Econocom Group SE — AGM Information 2024

Sep 17, 2024

Econocom Group SE

Europese genoteerde vennootschap Zetel: Marsveldplein 5, 1050 Brussel Ondernemingsnummer: 0422.646.816 (RPR Brussel)

(hierna de "Vennootschap")

NOTULEN VAN DE BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS GEHOUDEN OP 10 SEPTEMBER 2024

Bureau

De vergadering wordt om 15.30 uur geopend door de heer Bruno GROSSI (de "Voorzitter").

De Voorzitter benoemt mevrouw Nathalie GICQUEL tot secretaris van de vergadering.

Mevrouw Nathalie SFEIR en mevrouw Lydie ROULLEAUX werden benoemd tot stemopnemers.

Samenstelling van de vergadering

Aandeelhouders

Een aanwezigheidslijst met de namen van alle aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders, het aantal aandelen dat elk van hen bezit, alsook de volmachten en certificaten betreffende het bezit van gedematerialiseerde aandelen op de registratiedatum, zal aan deze notulen gehecht blijven en in het register van de notulen van de algemene vergaderingen worden bewaard.

Bestuurders en commissaris

De bestuurders van de Vennootschap hebben afgezien van de formaliteiten voor het bijeenroepen van de vergadering.

De commissaris BDO Bedrijfsrevisoren BV, regelmatig bijeengeroepen, heeft afstand gedaan van zijn recht om de vergadering bij te wonen.

Uiteenzetting van de Voorzitter

A. De voorzitter legt uit dat de agenda voor deze algemene vergadering als volgt is:

• 1. Machtiging tot het toekennen van maximaal 3.150.000 gratis aandelen als onderdeel van een stimuleringsplan in de vorm van een gratis aandelentoewijzingsplan, en, indien nodig, tot het toekennen van een equivalent stimuleringsplan in contanten, ten behoeve van directieleden en werknemers van de Vennootschap of vennootschappen van de Groep.
• 1. Bevoegdheden

B. De oproepingen met deze agenda werden gedaan door aankondigingen gepubliceerd in:

• Het Belgisch Staatsblad van 5 augustus 2024 voor de Nederlandse versie en van 7 augustus 2024 voor de Franse versie, met de volgende verklaring van het Belgisch Staatsblad « cet avis aurait dû paraître avec l'avis en néerlandais publié au Moniteur belge le lundi 5 août 2024 »,
• de krant L'Echo van 5 augustus 2024, en
• de krant De Tijd van 5 augustus 2024.

Deze oproepingen werden ook, dertig dagen vóór de vergadering, aan de aandeelhouders in naam en aan de voorgestelde commissaris meegedeeld, per gewone brief of per elektronische post wanneer een elektronisch adres aan de Vennootschap werd meegedeeld met het oog op de communicatie met haar.

De tekst van de oproeping, samen met de volmachtformulieren en stemformulieren per brief, is op 5 augustus 2024 voor aandeelhouders beschikbaar gesteld op de website van de Vennootschap (https://www.econocom.com/en/investors/general-meetings).

De publicaties en de uitnodigingen zijn aan deze notulen gehecht (Bijlage 1).

C. Het kapitaal van de Vennootschap wordt vertegenwoordigd door 179 045 899 aandelen zonder nominale waarde.

De Voorzitter merkt op dat de stemrechten verbonden aan 8 725 516 aandelen geschorst werden op de datum van de boekhoudkundige registratie, 27 augustus 2024, om middernacht (Belgische tijd), ofwel omdat deze aandelen op naam van de Vennootschap of van haar dochtervennootschappen werden gehouden, ofwel omdat het aandelen betrof die vroeger aan toonder werden gehouden en momenteel gedeponeerd zijn bij de Deposito- en Consignatiekas, overeenkomstig de wettelijke bepalingen terzake.

Aldus dienen alleen de 170 320 383 aandelen waarvan het stemrecht niet is geschorst, in aanmerking te worden genomen voor de berekening van het aanwezigheidsquorum overeenkomstig artikel 7:140 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Uit de bijgevoegde aanwezigheidslijst (Bijlage 2) blijkt dat de op de vergadering aanwezige en vertegenwoordigde aandeelhouders 119 073 037 aandelen bezitten, waarvan 59 334 319 aandelen enkelvoudige stemrechten en 59 738 718 aandelen dubbele stemrechten bezitten.

De Voorzitter merkt tevens op dat verscheidene aandeelhouders, die in totaal 105 460 841 aandelen vertegenwoordigen, per brief hebben gestemd.

De volmachtformulieren en de formulieren voor de stemming per brief blijven aan deze notulen gehecht (Bijlage 3).

D. De aan de algemene vergadering voorgelegde documentatie, de agenda, de formulieren voor het stemmen bij volmacht en het stemmen per brief werden aan de aandeelhouders ter beschikking gesteld bij de publicatie van de oproeping op de website van de Vennootschap en op de zetel van de Vennootschap.

E. Om te worden aangenomen, moeten de voorstellen op de agenda een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen krijgen.

Bevestiging van de geldigheid van de vergadering

De toespraak van de Voorzitter wordt door de vergadering bevestigd; de vergadering erkent rechtsgeldig te zijn samengesteld en over de agendapunten te kunnen beraadslagen.

Resoluties

Na beraadslaging over de agendapunten, neemt de vergadering de volgende besluiten:

Resolutie 1. Machtiging tot het toekennen van maximaal 3.150.000 gratis aandelen als onderdeel van een stimuleringsplan in de vorm van een gratis aandelentoewijzingsplan, en, indien nodig, tot het toekennen van een equivalent stimuleringsplan in contanten, ten behoeve van directieleden en werknemers van de Vennootschap of vennootschappen van de Groep.

De algemene vergadering besluit de raad van bestuur van de Vennootschap te machtigen:

• Om, één of meerdere keren, gratis aandelen toe te kennen tot een maximum van 3.150.000 Econocom Group SE-aandelen en, indien van toepassing, zogenaamde "fantoom" aandelen die de voorwaarden voor toekenning, verwerving en behoud van gratis aandelen repliceren, ten behoeve van directieleden van Econocom Group SE en, indien van toepassing, andere begunstigden die zullen worden bepaald uit de leden van het personeel van de Econocom Group, met dien verstande dat bij toekenning van gratis aandelen, dit bestaande aandelen kunnen zijn of nieuwe aandelen die worden uitgegeven in het kader van een kapitaalverhoging door nieuwe inbreng, door incorporatie van reserves of van overgedragen winst;
• Om de voorwaarden van het of de stimuleringsplan(nen) vast te leggen in de vorm van een gratis aandelentoewijzingsplan, en in de vorm van "fantoom" aandelen op grond waarvan de bovengenoemde toekenningen kunnen plaatsvinden, met dien verstande dat (i) de verwerving van gratis aandelen (en, indien van toepassing, de "fantoom" aandelen) onderworpen zal zijn aan een aanwezigheidsvereiste van minstens drie jaar na de toekenning, behalve in bijzondere omstandigheden die door de raad van bestuur worden bepaald (met name overlijden, invaliditeit, ongeschiktheid en pensioen), (ii) behoudens de bovenvermelde bijzondere omstandigheden, zullen de gratis aandelen en de "fantoom" aandelen worden onderworpen aan een korte, door de raad van bestuur, vast te stellen retentieperiode, (iii) het aantal aandelen (en indien van toepassing "fantoom" aandelen) op het moment van verwerving zal afhangen van de collectieve prestaties van de Vennootschap, beoordeeld over drie jaar op basis van de omzet, het EBIT management en het nettoresultaat, en (iv) de gratis aandelen kunnen onderworpen worden aan een aankoopbelofte van Econocom Group SE onder nader te bepalen voorwaarden. Dit plan is opgesteld met het oog op het behoud van de belangrijkste spelers bij het bereiken en overtreffen van de doelstellingen van de Vennootschap.

Deze resolutie wordt aangenomen (166 365 868 stemmen "Ja", 12 445 699 stemmen "Nee" en 188 stemmen "Onthouding").

• Het percentage "ja"-stemmen ten opzichte van het totale aantal uitgebrachte stemmen: 93,04%
• Het aantal aandelen waarvoor stemmen werden uitgebracht: 119 073 037
• Het deel van het kapitaal dat door deze aandelen wordt vertegenwoordigd: 66,50%
• Het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen: 178 811 755

Resolutie 2. Bevoegdheden

De algemene vergadering verleent alle bevoegdheden, met de mogelijkheid tot subdelegatie, aan de raad van bestuur of de Gedelegeerde Bestuurder van Econocom Group SE om de genomen besluiten uit te voeren, en geeft een volmacht aan Mevrouw Nathalie Sfeir en/of Lydie Roulleaux (werknemers van de groep Econocom), met de machtiging tot subdelegatie, om de neerleggings- en publicatieformaliteiten te vervullen.

Deze resolutie wordt aangenomen (175 575 284 stemmen "Ja", 3 236 283 stemmen "Nee" en 188 stemmen "Onthouding").

• Het percentage "ja"-stemmen ten opzichte van het totale aantal uitgebrachte stemmen: 98,19%
• Het aantal aandelen waarvoor stemmen werden uitgebracht: 119 073 037
• Het deel van het kapitaal dat door deze aandelen wordt vertegenwoordigd: 66,50%
• Het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen: 178 811 755

Einde van de vergadering

De voorzitter constateert dat over de agendapunten geen vragen zijn gesteld.

Aangezien er verder niets is, schorst de Voorzitter de vergadering om 16.15 uur.

Handtekeningen

[handtekening]

[handtekening]

De Heer Bruno GROSSI Voorzitter

______________________

Mevrouw Nathalie GICQUEL Secretaris

___________________________

[handtekening]

[handtekening]

Mevrouw Nathalie SFEIR Stemopnemer

_________________________

Mevrouw Lydie ROULLEAUX Stemopnemer

________________________

Bijlagen :

• 1. Bekendmakingen en aankondigingen van de bijzondere algemene vergadering
• 1. Aanwezigheidslijst
• 1. Formulieren voor het stemmen bij volmacht en per brief