Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Mar 7, 2023

Eik fasteignafélag hf.
Aðalfundur
30. mars 2023

Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til aðalfundar í félaginu kl. 16:00 fimmtudaginn 30. mars 2023. Fundurinn verður haldinn rafrænt og í salnum Ásgarði, Miðgarði by Center Hotels, Laugavegi 120, 105 Reykjavík.

Drög að dagskrá fundarins eru svohljóðandi:

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastliðið starfsár
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins, ásamt skýrslu endurskoðanda, lagðir fram til staðfestingar
3. Ákvörðun um hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu og greiðslu arðs
4. Ákvörðun um þóknun til stjórnar og nefnda fyrir störf þeirra fyrir komandi starfsár
5. Tillaga stjórnar um starfskjarastefnu félagsins
6. Kosning stjórnar
7. Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
8. Heimild til kaupa á eigin hlutum
9. Önnur mál sem löglega eru fram borin

Aðrar upplýsingar:

Vefstreymi verður frá fundinum en hluthafar munu geta sött fundinn í eigin persónu. Rafræn þáttaka jafngildir mætingu á fundinn og veitir rétt til þátttóku í honum að öðru leyti. Atkvaðagreiðsla mun alfarið fara fram rafrænt í gegnum Lumi AGM án tillits til þess hvort hluthafar mæta á fundarstað eða taka þátt rafrænt. Hægt verður að bera upp skriflegar spurningar í gegnum snjallforrit eða heimasíðu Lumi AGM.

Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á því að sækja fundinn, hvort sem er rafrænt eða í eigin persónu, eru beðnir um að skrá sig tímanlega á heimasíðunn www.lumiconnect.com/meeting/eik2023 og ekki seinna en kl. 16:00 þann 29. mars 2023. Opnað verður fyrir skráningu fóstudaginn 10. mars 2023. Með innskráningu þarf að fylgja mynd af skilrikjum og umboð, ef við á. Hluthafar eru hvattir til að hlaða niður småforriti Lumi AGM í eigin snjalltæki, en jafnframt geta þeir greitt atkvaði í gegnum heimasíðu Lumi AGM.

Hluthafar getur falið umboðsmanni að sækja hluthafafund fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt umboð, en form að umboði er aðgengilegt á heimasíðu félagsins, www.eik.is. Á hluthafafundi fylgir eitt atkvaði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvaðisréttar.

Hver hluthafi á rétt á að fá skvelðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna krófu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en sunnudaginn 19. mars 2023. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornun@eik.is. Hafni hluthafi krafist þess að fá mál tekin til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir framangreint tímanark, verða dagskrá og tillögur uppfæðar á heimasíðu félagsins eins fljött og auðð er eftir mottóku þeirra. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar eigi síðar en fimmtudaginn 16. mars 2023. Mál sem ekki er getið í endanlegri dagskrá aðalfundar er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með sambykki allra hluthafa en gera má um þau ályktun til leðbeiningar fyrir stjórn. Þar sem fundurinn fer að hluta til fram rafrænt eru hluthafar beðnir um að láta vita fyrirfram, og svo tímanlega sem kostur er, ef þeir ráðgera að bera upp mál á fundinum.

Tillögur tilnefningarnefndar koma fram í skýrslu nefndarinnar sem er aðgengileg hluthófum á heimasíðu félagsins. Fresti til að tilkynna um framboð til stjórnar á netfangið stjornun@eik.is. Íýkur sjö sólarhringum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 16:00 fimmtudaginn 23. mars 2023. Eyðublóð vegna framboðs til stjórnarsetu er að finna á heimasíðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar birtar þar og verða til sýnis á skrifstofu þess eigi síðar en sólarhring eftir að framboðsfrestur rennur út.

Aðalfundur er lögmætur án tillits til fundarsóknar ef hann er löglega boðaður, sbr. 11. gr. sambykkta félagsins. Aðalfundurinn fer fram á íslensku og verða fundargógn og atkvaðaseðlar einnig á íslensku.

Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa og annað sem varðar aðalfundinn, svo sem endanleg dagskrá, tillögur stjórnar og hluthafa, starfskjarastefna, skýrsla tilnefningarnefndar félagsins, eyðublóð vegna umboðs og framboðs til stjórnar, upplýsingar um frambjóðendur, upplýsingar um fjólda hluta og atkvaðafjölda í félaginu, er (eða verður eftir því sem þau verða til) að finna á heimasíðu félagsins. Auk þess munu viðeigandi gögn liggja frammi í hófuðstöðvum félagsins, að Söltúni 26, 105 Reykjavík, þremur víkum fyrir aðalfundinn.

Eik fasteignafélag hf.
Söltún 26, 105 Reykjavík // www.eik.is