Econocom Group SE — AGM Information 2024

May 24, 2024

Econocom Group SE

Société européenne cotée Siège: Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles Numéro d'entreprise : 0422.646.816 (RPM Bruxelles) (ci-après la "Société")

ASSEMBLEE GENERALE PARTICULIERE DES ACTIONNAIRES D'ECONOCOM GROUP SE DU 26 JUIN 2024 (ci-après l'"Assemblée")

Vote par procuration

Les actionnaires qui souhaitent exercer leurs droits de vote en donnant procuration avant l'Assemblée sont invités à utiliser le présent formulaire de procuration.

Le mandataire sera de plein droit un représentant de la Société (ou une de ses filiales). Ce mandataire exercera le droit de vote conformément aux instructions de vote reprises dans la procuration.

La procuration doit parvenir à la Société au plus tard le 20 juin 2024 par e-mail à l'adresse suivante : generalsecretariat@econocom.com ou pour les détenteurs d'actions dématérialisées à l'adresse email ebe.issuer@euroclear.com. Il est demandé aux actionnaires de favoriser l'envoi par courrier électronique d'une copie scannée ou photographiée du présent formulaire de vote par correspondance, et d'adresser ultérieurement l'original par courrier au siège de la Société. Il est rappelé, par ailleurs, que le formulaire de vote par correspondance peut également être signé par un procédé de signature électronique comme cela est prévu à l'article 7:143 § 2 du Code des sociétés et des associations.

Les actionnaires qui souhaitent voter par procuration doivent également respecter toutes les formalités d'enregistrement décrites dans la convocation à l'Assemblée.

Le(a) soussigné(e),

Personne morale :

Dénomination sociale et forme juridique :
Siège:
Numéro d'entreprise :
Valablement représentée par :	Demeurant à :
1.
2.

Personne physique :

Nom :
Prénoms :
Domicile :
Numéro national :

Déclare être titulaire de _______________ actions en pleine propriété, en nue-propriété ou en usufruit (biffer les mentions inutiles) de la Société à la date d'enregistrement (prière de joindre une copie des attestations) ;

Désigne comme mandataire un représentant de la Société (ou une de ses filiales), qui sera désigné à cet effet, à qui il/elle confère tous pouvoirs aux fins de le/la représenter à l'Assemblée qui se tiendra le 26 juin 2024 ou à toutes autres assemblées ultérieures ayant le même ordre du jour.

A. POUVOIRS DU MANDATAIRE

En vertu de la présente, le mandataire dispose des pouvoirs suivants au nom du (de la) soussigné(e) :

• 1. prendre part à l'assemblée générale pour laquelle il a été nommé mandataire et, le cas échéant, voter en faveur de son ajournement ;
• 1. prendre part à toutes autres assemblées ayant le même ordre du jour, au cas où la première assemblée aurait été prorogée, ajournée ou n'aurait pas été régulièrement convoquée ;
• 1. prendre part aux délibérations et voter dans le sens de l'intention de vote exprimée ci-après et, si aucune instruction n'est donnée, voter en faveur de la proposition ; et
• 1. signer tout procès-verbal, liste des présences, registre, acte ou document concernant ce qui précède et, en général, faire tout ce qui sera nécessaire ou utile à l'exécution du présent mandat.

B. ORDRE DU JOUR ET PROPOSITIONS DE DECISIONS DE L'ASSEMBLEE

1. Nomination du nouveau commissaire et fixation des émoluments du commissaire pour l'exercice de son mandat

Proposition de résolution :

Sur recommandation du comité d'audit, proposition du conseil d'administration et présentation du conseil d'entreprise, l'assemblée générale décide de nommer en qualité de commissaire de la Société, BDO Réviseurs d'Entreprises SRL, dont le siège est établi Da Vincilaan 9, 1930 Zaventem, inscrite auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0431.088.289, représentée par son représentant permanent Monsieur Christian Schmetz.

Son mandat aura une durée de trois (3) ans expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire à tenir en 2027, assemblée qui sera appelée à statuer sur les comptes de l'exercice se clôturant le 31 décembre 2026.

Les émoluments du commissaire sont fixés, pour toute la durée de son mandat, à 210.000 EUR par an (indexables annuellement, hors TVA et débours).

2. Nomination du commissaire chargé de la mission d'assurance de l'information en matière de durabilité

Proposition de résolution :

Sur recommandation du comité d'audit, proposition du conseil d'administration et présentation du conseil d'entreprise, l'assemblée générale étend le mandat du nouveau commissaire BDO Réviseurs d'Entreprises SRL, à la délivrance de l'avis d'assurance concernant le rapport en matière de durabilité, prévu par la directive européenne (UE) 2022/2464 du 14 décembre 2022, relative à la publication d'informations en matière de durabilité par les entreprises (CSRD), telle qu'elle sera transposée en droit belge.

Le représentant permanent actuellement désigné par BDO Réviseurs d'Entreprises SRL est Monsieur Christian Schmetz.

Son mandat aura également une durée de trois (3) ans expirant à l'issue de l'assemblée générale ordinaire à tenir en 2027, assemblée qui sera appelée à statuer sur les comptes de l'exercice se clôturant le 31 décembre 2026.

Les émoluments du commissaire pour cette mission sont fixés à 95.400 EUR la première année et 63.800 EUR par an les années suivantes (indexables annuellement, hors TVA et débours). Ces émoluments sont susceptibles d'évoluer, d'un commun accord entre la Société et le Commissaire, selon les contours de la mission telle qu'elle ressortira de la transposition de la

CSRD.

3. Nomination de Madame Sophie Guieysse en qualité d'administrateur indépendant

Proposition de résolution :

Proposition de nommer Madame Sophie Guieysse en qualité d'administrateur indépendant de la Société pour une durée de 4 ans, avec effet immédiat et prenant fin à l'issue de l'assemblée générale annuelle à tenir en 2028.

Madame Sophie Guieysse répond aux critères d'indépendance fixés par l'article 7:87 du Code des sociétés et des associations et par l'article 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020.

4. Pouvoirs

Proposition de résolution :

Proposition de (i) déléguer les pouvoirs, avec faculté de subdélégation, aux administrateurs délégués et aux directeurs généraux d'Econocom Group SE, pour l'exécution des résolutions qui précèdent et pour procéder aux formalités de publicité y afférentes, et de (ii) donner procuration à Madame Nathalie Sfeir et/ou Lydie Roulleaux (salariées du groupe Econocom), avec l'autorisation de subdéléguer ces pouvoirs, afin de procéder aux formalités de dépôt et de publication.

C. INSTRUCTIONS DE VOTE

La Société n'acceptera le vote du mandataire que pour les résolutions pour lesquelles le(a) soussigné(e) a formulé une instruction précise de vote pour chaque sujet inscrit à l'ordre du jour.

Le mandataire votera au nom et pour le compte du (de la) soussigné(e) dans le sens suivant :

		OUI	NON	ABSTENTION
1.	Nomination de BDO Réviseurs d'Entreprises SRL en qualité de nouveau commissaire pour une durée de 3 ans et fixation de ses émoluments
2.	Nomination de BDO Réviseurs d'Entreprises en qualité de commissaire chargé de la mission d'assurance de l'information en matière de durabilité pour une durée de 3 ans et fixation de ses émoluments
3.	Nomination de Madame Sophie Guieysse en qualité d'administrateur indépendant de la Société pour une durée de 4 ans
4.	Pouvoirs

D. NOUVEAUX POINTS A L'ORDRE DU JOUR ET NOUVELLES PROPOSITIONS DE DECISIONS

Le(a) soussigné(e) déclare par ailleurs avoir été informé(e) que, après la publication de la convocation à assister à l'Assemblée, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble une participation d'au moins 3 % du capital de la Société peuvent requérir l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour de l'Assemblée ou de nouvelles propositions de décisions concernant des sujets inscrits ou à inscrire à cet ordre du jour.

La Société publiera au plus tard le 11 juin 2024 l'ordre du jour modifié si de nouveaux sujets ou propositions de décision à inscrire à l'ordre du jour de l'Assemblée lui sont valablement parvenus.

Dans ce cas, la Société mettra également à la disposition des actionnaires un nouveau formulaire de procuration incluant ces nouveaux sujets ou propositions de décision, et les règles énoncées ci-après seront alors applicables :

• 1. si la présente procuration a été valablement communiquée à la Société avant la publication de l'ordre du jour modifié de l'Assemblée, cette procuration restera valable pour ce qui concerne les sujets à l'ordre du jour de l'assemblée générale qui étaient mentionnés initialement dans la convocation ;
• 1. si la Société a publié un ordre du jour modifié pour y inclure de nouveaux sujets ou de nouvelles propositions de décisions, le mandataire ne sera autorisé à voter sur ces nouveaux sujets et/ou ces nouvelles propositions de décisions que dans la mesure où le nouveau formulaire de procuration, incluant les instructions de vote du mandataire, soit parvenu à la Société le 20 juin 2024 au plus tard.

E. INDEMNISATION

Le(a) soussigné(e) s'engage à ne demander l'annulation d'aucune des résolutions approuvées par le mandataire et à n'exiger aucune indemnisation de la part de celui-ci, à la condition toutefois qu'il ait respecté les limites de ses pouvoirs.

* * *

Cette procuration est irrévocable.

Fait à	, le	2024.
(signature)

_____________________________________

Prière de parapher chaque page de la procuration et de signer la dernière page. Les personnes morales doivent indiquer les nom, prénom et fonction des personnes qui signent la présente procuration en leur nom. Les représentants des personnes morales devront remettre les documents établissant leur identité et leur pouvoir de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de la réunion.