Econocom Group SE — Proxy Solicitation & Information Statement 2022

Mar 1, 2022

Econocom Group SE

Société européenne cotée Siège: Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles Numéro d'entreprise : 0422.646.816 (RPM Bruxelles) (ci-après la "Société")

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE ET ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE DES ACTIONNAIRES D'ECONOCOM GROUP SE DU 31 MARS 2022

(ci-après les "Assemblées")

Vote par procuration

Avertissement

Compte tenu de la crise sanitaire et des mesures y afférentes pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, le conseil d'administration encourage les actionnaires à participer aux Assemblées soit (i) en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à une personne désignée par le conseil d'administration, en suivant les règles énoncées dans la convocation.

Les porteurs de titres ayant accompli les formalités de convocation nécessaires et qui expriment leur souhait d'assister aux Assemblées seront avertis des modalités précises de la tenue des Assemblées en temps voulu.

En fonction de l'évolution de la situation sanitaire et des règles applicables dans les prochaines semaines, la Société se réserve le droit de modifier ces modalités de participation par le biais d'un communiqué de presse et sur le site Internet de la Société.

Les actionnaires qui souhaitent exercer leurs droits de vote en donnant procuration avant les Assemblées sont invités à utiliser le présent formulaire de procuration.

Le mandataire sera de plein droit un représentant de la Société (ou une de ses filiales) ou de l'étude du notaire instrumentant de l'assemblée générale extraordinaire. Ce mandataire exercera le droit de vote conformément aux instructions de vote reprises dans la procuration.

La procuration doit parvenir à la Société au plus tard le 25 mars 2022 par e-mail à l'adresse suivante : generalsecretariat@econocom.com. Exceptionnellement, et pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, il est demandé aux actionnaires de favoriser l'envoi par courrier électronique d'une copie scannée ou photographiée des formulaires de vote par procuration, et d'adresser ultérieurement les originaux par courrier au siège de la Société. Il est rappelé, par ailleurs, que les formulaires de vote par procuration peuvent également être signés par un procédé de signature électronique comme cela est prévu à l'article 7:143 § 2 du Code des sociétés et des associations.

Les actionnaires qui souhaitent voter par procuration doivent également respecter toutes les formalités d'enregistrement décrites dans la convocation aux Assemblées.

Le(a) soussigné(e),

Personne morale :

Dénomination sociale et forme juridique :
Siège:
Numéro d'entreprise :
Valablement représentée par :	Demeurant à :
1.
2.

Personne physique :

Nom :
Prénoms :
Domicile :
Numéro national :

Déclare avoir procédé à l'enregistrement comptable à la date d'enregistrement (prière de joindre une copie des attestations) et être titulaire de _______________ actions en pleine propriété, en nue-propriété ou en usufruit (biffer les mentions inutiles) de la Société ;

Désigne comme mandataire :

• Pour ce qui concerne l'assemblée générale ordinaire : un représentant de la Société (ou une de ses filiales), qui sera désigné à cet effet,
• Pour ce qui concerne l'assemblée générale extraordinaire : tout collaborateur de l'étude des notaires Berquin, dont les bureaux sont situés à 1000 Bruxelles, Avenue Lloyd George 11,

à qui il/elle confère tous pouvoirs aux fins de le/la représenter aux Assemblées qui se tiendront le 31 mars 2022 ou à toutes autres assemblées ultérieures ayant le même ordre du jour.

A. POUVOIRS DU MANDATAIRE

En vertu de la présente, le mandataire dispose des pouvoirs suivants au nom du (de la) soussigné(e) :

• 1. prendre part à l'assemblée générale pour laquelle il a été nommé mandataire et, le cas échéant, voter en faveur de son ajournement ;
• 1. prendre part à toutes autres assemblées ayant le même ordre du jour, au cas où la première assemblée aurait été prorogée, ajournée ou n'aurait pas été régulièrement convoquée ;
• 1. prendre part aux délibérations et voter dans le sens de l'intention de vote exprimée ci-après et, si aucune instruction n'est donnée, voter en faveur de la proposition ; et
• 1. signer tout procès-verbal, liste des présences, registre, acte ou document concernant ce qui précède et, en général, faire tout ce qui sera nécessaire ou utile à l'exécution du présent mandat.

B. ORDRE DU JOUR ET PROPOSITIONS DE DECISIONS DES ASSEMBLEES GENERALES DES ACTIONNAIRES

I. Ordre du jour et propositions de décisions de l'assemblée générale ordinaire

• 1. Lecture, discussion et explication du rapport de gestion du conseil d'administration, des comptes annuels statutaires et consolidés au 31 décembre 2021 et du rapport du commissaire afférent aux comptes statutaires et consolidés de l'exercice 2021.
• 2. Approbation des comptes annuels statutaires au 31 décembre 2021. Proposition de résolution : Proposition d'approuver les comptes annuels statutaires au 31 décembre 2021.
• 3. Approbation de l'affectation du résultat. Proposition de résolution : Proposition d'affecter le résultat de l'exercice social de la Société clôturé au 31 décembre 2021 de 278.795.842,78 euros au résultat reporté pour 278.795.842,78 euros.
• 4. Décharge aux administrateurs pour l'exécution de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2021. Proposition de résolution : Proposition d'octroyer la décharge aux administrateurs pour l'exercice clôturé le 31 décembre 2021.
• 5. Décharge au commissaire pour l'exécution de son mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2021. Proposition de résolution : Proposition d'octroyer la décharge au commissaire pour l'exercice clôturé le 31 décembre 2021.
• 6. Approbation du rapport de rémunération. Proposition de résolution : Proposition d'approuver le rapport de rémunération.
• 7. Proposition de nomination de Monsieur Laurent Roudil en qualité d'Administrateur. Proposition de résolution : Proposition de nommer Monsieur Laurent Roudil en qualité d'administrateur d'Econocom Group SE, avec effet immédiat pour une durée de 4 ans, prenant fin à l'issue de l'assemblée générale annuelle à tenir en 2026.
• 8. Pouvoirs aux fins de l'exécution des résolutions qui précèdent. Proposition de résolution :

Proposition de (i) déléguer les pouvoirs, avec faculté de subdélégation, à l'administrateur délégué et aux directeurs généraux d'Econocom Group SE, pour l'exécution des résolutions qui précèdent et pour procéder aux formalités de publicité y afférentes, et de (ii) donner procuration à Madame Nathalie Sfeir et/ou Lydie Roulleaux (salariées du groupe Econocom), avec l'autorisation de subdéléguer ses pouvoirs, afin de procéder aux formalités de dépôt et de publication.

II. Ordre du jour et propositions de décisions de l'assemblée générale extraordinaire

1. Remboursement de prime d'émission assimilée à du capital libéré, conformément aux articles 7:208 et 7:209 du Code des sociétés et associations, à hauteur de 0,14 euro par action.

Proposition de résolution :

Proposition de rembourser la prime d'émission assimilée à du capital libéré, conformément aux articles 7:208 et 7:209 Code des sociétés et associations, en ce compris les actions détenues en propre par la Société, par prélèvement sur le compte de « prime d'émission », à hauteur de 0,14 euro par action, existant à la date de détachement du coupon. Le détachement du coupon donnant droit au remboursement interviendra à l'issue d'une période de deux mois suivant la publication de la présente décision au Moniteur Belge. La mise en paiement du coupon interviendra postérieurement au détachement du coupon, conformément à l'article 7:209 Code des sociétés et associations.

2. Pouvoirs.

Proposition de résolution :

Proposition de déléguer les pouvoirs (i) avec faculté de subdélégation, à l'administrateur délégué et aux directeurs généraux d'Econocom Group SE, pour l'exécution des résolutions qui précèdent et (ii) au notaire instrumentant et à ses préposés, agissant séparément, aux fins d'assurer les formalités y afférentes.

C. INSTRUCTIONS DE VOTE

La Société n'acceptera le vote du mandataire que pour les résolutions pour lesquelles le(a) soussigné(e) a formulé une instruction précise de vote pour chaque sujet inscrit à l'ordre du jour.

Le mandataire votera au nom et pour le compte du (de la) soussigné(e) dans le sens suivant :

I. Assemblée générale ordinaire

		OUI	NON	ABSTENTION
1.	Approbation des comptes annuels statutaires au 31 décembre 2021.
2.	Affectation du résultat de l'exercice social de la Société clôturé au 31 décembre 2021 de 278.795.842,78 euros au résultat reporté pour 278.795.842,78 euros
3.	Décharge aux administrateurs pour l'exécution de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 dé cembre 2021.
4.	Décharge au commissaire pour l'exécution de son mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 dé cembre 2021.
5.	Approbation du rapport de rémunération.
6.	Proposition de nomination de Monsieur Laurent Roudil en qualité d'Administrateur.
7.	Délégation de pouvoirs aux fins de l'exécution des résolutions qui précèdent.

II. Assemblée générale extraordinaire

		OUI	NON	ABSTENTION
1.	Remboursement de la prime d'émission assimilée à du
	capital libéré, conformément aux articles 7:208 et
	7:209 Code des sociétés et associations, en ce compris
	les actions détenues en propre par la Société, par
	prélèvement sur le compte de « prime d'émission », à
	hauteur de 0,14 euro par action existant à la date de
	détachement du coupon. Le détachement du coupon
	donnant droit au remboursement interviendra à l'issue
	d'une période de deux mois suivant la publication de la
	présente décision au Moniteur Belge. La mise en
	paiement du coupon interviendra postérieurement au
	détachement du coupon, conformément à l'article
	7:209 Code des sociétés et associations.
2.	Délégation de pouvoirs aux fins de l'exécution des
	résolutions qui précèdent.

D. NOUVEAUX POINTS A L'ORDRE DU JOUR ET NOUVELLES PROPOSITIONS DE DECISIONS

Le(a) soussigné(e) déclare par ailleurs avoir été informé(e) que, après la publication de la convocation à assister aux Assemblées, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble une participation d'au moins 3 % du capital de la Société peuvent requérir l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour des Assemblées ou de nouvelles propositions de décisions concernant des sujets inscrits ou à inscrire à cet ordre du jour.

La Société publiera au plus tard le 16 mars 2022 ordre du jour modifié si de nouveaux sujets ou propositions de décision à inscrire à l'ordre du jour des Assemblées lui sont valablement parvenus.

Dans ce cas, la Société mettra également à la disposition des actionnaires un nouveau formulaire de procuration incluant ces nouveaux sujets ou propositions de décision, et les règles énoncées ci-après seront alors applicables :

• 1. si la présente procuration a été valablement communiquée à la Société avant la publication de l'ordre du jour modifié des Assemblées, cette procuration restera valable pour ce qui concerne les sujets à l'ordre du jour des assemblées générales qui étaient mentionnés initialement dans la convocation ;
• 1. si la Société a publié un ordre du jour modifié pour y inclure de nouveaux sujets ou de nouvelles propositions de décisions, le mandataire ne sera autorisé à voter sur ces nouveaux sujets et/ou ces nouvelles propositions de décisions que dans la mesure où le nouveau formulaire de procuration, incluant les instructions de vote du mandataire, soit parvenu à la Société le 25 mars 2022 au plus tard.

E. Indemnisation

Le(a) soussigné(e) s'engage à ne demander l'annulation d'aucune des résolutions approuvées par le mandataire et à n'exiger aucune indemnisation de la part de celui-ci, à la condition toutefois qu'il ait respecté les limites de ses pouvoirs.

* * *

Cette procuration est irrévocable.

Fait à , le 2022. (signature)

_____________________________________

Prière de parapher chaque page de la procuration et de signer la dernière page. Les personnes morales doivent indiquer les nom, prénom et fonction des personnes qui signent la présente procuration en leur nom. Les représentants des personnes morales devront remettre les documents établissant leur identité et leur pouvoir de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de la réunion.