Econocom Group SE — AGM Information 2021

Aug 4, 2021

Econocom Group SE

Société européenne cotée Siège: Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles Numéro d'entreprise : 0422.646.816 (RPM Bruxelles)

CONVOCATION DE L'ASSEMBLEE GENERALE PARTICULIERE D'ECONOCOM GROUP SE DU 9 SEPTEMBRE 2021

Mesdames, Messieurs les actionnaires,

Vous êtes invités à assister à l'assemblée générale particulière de la société Econocom Group SE (l' « Assemblée »), ayant son siège Place du Champ de Mars 5 à 1050 Bruxelles, Belgique, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0422.646.816 (la "Société") qui se tiendra le jeudi 9 septembre 2021 à 12 heures aux bureaux de la Société à Zaventem situés Leuvensesteenweg 510/B80 à 1930 Zaventem, en présence physique limitée compte tenu des mesures gouvernementales prises en vue de limiter la propagation du coronavirus COVID-19.

Avertissement

Compte tenu de la crise sanitaire et des mesures y afférentes pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, il est hautement déconseillé aux actionnaires de participer physiquement à l'Assemblée.

Il est vivement recommandé aux actionnaires d'exercer leurs droits de vote avant l'Assemblée en suivant les règles énoncées dans la présente convocation, soit (i) en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à une personne désignée par le conseil d'administration.

Les porteurs de titres ayant accompli les formalités de convocation nécessaires et qui expriment leur souhait d'assister à l'Assemblée seront avertis des modalités précises de la tenue de l'Assemblée en temps voulu.

En fonction de l'évolution de la situation sanitaire et des règles applicables dans les prochaines semaines, la Société se réserve le droit de modifier ces modalités de participation par le biais d'un communiqué de presse et sur le site Internet de la Société.

ORDRE DU JOUR ET PROPOSITIONS DE DECISIONS POUR L'ASSEMBLEE GENERALE

1. Nomination d'un administrateur en qualité d'administrateur indépendant

Proposition de résolution :

Proposition de nommer Monsieur Eric Boustouller en qualité d'administrateur d'Econocom Group SE, avec effet immédiat pour une durée de 4 ans, prenant fin à l'issue de l'assemblée générale annuelle à tenir en 2025. Monsieur Eric Boustouller répond aux critères d'indépendance fixés par l'article 7:87 du Code des sociétés et associations et par l'article 3.5 du Code belge de gouvernance d'entreprise 2020.

2. Pouvoirs aux fins de l'exécution de la résolution qui précède

Proposition de résolution :

Proposition de (i) déléguer les pouvoirs, avec faculté de subdélégation, à l'administrateur délégué et aux directeurs généraux d'Econocom Group SE, pour l'exécution des résolutions qui précèdent et pour procéder aux formalités de publicité y afférentes, et de (ii) donner procuration à Madame Nathalie Sfeir (salariée du groupe Econocom) avec l'autorisation de subdéléguer ses pouvoirs, afin de procéder aux formalités de dépôt et de publication.

FORMALITES DE PARTICIPATION A L'ASSEMBLEE GENERALE

Pour assister à l'Assemblée du 9 septembre 2021, les actionnaires sont priés de se conformer aux articles 28 et 29 des statuts et aux formalités suivantes.

1. Dates et heures

Veuillez noter que toutes les dates et heures mentionnées dans ce document sont des échéances qui ne seront pas prolongées en cas de week-end, de vacances ou pour toute autre raison.

2. Date d'enregistrement

La date d'enregistrement est le 26 août 2021 à vingt-quatre heures (heure belge). Seules les personnes inscrites au titre d'actionnaire à la date et l'heure seront autorisées à voter à l'Assemblée. Il ne sera pas tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'Assemblée.

Les détenteurs d'actions nominatives doivent être inscrits dans le registre des actions nominatives de la Société le 26 août 2021 à vingt-quatre heures (heure belge).

Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent être enregistrés en tant qu'actionnaire dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'Euroclear Belgium le 26 août 2021 à vingt-quatre heures (heure belge).

3. Intention de participer à l'Assemblée

Les actionnaires doivent informer le conseil d'administration, par message électronique à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com, au plus tard le 3 septembre 2021, de leur intention de participer à l'Assemblée, indiquer le nombre d'actions pour lequel ils entendent prendre part au vote, et, pour les titulaires d'actions dématérialisées, présenter la preuve de leur inscription en tant qu'actionnaire à la date d'enregistrement.

Afin d'assister à l'Assemblée, les détenteurs de titres et les porteurs de procuration doivent prouver leur identité et les représentants des personnes morales devront remettre les documents établissant leur identité et leur pouvoir de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de la réunion.

4. Vote par procuration ou par correspondance

Comme indiqué ci-dessus, les actionnaires sont invités à exercer leurs droits de vote avant l'Assemblée soit (i) en votant à distance par correspondance, soit (ii) en donnant procuration à une personne désignée par le conseil d'administration.

En cas de recours à un vote par procuration, le mandataire sera de plein droit un représentant de la Société (ou une de ses filiales) désigné à cet effet.

Les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance approuvés par la Société doivent être utilisés pour ce faire. Ils peuvent être téléchargés sur le site web https://finance.econocom.com - section information réglementée.

Les actionnaires doivent, en plus des formalités précitées, transmettre à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com les procurations ou les formulaires de vote par correspondance dûment complétés et signés au plus tard le 3 septembre 2021.

Exceptionnellement, et pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, il est demandé aux actionnaires de favoriser l'envoi par courrier électronique d'une copie scannée ou photographiée des formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance, et d'adresser ultérieurement les originaux par courrier au siège de la Société.

Il est rappelé, par ailleurs, que les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance peuvent également être signés par un procédé de signature électronique comme cela est prévu à l'article 7:143 § 2 du Code des sociétés et des associations.

5. Nouveaux points aux ordres du jour, propositions de décisions et droit de poser des questions

Les actionnaires détenant au moins 3% du capital qui souhaitent demander l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour ou déposer des propositions de décisions doivent, outre les formalités susvisées, établir à la date de leur requête la preuve de la possession de la fraction de capital exigée et faire parvenir à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com leur demande, au plus tard le 18 août 2021.

Le cas échéant, un/des ordre(s) du jour modifié(s) sera/seront publié(s) au plus tard le 25 août 2021.

Il est fortement recommandé aux actionnaires qui souhaitent formuler des questions préalablement à la tenue de l'Assemblée, de les faire parvenir à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com, en plus des formalités précitées, au plus tard le 3 septembre 2021. Exceptionnellement, en raison de la pandémie COVID-19, il est demandé aux actionnaires de ne pas transmettre leurs questions par courrier au siège de la Société.

6. Détenteurs d'obligations convertibles et de droits de souscription

Les détenteurs d'obligations convertibles et de droits de souscription émis par la Société peuvent assister à l'Assemblée avec voix consultative. Pour ce faire, ils doivent informer le conseil d'administration par email à l'adresse email generalsecretariat@econocom.com au plus tard le 3 septembre 2021 de leur intention de participer à l'Assemblée.

7. Documentation

La documentation qui sera soumise à l'Assemblée, l'ordre du jour, éventuellement modifié, les formulaires de vote par procuration et de vote par correspondance, éventuellement modifiés, sont disponibles dès la publication de la présente convocation sur le site web de la Société (https://finance.econocom.com) et au siège de la Société.

Les formalités précitées, les instructions reprises sur le site web de la Société et sur les formulaires de vote par correspondance et de procuration doivent être strictement respectées.

Bien cordialement,

Pour le conseil d'administration