Econocom Group SE — AGM Information 2024

May 24, 2024

Econocom Group SE

Société européenne cotée Siège: Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles Numéro d'entreprise : 0422.646.816 (RPM Bruxelles) (ci-après la "Société")

ASSEMBLEE GENERALE PARTICULIERE DES ACTIONNAIRES D'ECONOCOM GROUP SE

DU 26 JUIN 2024

(ci-après l'"Assemblée")

Vote par correspondance

Les actionnaires qui souhaitent exercer leurs droits de vote par correspondance avant l'Assemblée sont invités à utiliser le présent formulaire de vote par correspondance.

Le formulaire doit parvenir à la Société au plus tard le 20 juin 2024 par e-mail à l'adresse suivante : generalsecretariat@econocom.com ou pour les détenteurs d'actions dématérialisées à l'adresse email ebe.issuer@euroclear.com. Il est demandé aux actionnaires de favoriser l'envoi par courrier électronique d'une copie scannée ou photographiée du présent formulaire de vote par correspondance, et d'adresser ultérieurement l'original par courrier au siège de la Société. Il est rappelé, par ailleurs, que le formulaire de vote par correspondance peut également être signé par un procédé de signature électronique comme cela est prévu à l'article 7:143 § 2 du Code des sociétés et des associations.

Les actionnaires qui souhaitent voter par correspondance doivent également accomplir les formalités d'enregistrement décrites dans la convocation.

Le(a) soussigné(e),

Personne morale :

Dénomination sociale et forme juridique :
Siège:
Numéro d'entreprise :
Valablement représentée par :	Demeurant à :
1.
2.

Personne physique :

Nom :
Prénoms :
Domicile :
Numéro national :

Déclare être titulaire de _______________ actions en pleine propriété, en nue-propriété ou en usufruit (biffer les mentions inutiles) de la Société à la date d'enregistrement (prière de joindre une copie des attestations);

Déclare voter par correspondance avec¹ ________________ de ses actions, tel que précisé ci-après, à l'Assemblée de la Société qui se tiendra le 26 juin 2024 ou à toutes autres assemblées ultérieures ayant le même ordre du jour.

A. ORDRE DU JOUR ET PROPOSITIONS DE DECISIONS DE L'ASSEMBLEE

1. Nomination du nouveau commissaire et fixation des émoluments du commissaire pour l'exercice de son mandat

Proposition de résolution :

Sur recommandation du comité d'audit, proposition du conseil d'administration et présentation du conseil d'entreprise, l'assemblée générale décide de nommer en qualité de commissaire de la Société, BDO Réviseurs d'Entreprises SRL, dont le siège est établi Da Vincilaan 9, 1930 Zaventem, inscrite auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0431.088.289, représentée par son représentant permanent Monsieur Christian Schmetz.

Son mandat aura une durée de trois (3) ans expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire à tenir en 2027, assemblée qui sera appelée à statuer sur les comptes de l'exercice se clôturant le 31 décembre 2026.

Les émoluments du commissaire sont fixés, pour toute la durée de son mandat, à 210.000 EUR par an (indexables annuellement, hors TVA et débours).

2. Nomination du commissaire chargé de la mission d'assurance de l'information en matière de durabilité

Proposition de résolution :

Sur recommandation du comité d'audit, proposition du conseil d'administration et présentation du conseil d'entreprise, l'assemblée générale étend le mandat du nouveau commissaire BDO Réviseurs d'Entreprises SRL, à la délivrance de l'avis d'assurance concernant le rapport en matière de durabilité, prévu par la directive européenne (UE) 2022/2464 du 14 décembre 2022, relative à la publication d'informations en matière de durabilité par les entreprises (CSRD), telle qu'elle sera transposée en droit belge.

Le représentant permanent actuellement désigné par BDO Réviseurs d'Entreprises SRL est Monsieur Christian Schmetz.

Son mandat aura également une durée de trois (3) ans expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire à tenir en 2027, assemblée qui sera appelée à statuer sur les comptes de l'exercice se clôturant le 31 décembre 2026.

Les émoluments du commissaire pour cette mission sont fixés à 95.400 EUR la première année et 63.800 EUR par an les années suivantes (indexables annuellement, hors TVA et débours).

Ces émoluments sont susceptibles d'évoluer, d'un commun accord entre la Société et le Commissaire, selon les contours de la mission telle qu'elle ressortira de la transposition de la CSRD.

¹ Veuillez indiquer le nombre d'actions pour lequel vous souhaitez exercer votre vote par correspondance.

3. Nomination de Madame Sophie Guieysse en qualité d'administrateur indépendant

Proposition de résolution :

Proposition de nommer Madame Sophie Guieysse en qualité d'administrateur indépendant de la Société pour une durée de 4 ans, avec effet immédiat et prenant fin à l'issue de l'assemblée générale annuelle à tenir en 2028.

Madame Sophie Guieysse répond aux critères d'indépendance fixés par l'article 7:87 du Code des sociétés et des associations et par l'article 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020.

4. Pouvoirs

Proposition de résolution :

Proposition de (i) déléguer les pouvoirs, avec faculté de subdélégation, aux administrateurs délégués et aux directeurs généraux d'Econocom Group SE, pour l'exécution des résolutions qui précèdent et pour procéder aux formalités de publicité y afférentes, et de (ii) donner procuration à Madame Nathalie Sfeir et/ou Lydie Roulleaux (salariées du groupe Econocom), avec l'autorisation de subdéléguer ces pouvoirs, afin de procéder aux formalités de dépôt et de publication.

B. INSTRUCTIONS DE VOTE

		OUI	NON	ABSTENTION
1.	Nomination de BDO Réviseurs d'Entreprises SRL en qualité de nouveau commissaire pour une durée de 3 ans et fixation de ses émoluments
2.	Nomination de BDO Réviseurs d'Entreprises en qualité de commissaire chargé de la mission d'assurance de l'information en matière de durabilité pour une durée de 3 ans et fixation de ses émoluments
3.	Nomination de Madame Sophie Guieysse en qualité d'administrateur indépendant de la Société pour une durée de 4 ans
4.	Pouvoirs

* * *

Le présent formulaire sera considéré comme nul dans son ensemble si l'actionnaire n'a marqué aucun choix ci-dessus en relation avec un ou plusieurs des sujets inscrits à l'ordre du jour de l'Assemblée.

L'actionnaire qui a exprimé son vote en renvoyant valablement le présent formulaire à la Société ne peut plus voter à l'Assemblée en personne ou par mandataire pour le nombre de voix ainsi exprimées.

Si la Société publie au plus tard le 11 juin 2024 un ordre du jour modifié pour y inscrire de nouveaux points ou propositions de décisions à la demande d'un ou plusieurs actionnaires en exécution de l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations, ce formulaire restera valable pour les sujets de l'ordre du jour qu'il couvre, pour autant qu'il soit valablement parvenu à la Société avant la publication de cet ordre du jour modifié. Nonobstant ce qui précède, le vote exercé dans le présent formulaire sur un sujet inscrit à l'ordre du jour est nul si l'ordre du jour a été modifié sur ce sujet pour y inscrire une proposition de décision nouvelle en application de l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations.

Fait à , le 2024.

_____________________________________

(signature)

Prière de parapher chaque page de ce formulaire de vote par correspondance et de signer la dernière page. Les personnes morales doivent indiquer les nom, prénom et fonction des personnes qui signent le présent formulaire en leur nom. Les représentants des personnes morales devront remettre les documents établissant leur identité et leur pouvoir de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de la réunion.