Econocom Group SE — AGM Information 2023

May 22, 2023

Econocom Group SE

Europese genoteerde vennootschap Maatschappelijke zetel: Marsveldplein 5, 1050 Brussel Ondernemingsnummer: 0422.646.816 (RPR Brussel) (hierna de "Vennootschap")

BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN DE AANDEELHOUDERS VAN ECONOCOM GROUP SE GEHOUDEN OP 22 JUNI 2023

(hierna de "Vergadering") Stemming door volmacht

De aandeelhouders die hun stemrecht willen uitoefenen door voorafgaand aan de Vergadering hun volmacht te geven, worden gevraagd dit volmachtformulier te gebruiken.

De volmachtdrager is van rechtswege een vertegenwoordiger van de Vennootschap (of van een van haar dochterondernemingen) of van het kantoor van de notaris die optreedt als volmachtdrager op de buitengewone algemene vergadering. Deze volmachtdrager zal het stemrecht uitoefenen in overeenstemming met de in het volmachtformulier opgenomen steminstructies.

De volmacht dient de Vennootschap te bereiken ten laatste op 16 juni 2023 per e-mail op het volgende adres: generalsecretariat@econocom.com of voor houders van gedematerialiseerde aandelen naar het e-mailadres ebe.issuer@euroclear.com. De aandeelhouders verzocht om bij voorkeur een email met een gescande of gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht reeds te verzenden, en vervolgens de originelen per post naar het hoofdkantoor van de Vennootschap te sturen. Voorts wordt eraan herinnerd dat de formulieren om te stemmen via volmacht ook kunnen worden ondertekend door middel van een elektronische handtekeningprocedure, zoals bepaald in artikel 7:143 § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

De aandeelhouders die wensen te stemmen via volmacht moeten eveneens de registratieformaliteiten beschreven in de oproeping tot de Vergadering vervullen.

Ondergetekende,

Rechtspersoon: Naam en rechtsvorm: Maatschappelijke zetel: Ondernemingsnummer: Geldig vertegenwoordigd door: 1. 2. Wonende te:

Natuurlijke persoon:

Naam:
Voornamen:
Woonplaats:
Rijksregisternummer:

Verklaart de procedure van registratie te hebben doorlopen op de registratiedatum (gelieve een kopie van de attesten toe te voegen) en eigenaar te zijn van ___________ aandelen in volle eigendom, blote eigendom of vruchtgebruik (schrap wat niet past) van de Vennootschap,

Benoemt als lasthebber met betrekking tot de buitengewone algemene vergadering: alle medewerkers van het notariskantoor Berquin, waarvan het kantoor gevestigd is aan de Lloyd George 11-laan te 1000 Brussel,

aan wie hij/zij alle bevoegdheden verleent om hem/haar te vertegenwoordigen op de Vergadering die worden gehouden op 22 juni 2023 om 11.00 uur of op andere volgende vergaderingen met dezelfde agenda.

A. BEVOEGDHEDEN LASTHEBBER

Hierbij beschikt de lasthebber over de volgende bevoegdheden in naam van de ondergetekende:

• 1. de algemene vergadering bijwonen en, in voorkomend geval, stemmen voor het uitstel ervan;
• 1. andere vergaderingen met eenzelfde agenda bijwonen indien de eerste vergaderingen zouden worden uitgesteld, verdaagd of niet behoorlijk zou worden bijeengeroepen;
• 1. deel nemen aan de beraadslagingen en stemming overeenkomstig de gegeven instructies (hierna uitgedrukt) en indien geen instructies werden voorzien, voor goedkeuring van het voorstel; en
• 1. alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, aktes of documenten inzake het voorgaande ondertekenen en, in het algemeen alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van dit mandaat.

B. AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN VOOR DE ALGEMENE VERGADERING

1. Vernietiging van drieënveertig miljoen achthonderdvierentachtigduizend éénentachtig (43.884.081) eigen aandelen in het bezit van de Vennootschap, opheffing van de onbeschikbare reserve bedoeld in artikel 7:217, §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot de vernietigde aandelen en wijziging van artikel 5 van de statuten om het aantal door de Vennootschap uitgegeven aandelen weer te geven.

Voorstel van besluit:

• i. Vernietiging van drieënveertig miljoen achthonderd vierentachtig duizend eenentachtig (43.884.081) eigen aandelen in het bezit van de Vennootschap overeenkomstig artikel 7:217, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Ingevolge deze vernietiging wordt het totaal aantal aandelen van de Vennootschap verminderd tot 179.045.899.
• ii. Als gevolg van de vernietiging van de drieënveertig miljoen achthonderdvierentachtigduizend eenentachtig (43.884.081) eigen aandelen, opheffing van de onbeschikbare reserve ten belope van een bedrag van 136.169.469,08 EUR, aangelegd overeenkomstig artikel 7:217, §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ingevolge de verkrijging door de Vennootschap van de 43.884.081 eigen aandelen.
• iii. Wijziging van lid 2 van artikel 5 van de statuten om het aantal door de Vennootschap uitgegeven aandelen weer te geven als volgt:

"Zij wordt vertegenwoordigd door honderdnegenenzeventig miljoen vijfenveertigduizend achthonderdnegenennegentig (179.045.899) aandelen zonder nominale waarde.

iv. Wijziging van artikel 6 van de statuten door toevoeging van een nieuwe laatste paragraaf die als volgt luidt:

"Volgens de notulen opgesteld door notaris Tim Carnewal, te Brussel, op 22 juni 2023, is het aantal aandelen gebracht op honderdnegenenzeventig miljoen vijfenveertigduizend achthonderdnegenennegentig (179.045.899).

2. Wijziging van artikel 12 van de statuten.

Voorstel van besluit:

Wijziging van artikel 12 van de statuten om (i) in de statuten de mogelijkheid toe te voegen dat de raad van bestuur door de algemene vergadering gemachtigd wordt om eigen aandelen te vernietigen en (ii) de machtiging aan de raad van bestuur te hernieuwen, voor een periode van drie jaar, om overeenkomstig de wettelijke bepalingen aandelen of winstbewijzen van de Vennootschap te verkrijgen door aankoop of ruil, ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de Vennootschap.

Het nieuwe artikel 12 luidt nu als volgt

"ARTIKEL 12 - VERWERVING EN VERVREEMDING VAN EIGEN AANDELEN.

De vennootschap kan slechts eigen aandelen of (in voorkomend geval) winstbewijzen verwerven door aankoop of ruil, rechtstreeks of via een persoon die handelt in zijn eigen naam maar voor rekening van de vennootschap, na een beslissing van de algemene vergadering die besluit volgens de voorwaarden betreffende het quorum en de meerderheid bepaald in Artikel 7:154 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, die onder meer het maximum aantal te verwerven aandelen of winstbewijzen bepaalt, de duurtijd waarvoor de machtiging wordt verleend, binnen de beperking bedoeld in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, evenals de minimale en maximale tegenwaarden.

De machtiging van de algemene vergadering is niet vereist als de aankoop van eigen aandelen of winstbewijzen noodzakelijk is om te vermijden dat de vennootschap ernstig en dreigende schade zou oplopen. In dit geval wordt de raad van bestuur gemachtigd om, overeenkomstig de op dat ogenblik geldende wettelijke bepalingen, de aandelen van de vennootschap te verwerven door aankoop of ruil. Deze machtiging wordt verleend voor een duurtijd van drie jaar vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de beslissing van de buitengewone algemene vergadering van 22 juni 2023.

De Raad van Bestuur kan aandelen van de vennootschap vervreemden of vernietigen in de gevallen voorzien door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, onder meer aan één of meer bepaalde personen. Voor zover nodig wordt deze machtiging uitgebreid tot de overdracht of vernietiging van eigen aandelen van de vennootschap door haar dochtervennootschappen.

Bovendien kan de raad van bestuur de aandelen overdragen of vernietigen van de vennootschap die genoteerd is in de zin van artikel 1:11 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Daarenboven kan zij de aandelen en winstbewijzen overdragen in de gevallen voorzien door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, evenals wanneer daarmee een ernstige en dreigende schade wordt vermeden, voor zover, in bepaalde gevallen, deze titels worden overgedragen op de markt of ten gevolge van een openbaar aanbod tot verkoop tegen dezelfde voorwaarden aan alle aandeelhouders.

3. Machtiging aan de raad van bestuur om eigen aandelen te vernietigen en bijgevolg de statuten aan te passen om het aantal door de vennootschap uitgegeven aandelen weer te geven.

Voorstel van besluit:

Voorstel om de raad van bestuur van de Vennootschap uitdrukkelijk te machtigen om de eigen aandelen van de Vennootschap te vernietigen, zonder dat een verdere goedkeuring of andere tussenkomst van de algemene vergadering vereist is en zonder beperking in de tijd, en bijgevolg de raad van bestuur te machtigen om na een vernietiging de statuten te wijzigen om het aantal door de Vennootschap uitgegeven aandelen weer te geven.

Deze machtiging geldt tevens voor de vernietiging van ingekochte eigen aandelen van de Vennootschap door de rechtstreekse dochtervennootschappen van de vennootschap in de zin van artikel 7:221 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, overeenkomstig de bepalingen daarin vermeld.

4. Volmachten

Voorstel van besluit:

Voorstel om bevoegdheden te delegeren (i) met de mogelijkheid tot subdelegatie, aan de gedelegeerd bestuurders van Econocom Group SE, voor de uitvoering van de bovenstaande resolutie en (ii) aan de notaris en zijn medewerkers, afzonderlijk optredend, voor het opstellen van de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap en voor het verzorgen van de verschillende formaliteiten.

C. STEMINSTRUCTIES

Zoals hierboven aangegeven kan de volmachtdrager het stemrecht alleen uitoefenen in overeenstemming met de onderstaande steminstructies. De Vennootschap aanvaardt enkel de stem van de volmachtdrager voor de resoluties waarvoor de ondergetekende voor elk agendapunt een specifieke steminstructie heeft geformuleerd.

De lasthebber zal in naam en voor rekening van de ondergetekende stemmen als volgt:

	JA	NEE	ONTHOUDING
1. Vernietiging van drieënveertig miljoen achthonderdvierentachtigduizend éénentachtig (43.884.081) eigen aandelen in het bezit van de Vennootschap, opheffing van de onbeschikbare reserve bedoeld in artikel 7:217, §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen met betrekking tot de vernietigde aandelen en wijziging van artikel 5 van de statuten om het aantal door de Vennootschap uitgegeven aandelen weer te geven. i. Vernietiging van drieënveertig miljoen achthonderd vierentachtig duizend eenentachtig (43.884.081) eigen aandelen in het bezit van de Vennootschap overeenkomstig artikel 7:217, §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Ingevolge deze vernietiging wordt het totaal aantal aandelen van de Vennootschap verminderd tot 179.045.899. ii. Als gevolg van de vernietiging van de drieënveertig miljoen achthonderdvierentachtigduizend eenentachtig (43.884.081) eigen aandelen, opheffing van de onbeschikbare reserve ten belope van een bedrag van 136.169.469,08 EUR, aangelegd overeenkomstig artikel 7:217, §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ingevolge de verkrijging door de Vennootschap van de 43.884.081 eigen aandelen. iii. Wijziging van lid 2 van artikel 5 van de statuten om het aantal door de Vennootschap uitgegeven aandelen weer te geven als volgt: "Zij wordt vertegenwoordigd door honderdnegenenzeventig miljoen vijfenveertigduizend achthonderdnegenennegentig (179.045.899) aandelen zonder nominale waarde. iv. Wijziging van artikel 6 van de statuten door toevoeging van een nieuwe laatste paragraaf die als volgt luidt: "Volgens de notulen opgesteld door notaris Tim Carnewal, te Brussel, op 22 juni 2023, is het aantal aandelen gebracht op honderdnegenenzeventig miljoen vijfenveertigduizend achthonderdnegenennegentig (179.045.899).

2.	Wijziging van artikel 12 van de statuten om (i) in de statuten de mogelijkheid toe te voegen dat de raad van bestuur door de algemene vergadering gemachtigd wordt om eigen aandelen te vernietigen en (ii) de machtiging aan de raad van bestuur te hernieuwen, voor een periode van drie jaar, om overeenkomstig de wettelijke bepalingen aandelen of winstbewijzen van de Vennootschap te verkrijgen door aankoop of ruil, ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de Vennootschap.
3.	Machtiging aan de raad van bestuur om eigen aandelen te vernietigen en bijgevolg de statuten aan te passen om het aantal door de vennootschap uitgegeven aandelen weer te geven.
4.	Voorstel om bevoegdheden te delegeren (i) met de mogelijkheid tot subdelegatie, aan de gedelegeerd bestuurders van Econocom Group SE, voor de uitvoering van de bovenstaande resolutie en (ii) aan de notaris en zijn medewerkers, afzonderlijk optredend, voor het opstellen van de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap en voor het verzorgen van de verschillende formaliteiten.

D. NIEUWE AGENDAPUNTEN EN NIEUWE VOORSTELLEN VAN BESLUITEN

De ondergetekende verklaart kennis de hebben van het feit dat, na de bekendmaking van de oproeping tot de Vergadering, één of meer aandeelhouders, die gezamenlijk tenminste 3% van het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap vertegenwoordigen, de toevoeging van nieuwe agendapunten van de algemene vergadering of nieuwe voorstellen van besluiten betreffende de opgenomen of op te nemen agendapunten kunnen verzoeken.

De Vennootschap zal ten laatste op 7 juni 2023 een aangepaste agenda bekend maken als haar nieuwe onderwerpen of voorstellen tot besluiten op te nemen in de agenda van de Vergadering geldig hebben bereikt.

In dat geval, zal de Vennootschap eveneens een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen die deze nieuwe onderwerpen of voorstellen van besluiten bevat en zullen de hierna beschreven regels in dat geval van toepassing zijn:

1. als de huidige volmacht geldig werd overgemaakt aan de Vennootschap vóór de bekendmaking van de gewijzigde agenda van de algemene vergadering, zal deze volmacht geldig blijven voor wat betreft de agendapunten van de algemene vergadering die oorspronkelijk vermeld waren in de oproeping;

2. indien de Vennootschap een gewijzigde agenda heeft gepubliceerd waarin nieuwe onderwerpen of nieuwe voorstellen tot besluit zijn opgenomen, is de volmachtdrager slechts bevoegd om over deze nieuwe onderwerpen en/of nieuwe voorstellen te stemmen indien het nieuwe volmachtformulier, met inbegrip van de steminstructies van de volmachtdrager, uiterlijk op 16 juni 2023 bij de Vennootschap is aangekomen.

E. SCHADEVERGOEDING

De ondergetekende verbindt zich ertoe om niet de nietigverklaring te vorderen van de voorstellen goedgekeurd door de lasthebber en geen enkele schadevergoeding van de lasthebber te eisen, op voorwaarde echter dat deze de grenzen van zijn volmacht heeft gerespecteerd.

* * *

Deze volmacht is onherroepelijk.

_____________________________________

Opgemaakt te , op 2023.

(handtekening)

Gelieve elke bladzijde te paraferen en de laatste bladzijde te ondertekenen. Rechtspersonen moeten de naam, voornaam en functie vermelden van de personen die de huidige volmacht ondertekenen in hun naam. De vertegenwoordigers van rechtspersonen moeten documenten die hun identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen aan de Vennootschap overhandigen ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de vergadering.