recht om overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen één of meerdere te behandelen onderwerpen op de dagorde van de Bijzondere Algemene Vergadering te laten plaatsen evenals voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot op de dagorde opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen, zal de vennootschap op haar website onder "Investor Relations" - "Algemene vergadering" (www.eliagroup.eu) aangepaste formulieren voor het stemmen per brief ter beschikking stellen. Meer gedetailleerde informatie hierover is terug te vinden op de website van de vennootschap onder "Investor Relations" - "Algemene vergadering" (www.eliagroup.eu).

HET RECHT OM ONDERWERPEN OP DE DAGORDE TE LATEN PLAATSEN EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT IN TE DIENEN

Eén of meerdere aandeelhouder(s) die alleen of gezamenlijk drie procent (3%) van het kapitaal van de vennootschap bezit(ten), ka(u)n(nen) overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen en artikel 26.1, tweede lid van de statuten, de vennootschap schriftelijk verzoeken om één of meerdere te behandelen onderwerpen op de dagorde van de Bijzondere Algemene Vergadering plaatsen en voorstellen tot besluit op te nemen met betrekking tot op de dagorde opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

De vennootschap dient voormelde schriftelijke verzoeken uiterlijk op donderdag 5 oktober 2017 om 16.00 uur (Belgische tijd) per aangetekende brief of e-mail te ontvangen.

In voorkomend geval zal de vennootschap uiterlijk op donderdag 12 oktober 2017 de aangevulde dagorde van de Bijzondere Algemene Vergadering bekendmaken.

Meer gedetailleerde informatie hierover is terug te vinden op de website van de vennootschap onder "Investor Relations" - "Algemene vergadering" (www.eliagroup.eu).

HET RECHT OM VRAGEN TE STELLEN

De aandeelhouders en obligatiehouders kunnen overeenkomstig artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen en artikel 24.1, laatste lid van de statuten hun eventuele vragen met betrekking tot de punten op de dagorde van de Bijzondere Algemene Vergadering per aangetekende brief of e-mail aan de vennootschap overmaken.

De vennootschap dient deze schriftelijke vragen uiterlijk op zaterdag 21 oktober 2017per aangetekende brief of e-mail te ontvangen.

Meer gedetailleerde informatie over de wijze van uitoefening van dit schriftelijk vraagrecht is terug te vinden op de website van de vennootschap onder "Investor Relations" - "Algemene vergadering" (www.eliagroup.eu).

MEDEDELINGEN AAN DE VENNOOTSCHAP

Alle mededelingen aan de vennootschap uit hoofde van deze oproeping dienen tot het volgende post- of e-mailadres dan wel faxnummer van de vennootschap te worden gericht:

• Adres: Elia System Operator NV Ter attentie van Gregory Pattou/Aude Gaudy Secretariaat-Generaal Keizerslaan 20 B-1000 Brussel
• Fax: +32 2 546 71 60 ter attentie van Gregory Pattou/Aude Gaudy
• E-mailadres: aude.gaudy@elia.be

De Raad van Bestuur