Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Mar 30, 2021

Eik fasteignafélag hf. Aðalfundur 26. apríl 2021

Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til aðalfundar í félaginu kl. 16.00 mánudaginn 26. apríl 2021. Fundurinn verður haldinn rafrænt og, ef aðstæður leyfa, í Norðurljósum, Hörpu.

Drög að dagskrá fundarins eru svohljóðandi:

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastliði starfsár
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins, ásamt skýrslu endurskoðanda, lagðir fram til staðfestingar
3. Ákvörðun um hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu og greiðslu arðs
4. Ákvörðun um þóknun til stjórnar og nefnda fyrir störf þeirra fyrir komandi starfsár
5. Tillaga félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins
6. Kosning félagsstjórnar
7. Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
8. Heimild til kaupa á eigin hlutum
9. Önnur mál sem löglega eru fram borin

Aðrar upplýsingar:

Vefstreymi verður frá fundinum en hluthafar munu geta sótt fundinn í eigin persónu, ef samkomutakmarkanir leyfa. Rafræn þáttaka jafngildir mastingu á fundinn og veitir rétt til þátttóku í honum að öðru leyti. Atkvæðagreiðsla mun alfarið fara fram rafrænt í gegnum Lumi AGM án tillits til þess hvort hluthafar mæta á fundarstað eða taka þátt rafrænt. Hægt verður að bera upp skriflegar spumingar í gegnum snjálforrit eða heimasiðu Lumi AGM.

Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á því að sækja fundinn, hvort sem er rafrænt eða á staðnum, eru beðnir um að skrá sig timanlega á heimasiðunni www.smartagm.com og ekki seinna en kl. 16.00 þann 25. apríl 2021. Opnað verður fyrir skráningu þriðjudaginn 6. apríl 2021. Með innskráningu þarf að fylgja mynd af skilrikjum og umboð, ef við á. Hluthafar eru hvattir til að hlaða niður smáforriti Lumi AGM í eigin snjálfaek, en jafnframt geta þeir greitt atkvæði í gegnum heimasiðu Lumi AGM.

Hluthafi getur falið umboðsmanni að sækja hluthafafund fyrir sina hónd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt umboð, en form að umboði er aðgengilegt á heimasiðu félagsins. Á hluthafafundi fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvæðisréttar.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna krófu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en fóstudaginn 16. apríl 2021. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornun@eik.is. Haf hluthafi krafist þess að fá mál tekin til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir framangreindan tíma, verða dagskrá og tillögur uppfærðar á heimasiðu félagsins eins fljót og auðið er eftir mottóku þeirra. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar eigi síðar en mánudaginn 19. apríl 2021. Mál sem ekki hafa verið greind í endanlegri dagskrá aðalfundar er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með sambykki allra hluthafa en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn.

Tillögur tilnefningarnefndar koma fram í skýrslu nefndarinnar sem er aðgengileg hluthófum á heimasiðu félagsins. Fresti til að tilkynna um framboð til stjórnar á netfangið stjornun@eik.is lýkur sjö sólarhningum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 16.00 mánudaginn 19. apríl 2021. Eyðublöð vegna framboðs til stjórnarsetu er að finna á heimasiðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar birtar þar og verða til sýnis á skrifstofu þess eigi síðar en sólarhring eftir að framboðsfrestur rennur út.

Aðalfundur er lögmætur án tillits til fundarsóknar ef hann er löglega boðáður, sbr. 11. gr. sambykkta félagsins. Aðalfundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn og atkvæðaseðlar einnig á íslensku.

Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa og annað sem varðar aðalfundinn, svo sem endanleg dagskrá, tillögur stjórnar og hluthafa, starfskjarastefna, skýrsla tilnefningarnefndar félagsins, eyðublöð vegna umboðs og framboðs til stjórnar, upplýsingar um atkvæðagreiðslu, skjól sem verða lögð fram á aðalfundi, upplýsingar um frambjóðendur, upplýsingar um fjölda hluta og atkvæðafjölda í félaginu, er – eða verður eftir því sem þau verða til – að finna á heimasiðu félagsins, www.eik.is/hluthafar. Auk þess munu viðeigandi gögn liggja frammi í hófuðstöðvum félagsins, að Sóttúni 26, 105 Reykjavik, þremur vikum fyrir aðalfundinn.

Reykjavik, 30. mars 2021
Stjórn Eikar fasteignafélags hf.

Eik fasteignafélag hf. // Sóttún 26, 105 Reykjavik // www.eik.is