Econocom Group SE — AGM Information 2024

May 24, 2024

Econocom Group SE

Europese genoteerde vennootschap Zetel: Marsveldplein 5, 1050 Brussel Ondernemingsnummer: 0422.646.816 (RPR Brussel) (hierna de "Vennootschap")

BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING VAN DE AANDEELHOUDERS VAN ECONOCOM GROUP SE GEHOUDEN OP 26 JUNI 2024

(hierna de "Vergadering")

Stemming per brief

Aandeelhouders die hun stemrecht willen uitoefenen door voorafgaand aan de Vergadering per brief te stemmen, worden gevraagd dit formulier voor de stemming per brief te gebruiken.

Het formulier dient de Vennootschap te bereiken ten laatste op 20 juni 2024 per e-mail op het volgende adres: generalsecretariat@econocom.com of voor houders van gedematerialiseerde aandelen naar het e-mailadres ebe.issuer@euroclear.com. De aandeelhouders verzocht om bij voorkeur een email met een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende stemformulier reeds te verzenden, en vervolgens de originelen per post naar het hoofdkantoor van de Vennootschap te sturen.Voorts wordt eraan herinnerd dat de formulieren om te stemmen per brief ook kunnen worden ondertekend door middel van een elektronische handtekeningprocedure, zoals bepaald in artikel 7:143 § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

De aandeelhouders die wensen te stemmen per brief moeten eveneens de registratieformaliteiten beschreven in de oproeping vervullen.

Ondergetekende,

Rechtspersoon:

Naam en rechtsvorm:
Maatschappelijke zetel:
Ondernemingsnummer:
Geldig vertegenwoordigd door:	Wonende te:
1.
2.

Natuurlijke persoon:

Naam:
Voornamen:
Woonplaats:
Rijksregisternummer:

Verklaart eigenaar te zijn van ___________ aandelen in volle eigendom, blote eigendom of vruchtgebruik (schrap wat niet past) van de Vennootschap op de registratiedatum (gelieve een kopie van de attesten toe te voegen),

Verklaart dat zij per brief zal stemmen met¹ ___________ aandelen, zoals hieronder gespecificeerd, op de Vergadering die wordt gehouden op 26 juni 2024, of op andere volgende vergaderingen met dezelfde agenda.

A. AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN VOOR DE VERGADERING

1. Benoeming van de nieuwe commissaris en vaststelling van de bezoldigingen voor de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat

Voorgesteld besluit :

Op aanbeveling van het auditcomité, op voorstel van de raad van bestuur en op voordracht van de ondernemingsraad besluit de algemene vergadering tot commissaris van de Vennootschap te benoemen BDO Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te Da Vincilaan 9, 1930 Zaventem, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0431.088.289, vertegenwoordigd door haar vaste vertegenwoordiger de heer Christian Schmetz.

De benoeming is voor drie (3) jaar en zal van rechtswege eindigen na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van het jaar 2027, die zal worden samengeroepen om uitspraak te doen over de jaarrekening van het boekjaar afgesloten op 31 december 2026.

De bezoldigingen van de commissaris, voor de hele periode van zijn mandaat, worden vastgesteld op 210.000 EUR per jaar (jaarlijks geïndexeerd, exclusief BTW en uitgaven).

2. Benoeming van de commissaris belast met het assuranceoordeel over duurzaamheidsinformatie

Voorgesteld besluit :

Op aanbeveling van het auditcomité, op voorstel van de raad van bestuur en op voordracht van de ondernemingsraad breidt de algemene vergadering het mandaat van de nieuwe Commissaris, BDO Bedrijfsrevisoren BV, uit tot het afleveren van het assuranceoordeel over het duurzaamheidsverslag voorzien in de Europese richtlijn (EU) 2022/2464 van 14 december 2022 met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen (CSRD), zoals omgezet in Belgisch recht.

De vaste vertegenwoordiger die momenteel door BDO Bedrijfsrevisoren BV is aangeduid, is de heer Christian Schmetz.

De benoeming is ook voor drie (3) jaar en zal van rechtswege eindigen na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van het jaar 2027, die zal worden samengeroepen om uitspraak te doen over de jaarrekening van het boekjaar afgesloten op 31 december 2026.

De bezoldigingen van de commissaris voor deze opdracht worden vastgesteld op 95.400 EUR voor het eerste jaar en 63.800 EUR per jaar voor de daaropvolgende jaren (jaarlijks geïndexeerd, exclusief BTW en uitgaven).

Deze bezoldigingen kunnen, in onderling overleg tussen de Vennootschap en de commissaris, worden gewijzigd, afhankelijk van de reikwijdte van de opdracht zoals die zal voortvloeien uit de omzetting van de CSRD.

¹ Gelieve het aantal aan te duiden waarmee u wenst te stemmen per brief.

3. Benoeming van mevrouw Sophie Guieysse tot onafhankelijk bestuurder

Voorgesteld besluit :

Voorstel om mevrouw Sophie Guieysse te benoemen als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap voor een termijn van 4 jaar, met onmiddellijke ingang en eindigend onmiddellijk na de jaarlijkse algemene vergadering te houden in 2028.

Mevrouw Sophie Guieysse voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria vermeld in artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020.

4. Volmachten

Voorgesteld besluit :

Voorstel om (i) de bevoegdheden, met de mogelijkheid van subdelegatie, te delegeren aan de gedelegeerd bestuurders en de directeuren-generaal van Econocom Group SE, om de voorgaande besluiten uit te voeren en de bijbehorende publicatieformaliteiten te vervullen, en (ii) om volmacht te verlenen aan Mevrouw Nathalie Sfeir en/of Lydie Roulleaux (werknemers van de groep Econocom), om de formaliteiten voor de indiening en de publicatie te vervullen.

B. STEMINSTRUCTIES

		JA	NEE	ONTHOUDING
1.	Benoeming van BDO Bedrijfsrevisoren BV als de nieuwe commissaris voor een termijn van 3 jaar en vaststelling van haar bezoldigingen
2.	Benoeming van BDO Bedrijfsrevisoren BV als de commissaris belast met het assuranceoordeel over duurzaamheidsinformatie voor een termijn van 3 jaar en vaststelling van haar bezoldigingen
3.	Benoeming van mevrouw Sophie Guieysse tot onafhankelijk bestuurder voor een termijn van 4 jaar
4.	Volmachten

* * *

Dit formulier wordt in zijn geheel als nietig beschouwd indien de aandeelhouder geen van de bovenstaande keuzes heeft gemarkeerd met betrekking tot een of meer van de onderwerpen op de agenda van de Vergadering.

Een aandeelhouder die zijn stem heeft uitgebracht door dit formulier rechtsgeldig aan de Vennootschap te retourneren, mag niet langer persoonlijk of bij volmacht stemmen op de Vergadering voor het aantal aldus uitgebrachte stemmen.

Indien de Vennootschap ten laatste op 11 juni 2024 een gewijzigde agenda publiceert om nieuwe punten of voorstellen op te nemen op verzoek van één of meer aandeelhouders overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, blijft dit formulier geldig voor de agendapunten die het bestrijkt, op voorwaarde dat het geldig is ontvangen door de Vennootschap vóór de publicatie van deze gewijzigde agenda. Niettegenstaande het voorgaande is de in dit formulier uitgebrachte stem over een onderwerp op de agenda nietig indien de agenda over dat onderwerp is gewijzigd om er een nieuw voorstel in op te nemen overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Opgemaakt te , op 2024.

_____________________________________

(handtekening)

Gelieve elke bladzijde te paraferen en de laatste bladzijde te ondertekenen. Rechtspersonen moeten de naam, voornaam en functie vermelden van de personen die het huidige stemmingsformulier per brief ondertekenen in hun naam. De vertegenwoordigers van rechtspersonen moeten documenten die hun identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen aan de Vennootschap overhandigen ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de vergadering.