Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2018

Feb 28, 2018

Eik Fasteignafélag

Aðalfundur Eikar fasteignafélags hf. verður haldinn þann 22. mars 2018

Stjórn Eikar fasteignafélags hf. boðar til aðalfundar í félaginu. Fundurinn verður haldinn að Gullteigi á Grand Hótel Reykjavík, Sigtúni 38, 105 Reykjavík, fimmtudaginn 22. mars 2018 og hefst stundvislega kl. 15:30.

Drög að dagskrá fundarins er svohljóðandi:

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastliðið starfsár
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins, ásamt skýrslu endurskoðanda, eru lagðir fram til staðfestingar
3. Ákvörðun um hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu og greiðslu arðs
4. Ákvörðun um þóknun til stjórnar fyrir störf þeirra fyrir komandi starfsár, að fengnum tillögum félagsstjórnar
5. Tillaga félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins
6. Tillaga félagsstjórnar um breytingar á samþykktum félagsins
7. Kosning félagsstjórnar
8. Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
9. Önnur mál sem löglega eru fram borin

a. Umræða um tilnefningarnefnd

Aðrar upplýsingar:

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hónd. Umboðsmaður skal leggja fram dagsett og skriflegt eða rafrænt umboð á eyðublaði eða í samræni við eyðublað sem er aðgengilegt á vef félagsins. Rafænt umboð skal senda á netfangið stjornun@eik.is áður en fundur hefst. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeim hefur verið framvísað við afhendingu fundargagna eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er. Umboðseyðublað má nálgast inn á www.eik.is/fjarfestar/hluthafar.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum og leggja fram ályktunartillögur ef hann gerir skriflega eða rafræna kröfu um það til stjórnar félagsins eigi síðar en kl. 15.30 månudaginn 12. mars 2018. Hægt er að senda tillögur fyrir fundinn á netfangið stjornun@eik.is. Hafi hluthafi krafist þess að fá mál tekin til meðferðar á fundinum eða lagt fram ályktunartillögur fyrir framangreindan tíma, verða dagskrá og tillögur uppfærðar á vefsiðu félagsins eins fljótt og auðið er eftir mottóku þeirra. Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar eigi síðar en 15. mars 2018. Mál sem ekki hafa verið greind í endanlegri dagskrá aðalfundar er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með samþykki allra hluthafa en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn.

Á hluthafafundum félagsins fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvæðisréttar. Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum ef einhver atkvæðisbærra fundarmanna krefst þess. Stjórnarkjör skal jafnan vera skriflegt ef framboð fleiri aðila koma fram en nemur fjölda sæta sem kjósa skal um. Hluthafar geta greitt atkvæði bréflega fyrir fundinn með því að fylla með skýrum og greinilegum hætti út atkvæðaseðil sem finna má á vefsiðu félagsins, undirrita og votta seðilinn, og senda hann með pósti á lögheimili félagsins eða rafrænt á netfangið stjornun@eik.is. Atkvæðaseðillinn þarf að uppfylla framangreind skilyrði og berast í síðasta lagi einni klukkustund fyrir upphaf aðalfundarins svo atkvæðið teljist gilt.

Frestur til að tilkynna um framboð til stjórnar á netfangið stjornun@eik.is lýkur fimm dögum fyrir aðalfund, nánar tiltekið kl. 15.30 laugardaginn 17. mars 2018. Eyðublöð vegna framboðs til stjórnarsetu er að finna á vefsiðu félagsins og verða upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar birtar þar og verða til sýnis á skrifstofu þess eigi síðar en sólarhring eftir að framboðsfrestur rennur út.

Aðalfundur er lögmætur án tillits til fundarsóknar ef hann er löglega boðaður, sbr. 11. gr. samþykta félagsins. Aðalfundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn og atkvæðaseðlar, sem verða afhent á fundarstað, einnig á íslensku.

Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa og annað sem varðar aðalfundinn, svo sem endanleg dagskrá, tillögur stjórnar og hluthafa, starfskjarastefnu, eyðublöð vegna umboðs og framboðs til stjórnar, upplýsingar um atkvæðagreiðslu og atkvæðaseðil vegna skriflegra kosninga og kosninga fyrir aðalfund, skjól sem verða lögð fram á aðalfundi, upplýsingar um frambjóðendur, upplýsingar um fjölda hluta og atkvæðafjölda í félaginu, er – eða verður eftir því sem þau verða til – að finna á vefsiðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar. Auk þess munu viðeigandi gögn liggja frammi í hófuðstöðvum félagsins, að Álfheimum 74, 104 Reykjavík, þremur víkum fyrir aðalfundinn. Endanleg dagskrá frá stjórn og tillögur verða birtar miðvikudaginn 15. mars 2018.

Upplýsingar um tillögur stjórnar um breytingar á samþykktum félagsins og greinargerð með þeim má finna í heild sinni á vefsiðu félagsins www.eik.is/fjarfestar/hluthafar. Í stuttu máli lúta tillögurnar að eftirfarandi atriðum:

Lagt er til að gerðar verði breytingar á 3., 5. og 7. mgr. 18. gr. samþykta félagsins er fjalla um framboðsfrest til stjórnarkjörs, frest til að óska eftir hlutfalls- eða margfeldiskosningu við stjórnarkjör og frest til birtingar upplýsinga um frambjóðendur. Fyrst er lagt til að frestur til að skila inn framboði til stjórnar félagsins verði færður fjær degi aðalfundar um tvo daga. Að sama skapi er frestur til að skila kröfu um hlutfalls- eða margfeldiskosningu til félagsins færður fjær degi aðalfundar um tvo daga. Er sá frestur samsvarandi þeim fresti sem mælt er fyrir um í 7. mgr. 62. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög.

Likt og í síðustu samþykktabreytingum er lagt til að tölur séu skrifaðar með tölustöfum í stað bókstafa og tala um „sólarhringa“ í stað daga.

Stjórn Eikar fasteignafélags hf.

Eik fasteignafélag hf.
Álfheimum 74, 104 Reykjavík
www.eik.is