Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2020

Mar 12, 2020

EIK
FASTEIBARFELAN

Aðalfundur

Eikar fasteignafélags hf.
verður haldinn 2. apríl 2020

Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til aðalfundar í félaginu. Fundurinn verður haldinn á Nauthóli, Nauthólsvegi 6, 102 Reykjavík, fimmtudaginn 2. apríl 2020 og hefst stundvíslega kl. 16.00.

Drög að dagskrá fundarins eru svohljóðandi:

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastliðið starfsár
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins, ásamt skýrslu endurskoðanda, lagðir fram til staðfestingar
3. Ákvörðun um hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu og greiðslu arðs
4. Ákvörðun um þóknun til stjórnar og nefnda fyrir störf þeirra fyrir komandi starfsár
5. Tillaga félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins
6. Kosning félagsstjórnar
7. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningarnefnd
8. Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
9. Heimild til kaupa á eigin hlutum
10. Tillaga um lækkun hlutafjár
11. Önnur mál sem löglega eru fram borin

Aðrar upplýsingar:

Hluthafi getur falið umboðsmanni að sækja hlutafahund fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt eða rafrænt umboð á eyðublaði eða í samræmi við eyðublað sem er aðgengilegt á heimasíðu félagsins. Rafænt umboð skal senda á netfangið stjornun@eik.is áður en fundur hefst. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeim hefur verið framvísað við afhendingu fundargagna eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er.

Hver hlutafaf á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna kröfu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en kl. 16.00 månadaginn 23. mars 2020. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornun@eik.is. Haf hlutafaf krafist þess að fá mál tekin til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir framangreindan 18ma, verða dagskrá og tillögur uppfærdar á heimasíðu félagsins eins fljött og auðið er eftir mottóku þeirra. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar eigi síðar en fimmtudaginn 26. mars 2020. Mál sem ekki hafa verið greind í endanlegri dagskrá aðalfundar er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með sambykki allra hlutafafá en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn.

Á hlutafahundum félagsins fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvæðisréttar. Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum ef einhver atkvæðsbarra fundarmanna krefst þess. Stjórnarkjör skal jafnan vera skriflegt ef framboð fleiri aðila koma fram en nemur fjölda sæta sem kjósa skal um. Hluthafar geta greitt atkvæði bréflega fyrir fundinn með því að fylla með skýrum og greinilegum hætti út atkvæðaseðil sem finna má á heimasíðu félagsins, undirrita og votta seðilinn, og senda hann með þósti á lögheimiln félagsins eða rafrænt á netfangið stjornun@eik.is. Atkvæðaseðillinn þarf að uppfylla framangreind skilyrði og berast í síðasta lagi einni klukkustund fyrir upphaf aðalfundarins svo atkvæðið teljst gilt.

Frestur til þess að senda tilnefningarnefnd félagsins framboð til stjórnar rann út 20. febrnar 2020. Tillögur tilnefningarnefndar koma fram í skýrslu nefndarinnar sem er aðgengileg hluthófum á heimasíðu félagsins. Fresti til að tilkynna um framboð til stjórnar á netfangið stjornun@eik.is lýkur sjö sólarhringum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 16.00 fimmtudaginn 26. mars 2020. Eyðubloð vegna framboð til stjórnarsetu er að finna á heimasíðu félagsins og verða

upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar birtar þar og verða til sýnis á skrifstofu þess eigi síðar en sólarhring eftir að framboðsfrestur rennur út.

Fresti til að tilkynna um framboð til setu í tilnefningarnefnd á netfangið stjornun@eik.is lýkur fimm sólarhringum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 16.00 laugardaginn 28. mars 2020. Eyðubloð vegna framboð til setu í tilnefningarnefnd er að finna á heimasíðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur birtar á heimasíðu félagsins eigi síðar en tveimur sólarhringum fyrir hlutafahundinn.

Aðalfundur er lögmætur án tillits til fundarsóknar ef hann er löglega boðáður, sbr. 11. gr. sambykkta félagsins. Aðalfundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn og atkvæðaseðlar, sem verða afhent á fundarstað, einnig á íslenska.

Nánari upplýsingar um réttindi hlutafafá og annað sem varðar aðalfundinn, svo sem endanleg dagskrá, tillögur stjórnar og hlutafahundum, starfskjarastefnu, skýrsla tilnefningarnefndar félagsins, eyðubloð vegna umboð og framboð til stjórnar, upplýsingar um atkvæðagreiðslu og atkvæðaseðill vegna skriflegra kosninga og kosninga fyrir aðalfund, skjól sem verða lögð fram á aðalfundi, upplýsingar um frambjóðendur, upplýsingar um fjölda hluta og atkvæðafjölda í félaginu, er - eða verður eftir því sem þau verða til - að finna á heimasíðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hlutafar. Áuk þess munu viðeigandi gögn liggja frammi í hófuðstöðvum félagsins, að Söltúni 26, 105 Reykjavík, þremur vikum fyrir aðalfundinn.

Upplýsingar um tillögur stjórnar um breytingar á starfskjarastefnu félagsins og sambykktum ásamt greinargerð með þeim má finna í heild sinni á heimasíðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hlutafar. Í stuttu mál lúta tillögumar að eftirfarandi:

• Lögð er til breyting á grein 4.3 í starfskjarastefnu félagsins. Lagt er til að hámark árangurstengdra greiðslna, sem hlutfall ofan á heildarlaun starfsmannins sem umbunað er, á ársgrundvelli, verði hækkað í 16%. Tillögunni er ætlað að auka svigrúm félagsins til þess að umbuna starfsmönnum fyrir árangur í starfi.
• Lögð er til breyting á fjölda hluta í 4. gr. sambykkta félagsins verði tillaga um lækkun hlutafjár sambykkt.

Reykjavík, 12. mars 2020
Stjórn Eikar fasteignafélags hf.

Framkvæmd aðalfundar félagsins kann að verða breytt með hliðsjón af tilmælum stjórnvalda eða öðrum viðbrögðum vegna körónaveirunnar (COVID-19). Upplýst verður um ráðstafanir af þessum sókum eftir því sem við verður komið.

Eik fasteignafélag hf.
Söltún 26. 105 Reykjavík
www.eik.is