Econocom Group SE — AGM Information 2023

Feb 28, 2023

Econocom Group SE

Europese genoteerde vennootschap Zetel : Marsveldplein 5, 1050 Brussel Ondernemingsnummer : 0422.646.816 (RPR Brussel)

OPROEPING OM DEEL TE NEMEN AAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING EN AAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN ECONOCOM GROUP SE GEHOUDEN OP 31 MAART 2023

Geachte aandeelhouders,

U wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering van de vennootschap Econocom Group SE, met zetel te Marsveldplein 5, 1050 Brussel, België, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0422.646.816 (de "Vennootschap"), die zal worden gehouden op vrijdag 31 maart 2023 om 11 uur, in de kantoren van de Vennootschap gevestigd te Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem. De gewone algemene vergadering zal gevolgd worden door een buitengewone algemene vergadering (samen de "Vergaderingen").

AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN VOOR DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING

• 1. Lezing, bespreking en toelichting van het jaarverslag van de raad van bestuur, de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2022 en het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening van het boekjaar 2022.
• 2. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2022. Voorgesteld besluit : Voorstel tot goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2022.
• 3. Goedkeuring van de bestemming van het resultaat. Voorgesteld besluit : Voorstel om het resultaat van het boekjaar van de Vennootschap, afgesloten op 31 december 2022, van 43.064.959,88 euro toe te wijzen aan het overgedragen resultaat voor 43.064.959,88 euro.
• 4. Kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2022. Voorgesteld besluit : Voorstel tot het verlenen van kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.
• 5. Kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2022. Voorgesteld besluit :

Voorstel tot het verlenen van kwijting aan de commissaris voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2022.

6. Goedkeuring van het remuneratieverslag. Voorgesteld besluit : Voorstel tot goedkeuring van het remuneratieverslag voor het boekjaar afgesloten op 31

7. Herbenoeming van de heer Bruno Grossi als bestuurder. Voorgesteld besluit : Voorstel tot herbenoeming van de heer Bruno Grossi als bestuurder van de Vennootschap voor een termijn van vier jaar, met onmiddellijke ingang en eindigend na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van 2027.

8. Bevestiging van mevrouw Samira Draoua als bestuurder.

Voorgesteld besluit :

december 2022.

Voorstel tot bevestiging van het mandaat van mevrouw Samira Draoua als bestuurder van de Vennootschap, voor het resterende mandaat van de heer Laurent Roudil, d.w.z. tot het einde van de jaarlijkse algemene vergadering van 2026.

9. Benoeming van de heer Angel Benguigui Diaz als bestuurder.

Voorgesteld besluit :

Voorstel tot benoeming van de heer Angel Benguigui Diaz als bestuurder van de Vennootschap voor een termijn van 4 jaar, met onmiddellijke ingang en eindigend na afloop van de jaarlijkse algemene vergadering van 2027.

10. Goedkeuring van clausules inzake controlewijziging.

Voorgesteld besluit :

Voorstel tot goedkeuring en eventuele bekrachtiging, overeenkomstig artikel 7:151 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, van de bepalingen van de overeenkomsten van het type Schuldscheindarlehen (Schuldschein Loan Agreement) die aanleiding geven of kunnen geven tot vervroegde terugbetaling van de lening of het ter beschikking gestelde bedrag aan de Vennootschap, indien zich een controlewijziging over de Vennootschap voordoet.

Deze goedkeuring heeft met name betrekking op §4 (Terugbetaling; vervroegde terugbetaling) van de volgende overeenkomsten van het type Schuldschein:

• Overeenkomsten Schuldschein (Schuldschein Loan Agreement) van 22 april 2022 tussen de Vennootschap als kredietnemer en Landesbank Baden-Württemberg, ABN AMRO Bank N.V., Bayerische Landesbank, UniCredit Bank AG en Belfius Bank SA/NV als Arrangers voor een bedrag van 10.000.000 euro ;
• Overeenkomsten (Schuldschein Schuldschein Loan Agreement) van 22 april 2022 tussen de Vennootschap als kredietnemer en Landesbank Baden-Württemberg, ABN AMRO Bank N.V., Bayerische Landesbank, UniCredit Bank AG en Belfius Bank SA/NV als Arrangers voor een bedrag van 19.000.000 euro ;

• Overeenkomsten Schuldschein (Schuldschein Loan Agreement) van 22 april 2022 tussen de Vennootschap als kredietnemer en Landesbank Baden-Württemberg, ABN AMRO Bank N.V., Bayerische Landesbank, UniCredit Bank AG en Belfius Bank SA/NV als Arrangers voor een bedrag van 15.000.000 euro ;

• Overeenkomsten Schuldschein (Schuldschein Loan Agreement) van 22 april 2022 tussen de Vennootschap als kredietnemer en Landesbank Baden-Württemberg, ABN AMRO Bank N.V., Bayerische Landesbank, UniCredit Bank AG en Belfius Bank SA/NV als Arrangers voor een bedrag van 43.000.000 euro ; en

• Overeenkomsten Schuldschein (Schuldschein Loan Agreement) van 22 april 2022 tussen de Vennootschap als kredietnemer en Landesbank Baden-Württemberg, ABN AMRO Bank N.V., Bayerische Landesbank, UniCredit Bank AG en Belfius Bank SA/NV als Arrangers voor een bedrag van 113.000.000 euro.

11. Volmachten.

Voorgesteld besluit :

Voorstel om (i) de bevoegdheden, met de mogelijkheid van subdelegatie, te delegeren aan de gedelegeerd bestuurders en de directeuren-generaal van Econocom Group SE, om de voorgaande besluiten uit te voeren en de bijbehorende publicatieformaliteiten te vervullen, en (ii) om volmacht te verlenen aan Mevrouw Nathalie Sfeir en/of Lydie Roulleaux (werknemers van de groep Econocom), om de formaliteiten voor de indiening en de publicatie te vervullen.

AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN VOOR DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING

1. Terugbetaling van de uitgiftepremie gelijkgesteld met volstort kapitaal, overeenkomstig de artikelen 7:208 en 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, voor een bedrag van 0,16 euro per aandeel.

Voorgesteld besluit :

Voorstel om de uitgiftepremie gelijkgesteld met volstort kapitaal terug te betalen, overeenkomstig de artikelen 7:208 en 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, inclusief de aandelen aangehouden door de Vennootschap zelf door een inning van de geblokkeerde rekening, "Uitgiftepremies" voor een bedrag van 0,16 euro per uitstaand aandeel op de datum van de onthechting van de coupon. De onthechting van de coupon die recht geeft op de terugbetaling zal plaatsvinden op het einde van een termijn van twee maanden na de bekendmaking van dit besluit in het Belgisch Staatsblad. De uitbetaling van de coupon zal plaatsvinden na de onthechting van de coupon, overeenkomstig artikel 7:209 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

2. Volmachten.

Voorgesteld besluit :

Voorstel (i) om de bevoegdheden, met de mogelijkheid tot subdelegatie, te delegeren aan de gedelegeerd bestuurders en de directeuren-generaal van Econocom Group SE, voor de uitvoering van de voorgaande besluiten, en (ii) tot toekenning van volmacht aan de instrumenterende notaris en zijn medewerkers, afzonderlijk optredend, teneinde de verschillende formaliteiten te verzorgen.

FORMALITEITEN VOOR DEELNAME AAN ALGEMENE VERGADERINGEN

Om de Vergaderingen van 31 maart 2023 te kunnen bijwonen, worden de aandeelhouders verzocht zich te houden aan de artikelen 28 en 29 van de statuten van de Vennootschap en aan de volgende formaliteiten.

Indien op de buitengewone algemene vergadering van 31 maart 2023 het vereiste aanwezigheidsquorum overeenkomstig artikel 7:153 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen niet wordt bereikt, wordt op 25 april 2023 om 11.00 uur een tweede buitengewone algemene vergadering bijeengeroepen die zal beraadslagen en beslissen over de punten op de agenda van de buitengewone algemene vergadering, ongeacht het gedeelte van het kapitaal dat vertegenwoordigd is door de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders.

1. Registratiedatum

De registratiedatum is 17 maart 2023 om 24:00 uur (Belgische tijd). Enkel de personen ingeschreven als aandeelhouder op die datum en dat uur zullen gemachtigd zijn om te stemmen op de Vergaderingen. Er zal geen rekening worden gehouden met het aantal aandelen aangehouden per aandeelhouder op de dag van de Vergaderingen.

De houders van aandelen op naam moeten ingeschreven zijn in het register voor aandelen op naam van de Vennootschap op 17 maart 2023 om 24.00 uur (Belgische tijd).

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten op 17 maart 2023 om 24.00 uur (Belgische tijd) als aandeelhouder zijn geregistreerd op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van Euroclear Belgium.

2. Intentie om deel te nemen aan de Vergaderingen

De aandeelhouders moeten de raad van bestuur, bij voorkeur per e-mail naar het adres ebe.issuer@euroclear.com of per aangetekend schrijven, ten laatste op 25 maart 2023, informeren van hun intentie om deel te nemen aan de Vergaderingen en het aantal aandelen aangeven waarmee zij deel willen nemen aan de stemming. De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten bovendien een bewijs leveren van hun inschrijving als aandeelhouder op de datum van registratie.

Om aan de Vergaderingen deel te nemen, moeten de aandeelhouders en de volmachthouders, naast de in het vorige paragraaf vermelde formaliteiten, hun identiteit en, in voorkomend geval, hun vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen, uiterlijk onmiddellijk voor het begin van de vergadering.

3. Stemmen via volmacht of per brief

De aandeelhouders kunnen hun stemrecht uitoefenen door voorafgaand aan de Vergaderingen (i) per brief te stemmen, of (ii) door een volmacht te geven aan een door de raad van bestuur aangewezen persoon.

In geval van een stemming bij volmacht zal de volmachtdrager van rechtswege zijn :

• met betrekking tot de gewone algemene vergadering : een vertegenwoordiger van de Vennootschap (of van een van haar dochterondernemingen), die daartoe zal worden aangewezen;
• met betrekking tot de buitengewone algemene vergadering : een vertegenwoordiger van het notariskantoor.

Deze volmachtdrager zal het stemrecht uitoefenen in overeenstemming met de steminstructies die in de volmacht zijn opgenomen.

De door de Vennootschap goedgekeurde formulieren om te stemmen via volmacht of per brief moeten daarvoor worden gebruikt. Deze kunnen gedownload worden van de website https://www.econocom.com/en/investors/general-meetings.

De aandeelhouders moeten, naast de voormelde formaliteiten, de volmachten of formulieren om te stemmen per brief naar behoren ingevuld en ondertekend overmaken op het volgende e-mailadres generalsecretariat@econocom.com ten laatste op 25 maart 2023.

De aandeelhouders worden verzocht om bij voorkeur een email met een gescande of gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht of het stemformulier reeds te verzenden, en vervolgens de originelen per post naar de zetel van de Vennootschap te sturen.

Voorts wordt eraan herinnerd dat de formulieren om te stemmen via volmacht of per brief ook kunnen worden ondertekend door middel van een elektronische handtekeningprocedure, zoals bepaald in artikel 7:143 § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

4. Nieuwe agendapunten, voorstellen voor besluiten en recht om vragen te stellen

De aandeelhouders die minstens 3% van het kapitaal aanhouden en die nieuwe punten op de agenda('s) wensen te laten plaatsen of voorstellen tot besluiten wensen neer te leggen, dienen naast de bovenvermelde registratieformaliteiten, op datum van hun verzoek het bewijs te leveren van het bezit van het vereiste aandeel in het kapitaal en hun verzoek per mail toe te zenden naar volgend emailadres: generalsecretariat@econocom.com ten laatste op 9 maart 2023.

In voorkomend geval zal/zullen (een) aangepaste agenda('s) gepubliceerd worden ten laatste op 16 maart 2023.

Aandeelhouders die voorafgaand aan de Vergaderingen vragen wensen te stellen en die aan bovenstaande formaliteiten hebben voldaan, worden verzocht deze vragen, ten laatste op 25 maart 2023, te sturen bij voorkeur naar het e-mailadres generalsecretariat@econocom.com, of per post naar het volgende adres : Leuvensesteenweg 510/B80, 1930 Zaventem.

5. Houders van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten

Houders van converteerbare obligaties en inschrijvingsrechten die door de Vennootschap zijn uitgegeven, kunnen de Vergaderingen met raadgevende stem bijwonen. Daartoe moeten zij de raad van bestuur uiterlijk op 25 maart 2023 per e-mail op generalsecretariat@econocom.com op de hoogte brengen van hun voornemen om deel te nemen aan de Vergaderingen.

6. Documentatie

De documentatie die moet worden voorgelegd aan de algemene vergaderingen, de (eventueel aangepaste) agenda's, de (eventueel aangepaste) formulieren om via volmacht of per brief te stemmen, zijn beschikbaar vanaf de publicatie van deze oproeping op de website van de Vennootschap (https://www.econocom.com/en/investors/general-meetings) en op de zetel van de Vennootschap.

De voorafgaande formaliteiten, de instructies op de website van de Vennootschap en op de formulieren om via volmacht of per brief te stemmen moeten strikt worden nageleefd.

Hoogachtend,

Voor de raad van bestuur