Elektrotim S.A. — AGM Information 2021

Mar 3, 2021

REGULAMIN OKREŚLAJĄCY SZCZEGÓŁOWE ZASADY UDZIAŁU W WALNYM ZGROMADZENIU ELEKTRIM S.A. ("Spółka") PRZY WYKORZYSTYWANIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ ("Regulamin")

• 1. Akcjonariusz może brać udział w Walnym Zgromadzeniu Spółki ("WZ") przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
• 1. O udziale w WZ Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej postanawia zwołujący to zgromadzenie.
• 1. Udział w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:
  2. a. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w WZ, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad WZ, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad WZ
     • i
  3. b. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia

• Udział w WZ, o którym mowa w pkt. 3 następuje za pośrednictwem dedykowanej platformy informatycznej. Akcjonariusz ma możliwość komunikacji, o której mowa w pkt 3 lit. a. za pomocą komunikatora tekstowego.

• Akcjonariusze korzystający z możliwości udziału w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ponoszą ryzyka z tym związane, w szczególności wynikające z niemożności odbioru transmisji, komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas WZ wskutek awarii lub zakłóceń na łączach.

• Do komunikacji Spółki z akcjonariuszem chcącym uczestniczyć w obradach WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie następujący adres poczty elektronicznej: wza@elektrim.pl

• W celu udziału w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz powinien zgłosić Spółce zamiar udziału w WZ w tej formie, zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Regulaminie oraz spełnić wymagania techniczne, określane każdorazowo w ogłoszeniu o zwołaniu WZ.

• Najdalej na pięć dni przed terminem WZ do godz. 15:00 akcjonariusz powinien przesłać Spółce na adres wza@elektrim.pl:

• a. wypełnione i podpisane przez siebie oświadczenie, zeskanowane do formatu PDF, o zamiarze udziału w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, sporządzone zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu (dalej "Oświadczenie"),

• b. skan dokumentu potwierdzającego tożsamość w zakresie który umożliwi identyfikację akcjonariusza, ze wskazaniem serii i numeru dowodu osobistego/paszportu, numeru PESEL. W przypadku, gdy akcjonariusz jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nie będącą osobą prawną, przesyła skan odpisu z właściwego rejestru lub skan innego dokumentu potwierdzającego umocowanie osób działających w imieniu podmiotu. W przypadku, gdy którykolwiek z wymienionych wyżej dokumentów sporządzony jest w języku innym niż język polski wymagane jest tłumaczenie wymienionych wyżej dokumentów na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

• Akcjonariusz może uczestniczyć w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu Spółki i wykonywania prawa głosu powinno być udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Pełnomocnictwo do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację akcjonariusza, dane pełnomocnika, zakres pełnomocnictwa ze wskazaniem liczby akcji, z których

wykonywane będzie prawo głosu oraz datę i nazwę walnego zgromadzenia Spółki, na którym te prawa będą wykonywane. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Akcjonariusz udzielający pełnomocnictwa w postaci elektronicznej jest zobowiązany przesłać do Spółki oświadczenie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej na adres wza@elektrim.pl nie później niż na 4 dni przed dniem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Spółka zastrzega, że pełnomocnictwa udzielone w postaci elektronicznej będą przyjmowane od takich akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu, którzy przed wysłaniem oświadczenia, potwierdzą swoją tożsamość kopią dokumentu potwierdzającego tę tożsamość, a ponadto poinformują Spółkę o numerze urządzenia nadawczego lub adresie poczty elektronicznej, z którego zostanie wysłane pełnomocnictwo. Niezależnie od powyższego Spółka przyjmie pełnomocnictwo udzielone elektronicznie jedynie wówczas, gdy w treści pełnomocnictwa osoba pełnomocnika zostanie określona w sposób umożliwiający jej identyfikację w oparciu o dane zawarte w dokumencie wydanym przez organy administracji publicznej i służącym do identyfikacji jego posiadacza.

Akcjonariusze i pełnomocnicy, którym udzielono pełnomocnictwa w postaci elektronicznej zostaną dopuszczeni do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu po okazaniu dokumentu opisanego powyżej, a pełnomocnicy, którym udzielono pełnomocnictwa w formie pisemnej, po okazaniu dowodu tożsamości i ważnego pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej. Wszyscy przedstawiciele osób prawnych, nie zależnie od tego w jakiej formie udzielono im pełnomocnictwa, winni dodatkowo okazać aktualne odpisy z odpowiednich rejestrów, wymieniające osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów.

Do zawiadomienia o udzieleniu przez akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy załączyć skany aktualnych odpisów z odpowiednich rejestrów, wymieniających osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów. Spółka podejmuje również inne odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika, w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej, przy czym działania te powinny być proporcjonalne do celu.

Dokumenty sporządzone w innym języku niż język polski muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

1. Spółka, w oparciu o otrzymany z KDPW wykaz akcjonariuszy uprawnionych do udziału w WZ dokona weryfikacji uprawnień danego akcjonariusza, który przesłał Spółce Oświadczenie. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka może kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w Oświadczeniu.

2. W przypadku nieusunięcia lub niewyjaśnienia w drodze korespondencji, w wyznaczonym przez Spółkę terminie, ewentualnych niezgodności, Spółka odmówi danemu akcjonariuszowi, którego niezgodności dotyczą, udziału w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawiadamiając go o tym fakcie na adres email podany w Oświadczeniu.

3. Po pozytywnej weryfikacji uprawnień akcjonariusza oraz ewentualnie udzielonych pełnomocnictw, Spółka prześle akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi nie później niż na dwa dni przed terminem Walnego Zgromadzenia z adresu wza@elektrim.pl na podany przez akcjonariusza w Oświadczeniu adres email szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem startowym służącym do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy, co będzie jednocześnie stanowiło potwierdzenie uprawnienia do udziału w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Login i

hasło startowe będą zabezpieczone hasłem. Hasło do pliku będzie wysłane wiadomością SMS na numer telefonu wskazany w Oświadczeniu.

1. Otrzymane od Spółki hasło startowe akcjonariusza do platformy informatycznej dedykowanej do udziału w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy. Dla zachowania zasad bezpieczeństwa i poufności w posługiwaniu się platformą akcjonariusz musi zmienić powyższe hasło na swoje własne w sposób opisany w instrukcji przesłanej wraz z loginem i hasłem startowym.

2. Na jeden dzień przed terminem WZ w godzinach ustalonych w instrukcji, o której mowa w punkcie 12 powyżej, akcjonariusze i ich pełnomocnicy będą mieli możliwość przetestowania poprawności funkcjonowania platformy informatycznej dedykowanej do udziału w Walnym Zgromadzeniu zdalnie, oprogramowania oraz łącza internetowego, z którego będą korzystać w trakcie obrad Walnego Zgromadzenia, jak również przetestowania kompatybilności tej platformy, oprogramowania i łącza z używanym przez nich sprzętem komputerowym, oprogramowaniem i łączem, z których będą korzystać w trakcie obrad WZ. Akcjonariusze i pełnomocnicy będą mieli również możliwość zapoznania się z zasadami funkcjonowania platformy. Akcjonariusz lub jego pełnomocnik będzie miał w trakcie przeprowadzanych testów zapewnione wsparcie techniczne w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów pod numerem telefonu udostępnionym wraz z instrukcją dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy. Dostęp do testów będzie możliwy poprzez wysłany mailem, na dwa dni przed terminem WZ z adresu wza@elektrim.pl, link dostępowy.

3. W przypadku jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących użycia lub działania platformy, akcjonariusz będzie mógł skorzystać z telefonicznego wsparcia technicznego dostępnego w dniu WZ na jedną godzinę przed rozpoczęciem obrad WZ do zakończenia obrad WZ. Numer telefonu zostanie udostępniony przez Spółkę akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wraz z instrukcją o której mowa w punkcie 12 powyżej.

4. Ryzyko związane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w celu uczestniczenia w WZ, komunikowania się z WZ oraz głosowania na WZ a także związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem loginu lub hasła leży wyłącznie po stronie akcjonariusza lub jego pełnomocnika i Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności.

5. Komunikacja z Walnym Zgromadzeniem jak również ze Spółką za pośrednictwem systemu umożliwiającego udział w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz poprzez adres poczty elektronicznej: wza@elektrim.pl powinna być prowadzona wyłącznie w języku polskim.

6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie będą miały zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa oraz zasady określone w Ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.

Regulamin w treści przyjętej przez Radę Nadzorczą

Załącznik nr 1 do Regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu Elektrim S.A. ("Spółka") przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej

Wzór oświadczenia o zamiarze udziału w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Oświadczenie

Ja (My), niżej podpisany(i), będący akcjonariuszem/reprezentujący akcjonariusza* Spółki z siedzibą w Warszawie

…………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………… (dane akcjonariusza: imię i nazwisko/firma, adres/siedziba)

niniejszym wyrażam(y) wolę udziału w Zwyczajnym/Nadzwyczajnym* Walnym Zgromadzeniu Spółki zwołanym na dzień ……………. roku, godz. ………….. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Oświadczam, iż jako akcjonariusz będę/oświadczamy, że reprezentowany przez nas akcjonariusz będzie* brał udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej osobiście/przez pełnomocnika.*

Oświadczam(Oświadczamy), że będę uczestniczył (będziemy brali udział) w WZ z liczbą akcji ………………...………/jaka zostanie wskazana w wykazie akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki, sporządzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.*

Akceptuję (Akceptujemy) wszystkie ogłoszone i opublikowane przez Spółkę warunki i następstwa udziału w WZ przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Dane akcjonariusza/osób reprezentujących akcjonariusza decydującego się na udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej *:

Imię i nazwisko: ____________________________________________

Adres: ____________________________________________

PESEL: ____________________________________________

Nr dowodu osobistego/paszportu* ____________________________________________

Adres poczty elektronicznej do kontaktu i przesłania loginu: _____________________

Nr telefonu do kontaktu / przesłania hasła do loginu: _________________________________

Podpis(y) akcjonariusza/osób uprawnionych do reprezentowania akcjonariusza*:

_________________________________ _________________________________

miejscowość i data

*niepotrzebne skreślić

_________________________________