Eimskipafélag Íslands — Proxy Solicitation & Information Statement 2016

Feb 25, 2016

AÐALFUNDUR EIMSKIPAFÉLAGS ÍSLANDS HF.

Aðalfundur Eimskipafélags Íslands hf. verður haldinn fimmtudaginn 17. mars 2016
kl. 16:00 í höfuðstöðvum félagsins að Korngörðum 2, 104 Reykjavík.

DRÖG AÐ DAGSKRÁ

1. Skýrsla stjórnar félagsins um starfsemi þess á líðnu starfsári
2. Staðfesting ársreiknings fyrir síðastliðið reikningsár
3. Ákvörðun um ráðstöfun hagnaðar á reikningsárinu 2015

4. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins

5. Kosning stjórnar félagsins

6. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna, varamanna og undirnefnda stjórnar
7. Kosning endurskoðenda
8. Önnur mál, löglega upp borin

REGLUR UM ÞÁTTTÖKU OG ATKVÆÐAGREIÐSLU Á FUNDINUM

Hluthafar eiga rétt á að fá mál sett á dagskrá, leggja fram ályktunartillögur og spyrja spurninga, með skriflegum eða rafrænum hætti. Kröfu þar um skal fylgja rökstuðningur eða drög að ályktun sem berast skal stjórn félagsins eigi síðar en 10 dögum fyrir fund, fyrir kl. 16:00 þann 7. mars 2016. Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa er að finna á vefsíðu félagsins: www.eimskip.is/investors/agm

Eitt atkvæði fylgir hverjum hlut í félaginu að frádregnum eigin hlutum sem eru án atkvæðisréttar. Aðgöngumiðar, atkvæðaseðlar og önnur fundargögn verða afhent á fundarstað. Hluthöfum sem ekki sækja aðalfund stendur til boða að kjósa um dagskrármál með skriflegum hætti eða veita umboð. Ekki verður unnt að greiða atkvæði með rafrænum hætti á fundinum.

Eigi síðar en fimm dögum fyrir aðalfund þarf beiðni hluthafa um að kjósa með skriflegum hætti að berast félaginu. Hluthafar geta fengið atkvæðaseðla senda til sín, en einnig má nálgast þá í höfuðstöðvum félagsins þar sem greiða má atkvæði alla virka daga milli kl. 9:00 og 16:30. Atkvæðin skulu berast félaginu fyrir aðalfundinn. Hluthafar geta veitt skrifleg umboð að uppfylltum ákveðnum skilyrðum. Slik umboð skulu berast félaginu áður en aðalfundur hefst eða við skráningu á fundarstað. Nánari upplýsingar um atkvæðareglur og notkun umboða er að finna á vefsíðu félagsins: www.eimskip.is/investors/agm

AÐRAR UPPLÝSINGAR

Skjól sem lögð verða fyrir aðalfund er að finna á vefsíðu félagsins: www.eimskip.is/investors/agm

Hluthöfum stendur einnig til boða að nálgast skjólín í höfuðstöðvum félagsins að Korngörðum 2, 104 Reykjavík, virka daga milli kl. 9:00 og 16:30.

Endanleg dagskrá og tillögur stjórnar verða birtar tveimur víkum fyrir fundinn. Berist tillögur frá hluthöfum verða þær birtar a.m.k. þremur dögum fyrir fundinn ásamt uppfærðri dagskrá. Samkvæmt 63. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995 má tilkynna um framboð til stjórnar skriflega minnst fimm dögum fyrir aðalfund. Upplýsingar um frambjöðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund.

Aðgöngumiðar, atkvæðaseðlar og önnur fundargögn verða afhent frá kl. 15:30 á aðalfundardegi.

Reykjavík, 25. febrúar 2016

Stjórn Eimskipafélags Íslands hf.

EIMSKIP

Korngörðum 2 | 104 Reykjavík | 525 7000 | eimskip.is