Eik fasteignafélag — Proxy Solicitation & Information Statement 2015

Apr 30, 2015

EIK
FASTEIGNAFÉLAG

Aðalfundur Eikar fasteignafélags hf.

Aðalfundur Eikar fasteignafélags hf. verður
haldinn kl. 09:00, fimmtudaginn 21. maí
2015, á 20. hæð í Turninum, Smáratorgi 3.

Dagskrá fundar:

1. Skýrsla stjórnar um starfsemi félagsins síðastliðið starfsár
2. Ársreikningur og samstæðureikningur félagsins, ásamt skýrslu endurskoðanda, er lagður fram til staðfestingar og ákvörðun er tekin um hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu
3. Ákvörðun um þóknun til stjórnar fyrir störf þeirra fyrir komandi starfsár, að fengnum tillögum félagsstjórnar
4. Tillaga félagsstjórnar um starfskjarastefnu félagsins
5. Kosning félagsstjórnar
6. Kosning löggilts endurskoðanda eða endurskoðunarfélags
7. Önnur mál sem löglega eru fram borin

Aðrar upplýsingar:

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt, vottfest og dagsett umboð. Umboð verða ekki afturkölluð svo gilt sé gagnvart félaginu eftir að þeim hefur verið framvísað við afhendingu fundargagna eða eftir setningu fundarins, hvort heldur sem fyrr er. Umboðseyðublað má nálgast inn á www.eik.is/fjarfestar/hluthafar.

Hver hluthafi á rétt á að fá ákveðið mál tekið til meðferðar á aðalfundinum ef hann gerir skriflega kröfu um það til stjórnar eigi síðar en 7. maí 2015. Mál, sem ekki hafa verið greind í dagskrá aðalfundar, er ekki unnt að taka til endanlegrar úrlausnar á fundinum nema með samþykki 2/3 hluta atkvæða viðstaddra hluthafa en gera má um þau ályktun til leiðbeiningar fyrir félagsstjórn. Nánari upplýsingar um heimildir hluthafa til að fá mál tekin til meðferðar á fundinum er að finna í samþykktum félagsins sem finna má á heimasíðu þess, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar.

Á hluthafafundum félagsins fylgir eitt atkvæði hverri einni krónu í hlutafé. Eigin bréf félagsins njóta ekki atkvæðisréttar. Atkvæðagreiðslur og kosningar verða einungis skriflegar á fundinum ef einhver atkvæðisbærra fundarmanna krefst þess. Stjórnarkjör skal jafnan vera skriflegt, ef tillögur koma fram um fleiri menn en kjósa skal um. Nánari upplýsingar um réttindi hluthafa er að finna í samþykktum félagsins sem finna má á heimasíðu þess, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar, þ.m.t. drög að dagskrá fundarins, tillögur stjórnar félagsins, ársreikning félagsins fyrir árið 2014, upplýsingar um heildarfjölda hluta og atkvæðafjölda í félaginu m.v. 30. apríl 2015, atkvæðaseðil sem hægt er að senda bréflega og samantekt um hlutafáreign í félaginu.

Frestur til að tilkynna um framboð til stjórnar lýkur fimm dögum fyrir aðalfund eða 16. maí 2015. Eyðublöð vegna framboðs til stjórnarsetu er að finna á heimasíðu félagsins www.eik.is/fjarfestar/hluthafar. Framboðum skal skila á skrifstofu félagsins að Álfheimum 74, 104 Reykjavík eða á netfangið stjornun@eik.is. Upplýsingar um frambjöðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund á vefsíðu félagsins www.eik.is/fjarfestar/hluthafar.

Aðalfundur er lögmætur ef fulltrúar sem hafa yfir að ráða helmingi hlutafjárins hið minnsta mæta eða taka þátt, sbr. 11. gr. samþykta félagsins.

Endanleg dagskrá og skjöl, þar á meðal tillögur stjórnar og eftir atvikum hluthafa, sem lögð verða fyrir aðalfund eru birtar tveimur víkum fyrir aðalfund á vefsíðu félagsins, www.eik.is/fjarfestar/hluthafar, og liggja frammi í höfuðstöðvum félagsins, að Álfheimum 74, 104 Reykjavík.

Atkvæðaseðlar og fundargögn verða afhent á fundarstað.

Reykjavík, 30. apríl 2015

Stjórn Eikar fasteignafélags hf.

Eik fasteignafélag hf.
Álfheimum 74, 104 Reykjavík
www.eik.is