Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2018

Mar 1, 2018

EIK
FASTEIGNAFÉLAG

Aðalfundur í Eik fasteignafélagi hf. 22. mars 2018

Tillögur stjórnar fyrir aðalfund félagsins

Tillaga um staðfestingu á ársreikningi félagsins fyrir árið 2017 (liður 2).

Stjórn leggur til við aðalfund félagsins að ársreikningur félagsins fyrir árið 2017 verði samþykktur.

Tillaga um ráðstöfun hagnaðar vegna rekstrarársins 2017 (liður 3).

Stjórn félagsins leggur til við aðalfund félagsins að félagið greiði hluthöfum félagsins arð sem nemur kr. 0,264 kr. á hlut fyrir árið 2017. Heildarfjárhæð arðgreiðslunnar verði þannig 915.000.000 kr. Arðsákvörðunardagur verði 22. mars 2018 og arðsréttindadagur verði 26. mars 2018 sem þýðir að skráðir hluthafar félagsins í lok dags 26. mars 2018 eiga rétt á arðgreiðslu í samræmi við framangreint.

Arðleysisdagur, það er sá dagur sem viðskipti hefjast með hlutabréf félagsins án réttar til arðs vegna reikningsársins 2017, verði 23. mars 2018, sem er fyrsti viðskiptadagur eftir arðsákvörðunardag. Útborgunardagur verði 26. apríl 2018 og greitt verði í íslenskum krónum.

Ákvörðun um þóknun til stjórnar fyrir starfsárið 2018 (liður 4)

Stjórn félagsins leggur til við aðalfund félagsins að stjórnarlaun fyrir starfsárið 2018 taki mið af almennum launahækkunum og verði eftirfarandi:

Laun hvers stjórnarmanns nemi 315.000 kr. á mánuði og stjórnarformaður fái greidd tvöföld stjórnarlaun, samtals 630.000 kr. á mánuði.

Laun nefndarmanna í starfskjaranefnd verði 250.000 kr. á ári og formaður starfskjaranefndar fái 375.000 kr. á ári.

Laun nefndarmanna endurskoðunarnefndar verði 21.000 kr. auk vsk. fyrir hvern unninn tíma og að formaður nefndarinnar fái 25.000 kr. auk vsk. fyrir hvern unninn tíma en þó skal aldrei greiða nefndarmönnum endurskoðunarnefndar á ársgrundvelli meira en sem nemur 20 tímum á hvern nefndarmann.

Tillaga um starfskjarastefnu félagsins (liður 5)

Stjórn félagsins leggur til að eftirfarandi ákvæðum í starfskjarastefnu félagsins verði breytt og þær hljóði svo eftir breytingar:

Eftirfarandi ákvæði er tekið út úr starfskjarastefnu þar sem tilhögunin hefur verið sú að hluthafafundur tekur ákvörðun um þóknun vegna starfa í undirnefndum en ekki stjórn:

„3.4 Stjórn tekur ákvörðun um þóknun vegna starfa í undirnefndum.“

---

EIK
FASTFIRRAFELER

Lagt er til að orðalag ákvæðis gr. 4.3 verði eftirleiðis með eftirfarandi hætti:

„Öll laun, hvort sem um er að ræða föst laun, hlunnindi, aukagreiðslur, friðindi eða umbun, skulu taka mið af markaðsaðstæðum hverju sinni. Stjórn ákveður kjör forstjóra og forstjóri ákveður kjör starfsmanna. Heimilt er að umbuna starfsfólki til viðbótar föstum umsömdum launum vegna sérstakra aðstæðna eða árangurs. Sú umbun skal taka mið af frammistöðu, ábyrgð og mikilvægum áföngum í rekstri og starfsemi félagsins. Árangurstengdar launagreiðslur skulu nema að hámarki 10% af heildarlaunum starfsmannsins sem umbunað er, á ársgrundvelli.“

Önnur ákvæði starfskjarastefnu haldist óbreytt.

Tillaga um breytingar á samþykktum félagsins (liður 6)

Stjórn leggur til eftirfarandi breytingar á samþykktum félagsins (breytingar skáletraðar):

3. mgr. 18. gr.

Tilkynna skal stjórn félagsins skriflega minnst 7 sólarhringum fyrir hluthafafund um framboð til stjórnar í félaginu. Stjórnarkjör skal jafnan vera skriflegt ef tillögur koma fram um fleiri menn en kjósa skal. Þeir einir eru kjörengir á aðalfundi sem þannig hafa gefið kost á sér.

5. mgr. 18. gr.

Ef hluthafar félagsins eru 200 eða fleiri geta hluthafar sem ráða yfir minnst 1/10 hlutafjárins krafist þess að beitt sé hlutfalls- eða margfeldiskosningu við kjör stjórnarmanna. Ef hluthafar eru færri en 200 þurfa hluthafar sem ráða yfir 1/5 hluta hlutafjárins að standa að kröfunni. Slík krafa þarf að hafa borist stjórn minnst 5 sólarhringum fyrir hluthafafund, ef ekki er sjálfkjörð. Komi fram kröfur frá fleiri en einum hluthafahóp og krafist er bæði hlutfalls- og margfeldiskosningar skal beita margfeldiskosningu.

7. gr. 18. gr.

Upplysingar um frambjóðendur til stjórnar félagsins skulu lagðar fram hluthöfum til sýnis á skrifstofufélagsins og/eða birt hluthöfum með rafrænum hætti eigi síðar en 1 sólarhring eftir að framboðsfrestur rennur út.

Greinargerð:

Lagt er til að gerðar verði breytingar á 3., 5. og 7. mgr. 18. gr. samþykta félagsins er fjalla um framboðsfrest til stjórnarkjörs, frest til að óska eftir hlutfalls- eða margfeldiskosningu við stjórnarkjör og frest til birtingar upplýsinga um frambjóðendur.

Fyrst er lagt til að frestur til að skila inn framboði til stjórnar félagsins verði færður fjær degi aðalfundar. Að sama skapi er frestur til að skila kröfu um hlutfalls- eða margfeldiskosningu til

---

EIK
FASTEIGNAFÉLAG

félagsins færður fjær degi aðalfundar. Er sá frestur samsvarandi þeim fresti sem mælt er fyrir um í 7. mgr. 62. gr. laga nr. 2/1995 um hlutafélög.

Líkt og í síðustu samþykktabreytingum er lagt til að tölur séu skrifaðar með tölustöfum í stað bókstafa og tala um „sólarhringa“ í stað daga. Er því áréttað að frestirnir eru í reynd taldir í klukkustundum fremur en að miðað sé við miðnætti síðasta dag frestsins. Sé hluthafafundur t.a.m. haldinn kl. 15.00 á mánudegi, rennur 5 sólarhringa framboðsfrestur út kl. 15.00 miðvikudaginn áður, en ekki á miðnætti.

Kosning félagsstjórnar (líður 7)

Í samræmi við núgildandi samþykkti rennur framboðsfrestur til stjórnar út fimm dögum fyrir aðalfund eða 17. mars 2018. Tilkynna skal stjórn félagsins skriflega minnst fimm dögum fyrir fundinn um framboð til stjórnar. Í tilkynningu um framboð skal koma fram nafn frambjóðanda, kennitala, heimilisfang, upplýsingar um aðalstarf, önnur stjórnarstörf, menntun, reynslu og hlutafjáreign í félaginu. Þá skal einnig upplýsa um hagsmunatengsl við helstu viðskiptaaðila og samkeppnisaðila félagsins, sem og hluthafa sem eiga meira en 1/10 hlut í félaginu. Framboðum skal skila á skrifstofu Eikar fasteignafélags hf. að Álfheimum 74, 104 Reykjavík eða á netfangið stjorn@eik.is.

Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags (líður 8)

Stjórn leggur til við aðalfund félagsins að KPMG ehf. verði endurkjörð sem endurskoðandi félagsins til næsta árs, og það ráðið á markaðskjörum. Er það í samræmi við tillögur endurskoðunarnefndar Eikar fasteignafélags hf.