Econocom Group SE — AGM Information 2024

Aug 5, 2024

Econocom Group SE

Société européenne cotée Siège : Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles Numéro d'entreprise : 0422.646.816 (RPM Bruxelles)

CONVOCATION A ASSISTER A L'ASSEMBLEE GENERALE PARTICULIERE D'ECONOCOM GROUP SE DU 10 SEPTEMBRE 2024

Mesdames, Messieurs les actionnaires,

Vous êtes invités à assister à l'assemblée générale particulière de la société Econocom Group SE, ayant son siège Place du Champ de Mars 5 à 1050 Bruxelles, Belgique, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0422.646.816 (la "Société") qui se tiendra le mardi 10 septembre 2024 à 15h30 aux bureaux de la Société situés Place du Champ de Mars 5 à 1050 Bruxelles (l' Assemblée"), avec l'ordre du jour ci-après.

ORDRE DU JOUR ET PROPOSITIONS DE DECISIONS POUR L'ASSEMBLEE GENERALE PARTICULIERE

1. Autorisation d'octroyer au maximum 3.150.000 actions gratuites dans le cadre d'un plan d'intéressement sous la forme d'un plan d'attribution d'actions gratuites, et le cas échéant d'octroyer un plan d'intéressement équivalent en espèces, en faveur de dirigeants et de salariés de la Société ou de sociétés du Groupe.

Proposition de résolution :

L'assemblée générale décide d'autoriser le conseil d'administration de la Société :

• à procéder, en une ou plusieurs fois, à des attributions gratuites d'actions à concurrence d'un maximum de 3.150.000 actions Econocom Group SE et le cas échéant des actions dites « fantômes » répliquant les conditions d'attribution, d'acquisition et de conservation des actions gratuites, au profit de dirigeants d'Econocom Group SE et, le cas échéant, d'autres bénéficiaires qu'il déterminera parmi les membres du personnel du Groupe Econocom, étant entendu qu'en cas d'attribution d'actions gratuites, il pourra s'agir d'actions existantes ou d'actions nouvelles à émettre dans le cadre d'une augmentation de capital par apports nouveaux, par incorporation de réserves ou par incorporation du bénéfice reporté ;
• à fixer les conditions du ou des plan(s) d'intéressement sous la forme d'un plan d'attribution d'actions gratuites, et sous la forme d'actions « fantômes » en vertu du(des)quel(s) les attributions visées ci-dessus pourront intervenir, étant entendu que (i) l'acquisition des actions gratuites (et le cas échéant des actions « fantômes ») sera soumise à une condition de présence d'au moins trois ans après l'attribution, sauf circonstances particulières à fixer par le conseil d'administration (notamment, décès, invalidité, incapacité et retraite), (ii) sous réserve des circonstances particulières précitées, les actions gratuites et les actions « fantômes » feront l'objet d'une courte période de rétention à déterminer par le conseil d'administration, (iii) le nombre d'actions (et le cas échéant d'actions « fantômes ») au moment de l'acquisition dépendra de la performance collective de la Société évaluée sur trois ans au regard du chiffre d'affaires , de l'EBIT gestion et du résultat net, et (iv) les actions gratuites pourront faire l'objet d'une promesse d'achat de la part d'Econocom Group SE dans des conditions à déterminer. Ce plan est établi dans une perspective de rétention des acteurs déterminants de la réalisation et du dépassement des objectifs de la Société.

2. Pouvoirs

Proposition de résolution :

L'assemblée générale confère tous pouvoirs, avec faculté de subdélégation, au conseil d'administration ou à l'Administrateur Délégué d'Econocom Group SE pour mettre en œuvre les résolutions prises, et donne procuration à Madame Nathalie Sfeir et/ou Lydie Roulleaux (salariées du groupe Econocom), avec l'autorisation de subdéléguer ses pouvoirs, afin de procéder aux formalités de dépôt et de publication.

FORMALITES DE PARTICIPATION A L'ASSEMBLEE GENERALE

Pour assister à l'Assemblée du 10 septembre 2024, les actionnaires sont priés de se conformer aux articles 28 et 29 des statuts de la Société et aux formalités suivantes.

1. Date d'enregistrement

La date d'enregistrement est le 27 août 2024 à vingt-quatre heures (heure belge). Seules les personnes inscrites au titre d'actionnaire à la date et l'heure seront autorisées à voter à l'Assemblée. Il ne sera pas tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'Assemblée.

Les détenteurs d'actions nominatives doivent être inscrits dans le registre des actions nominatives de la Société le 27 août 2024 à vingt-quatre heures (heure belge).

Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent être enregistrés en tant qu'actionnaire dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'Euroclear Belgium le 27 août 2024 à vingt-quatre heures (heure belge).

2. Intention de participer à l'Assemblée

Les actionnaires doivent informer le conseil d'administration, de préférence par message électronique à l'adresse email ebe.issuer@euroclear.com ou par lettre recommandée, au plus tard le 4 septembre 2024, de leur intention de participer à l'Assemblée, indiquer le nombre d'actions pour lequel ils entendent prendre part au vote, et, pour les titulaires d'actions dématérialisées, présenter la preuve de leur inscription en tant qu'actionnaire à la date d'enregistrement.

Afin d'assister à l'Assemblée, les actionnaires et les porteurs de procuration doivent, en plus des formalités indiquées au paragraphe précédent, prouver au plus tard immédiatement avant le début de la réunion leur identité et, le cas échéant, leur pouvoir de représentation.

3. Vote par procuration ou par correspondance

Les actionnaires peuvent exercer leurs droits de vote avant l'Assemblée, soit (i) en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à une personne désignée par le conseil d'administration.

En cas de recours à un vote par procuration, le mandataire sera de plein droit un représentant de la Société (ou une de ses filiales), qui sera désigné à cet effet.

Ce mandataire exercera ce droit de vote conformément aux instructions de vote reprises dans la procuration.

Les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance approuvés par la Société doivent être utilisés pour ce faire. Ils peuvent être téléchargés sur le site web https://www.econocom.com/fr/investisseurs/assemblees-generales.

Les actionnaires doivent, en plus des formalités précitées, transmettre les procurations ou les formulaires de vote par correspondance dûment complétés et signés à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com – ou pour les détenteurs d'actions dématérialisées à l'adresse email ebe.issuer@euroclear.com – au plus tard le 4 septembre 2024.

Il est demandé aux actionnaires de favoriser l'envoi par courrier électronique d'une copie scannée ou photographiée des formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance, et d'adresser ultérieurement les originaux par courrier au siège de la Société.

Il est rappelé, par ailleurs, que les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance peuvent également être signés par un procédé de signature électronique tel que prévu à l'article 7:143 § 2 du Code des sociétés et des associations.

4. Nouveaux points à l'ordre du jour, propositions de décisions et droit de poser des questions

Les actionnaires détenant au moins 3% du capital qui souhaitent demander l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour ou déposer des propositions de décisions doivent, outre les formalités susvisées, établir à la date de leur requête la preuve de la possession de la fraction de capital exigée et faire parvenir à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com leur demande, au plus tard le 19 août 2024.

Le cas échéant, l'ordre du jour modifié sera publié au plus tard le 26 août 2024.

Les actionnaires souhaitant formuler des questions préalablement à la tenue de l'Assemblée et ayant respecté les formalités précitées, sont invités à les faire parvenir, au plus tard le 4 septembre 2024, de préférence à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com, ou par courrier à l'adresse suivante : Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem.

5. Détenteurs d'obligations convertibles et de droits de souscription

Les détenteurs d'obligations convertibles et de droits de souscription émis par la Société peuvent assister à l'Assemblée avec voix consultative. Pour ce faire, ils doivent informer le conseil d'administration par email à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com au plus tard le 4 septembre 2024 de leur intention de participer à l'Assemblée.

6. Documentation

La documentation relative à l'Assemblée, l'ordre du jour, éventuellement modifié, les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance, éventuellement modifiés, sont disponibles dès la publication de la présente convocation sur le site web de la Société (https://www.econocom.com/fr/investisseurs/assemblees-generales) et au siège de la Société.

Les formalités précitées, les instructions reprises sur le site web de la Société et sur les formulaires de vote par correspondance et de procuration doivent être strictement respectées.

Bien cordialement,

Pour le conseil d'administration