Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2020

May 19, 2020

EIK
FASTEIBARFELAN

Aðalfundur

Eikar fasteignafélags hf.
verður haldinn 10. júní 2020

Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til aðalfundar í félaginu. Fundurinn verður haldinn í salnum Háteig, á Grand Hótel, Sigtúni 38, 105 Reykjavik, miðvikudaginn 10. júní 2020 og hefst stundvislega kl. 16:00.

Drög að dagskrá fundarins er svohljóðandi:

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastliðið starfsár
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins, ásamt skýrslu endurskoðanda, lagðir fram til staðfestingar
3. Ákvörðun um hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu og greiðslu arðs
4. Ákvörðun um þóknun til stjórnar og nefnda fyrir stórf þeirra fyrir komandi starfsár
5. Tillaga félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins
6. Kosning félagsstjórnar
7. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningarnefnd
8. Kosning lögglits endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
9. Heimild til kaupa á eigin hlutum
10. Tillaga um lækkun hlutafjár
11. Önnur mál sem löglega eru fram borin

Aðrar upplýsingar:

Hluthafi getur falið umboðsmanni að sækja hluthafafund fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt eða rafrænt umboð á eyðublaði eða í samræmi við eyðublað sem er aðgengilegt á heimasíðu félagsins. Rafænt umboð skal senda á netfangið stjornun@eik.is áður en fundur hefst. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeim hefur verið framvisað við afhendingu fundargagna eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna kröfu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en kl. 16:00 sunnudaginn 31. mai 2020. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornun@eik.is. Haf hluthafi krafist þess að fá mál tekin til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir framangreindan tíma, verða dagskrá og tillögur uppfærðar á heimasíðu félagsins eins fljótt og auðið er eftir mottóku þeirra. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar eigi síðar en miðvikudaginn 3. júní 2020. Mál sem ekki hafa verið greind í endanlegri dagskrá aðalfundar er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með sambykki allra hluthafa en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn.

Á hluthafafundum félagsins fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvæðisréttar. Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum ef einhver atkvæðsbærra fundarmanna kreftst þess. Stjórnarkjör skal jafnan vera skriflegt ef framboð fleiri aðila koma fram en nemur fjölda sæta sem kjósa skal um. Hluthafar geta greitt atkvæði bréflega fyrir fundinn með því að fylla með skýrum og greinilegum hætti út atkvæðaseðil sem finna má á heimasíðu félagsins, undirrita og votta seðlinn, og senda hann með þósti á lögheimili félagsins eða rafrænt á netfangið stjornun@eik.is. Atkvæðaseðillinn þarf að uppfylla framangreind skilyrði og berast í síðasta lagi einni klukkustund fyrir upphaf aðalfundarins svo atkvæðið teljist gilt.

Frestur til þess að senda tilnefningarnefnd félagsins framboð til stjórnar rann út 20. februar 2020 vegna aðalfundar sem stóð til að halda 2. apríl 2020 en var frestað vegna COVID-19 faraldursins. Ekki er ráðgert að tilnefningarnefnd fjalli um ny framboð til stjórnar vegna boðaðs fundar. Tillögur tilnefningarnefndar koma fram í skýrslu nefndarinnar sem er aðgengileg hluthófum á heimasíðu félagsins. Fresti til að tilkynna um framboð til stjórnar á netfangið stjornun@eik.is lýkur sjö sólarhringum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 16:00 miðvikudaginn 3. júní 2020. Eyðubloð vegna framboð til stjórnarsetu er að finna á heimasíðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar birtar þar og verða til sýnis á skrifstofu þess eigi síðar en sólarhring eftir að framboðsfrestur rennur út.

Fresti til að tilkynna um framboð til setu í tilnefningarnefnd á netfangið stjornun@eik.is lýkur fimm sólarhringum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 16:00 fóstudaginn 5. júní 2020. Eyðubloð vegna framboð til setu í tilnefningarnefnd er að finna á heimasíðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur birtar á heimasíðu félagsins eigi síðar en tveimur dögum fyrir hluthafafundinn.

Aðalfundur er lögmætur án tillits til fundarsóknar ef hann er löglega boðaður, sbr. 11. gr. sambykktá félagsins. Aðalfundurinn fer fram á islensku og verða fundargögn og atkvæðaseðlar, sem verða afhent á fundarstað, einnig á islensku.

Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa og annað sem varðar aðalfundinn, svo sem endanleg dagskrá, tillögur stjórnar og hluthafa, starfskjarastefna, skýrsla tilnefningarnefndar félagsins, eyðubloð vegna umboð og framboð til stjórnar, upplýsingar um atkvæðagreiðslu og atkvæðaseðil vegna skriflegra kosninga og kosninga fyrir aðalfund, skjól sem verða lögð fram á aðalfundi, upplýsingar um frambjóðendur, upplýsingar um fjölda hluta og atkvæðafjölda í félaginu, er – eða verður eftir því sem þau verða til – að finna á heimasíðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar. Auk þess munu viðeigandi gögn liggja frammi í höfuðstöðvum félagsins, að Söltúni 26, 105 Reykjavik, þremur vikum fyrir aðalfundinn.

Upplýsingar um tillögur stjórnar um breytingar á starfskjarastefnu félagsins og sambykktum ásamt greinargerð með þeim má finna í heild sinni á heimasíðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar. Ístuttu mál lista tillögumar að eftirfarandi:

• Lögð er til breyting á grein 4.3 í starfskjarastefnu félagsins. Lagt er til að hámark árangurstengdra greiðslna, sem hlutfall ofan á heildarlaun starfsmannsins sem umbunað er, á ársgrundvell, verði hækkáð í 16%. Tillögunni er ætlað að auka svigrúm félagsins til þess að umbuna starfsmönnum fyrir árangur í starfi.
• Lögð er til breyting á fjölda hluta í 4. gr. sambykktá félagsins verði tillaga um lækkun hlutafjár sambykkt.

Reykjavik, 19. mai 2020
Stjórn Eikar fasteignafélags hf.

Framkvæmd aðalfundar félagsins kann að verða breytt með filðsjón af tilmælum stjórnvalda eða öðrum viðbrögðum vegna COVID-19 faraldursins. Upplýst verður um ráðstafanir af þessum sókum eftir því sem við verður komið.

Eik fasteignafélag hf.
Söltúni 26, 105 Reykjavik
www.eik.is