Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Mar 3, 2021

Eik fasteignafélag hf.

Aðalfundur

25. mars 2021

Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til aðalfundar í félaginu. Fundurinn verður haldinn í salnum Norðurljósum, Hörpu, fimmtudaginn 25. mars nk. og hefst stundvislega kl. 16.00.

Drög að dagskrá fundarins er svohljóðandi:

1. Skyrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastlðið starfsár
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins, ásamt skyrslu endurskoðanda, lagðir fram til staðfestingar
3. Ákvörðun um hvemig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu og greiðslu arðs
4. Ákvörðun um þóknun til stjórnar og nefnda fyrir storf þeirra á komandi starfsári
5. Tillaga félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins
6. Kosning félagsstjórnar
7. Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
8. Heimild til kaupa á eigin hlutum
9. Önnur mál sem löglega eru fram borin

Aðrar upplýsingar:

Hluthafi getur falið umboðsmanni að sækja hlutthafafund fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt eða rafrænt umboð á eyðublaði eða í samræmi við eyðublað sem er aðgengilegt á heimasíðu félagsins. Rafrænt umboð skal senda á netfangið stjornun@eik.is áður en fundur hefst. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeirn hefur verið framvisað við afhendingu fundargagna eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna krófu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en mánudaginn 15. mars 2021. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornun@eik.is. Hafni hluthafi krafist þess að fá mál tekín til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir framangreindan tirna, verða dagskrá og tillögur uppfærðar á heimasíðu félagsins eins fljött og auðið er eftir móttóku þeirra. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar eigi síðar en fimmtudaginn 18. mars 2021. Mál sem ekki hafa verið greind í endanlegri dagskrá aðalfundar er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með sambykki allra hluthafa en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn.

Á hlutthafundum félagsins fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins rjóta ekki atkvæðsréttar. Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum ef einhver atkvæðisbærra fundarmanna krefst þess. Stjórnarkjör skal jafnan vera skriflegt ef framboð fleiri aðila koma fram en nemur fjölda sæta sem kjósa skal um. Hluthafar geta greitt atkvæði bréflega fyrir fundinn með því að fylla með skýrum og greinilegum hætti út atkvæðaseðil sem finna má á heimasíðu félagsins, undirrita og votta seðilinn, og senda hann með pósti á lögheimili félagsins eða rafrænt á netfangið stjornun@eik.is. Atkvæðaseðillinn þarf að uppfylla framangreind skilyrði og berast í síðasta lagi einni klukkustund fyrir upphaf aðalfundarins svo atkvæðið teljst gilt.

Frestur til þess að senda tilnefningarnefnd félagsins framboð til stjórnar rann út 4. febrnar 2021. Tillögur tilnefningarnefndar koma fram í skyrslu nefndarinnar sem er aðgengileg hluthófum á heimasíðu félagsins. Fresti til að tilkynna um framboð til stjórnar á netfangið stjornun@eik.is lýkur sjó sólarhringum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 16.00 fimmtudaginn 18. mars 2021. Eyðubloð vegna framboð til stjórnarsetu er að finna á heimasíðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar birtar þar og verða til sýnis á skrifstofu þess eigi síðar en sólarhring eftir að framboðsfrestur rennur út.

Aðalfundur er lögmætur án tillits til fundarsóknar ef hann er löglega boðáður, sbr. 11. gr. sambykkta félagsins. Aðalfundurinn fer fram á islensku og verða fundargögn og atkvæðaseðlar, sem verða afhent á fundarstað, einnig á islensku.

Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa og annað sem verðar aðalfundinn, svo sem endanleg dagskrá, tillögur stjórnar og hluthafa, starfskjarastefna, skyrsla tilnefningarnefndar félagsins, eyðubloð vegna umboð og framboð til stjórnar, upplýsingar um atkvæðagreiðslu og atkvæðaseðil vegna skriflegra kosninga og kosninga fyrir aðalfund, skjól sem verða lögð fram á aðalfundi, upplýsingar um frambjóðendur, upplýsingar um fjölda hluta og atkvæðafjölda í félaginu, er – eða verður eftir því sem þau verða til – að finna á heimasíðu félagsins, www.eik.is/hluthafar. Auk þess munu viðeigandi gögn liggja frammi í hófuðstöðvum félagsins, að Sóltúni 26, 105 Reykjavik, þremur vikum fyrir aðalfundinn.

Fundargestir eru minntir á að kynna sér gildandi samkomutakmarkanir og hafa með sér andlitsgrímu á fundinn. Framkvæmd aðalfundar félagsins kann að breytast með hliðsjón af tilmælum stjórnvalda eða öðrum viðbrögðum vegna faraldursins. Upplýst verður um ráðstafanir af þessum sókum eftir því sem við verður komið.

Reykjavik, 2. mars 2021
Stjórn Eikar fasteignafélags hf.

Eik fasteignafélag hf. // Sóltún 26, 105 Reykjavík // www.eik.is
EIK