Eezy Oyj

Governance Information • Mar 12, 2024

Selvitys hallinto- ja ohjausjärjestelmästä 2023

Eezy Oyj ("yhtiö" tai "Eezy") noudattaa hallinnoinnissaan Suomen osakeyhtiölakia (624/2006, muutoksineen), pörssiyhtiöitä koskevia säännöksiä, yhtiön yhtiöjärjestystä ja Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä ja ohjeita. Yhtiö noudatti lisäksi vuonna 2023 Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n julkaisemaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia 2020 ("hallinnointikoodi"), joka on saatavilla Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n verkkosivuilla (https://cgfinland.fi/ ).

Tämä selvitys on laadittu hallituksen toimintakertomuksesta erillisenä kertomuksena. Selvitystä ei päivitetä tilikauden kuluessa, mutta sen sisältämien aihealueiden sekä muu tarpeellinen ja ajantasainen sijoittajainformaatio on esitelty yhtiön verkkosivuilla osoitteessahttps://eezy.fi/sijoittajille/ .

Eezyn hallintoelimet

Yhtiöjärjestyksen ja osakeyhtiölain mukaisesti Eezyn hallintoelimet ovat: yhtiökokous, hallitus ja toimitusjohtaja. Yhtiön ylintä päätäntävaltaa käyttävät osakkeenomistajat yhtiökokouksessa. Johtamisesta vastaavat hallitus ja toimitusjohtaja. Hallituksen työtä tukee tarkastusvaliokunta ja henkilöstövaliokunta. Johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa yhtiön ja konsernin johtamisessa.

Yhtiökokous

Eezyn ylin päättävä elin on yhtiökokous. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä vuosittain kesäkuun loppuun mennessä, ja se käsittelee asioita, jotka yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvat sen toimivaltaan, sekä sille tehtyjä

esityksiä. Varsinainen yhtiökokous pidetään yleensä maalis-huhtikuussa.

Tarpeen vaatiessa kutsutaan koolle ylimääräinen yhtiökokous. Hallituksella on myös velvollisuus kutsua yhtiökokous koolle, jos tilintarkastaja tai osakkeenomistajat, joiden omistusosuus on yhteensä vähintään 10 % yhtiön osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti tietyn asian käsittelemistä varten. Kokouskutsu on toimitettava kuuden kuukauden kuluessa vaatimuksen saapumisesta.

Eezyn yhtiöjärjestyksen ja osakeyhtiölain mukaan:

Yhtiökokouksessa on esitettävä:

• tilinpäätös, mikä käsittää konsernitilinpäätöksen;
• toimintakertomus;
• tilintarkastuskertomus;
• palkitsemispolitiikka vähintään neljän vuoden välein

Yhtiökokous päättää:

• tilinpäätöksen vahvistamisesta;
• toimenpiteistä, joihin vahvistetun taseen mukainen voitto antaa aihetta;
• vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle;
• hallituksen jäsenten lukumäärästä ja palkkiosta;
• tilintarkastajan palkkioista;
• palkitsemisraportista;
• osakeanneista;
• yhtiöjärjestyksen muuttamisesta

Yhtiökokouksessa valitaan:

• hallituksen jäsenet;
• tilintarkastaja;

sekä:

• käsitellään mahdolliset muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan osakkeenomistajille julkaisemalla kutsu Yhtiön internet-sivuilla aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta, mutta kuitenkin aina viimeistään yhdeksän (9) päivää ennen osakeyhtiölain mukaista täsmäytyspäivää. Kokouskutsu ja hallituksen ehdotukset yhtiökokoukselle julkistetaan myös pörssitiedotteena. Yhtiökokouskutsut sekä yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat ja hallituksen tai muun toimivaltaisen elimen päätösehdotukset asetetaan nähtäville Yhtiön internetsivuille vähintään kolme (3) viikkoa ennen yhtiökokousta.

Tilintarkastus

Riippumattoman ulkopuolisen tilintarkastuksen lakisääteisenä tehtävänä on varmistaa, että tilinpäätöksessä ja hallituksen toimintakertomuksessa annetaan oikeat ja riittävät tiedot tilikauden tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilintarkastaja tarkastaa osana vuosittaista tilintarkastusta yhtiön kirjanpidon ja hallinnon. Lisäksi tilintarkastaja tarkastaa konsernitilinpäätöksen ja muut konserniyritysten keskinäiset suhteet. Yhtiön tilikausi on kalenterivuosi.

Tilintarkastaja antaa osakkeenomistajille lakisääteisen tilintarkastuskertomuksen yhtiön tilinpäätöksen yhteydessä. Tilintarkastaja raportoi säännöllisesti hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja osallistuu sen kokouksiin.

Varsinainen yhtiökokous valitsee tilintarkastajan tarkastusvaliokunnan valmisteleman hallituksen ehdotuksen pohjalta. Yhtiökokous päättää lisäksi tilintarkastajalle suoritettavan palkkion määrän ja maksuperusteen. Yhtiöllä on yhtiöjärjestyksen mukaan yksi (1) tilintarkastaja. Tilintarkastajan toimikausi käsittää valinnan tapahtuessa kulumassa olevan tilikauden ja tehtävä päättyy vaalia seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Yhtiöjärjestyksen mukaan tilintarkastajana on Patentti- ja rekisterihallituksen hyväksymä tilintarkastusyhteisö, jonka päävastuullisen tilintarkastajan tulee olla KHT-tilintarkastaja.

Tilintarkastaja 2023

Yhtiön tilintarkastajana on toiminut yhtiökokouksen päätöksellä vuonna 2023 tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab, päävastuullisena tilintarkastajana KHT Esa Kailiala. Tilintarkastajan palkkiot tilikaudella olivat seuraavat (tuhatta euroa):

Tilintarkastus	Veroneuvonta	Muut palvelut	Yhteensä
253 t€	15 t€	42 t€	309 t€

Tilintarkastuspalkkioiden määrä vastasi suunnilleen vuoden 2022 palkkioiden määrää.

Hallitus

Eezyn hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä huolehtii hallitus. Hallitus on perustanut tarkastus- ja henkilöstövaliokunnan tukemaan työtään. Hallitus voi päättää perustaa tarvittaessa nimitysvaliokunnan sekä muita pysyviä valiokuntia.

Yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu vähintään kolme (3) ja enintään kymmenen (10) jäsentä, jotka valitaan varsinaisessa yhtiökokouksessa. Hallituksen jäsenen toimikausi päättyy hänen valintaansa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Hallituksen jäsenillä ei ole erityistä asettamisjärjestystä.

Hallituksen toiminta

Hallituksen tehtävät ja toimintaperiaatteet perustuvat Suomen lainsäädäntöön, erityisesti osakeyhtiölakiin (2006/624) ja arvopaperimarkkinalakiin (2012/746) sekä yhtiön yhtiöjärjestykseen. Hallituksen tehtävänä on edistää osakkeenomistajien ja yhtiön etua huolehtimalla muun muassa Eezyn strategisista linjauksista sekä liiketoiminnan ja hallinnon ja toimintojen asianmukaisesta järjestämisestä: Hallitus käsittelee ja päättää kaikki Yhtiön kannalta merkittävimmät Yhtiön toimintaa koskevat asiat. Hallitus vastaa myös siitä, että Yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.

Eezyn yhtiöjärjestyksessä ei määritellä hallitukselle muita tehtäviä. Hallituksella on toimivalta kaikissa niissä asioissa, jotka eivät lain tai yhtiöjärjestyksen mukaan kuulu muille hallintoelimille.

Hallitus seuraa konsernin operatiivisen toiminnan kehitystä pääsääntöisesti toimitusjohtajan katsausten sekä kuukausiraporttien avulla. Hallituksen puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä siten, että hallituksen tehtävät tulevat hoidetuksi tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, joka sijaistaa puheenjohtajaa tämän poissaollessa tai ollessa esteellinen käsiteltävässä asiassa.

Hallitus on laatinut toimintaansa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa määritellään tarkemmin sen tehtävät ja toiminta. Sen mukaan hallitus ohjaa ja valvoo toimivaa johtoa. Lisäksi hallitus mm.

• suuntaa yhtiön toimintaa niin, että se tuottaa pitkällä aikavälillä mahdollisimman suuren lisäarvon siihen sijoitetulle pääomalle ottaen samalla huomioon eri sidosryhmät;
• vahvistaa strategian ja vuosibudjetin sekä seuraa näiden toteutumista;
• hyväksyy yhtiön strategiset tavoitteet ja riskienhallinnan periaatteet;
• päättää konsernin hallinnointi- ja ohjausjärjestelmistä sekä varmistaa johtamisjärjestelmän toiminnan;
• nimittää ja erottaa toimitusjohtajan sekä toimitusjohtajan sijaisen ja päättää näiden toimisuhteiden ehdot;
• nimittää toimitusjohtajan suoranaisessa alaisuudessa olevat johtajat toimitusjohtajan ehdotuksesta ja päättää johtoryhmän jäsenten palkkauksen periaatteet;
• hyväksyy toimitusjohtajan ja muun johdon kannustinjärjestelmät sekä yhtiön noudattamat palkitsemisen periaatteet;
• vahvistaa yhtiön mahdolliset markkinoiden väärinkäytösasetukseen (EU 596/2014) liittyvät käytännöt ja yhtiön sisäpiiriohjeen, määrää sisäpiiriin kuuluvat pysyvät sisäpiiriläiset ja valvoo sisäpiiriohjeen sekä sisäpiiriä koskevien määräysten noudattamista;
• vahvistaa konsernin sisäisen valvonnan ja tarkastuksen toimintaperiaatteet sekä valvoo niiden noudattamista;
• päättää konsernin tiedonantopolitiikasta ja valvoo sen noudattamista sekä hyväksyy konsernin merkittävät tiedotteet;
• päättää konsernin laina- ja vakuusasioista, rahoituspolitiikasta, rahoitussopimuksista ja merkittävien omaisuuserien ostoista ja myynneistä;

• käsittelee ja hyväksyy osavuosikatsaukset ja tilinpäätöksen;

• käsittelee ja hyväksyy kaikki yrityskaupat ja -järjestelyt sekä investoinnit, joiden kokonaisarvo ylittää 250.000 euroa sekä muut erityisen merkittävät päätökset;

• käsittelee kaikki sopimukset ja liiketaloudelliset tapahtumat yhtiön omistajien ja johtoryhmän sekä heidän lähipiirinsä ja määräysvaltayhtiöiden kanssa;
• hyväksyy yhtiön rakenteelliset muutokset ja vahvistaa toimitusjohtajan ehdotuksesta yhtiön toiminnallisen rakenteen sekä organisaation;
• arvioi vuosittain omaa toimintaansa ja yhteistyötä johdon kanssa; ja
• käsittelee muut asiat, jotka hallituksen puheenjohtaja ja toimitusjohtaja ovat sopineet otettavaksi hallituksen käsittelyyn tai jotka muutoin kuuluvat hallituksen päätösvaltaan osakeyhtiölain, muiden lakien, yhtiöjärjestyksen tai muiden mahdollisten säännösten perusteella.

Hallitus arvioi kerran vuodessa omaa toimintaansa ja työskentelytapojaan itsearviointina. Hallituksen itsearviointi on toteutettu alkuvuodesta 2023.

Hallitus kokoontuu säännöllisesti ja lisäksi tarpeen mukaan. Vuosittain pidetään vähintään yksi hallituksen strategiakokous, jossa muun muassa vahvistetaan yhtiön pitkän aikavälin strategiset tavoitteet. Hallitus tapaa tilintarkastajan vähintään yhden kokouksen yhteydessä.

Yhtiön toimivasta johdosta hallituksen kokoukseen osallistuvat säännöllisesti toimitusjohtaja ja talousjohtaja, jotka eivät ole hallituksen jäseniä. Lisäksi kokouksiin osallistuu hallituksen kutsuma sihteeri.

Hallitus on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä. Hallitus pyrkii yksimielisiin päätöksiin, mutta tarvittaessa käsiteltävistä asioita äänestetään. Päätökset tehdään enemmistöpäätöksin. Äänten mennessä tasan päätökseksi tulee se mielipide, johon puheenjohtaja yhtyy.

Hallituksen jäsenten riippumattomuus, pätevyys ja monimuotoisuus

Hallituksella tulee kokonaisuutena olla sen työn kannalta riittävä ja monipuolinen osaaminen sekä kokemus. Hallituskokoonpanoa koskevan ehdotuksen valmistelussa otetaan huomioon Yhtiön toiminnan asettamat vaatimukset ja yhtiön kehitysvaihe. Hallituksen jäseneksi valitaan henkilöitä, joilla on tehtävän edellyttämä pätevyys ja mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävän hoitamiseen.

Hallituksen kokoonpanon tulee olla riittävän monimuotoinen. Tämän mukaisesti hallituksen jäseniä valittaessa hallitukseen tulee valita jäseniksi molempia sukupuolia. Tarkoituksena on, että hallituksessa on kokonaisuutena arvioiden edustettuna riittävä asiantuntemus ja kokemus yhtiön strategian toteuttamiseksi. Hallituksen kokoonpano jakaantui sukupuolten mukaan vuonna 2023 siten, että naisten osuus hallituspaikoista oli 29 % ja miesten osuus 71 %.

Hallinnointikoodin mukaan hallituksen jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia yhtiöstä ja lisäksi vähintään kahden yhtiöstä riippumattoman jäsenen on oltava riippumattomia myös yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Hallituksen jäsenten on annettava hallitukselle riittävät tiedot hänen pätevyytensä ja riippumattomuutensa arvioimiseksi sekä ilmoitettava tiedoissa tapahtuvista muutoksista.

Hallitus arvioi vuosittain jäsentensä riippumattomuuden suhteessa yhtiöön ja sen merkittäviin osakkeenomistajiin. Vuoden 2023 hallituksen jäsenten riippumattomuudesta jäljempänä kohdassa "Hallitus vuonna 2023".

Hallitus vuonna 2023

Hallituksessa on ollut ajalla 1.1.2023- 13.4.2023 puheenjohtaja ja seitsemän (7) jäsentä ja ajalla 13.4.2023- 31.12.2023 puheenjohtaja ja kuusi (6) jäsentä. Ajalla 1.1.2023 – 13.4.2023 hallituksen puheenjohtajana toimi Tapio Pajuharju ja varsinaisina jäseninä toimivat Kati Hagros, Liisa Harjula, Timo Mänty, Paul Savolainen, Jarno Suominen, Mika Uotila ja Mikko Wirén. Ajalla 13.4.2023 – 31.12.2023 hallituksen puheenjohtajana toimi Tapio Pajuharju ja varsinaisina jäseninä toimivat Kati Hagros, Maria Pajamo, Paul Savolainen, Jarno Suominen, Mika Uotila ja Mikko Wiren.

Nimi	Syntymävuosi	Kansalaisuus	Koulutus	Päätoimi	Jäsen
Tapio Pajuharju	1963	Suomi	KTM	toimitusjohtaja	puheenjohtaja
Kati Hagros	1970	Suomi	DI, VTM	digitalisaatio- ja IT johtaja	jäsen
Maria Pajamo	1972	Suomi	PsM	henkilöstöjohtaja	jäsen
(13.4.2023 alkaen)
Paul Savolainen	1976	Suomi	Datanomi, YAT	toimitusjohtaja	jäsen
Jarno Suominen	1972	Suomi	hotelli- ja ravintola alan esimies	talousjohtaja	jäsen
Mika Uotila	1971	Suomi	KTM	toimitusjohtaja	Jäsen
Mikko Wiren	1972	Suomi	LL	hallituksen puheenjohtaja	jäsen
Liisa Harjula (Ajalla 1.1-13.4.2023)	1972	Suomi	KTM, OTK, VT	sijoitusjohtaja	jäsen
Timo Mänty (Ajalla 1.1-13.4.2023)	1960	Suomi	MTK	toimitusjohtaja	jäsen

Lisätietoa hallitusten jäsenistä on Yhtiön verkkosivulla osoitteessa:https://eezy.fi/sijoittajille/hallinnointi/hallitus/ .

Vuonna 2023 hallitus kokoontui yhteensä kaksikymmentäkaksi (22) kertaa. Keskimääräinen osallistumisprosentti oli 97 %. Kunkin jäsenen osallistuminen kokouksiin käy ilmi alla olevasta taulukosta.

Jäsen	Osallistuminen kokouksiin	Osallistumisprosentti
Tapio Pajuharju	22/22	100 %
Kati Hagros	20/22	91 %
Maria Pajamo (13.4.2023 alkaen)	11/12	92 %

Paul Savolainen	22/22	100 %
Jarno Suominen	20/22	91 %
Mika Uotila	22/22	100 %
Mikko Wiren	21/22	95 %
Liisa Harjula (Ajalla 1.1-13.4.2023)	9/9	100 %
Timo Mänty (Ajalla 1.1-13.4.2023)	9/9	100 %

Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodin mukaisen riippumattomuusarvioinnin perusteella vuonna 2023 Eezyn hallituksen jäsenistä Kati Hagrosin, Mikko Wirenin ja Maria Pajamon (hallituksen jäsen 13.4.2023 alkaen) katsotaan olevan riippumattomia Yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista. Tapio Pajuharjun katsotaan olevan kokonaisharkinnan perusteella riippumaton Yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista, koska hän on ollut Yhtiön hallituksen jäsen Yhtiön perustamisesta lähtien (2017). Tätä ennen hän on toiminut Varamiespalvelu-Group Oy:n hallituksessa, mutta kyseessä on eri yhtiö. Pajuharjun päätoimi on ollut toimitusjohtajuus Kamux Oyj:ssä, eikä Yhtiön hallitustehtävä ole muodostanut hänelle riippuvuutta synnyttävää taloudellista etuutta. Mika Uotila on työsuhteessa Sentica Partners Oy:öön, jonka hallinnoimat rahastot ovat Eezyn merkittävä osakkeenomistaja, ja hänen katsotaan siksi olevan riippuvainen Yhtiön merkittävästä osakkeenomistajasta. Jarno Suomisen katsotaan olevan riippuvainen Yhtiöstä ja merkittävästä osakkeenomistajasta Noho Partners Oyj:stä, koska hän kuuluu toimivaan johtoon NoHo Partners Oyj:ssä, jolla on NoHo Partners Oyj:n kannalta merkittävä asiakkuus-/toimittajasuhde Eezy-konserniin. Lisäksi Paul Savolainen on työsuhteessa Meissa-Capital Oy:öön, joka on Eezyn merkittävä osakkeenomistaja, ja myös hänen katsotaan siksi olevan riippuvainen Yhtiön merkittävästä osakkeenomistajasta. Ajalla 1.1.2023-13.4.2023 hallitukseen kuuluneen Timo Männyn katsottiin olevan riippumaton yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista ja Liisa Harjulan olevan riippuvainen merkittävästä osakkeenomistajasta Sentica Partners Oy:stä, koska hän oli työsuhteessa Sentica Partners Oy:n, jonka hallinnoimat rahastot ovat Eezyn merkittäviä osakkeenomistajia.

Hallituksen jäsenet ja heidän määräysvaltayhteisönsä omistivat Eezyn osakkeita 31.12.2023 seuraavasti.

Jäsen	Osakkeita 31.12.2023
Tapio Pajuharju	200.000
Paul Savolainen	100.000
Kati Hagros	10.000
Maria Pajamo	3.000
Jarno Suominen	0
Mika Uotila	0
Mikko Wiren	0

Hallitusten jäsenten taloudelliset etuudet 2023

Hallituksen taloudelliset etuudet perustuvat Yhtiön Toimielinten palkitsemispolitiikkaan. Voimassa oleva palkitsemispolitiikka on hyväksytty Eezyn varsinaisessa yhtiökokouksessa keväällä 2020. Hallituksen jäsenten taloudellisia etuuksia on selvitetty Yhtiön erillisessä palkitsemisraportissa.

Hallituksen valiokunnat

Hallitus voi asettaa hallituksen työjärjestyksen mukaisesti määräämiään tehtäviä varten valiokuntia tai muita pysyviä tai määräaikaisia elimiä. Mikäli hallitus asettaa valiokuntia, se valitsee niihin jäsenet ja nimeää puheenjohtajan. Hallitus vahvistaa valiokunnille työjärjestyksen, jossa määrätään valiokunnan tehtävät ja toimintaperiaatteet.

Hallitus on perustanut tarkastus- ja henkilöstövaliokunnat tukemaan työtään. Muita valiokuntia ei ole katsottu tarpeelliseksi perustaa, koska yhtiön toiminnan laajuus ja luonne sekä hallituksen toimintatavat huomioon ottaen hallitus kykenee ilman valiokuntiakin käsittelemään asioita tehokkaasti.

Hallituksen tarkastusvaliokunta

Tarkastusvaliokunta koostuu puheenjohtajasta ja kahdesta (2) jäsenestä, jotka hallitus valitsee keskuudestaan varsinaista yhtiökokousta seuraavassa hallituksen kokouksessa. Valiokunnan jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia Yhtiöstä ja vähintään yhden jäsenen on oltava riippumaton Yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Tarkastusvaliokunnan jäsenillä on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys. Lisäksi vähintään yhdellä tarkastusvaliokunnan jäsenellä on oltava laskentatoimen, kirjanpidon tai tilintarkastuksen erityistä asiantuntemusta.

Hallitus on vahvistanut tarkastusvaliokunnan keskeiset velvollisuudet ja toimintaperiaatteet hallituksen tarkastusvaliokunnan työjärjestyksessä. Valiokunta kokoontuu säännöllisesti vähintään neljä (4) kertaa vuodessa. Jäsenten toimikausi on yksi vuosi. Hallitus nimittää valiokunnan puheenjohtajan.

Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja valmistelee valiokunnan kokousten esityslistan ja päättää sen sisällöstä keskusteltuaan asiasta yhtiön johdon kanssa. Tarkastusvaliokunnan sihteerinä toimii talousjohtaja tai muu valiokunnan nimeämä henkilö. Tarkastusvaliokunnan kokousten pöytäkirjat saatetaan hallituksen tietoon ja valiokunnan puheenjohtaja raportoi valiokunnan keskeisistä havainnoista hallitukselle.

Tarkastusvaliokunnan velvollisuuksia ovat työjärjestyksen mukaan:

• yhtiön taloudellisen ja rahoitustilanteen seuranta;
• yhtiön tilinpäätösraportoinnin prosessin seuranta;
• yhtiön taloudellisen raportointiprosessin ja yrityskauppaprosessin valvonta;

• yhtiön sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuuden seuranta;

• yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästään antaman selvityksen käsittely mukaan lukien siihen sisältyvän, taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteiden kuvaus;

• tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteisen tilintarkastuksen seuranta;
• lakisääteisen tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön riippumattomuuden arviointi;
• tilintarkastusyhteisön oheispalvelujen tarjoamisen arviointi;
• tilintarkastajan valintaa koskevan päätösehdotuksen valmistelu;
• yhteydenpito tilintarkastajaan ja tilintarkastajan tarkastusvaliokunnalle laatimien raporttien läpikäynti; sekä
• lakien ja määräysten noudattamisen arviointi

Tarkastusvaliokunnan kokoonpano on ollut 1.1.2023- 31.12.2023 seuraava:

Nimi	Koulutus	Jäsen
Mika Uotila (13.4.2023 alkaen)	KTM	puheenjohtaja
Jarno Suominen	hotelli- ja ravintola-alan esimies	jäsen
Kati Hagros	DI, VTM	jäsen
Liisa Harjula (Ajalla 1.1-13.4.2023)	KTM, OTM, VT	puheenjohtaja

Lisätietoa tarkastusvaliokunnan jäsenistä on Yhtiön verkkosivulla osoitteessa:

https://eezy.fi/sijoittajille/hallinnointi/hallitus/

Vuonna 2023 tarkastusvaliokunta kokoontui yhteensä neljä (4) kertaa. Valiokunnan sihteerinä toimi talousjohtaja. Keskimääräinen osallistumisprosentti oli 100 %. Kunkin jäsenen osallistuminen kokouksiin käy ilmi alla olevasta taulukosta.

Jäsen	Osallistuminen kokouksiin	Osallistumisprosentti
Mika Uotila (13.4.2023 alkaen)	3/3	100 %
Jarno Suominen	4/4	100 %
Kati Hagros	4/4	100 %
Liisa Harjula (Ajalla 1.1-13.4.2023)	1/1	100 %

Henkilöstövaliokunta

Henkilöstövaliokunta koostuu puheenjohtajasta ja kahdesta kolmeen (2-3) jäsenestä, jotka hallitus valitsee keskuudestaan varsinaista yhtiökokousta seuraavassa hallituksen kokouksessa. Valiokunnan jäsenten enemmistön on oltava riippumattomia Yhtiöstä. Toimitusjohtaja tai Yhtiön muuhun johtoon kuuluva henkilö ei

voi olla henkilöstövaliokunnan jäsen. Henkilöstövaliokunnan jäsenillä on oltava valiokunnan tehtäväalueen edellyttämä pätevyys.

Hallitus on vahvistanut henkilöstövaliokunnan keskeiset velvollisuudet ja toimintaperiaatteet hallituksen henkilöstövaliokunnan työjärjestyksessä. Valiokunta kokoontuu säännöllisesti vähintään kaksi (2) kertaa vuodessa. Jäsenten toimikausi on yksi vuosi. Hallitus nimittää valiokunnan puheenjohtajan.

Henkilöstövaliokunnan puheenjohtaja valmistelee valiokunnan kokousten esityslistan. Henkilöstövaliokunnan sihteerinä toimii lakiasiainjohtaja tai muu valiokunnan nimeämä henkilö. Henkilöstövaliokunnan kokousten pöytäkirjat saatetaan hallituksen tietoon ja valiokunnan puheenjohtaja raportoi valiokunnan keskeisistä havainnoista hallitukselle.

Henkilöstövaliokunnan velvollisuuksia ovat työjärjestyksen mukaan:

• toimitusjohtajan ja muun johdon nimitysasioiden valmistelu sekä heidän seuraajiensa kartoittaminen;
• toimitusjohtajan ja muun johdon palkkauksen ja muiden taloudellisten etuuksien valmistelu;
• yhtiön palkitsemisjärjestelmiä koskevien asioiden valmistelu;
• toimitusjohtajan ja muun johdon palkitsemisen arviointi, sekä huolehtiminen palkitsemisjärjestelmien tarkoituksenmukaisuudesta;
• suositusten tekeminen hallitukselle ohjelmista ja muista kannustinjärjestelmistä, jotka perustuvat osakkeisiin tai osakkeisiin oikeuttaviin erityisiin oikeuksiin;
• muun henkilöstön palkitsemisen ja organisaation kehittämisen suunnittelu;
• yrityskulttuurin ja strategian yhdenmukaisuuden arviointi, kyvykkyyden johtamisen prosessien ja strategioiden valvominen sekä johtajuuden kehittämisstrategioiden ja henkilöstöpolitiikan arviointi;
• toimielinten palkitsemispolitiikan- ja raportin valmistelu;
• toimielinten palkitsemispolitiikan ja -raportin esittely yhtiökokouksessa ja niihin liittyviin kysymyksiin vastaaminen; sekä
• suositella tarpeen mukaan Yhtiön hallitukselle neuvonantajaa sekä tehdä ehdotuksen asiantuntijalle maksettavasta palkkiosta.

Henkilöstövaliokunnan kokoonpano on ollut 1.1..2023 – 31.12.2023 seuraava:

Nimi	Koulutus	Jäsen
Maria Pajamo (13.4.2023 alkaen)	PsM	puheenjohtaja
Tapio Pajuharju	KTM	jäsen (13.4.2023 alkaen) puheenjohtaja (Ajalla 1.1-13.4.2023)
Mikko Wirén	LTT	jäsen
Mika Uotila (Ajalla 1.1-13.4.2023)	KTM	jäsen

Lisätietoa henkilöstövaliokunnan jäsenistä on Yhtiön verkkosivulla osoitteessa: https://eezy.fi/sijoittajille/hallinnointi/hallitus/

Vuonna 2023 henkilöstövaliokunta kokoontui yhteensä kuusitoista (16) kertaa. Valiokunnan sihteerinä toimi lakiasiainjohtaja. Keskimääräinen osallistumisprosentti oli 88 %. Kunkin jäsenen osallistuminen kokouksiin käy ilmi alla olevasta taulukosta.

Jäsen	Osallistuminen kokouksiin	Osallistumisprosentti
Maria Pajamo (13.4.2023 alkaen)	5/5	100 %
Tapio Pajuharju	16/16	100 %
Mikko Wirén	13/16	81 %
Mika Uotila (Ajalla 1.1-13.4.2023)	11/11	100 %

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtajan nimittää hallitus. Toimitusjohtaja johtaa Eezyn päivittäistä toimintaa hallituksen antamien valtuuksien ja suuntaviivojen sekä osakeyhtiölain mukaisesti. Toimitusjohtaja informoi hallitusta Yhtiön strategian, liiketoiminnan ja taloudellisen tilanteen kehittymisestä. Lisäksi toimitusjohtaja vastaa siitä, että kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.

Toimitusjohtajan tehtäviin kuuluvat: hallituksessa keskusteltavien asioiden käsittely ja valmistelu, Eezyn toiminnan kehittäminen yhdessä hallituksen kanssa hallituksen kanssa hyväksymän strategian tavoitteiden mukaisesti ja hallituksen päätösten asianmukainen täytäntöönpano. Toimitusjohtaja vastaa lisäksi Yhtiön juoksevan hallinnon, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä luotettavasti. Toimitusjohtaja vastaa lisäksi siitä, että Eezyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sovellettavia määräyksiä. Toimitusjohtaja toimii puheenjohtajana johtoryhmän kokouksissa.

Eezyn hallitus nimittää toimitusjohtajan ja päättää toimitusjohtajalle maksettavasta palkasta ja palkkiosta, pitkän ja lyhyen aikavälin kannustintavoitteet sekä toimitusjohtajasopimuksen muista ehdoista. Toimitusjohtajan toimisuhteen ehdot on määritelty kirjallisessa toimitusjohtajasopimuksessa, jonka hallitus on hyväksynyt. Toimitusjohtaja valitaan tehtävään toistaiseksi. Hallituksella on oikeus erottaa toimitusjohtaja. Toimitusjohtajaa ei voida valita hallituksen puheenjohtajaksi.

Toimitusjohtaja vuonna 2023

Hallitus on valinnut Eezyn toimitusjohtajaksi 16.6.2023 alkaen Siina Saksin. Hän on Suomen kansalainen ja syntynyt 1966. Saksi on koulutukseltaan KTM, eMBA. Ajalla 1.1.2023-16.6.2023 väliaikaisena toimitusjohtajana toimi Pasi Papunen, joka on Suomen kansalainen ja syntynyt 1963. Papunen on koulutukseltaan VTM.

Toimitusjohtajan taloudelliset etuudet perustuvat Yhtiön Toimielinten palkitsemispolitiikkaan. Voimassa oleva palkitsemispolitiikka on hyväksytty Yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa keväällä 2020. Toimitusjohtajan taloudelliset etuudet on selvitetty Eezyn erillisessä palkitsemisraportissa.

Saksi ja hänen määräysvaltayhtiönsä omistivat 31.12.2023 yhteensä 22.000 Eezyn osaketta.

Johtoryhmä

Johtoryhmän jäsenet nimittää hallitus toimitusjohtajan esityksestä. Johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa liiketoiminnan ohjauksessa ja kehittämisessä sekä koordinoi konsernin johtamista.

Tärkeimmät johtoryhmässä käsiteltävät asiat ovat konsernin strategia ja vuosisuunnittelu, talouden ja myynnin suunnittelu ja seuranta, yritysostot, liiketoimintojen yhdistämiset ja muut liiketoimintaan liittyvät investoinnit. Johtoryhmän jäsenillä on laajat valtuudet toimia omien vastuualueidensa puitteissa, ja heidän velvollisuutenaan on kehittää Eezyn liiketoimintaa Yhtiön hallituksen ja toimitusjohtajan asettamien tavoitteiden ja hallituksen hyväksymän strategian mukaisesti.

Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti kerran kuussa tai tarpeen niin vaatiessa. Toimitusjohtaja toimii johtoryhmän puheenjohtajana. Johtoryhmä ei ole päätöksentekoelin, vaan sen käsittelemät ja suosittelemat asiat käsitellään Yhtiön hallituksessa tai toteutetaan toimitusjohtajan valtuuksin. Johtoryhmän jäsenten tehtävänä on toteuttaa päätökset omalla vastuualueellaan.

Johtoryhmä vuonna 2023

Johtoryhmään kuului ajalla 1.1.2023-31.12.2023 kuudesta (6) seitsemään (7) jäsentä. Johtoryhmä kiinnitti erityistä huomiota Yhtiön hallituksen hyväksymän strategian mukaisten tavoitteiden edistämiseen, pörssilistatun yhtiön toiminnalle, raportoinnille, ja prosesseille asettamien vaatimusten täyttämiseen, kassavirran hallintaan ja kannattavuuden parantamiseen, heikon taloudellisen tilanteen aiheuttamiin haasteisiin vastaamiseen, digitalisaation edistämiseen, uusien palveluiden kehittämiseen sekä konsernin eri liiketoimintojen tehokkaiden integraatioiden aktiiviseen edistämiseen. Keskeisellä sijalla oli taloudellisen vakavaraisuuden, kassan ja yhtiön liiketoiminnan jatkuvuuden sekä taloudellisen raportoinnin ja ennusteiden laadun varmistaminen.

Nimi	Syntymäaika	Kansalaisuus	Koulutus	Tehtävä
Siina Saksi	1966	Suomi	KTM, eMBA	Toimitusjohtaja (Alkaen 16.6.2023)
Hannu Nyman	1969	Suomi	DI, KTM	talousjohtaja
Thomas Hynninen	1971	Suomi	EMT	johtaja, Henkilöstöpalvelut
Marleena Bask	1977	Suomi	KTM	viestintä- ja markkinointijohtaja
Päivi Salo	1980	Suomi	KTM	digijohtaja

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä vuonna 2023

Markus Jussila	1978	Suomi	KTM	johtaja, Asiantuntijapalvelut (Alkaen 22.9.2023)
Mikko Innanen	1971	Suomi	FT, YTL	johtaja, ihmiset ja kulttuuri (Ajalla 1.1.2023 – 15.12.2023)
Pasi Papunen	1963	Suomi	VTM	väliaikainen toimitusjohtaja (Ajalla 1.1.2023 – 16.6.2023)

Lisätietoa toimitusjohtajasta ja johtoryhmän jäsenistä on Eezyn verkkosivulla osoitteessa: https://eezy.fi/sijoittajille/hallinnointi/toimitusjohtaja-ja-johtoryhma/

Toimitusjohtaja, johtoryhmän jäsenet ja heidän määräysvaltayhtiönsä omistivat Yhtiön osakkeita 31.12.2023 seuraavasti:

Nimi	Osakkeita 31.12.2023
Siina Saksi	22.000
Thomas Hynninen	20.360
Hannu Nyman	11.100
Markus Jussila	5.000
Marleena Bask	1.000
Päivi Salo	1.000

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvän sisäisen valvonnan ja riskienhallintajärjestelmän sekä lähipiiritoimien pääpiirteet

Riskienhallinnan yleiskuvaus

Riskienhallinnan päämääränä on varmistaa konsernin tavoitteiden saavuttaminen sekä toiminnan häiriötön jatkuvuus. Eezyn noudattaa toiminnassaan Yhtiön hallituksen hyväksymiä riskienhallinnan periaatteita ja sisäisen tarkastuksen ohjesääntöä. Riskienhallinnan periaatteet pohjautuvat Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodiin.

Riskienhallinta on osa konsernin toiminnanohjausjärjestelmää ja näin ollen olennainen osa konsernin johtamisjärjestelmää. Se on olennainen osa Yhtiön toiminnan suunnittelu- ja johtamisprosessia, päätöksentekoa, päivittäistä johtamista ja toimintaa sekä valvonta ja raportointimenettelyjä. Riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa.

Riskienhallinta on systemaattista, ennakoivaa sekä kokonaisvaltaista. Se kattaa koko konsernin toiminnan ja huomioi kaikki riskialueet. Tämä tarkoittaa sitä, että keskeisiä riskejä tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan, seurataan ja raportoidaan järjestelmällisesti osana liiketoimintaa.

Toiminnan suunnittelun ja strategiaprosessin yhteydessä tunnistetaan tavoitteiden toteutumista uhkaavat riskit sekä määritellään niiden hallintakeinot. Riskienhallinta muodostuu riskienhallinnan tavoitetilasta, riskienhallintaprosessista ja sen toteutuksesta, seurannasta ja raportoinnista. Riskienhallintaa kehitetään jatkuvasti osana Yhtiön toimintaa.

Eezy voi ottaa sellaisia tietoisia riskejä, jotka voidaan hallita ja joiden mahdollisen realisoitumisen vaikutukset ovat kohtuullisia. Riskin ottamisen tulee perustua mahdollisten vaikutusten etukäteiseen tunnistamiseen ja arviointiin, sekä hyötyjen ja haittojen tunnistamiseen ja vertailuun. Riskinotto ei saa vaarantaa konsernin tavoitteiden saavuttamista tai konsernin toiminnan jatkuvuutta lyhyellä tai pitkällä aikavälillä.

Hallitus vahvistaa Yhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan periaatteet sekä niihin liittyvät muutokset ja käsittelee Yhtiön toimintaan liittyvät merkittävät riskit ja epävarmuustekijät.

Eezyn toimitusjohtaja, apunaan johtoryhmä, vastaa riskienhallinnan periaatteiden laatimisesta. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että konsernissa toteutetaan riskienhallintaa systemaattisesti ja asianmukaisesti. Tämän lisäksi toimitusjohtajan tulee varmistaa riskienhallinnan kattavuus ja arvioida sen toteutusta. Toimitusjohtaja raportoi hallitukselle Yhtiön strategisen tason riskeistä ja niiden hallintatoimenpiteistä hallituksen hyväksymän riskienhallinnan periaatteiden ja riskienhallintaprosessin mukaisesti.

Hallitus käsittelee strategisen tason merkittävimmät riskit, toimenpiteet niiden hallitsemiseksi sekä arvioi riskienhallinnan tehokkuutta ja toimivuutta. Johtoryhmä käsittelee eri liiketoimintojen merkittävimmät liiketoimintariskit, toimenpiteet niiden hallitsemiseksi sekä arvioi riskienhallinnan tehokkuutta ja toimivuutta. Toimitusjohtaja ja kukin johtoryhmän jäsen ja franchise-yrittäjä vastaa oman vastuualueensa operatiivisesta riskienhallinnasta, riskien tunnistamisesta ja hallintakeinojen määrittelystä sekä seurannasta.

Riskienhallinnan koordinoinnista vastaa lakiasiainjohtaja.

Sisäinen valvonta ja tarkastus

Sisäisen valvonnan tavoitteena varmistaa se, että Eezyn päämäärät ja tavoitteet saavutetaan, konsernin resursseja käytetään taloudellisesti ja tehokkaasti, toimintaan kohdistuvia riskejä hallitaan asianmukaisesti ja että taloudellinen ja muu tieto on luotettavaa sekä oikeaa. Lisäksi sisäisen valvonnan avulla pyritään varmistamaan liiketoiminnan jatkuvuus toimintaympäristön muuttuessa sekä se, että sisäisiä toimintatapoja, ohjeita ja prosesseja sekä Yhtiötä koskevia lakeja ja määräyksiä noudatetaan. Sisäinen valvonta on olennainen osa Eezyn hyvää hallinnointitapaa.

Talousraportointiin liittyvän sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että julkistettavat osavuosikatsaukset, puolivuosikatsaukset, tilinpäätöstiedotteet ja muu talousinformaatio sekä tilinpäätökset ja vuosikertomukset ovat luotettavia ja että ne on laadittu yhtiön soveltamien laskenta- ja raportointiperiaatteiden mukaisesti. Yhtiön hallitus käsittelee ja hyväksyy työjärjestyksensä mukaisesti osavuosikatsaukset ja tilinpäätöksen sekä vahvistaa konsernin sisäisen valvonnan ja tarkastuksen toimintaperiaatteet sekä valvoo niiden noudattamista.

Sisäisen valvonnan toimintaperiaatteiden kuvaus

Vastuu sisäisen valvonnan käytännön tason järjestämisestä on toimitusjohtajalla. Siihen kuuluu, että Yhtiössä on otettu käyttöön riittävät sisäisen valvonnan menettelyt sen mukaisesti, mitä hallitus edellyttää. Toimitusjohtaja yhdessä johtoryhmän tukemana vastaa siitä, että konsernin päivittäisessä toiminnassa toimitaan sovittujen periaatteiden mukaisesti, noudatetaan lakeja ja määräyksiä, reagoidaan havaittuihin poikkeamiin ja puutteisiin sekä tehdään tarvittavat korjaavat toimenpiteet.

Eezyn hallitus on arvioinut, että yhtiön harjoittaman liiketoiminnan laadusta, henkilökunnan määrästä ja maantieteellisestä laajuudesta johtuen yhtiön ei ole tarkoituksenmukaista järjestää sisäisen tarkastuksen tehtäviä omaksi toiminnokseen. Hallitus arvioi sisäisen tarkastuksen toiminnon perustamisen tarpeellisuutta vuosittain. Sisäisen tarkastuksen tehokkuutta arvioi tarkastusvaliokunta. Yhtiön hallitus voi käyttää sisäisiä tai ulkoisia resursseja erillisten sisäisten tarkastusten toimeksiantojen toteuttamiseksi.

Sisäinen tarkastus toteutetaan hallituksen hyväksymän sisäisen tarkastuksen ohjesäännön mukaisesti. Tarkastusvaliokunta hyväksyy sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman. Tarkastukset toteutetaan hallituksen tarkastusvaliokunnan hyväksymän vuosisuunnitelman mukaisesti.

Jokaisesta tarkastuksesta laaditaan kirjallinen tarkastusraportti, jossa esitetään tarkastushavainnot, johtopäätökset ja toiminnan kehittämissuositukset. Valmis tarkastusraportti toimitetaan tarkastuskohteen johdolle sekä konsernin toimitusjohtajalle. Tarkastusraportit esitellään johtoryhmässä sekä hallituksen tarkastusvaliokunnassa.

Kunkin tilikauden päätteeksi hallituksen tarkastusvaliokunnalle raportoidaan sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman toteutumisesta.

Eezyn lakiasiainjohtaja koordinoi toimitusjohtaja apunaan sisäisen tarkastuksen toteutusta.

Tarkastuksen painopisteenä ovat ydinliiketoimintaan liittyvät ja sitä tukevat prosessit. Tarkastussuunnitelman mukaisesti vuonna 2023 toteutettiin yksi tarkastus: Tietosuojaselvitys. Tarkastuksen toteutuksesta vastasi Nixu Oyj.

Sisäpiirihallinto

Eezy noudattaa toiminnassaan markkinoiden väärinkäyttöasetusta (596/2014/EU, "MAR"), MAR:in nojalla annettuja EU:n komission 2-tason asetuksia ja Euroopan arvopaperimarkkinaviranomaisen ("ESMA") antamia MAR:iin liittyviä standardeja, arvopaperimarkkinalakia, rikoslakia (89/1889, muutoksineen), Nasdaq Helsinki Rules & Regulationsia ja Nasdaq Helsinki Oy:n sisäpiiriohjetta. Tämän lisäksi yhtiö on täydentänyt ohjeistusta sisäisellä sisäpiiriohjeella.

Yhtiö ylläpitää luetteloa työntekijöistä ja palveluntarjoajista, joilla on pääsy sisäpiiritietoon. Sisäpiiriluettelo koostuu yhdestä tai useammasta hankekohtaisesta sisäpiiriluettelosta. Yhtiön juristi toimii sisäpiiriluettelon hoitajana.

Yhtiössä johtotehtävissä toimivien henkilöiden ja heidän lähipiiriinsä kuuluvien henkilöiden on tehtävä Yhtiölle ja Finanssivalvonnalle ilmoitus heidän omaan lukuunsa tehdyistä liiketoimista, jotka koskevat Yhtiön osakkeita, vieraan pääoman ehtoisia välineitä, muita rahoitusvälineitä tai niiden johdannaisia.

Johtohenkilöitä, joilla on MAR:n mukaan liiketoimia koskeva ilmoitusvelvollisuus, ovat liikkeeseenlaskijan hallinto-, johto- ja valvontaelinten jäsenet sekä muut ylemmän tason johtajat, jotka eivät ole edellä mainittujen elinten jäseniä, mutta joilla on säännöllinen pääsy liikkeeseenlaskijaa koskevaan sisäpiiritietoon ja joilla on valtuudet tehdä johdolle kuuluvia päätöksiä, jotka vaikuttavat kyseisen liikkeeseenlaskijan kehitykseen ja liiketoimintanäkymiin. Yhtiössä liiketoimista ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvat johtohenkilöt ovat yhtiön hallituksen jäsenet, toimitusjohtaja ja muut johtoryhmän jäsenet.

Kaupankäynti Yhtiön osakkeilla tai muilla rahoitusvälineillä on aina kiellettyä, kun henkilöllä on yhtiöön tai sen rahoitusvälineisiin liittyvää sisäpiiritietoa riippumatta siitä, onko henkilö merkitty sisäpiiriluetteloon. Sisäpiiriin kuuluva henkilö ei saa käydä kauppaa Yhtiön osakkeilla tai muilla rahoitusvälineillä eikä ilmaista sisäpiiritietoa ulkopuoliselle.

Johtohenkilöt eivät myöskään saa tehdä liiketoimia omaan tai kolmannen lukuun suoraan tai välillisesti Yhtiön osakkeilla tai muilla rahoitusvälineillä suljetun ajanjakson aikana, 30 päivää ennen osavuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkistamista, mukaan lukien julkistamispäivä.

Eezyllä on käytössään internet-pohjainen ilmoituskanava, jonka kautta on mahdollista tehdä nimettömänä ilmoitus finanssimarkkinoita koskevien säännösten ja määräysten epäillystä rikkomisesta.

Yhtiön lakiasiainjohtaja toimii sisäpiirivastaavana ja vastaa sisäpiiriasioiden yleisestä järjestämisestä Yhtiössä.

Lähipiiritoimet

Yhtiön lähipiiritoimia koskevat periaatteet on määritelty Yhtiön hallituksen hyväksymässä lähipiiripolitiikassa. Lähipiiritoimella tarkoitetaan Yhtiön ja sen lähipiirin välistä sopimusta tai muuta oikeustointa. Yhtiön ja sen lähipiiriläisen välillä voi tapahtua lähipiiritoimia joko säännöllisesti tai yksittäisesti.

Lähipiiritoimet ovat hyväksyttyjä silloin, kun ne palvelevat Yhtiön etua, liiketoimintaa ja taloudellisia intressejä tarkoituksenmukaisella tavalla tai ovat osa Yhtiön tavanomaista liiketoimintaa. Hallitus päättää lähipiiritoimista, jotka eivät ole yhtiön tavanomaista liiketoimintaa tai joita ei toteuteta Yhtiön käyttämillä tavanomaisilla kaupallisilla maksu- tai muilla ehdoilla tai joita ei tehdä objektiivisesti arvioiden käyvällä markkinahinnalla.

Yhtiön lähipiiriin kuuluvat henkilöt, jotka ovat Yhtiön lähipiiriläisiä kansainvälisen IAS 24 -kirjanpitostandardin mukaisesti. Yhtiö ylläpitää ajantasaisesti lähipiiriläisten luetteloa lähipiiriin kuuluvista henkilöistä ja oikeushenkilöistä, jotta lähipiiritoimet voidaan tunnistaa. Lähipiiriin kuuluvalla henkilöllä tai oikeushenkilöllä on velvollisuus ilmoittaa välittömästi Yhtiölle lähipiirissä tapahtuneet muutokset. Lähipiiriluettelon ajantasaisuutta seurataan neljä kertaa vuodessa. Yhtiön lakiasiainjohtaja vastaa lähipiirin määrittelystä ja lähipiiriluettelon ylläpidosta.

Yhtiön lähipiiriin kuuluvalla henkilöllä on velvollisuus arvioida lähipiiritoimen tavanomaisuus, ilmoittaa siitä Yhtiölle ja esittää muut kuin tavanomaiset lähipiiritoimet Yhtiön hallituksen hyväksyttäväksi.

Lähipiiritoimien seuranta ja arviointivastuu ovat Yhtiön hallituksella. Yhtiön talousosasto seuraa ja valvoo lähipiiritoimia osana Yhtiön normaaleja raportointi- ja valvontarutiineja ja raportoi poikkeavuuksista talousjohtajalle. Tämä vie asian tarvittaessa hallituksen tarkastusvaliokunnan käsittelyyn.

Yhtiön talousjohtaja selvittää vuosittain Yhtiön tilinpäätöksen laatimisen yhteydessä ao. tilikauden aikana tehdyt lähipiiritoimet ja raportoi niistä tarkastusvaliokunnalle, joka esittää selvityksen Yhtiön hallitukselle. Yhtiön hallituksen tulee käsitellä talousjohtajan selvitys ennen tilinpäätöksen allekirjoittamista pidettävässä kokouksessaan ja puuttua tarvittaessa muihin kuin tavanomaisiin tai hallituksen hyväksymiin lähipiiritoimiin joko hyväksymällä lähipiiritoimi jälkikäteen tai käynnistämällä toimenpiteet lähipiiritoimen kumoamiseksi.