Econocom Group SE — Proxy Solicitation & Information Statement 2026

Feb 27, 2026

econocom

Econocom Group SE
Europese genoteerde vennootschap
Zetel: Marsveldplein 5, 1050 Brussel
Ondernemingsnummer: 0422.646.816 (RPR Brussel)
(hierna de "Vennootschap")

GEWONE ALGEMENE VERGADERING EN BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN
DE AANDEELHOUDERS VAN ECONOCOM GROUP SE GEHOUDEN OP 31 MAART 2026
(hierna de "Vergaderingen")

Stemming door volmacht

De aandeelhouders die hun stemrecht willen uitoefenen door voorafgaand aan de Vergaderingen hun
volmacht te geven, worden gevraagd dit volmachtformulier te gebruiken.

De volmachtdrager is van rechtswege een vertegenwoordiger van de Vennootschap (of van een van haar
dochterondernemingen) of van het kantoor van de notaris die optreedt als volmachtdrager op de
buitengewone algemene vergadering. Deze volmachtdrager zal het stemrecht uitoefenen in
overeenstemming met de in het volmachtformulier opgenomen steminstructies.

De volmacht dient de Vennootschap te bereiken ten laatste op 25 maart 2026 per e-mail op het
volgende adres: generalsecretariat@econocom.com of voor houders van gedematerialiseerde
aandelen naar het e-mailadres ebe.issuer@euroclear.com. De aandeelhouders verzocht om bij
voorkeur een email met een gescande of gefotografeerde kopie van de ingevulde en
ondertekende volmacht reeds te verzenden, en vervolgens de originelen per post naar het
hoofdkantoor van de Vennootschap te sturen. Voorts wordt eraan herinnerd dat de formulieren
om te stemmen via volmacht ook kunnen worden ondertekend door middel van een
elektronische handtekeningprocedure, zoals bepaald in artikel 7:143 § 2 van het Wetboek
van vennootschappen en verenigingen.

De aandeelhouders die wensen te stemmen via volmacht moeten eveneens de registratieformaliteiten
beschreven in de oproeping tot de Vergaderingen vervullen.

Ondergetekende,

Rechtspersoon:

Naam en rechtsvorm:
Maatschappelijke zetel:
Ondernemingsnummer:
Geldig vertegenwoordigd door:
1.
2.	Wonende te:

Natuurlijke persoon:

Naam:
Voornamen:
Woonplaats:
Rijksregisternummer:

---

econocom

Verklaart eigenaar te zijn van ______ aandelen in volle eigendom, blote eigendom of vruchtgebruik (schrap wat niet past) van de Vennootschap op de registratiedatum (gelieve een kopie van de attesten toe te voegen);

Benoemt als lasthebber:

• Met betrekking tot de gewone algemene vergadering: een vertegenwoordiger van de Vennootschap (of van een van haar dochterondernemingen), die daartoe zal worden aangewezen,
• Met betrekking tot de buitengewone algemene vergadering: alle medewerkers van het notariskantoor Berquin, waarvan het kantoor gevestigd is aan de Lloyd George 11-laan te 1000 Brussel,

aan wie hij/zij alle bevoegdheden verleent om hem/haar te vertegenwoordigen op de Vergaderingen die worden gehouden op 31 maart 2026 of op andere volgende vergaderingen met dezelfde agenda.

A. BEVOEGDHEDEN LASTHEBBER

Hierbij beschikt de lasthebber over de volgende bevoegdheden in naam van de ondergetekende:

1. de algemene vergadering bijwonen en, in voorkomend geval, stemmen voor het uitstel ervan;
2. andere vergaderingen met eenzelfde agenda bijwonen indien de eerste vergaderingen zouden worden uitgesteld, verdaagd of niet behoorlijk zou worden bijeengeroepen;
3. deel nemen aan de beraadslagingen en stemming overeenkomstig de gegeven instructies (hierna uitgedrukt) en indien geen instructies werden voorzien, voor goedkeuring van het voorstel; en
4. alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, aktes of documenten inzake het voorgaande ondertekenen en, in het algemeen alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van dit mandaat.

B. AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN VOOR DE VERGADERINGEN

I. Agenda en voorgestelde besluiten voor de gewone algemene vergadering

1. Lezing, bespreking en toelichting van het jaarverslag van de raad van bestuur, de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2025 en het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening van het boekjaar 2025.
2. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2025.

Voorgesteld besluit:
Voorstel tot goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2025.

---

econocom

1. Goedkeuring van de bestemming van het resultaat

Voorgesteld besluit:
Voorstel om de winst van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025, ten bedrage van 9.125.415,39 euros, volledig toe te wijzen aan het overgedragen resultaat.

1. Kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

Voorgesteld besluit:
Voorstel tot het verlenen van kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

1. Kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

Voorgesteld besluit:
Voorstel tot het verlenen van kwijting aan de commissaris voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag.

Voorgesteld besluit:
Voorstel tot goedkeuring van het remuneratieverslag voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

II. Agenda en voorgestelde besluiten voor de buitengewone algemene vergadering

1. Terugbetaling van de uitgiftepremie gelijkgesteld met volstort kapitaal, overeenkomstig de artikelen 7:208 en 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, voor een bedrag van 0,05 euro per aandeel.

Voorstel van besluit:
Voorstel om de uitgiftepremie gelijkgesteld met volstort kapitaal terug te betalen, overeenkomstig de artikelen 7:208 en 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, inclusief de aandelen aangehouden door de Vennootschap zelf door een inning van de geblokkeerde rekening "Uitgiftepremies" voor een bedrag van 0,05 euro per uitstaand aandeel op de datum van de onthechting van de coupon. De onthechting van de coupon die recht geeft op de terugbetaling zal plaatsvinden op het einde van een termijn van twee maanden na de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad. De uitbetaling van de coupon zal plaatsvinden na de onthechting van de coupon, overeenkomstig artikel 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

1. Hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur van de BAV van 30 november 2021 om maximum 88.000.000 eigen aandelen van de Vennootschap te verwerven.

Voorstel van besluit:
i. De Raad van Bestuur is gemachtigd om maximum 88.000.000 eigen aandelen van de Vennootschap te verwerven, overeenkomstig artikel 7:215 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, tegen een prijs die niet lager is dan 1 euro per aandeel en niet hoger dan 10 euros per aandeel. De machtiging is geldig voor

---

econocom

een periode van vijf jaar vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van 31 maart 2026. Deze machtiging heeft eveneens betrekking op de verwerving van de aandelen van de vennootschap door één of meerdere van haar dochtervennootschappen.

ii. De Raad van Bestuur is bevoegd om, overeenkomstig artikel 7:226 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, ten hoogste 88.000.000 van eigen aandelen van de Vennootschap in pand te geven. Deze machtiging is geldig voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van publicatie van de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 31 maart 2026.

Deze machtiging vervangt de vorige machtiging die door de Buitengewone Algemene Vergadering van 30 november 2021 werd verleend.

1. Hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur door de Buitengewone Algemene Vergadering van 22 juni 2023 om aandelen van de Vennootschap te verkrijgen door aankoop of ruil in geval van een dreigend ernstig nadeel.

Voorstel van besluit:

Wijziging van artikel 12 van de statuten om de machtiging aan de raad van bestuur te hernieuwen, voor een periode van drie jaar, om overeenkomstig de wettelijke bepalingen aandelen of winstbewijzen van de Vennootschap te verkrijgen door aankoop of ruil, ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de Vennootschap.

1. Wijziging van artikel 12 van de statuten.

Voorstel van besluit:

Het nieuwe artikel 12 luidt nu als volgt:

"ARTIKEL 12 - VERWERVING EN VERVREEMDING VAN EIGEN AANDELEN.

De vennootschap kan slechts eigen aandelen of (in voorkomend geval) winstbewijzen verwerven door aankoop of ruil, rechtstreeks of via een persoon die handelt in zijn eigen naam maar voor rekening van de vennootschap, na een beslissing van de algemene vergadering die besluit volgens de voorwaarden betreffende het quorum en de meerderheid bepaald in Artikel 7:154 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, die onder meer het maximum aantal te verwerven aandelen of winstbewijzen bepaalt, de duurtijd waarvoor de machtiging wordt verleend, binnen de beperking bedoeld in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, evenals de minimale en maximale tegenwaarden.

De machtiging van de algemene vergadering is niet vereist als de aankoop van eigen aandelen of winstbewijzen noodzakelijk is om te vermijden dat de vennootschap ernstig en dreigende schade zou oplopen. In dit geval wordt de raad van bestuur gemachtigd om, overeenkomstig de op dat ogenblik geldende wettelijke bepalingen, de aandelen van de vennootschap te verwerven door aankoop of ruil. Deze machtiging wordt verleend voor een duurtijd van drie jaar vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de beslissing van de buitengewone algemene vergadering van 31 maart 2026.

De Raad van Bestuur kan aandelen van de vennootschap vervreemden of vernietigen in de gevallen voorzien door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, onder meer aan één of meer bepaalde personen. Voor zover nodig wordt deze machtiging uitgebreid tot de overdracht of vernietiging van eigen aandelen van de vennootschap door haar dochtervennootschappen.

---

econocom

Bovendien kan de raad van bestuur de aandelen overdragen of vernietigen van de vennootschap die genoteerd is in de zin van artikel 1:11 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Daarenboven kan zij de aandelen en winstbewijzen overdragen in de gevallen voorzien door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, evenals wanneer daarmee een ernstige en dreigende schade wordt vermeden, voor zover, in bepaalde gevallen, deze titels worden overgedragen op de markt of ten gevolge van een openbaar aanbod tot verkoop tegen dezelfde voorwaarden aan alle aandeelhouders."

1. Volmachten.

Voorstel van besluit:
Voorstel om bevoegdheden te delegeren, (i) met de mogelijkheid tot subdelegatie, aan de gedelegeerd bestuurders van Econocom Group SE, voor de uitvoering van de bovenstaande resolutie, en (ii) aan de instrumenterende notaris en zijn medewerkers, afzonderlijk optredend, voor het opstellen, ondertekenen en neerleggen van de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap en voor het verzorgen van de verschillende formaliteiten.

C. STEMINSTRUCTIES

Zoals hierboven aangegeven kan de volmachtdrager het stemrecht alleen uitoefenen in overeenstemming met de onderstaande steminstructies. De Vennootschap aanvaardt enkel de stem van de volmachtdrager voor de resoluties waarvoor de ondergetekende voor elk agendapunt een specifieke steminstructie heeft geformuleerd.

De lasthebber zal in naam en voor rekening van de ondergetekende stemmen als volgt:

I. Gewone algemene vergadering

	JA	NEE	ONTHoudING
1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2025.
2. Toewijzing van de winst van de Vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 ten bedrage van 9.125.415,39 euros, volledig aan het overgedragen resultaat.
3. Kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
4. Kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
5. Goedkeuring van het remuneratieverslag.

---

econocom

II. Buitengewone algemene vergadering

	JA	NEE	ONTHoudING
1. Terugbetaling van de uitgiftepremie gelijkgesteld met volstort kapitaal terug te betalen, overeenkomstig de artikelen 7:208 en 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, inclusief de aandelen aangehouden door de Vennootschap zelf door een inning van de geblokkeerde rekening, "Uitgiftepremies" voor een bedrag van 0,05 euro per uitstaand aandeel op de datum van de onthechting van de coupon. De onthechting van de coupon die recht geeft op de terugbetaling zal plaatsvinden op het einde van een termijn van twee maanden na de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad. De uitbetaling van de coupon zal plaatsvinden na de onthechting van de coupon, overeenkomstig artikel 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
2. Hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur van de BAV van 30 november 2021 om maximum 88.000.000 eigen aandelen van de Vennootschap te verwerven, overeenkomstig artikel 7:215 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, tegen een prijs die niet lager is dan 1 euro per aandeel en niet hoger dan 10 euros per aandeel. De machtiging is geldig voor een periode van vijf jaar vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van 31 maart 2026. Deze machtiging heeft eveneens betrekking op de verwerving van de aandelen van de vennootschap door één of meerdere van haar dochtervennootschappen.
De Raad van Bestuur is bevoegd om, overeenkomstig artikel 7:226 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, ten hoogste 88.000.000 van eigen aandelen van de Vennootschap in pand te geven. Deze machtiging is geldig voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van publicatie van de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 31 maart 2026.
Deze machtiging vervangt de vorige machtiging die door de Buitengewone Algemene Vergadering van 30 november 2021 werd verleend.

---

econocom

	JA	NEE	ONTHoudING
3. Hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur door de BAV van 22 juni 2023 om aandelen van de Vennootschap te verkrijgen door aankoop of ruil in geval van een dreigend ernstig nadeel.
4. Wijziging van artikel 12 van de statuten om rekening te houden met de machtiging aan de Raad van Bestuur om aandelen van de Vennootschap te verkrijgen.
5. Volmachten.

D. NIEUWE AGENDAPUNTEN EN NIEUWE VOORSTELLEN VAN BESLUITEN

De ondergetekende verklaart kennis de hebben van het feit dat, na de bekendmaking van de oproeping tot de Vergaderingen, één of meer aandeelhouders, die gezamenlijk tenminste 3% van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap vertegenwoordigen, de toevoeging van nieuwe agendapunten van de Vergaderingen of nieuwe voorstellen van besluiten betreffende de opgenomen of op te nemen agendapunten kunnen verzoeken.

De Vennootschap zal ten laatste op 16 maart 2026 een aangepaste agenda bekend maken als haar nieuwe onderwerpen of voorstellen tot besluiten op te nemen in de agenda van de Vergaderingen geldig hebben bereikt.

In dat geval, zal de Vennootschap eveneens een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen die deze nieuwe onderwerpen of voorstellen van besluiten bevat en zullen de hierna beschreven regels in dat geval van toepassing zijn:

1. als de huidige volmacht geldig werd overgemaakt aan de Vennootschap vóór de bekendmaking van de gewijzigde agenda van de Vergaderingen, zal deze volmacht geldig blijven voor wat betreft de agendapunten van de algemene vergaderingen die oorspronkelijk vermeld waren in de oproeping;
2. indien de Vennootschap een gewijzigde agenda heeft gepubliceerd waarin nieuwe onderwerpen of nieuwe voorstellen tot besluit zijn opgenomen, is de volmachtdrager slechts bevoegd om over deze nieuwe onderwerpen en/of nieuwe voorstellen te stemmen indien het nieuwe volmachtformulier, met inbegrip van de steminstructies van de volmachtdrager, uiterlijk op 25 maart 2026 bij de Vennootschap is aangekomen.

E. SCHADEVERGOEDING

De ondergetekende verbindt zich ertoe om niet de nietigverklaring te vorderen van de voorstellen goedgekeurd door de lasthebber en geen enkele schadevergoeding van de lasthebber te eisen, op voorwaarde echter dat deze de grenzen van zijn volmacht heeft gerespecteerd.

---

econocom

---

Deze volmacht is onherroepelijk.

Opgemaakt te __, op __ 2026.

(handtekening)

Gelieve elke bladzijde te paraferen en de laatste bladzijde te ondertekenen. Rechtspersonen moeten de naam, voornaam en functie vermelden van de personen die de huidige volmacht ondertekenen in hun naam. De vertegenwoordigers van rechtspersonen moeten documenten die hun identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen aan de Vennootschap overhandigen ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de vergadering.

8