Econocom Group SE — AGM Information 2021

Oct 25, 2021

Econocom Group SE

Europese genoteerde vennootschap Maatschappelijke zetel: Marsveldplein 5, 1050 Brussel Ondernemingsnummer: 0422.646.816 (RPR Brussel) (hierna de "Vennootschap")

BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN DE AANDEELHOUDERS VAN ECONOCOM GROUP SE GEHOUDEN OP 30 NOVEMBER 2021

(hierna de "Vergadering")

Stemming per brief

Mededeling

In het licht van de gezondheidscrisis en de desbetreffende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, moedigt de Raad van bestuur de aandeelhouders aan om deel te nemen aan de Vergadering, ofwel (i) per brief te stemmen, of (ii) door een volmacht te geven aan een door de Raad van bestuur aangewezen persoon, in overeenstemming met de regels die in de oproeping zijn opgenomen.

De houders van effecten die de nodige formaliteiten voor de bijeenroeping van de Vergadering hebben vervuld en die hun wens hebben uitgesproken om de Vergadering bij te wonen, worden tijdig op de hoogte gebracht van de precieze modaliteiten voor het houden van deze Vergadering.

Afhankelijk van de evolutie van de gezondheidssituatie en de toepasselijke regels in de komende weken, behoudt de Vennootschap zich het recht voor om deze deelnemingsvoorwaarden te wijzigen via een persbericht en op de website van de Vennootschap.

Aandeelhouders die hun stemrecht willen uitoefenen door voorafgaand aan de Vergadering per brief te stemmen, worden gevraagd dit formulier voor de stemming per brief te gebruiken.

Het formulier dient de Vennootschap te bereiken ten laatste op 24 november 2021 per e-mail op het volgende adres: generalsecretariat@econocom.com. Bij wijze van uitzondering, en om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, worden de aandeelhouders verzocht om bij voorkeur een email met een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende stemformulier reeds te verzenden, en vervolgens de originelen per post naar het hoofdkantoor van de Vennootschap te sturen.Voorts wordt eraan herinnerd dat de formulieren om te stemmen per brief ook kunnen worden ondertekend door middel van een elektronische handtekeningprocedure, zoals bepaald in artikel 7:143 § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

De aandeelhouders die wensen te stemmen per brief moeten eveneens de registratieformaliteiten beschreven in de oproeping vervullen.

Ondergetekende,

Rechtspersoon:

Naam en rechtsvorm:
Maatschappelijke zetel:
Ondernemingsnummer:
Geldig vertegenwoordigd door:	Wonende te:
1.
2.

Natuurlijke persoon:

Naam:
Voornamen:
Woonplaats:
Rijksregisternummer:

Verklaart de procedure van registratie te hebben doorlopen op de registratiedatum (gelieve een kopie van de attesten toe te voegen) en eigenaar te zijn van ___________ aandelen in volle eigendom, blote eigendom of vruchtgebruik (schrap wat niet past) van de Vennootschap,

Verklaart dat zij per brief zal stemmen met¹ ___________ aandelen zoals hieronder gespecificeerd op de Vergadering die wordt gehouden op 30 november 2021 om 11.00 uur, België of op andere volgende vergaderingen met dezelfde agenda.

I. AGENDA EN VOORGESTELDE BESLUITEN VOOR DE ALGEMENE VERGADERING

1. Wijziging van artikel 12 van de statuten

Voorgesteld besluit :

Wijziging van artikel 12 van de statuten, door schrapping van de verwijzingen naar de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van 19 mei 2020 waarbij de Raad van Bestuur wordt gemachtigd om aandelen van de Vennootschap te verwerven en in pand te nemen tot een limiet van 20%.

Het nieuwe artikel luidt nu als volgt:

« ARTIKEL 12- VERWERVING EN VERVREEMDING VAN EIGEN AANDELEN.

De vennootschap kan slechts eigen aandelen of (in voorkomend geval) winstbewijzen verwerven door aankoop of ruil, rechtstreeks of via een persoon die handelt in zijn eigen naam maar voor rekening van de vennootschap, na een beslissing van de algemene vergadering die besluit volgens de voorwaarden betreffende het quorum en de meerderheid bepaald in Artikel 7:154 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, die onder meer het maximum aantal te verwerven aandelen of winstbewijzen bepaalt, de duurtijd waarvoor de machtiging wordt verleend, binnen de beperking bedoeld in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, evenals de minimale en maximale tegenwaarden.

¹ Gelieve het aantal aan te duiden waarmee u wenst te stemmen per brief.

De machtiging van de algemene vergadering is niet vereist als de aankoop van eigen aandelen of winstbewijzen noodzakelijk is om te vermijden dat de vennootschap ernstig en dreigende schade zou oplopen. In dit geval wordt de raad van bestuur gemachtigd om, overeenkomstig de op dat ogenblik geldende wettelijke bepalingen, de aandelen van de vennootschap te verwerven door aankoop of ruil. Deze machtiging wordt verleend voor een duurtijd van drie jaar vanaf de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de beslissing van de buitengewone algemene vergadering van 19 mei 2020.

De Raad van Bestuur kan aandelen van de vennootschap vervreemden in de gevallen voorzien door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, onder meer aan één of meer bepaalde personen. Voor zover nodig wordt deze machtiging uitgebreid tot de overdracht van eigen aandelen van de vennootschap door haar dochtervennootschappen.

Bovendien kan de raad van bestuur de aandelen van de vennootschap die genoteerd is in de zin van Artikel 1:11 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Daarenboven kan zij de aandelen en winstbewijzen overdragen in de gevallen voorzien door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, evenals wanneer daarmee een ernstige en dreigende schade wordt vermeden, voor zover, in bepaalde gevallen, deze titels worden overgedragen op de markt of ten gevolge van een openbaar aanbod tot verkoop tegen dezelfde voorwaarden aan alle aandeelhouders. »

De nieuwe tekst van de statuten (met het gewijzigde artikel 12) kan worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap https://www.econocom.com/en/investors/regulatedinformation.

2. Machtiging aan de Raad van Bestuur om eigen aandelen te verwerven overeenkomstig artikel 7:215 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen

Voorgesteld besluit :

• i. De Raad van Bestuur is gemachtigd om maximum 88.000.000 eigen aandelen van de Vennootschap te verwerven, overeenkomstig artikel 7:215 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, tegen een prijs die niet lager is dan € 1 per aandeel en niet hoger dan € 10 per aandeel. De machtiging is geldig voor een periode van vijf jaar vanaf de bekendmaking in de Bijlage bij het Belgisch Staatsblad van de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van 30 november 2021. Deze machtiging heeft eveneens betrekking op de verwerving van de aandelen van de vennootschap door één of meerdere van haar dochtervennootschappen.
• ii. De Raad van Bestuur is bevoegd om, overeenkomstig artikel 7:226 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, ten hoogste 88.000.000 van eigen aandelen van de Vennootschap in pand te geven. Deze machtiging is geldig voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van publicatie van de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 30 november 2021.

Deze machtiging vervangt de vorige machtiging die door de Buitengewone Algemene Vergadering van 19 mei 2020 werd verleend.

3. Wijziging van artikel 27 van de statuten

Voorgesteld besluit :

Wijziging van de datum van de Gewone Algemene Vergadering voorzien in artikel 27 van de statuten.

Het nieuwe artikel luidt nu als volgt

« ARTIKEL 27 - VERGADERING - BIJEENROEPING.

De gewone algemene vergadering komt van rechtswege bijeen op de vierde maandag van de maand maart van elk jaar om elf uur.

Indien deze dag een wettelijke feestdag is, zal de vergadering de volgende werkdag plaatsvinden.

De algemene vergadering kan worden bijeengeroepen telkens het belang van de vennootschap zulks vereist.

Zij moet worden bijeengeroepen op verzoek van de voorzitter van de raad van bestuur, van een gedelegeerd bestuurder of de commissarissen, als er zijn, of de aandeelhouders die samen ten minste een tiende van het kapitaal vertegenwoordigen.

De algemene vergadering vergadert na een bijeenroeping van de raad van bestuur of de commissarissen.

Deze oproepingen vermelden de plaats, de datum, het tijdstip en de agenda van de algemene vergadering en worden uitgevoerd in de vormen en binnen de termijnen voorgeschreven door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

Eén of meerdere aandeelhouders die samen ten minste drie procent (3%) van het kapitaal aanhouden kunnen verzoeken dat één of meerdere punten op de agenda van de algemene vergadering worden ingeschreven. »

De nieuwe tekst van de statuten (met het gewijzigde artikel 27) is te vinden op de website van de Vennootschap https://www.econocom.com/en/investors/regulated-information.

4. Volmachten voor de uitvoering van de voorgaande besluiten

Voorgesteld besluit :

• i. Bevoegdheden te delegeren, met de mogelijkheid van subdelegatie, aan elke Gedelegeerd Bestuurder en directeur-generaal van de Venootschap, die afzonderlijk handelen, om de voorgaande besluiten uit te voeren, en in het algemeen, al het nodige en nuttige te doen in verband met de genoemde resoluties ;
• ii. Bevoegdheden te delegeren aan de notaris en zijn agenten, die afzonderlijk handelen, voor het opstellen van de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap en voor het uitvoeren van de verschillende formaliteiten ; en
• iii. Volmacht te verlenen indien van toepassing, aan Mevrouw Nathalie Sfeir en/of Lydie Roulleaux (werknemers van de groep Econocom), om de betreffende publiciteitsformaliteiten te vervullen.

B. STEMINSTRUCTIES

		JA	NEE	ONTHOUDING
1.	Wijziging van artikel 12 van de statuten, door schrapping van de verwijzingen naar de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van 19 mei 2020 waarbij de Raad van Bestuur wordt gemachtigd om aandelen van de Vennootschap te verwerven en in pand te nemen tot een limiet van 20%.
2.	Machtiging aan de Raad van Bestuur om eigen aandelen te verwerven overeenkomstig artikel 7:215 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen
	i. De Raad van Bestuur is gemachtigd om maximum 88.000.000 eigen aandelen van de Vennootschap te verwerven, overeenkomstig artikel 7:215 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, tegen een prijs die niet lager is dan € 1 per aandeel en niet hoger dan € 10 per aandeel. De machtiging is geldig voor een periode van vijf jaar vanaf de bekendmaking in de Bijlage bij het Belgisch Staatsblad van de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van 30 november 2021. Deze machtiging heeft eveneens betrekking op de verwerving van de aandelen van de vennootschap door één of meerdere van haar dochtervennootschappen.
	ii. De Raad van Bestuur is bevoegd om, overeenkomstig artikel 7:226 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, ten hoogste 88.000.000 van eigen aandelen van de Vennootschap in pand te geven. Deze machtiging is geldig voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van publicatie van de beslissing van de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 30 november 2021.

3.	Wijziging van de datum van de Gewone Algemene Vergadering voorzien in artikel 27 van de statuten.
4.	Volmachten voor de uitvoering van de voorgaande
	besluiten
	i. Bevoegdheden te delegeren, met de mogelijkheid van subdelegatie, aan elke Gedelegeerd Bestuurder en directeur generaal van de Venootschap, die afzonderlijk handelen, om de voorgaande besluiten uit te voeren, en in het algemeen, al het nodige en nuttige te doen in verband met de genoemde resoluties ;
	ii. Bevoegdheden te delegeren aan de notaris en zijn agenten, die afzonderlijk handelen, voor het opstellen van de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap en voor het uitvoeren van de verschillende formaliteiten ; en
	iii. Volmacht te verlenen indien van toepassing, aan Mevrouw Nathalie Sfeir en/of Lydie Roulleaux (werknemers van de groep Econocom), om de betreffende publiciteitsformaliteiten te vervullen.

* * *

Dit formulier wordt in zijn geheel als nietig beschouwd indien de aandeelhouder geen van de bovenstaande keuzes heeft gemarkeerd met betrekking tot een of meer van de onderwerpen op de agenda van de Vergadering.

Een aandeelhouder die zijn stem heeft uitgebracht door dit formulier rechtsgeldig aan de Vennootschap te retourneren, mag niet langer persoonlijk of bij volmacht stemmen op de Algemene Vergadering van Aandeelhouders voor het aantal aldus uitgebrachte stemmen.

Indien de Vennootschap ten laatste op 15 november 2021 een gewijzigde agenda publiceert om nieuwe punten of voorstellen op te nemen op verzoek van één of meer aandeelhouders overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, blijft dit formulier geldig voor de agendapunten die het bestrijkt, op voorwaarde dat het geldig is ontvangen door de Vennootschap vóór de publicatie van deze gewijzigde agenda. Niettegenstaande het voorgaande is de in dit formulier uitgebrachte stem over een onderwerp op de agenda nietig indien de agenda over dat onderwerp is gewijzigd om er een nieuw voorstel in op te nemen overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Opgemaakt te	, op	2021.
(handtekening)

_____________________________________

Gelieve elke bladzijde te paraferen en de laatste bladzijde te ondertekenen. Rechtspersonen moeten de naam, voornaam en functie vermelden van de personen die het huidige stemmingsformulier per brief ondertekenen in hun naam. De vertegenwoordigers van rechtspersonen moeten documenten die hun identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid bewijzen aan de Vennootschap overhandigen ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de vergadering.