Pre-Annual General Meeting Information • Nov 4, 2015
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Te verspreiden op woensdag 4 november 2015 Continental Time 08.00h. U.K. 07.00h. / U.S. Eastern Standard Time 02.00h.
DOCDATA N.V. ("de Vennootschap") publiceert vandaag online de agenda voor de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders ("de Vergadering"), welke zal worden gehouden op woensdag 16 december 2015 om 13.00 uur in de magazijnlocatie van Docdata Fulfilment B.V. aan de Veerweg 16, 5145 NS te Waalwijk. Op de agenda voor de Vergadering zijn voorstellen opgenomen ten aanzien van de goedkeuring van de verkoop van de e-commerce bedrijfsactiviteiten van DOCDATA N.V., de goedkeuring van een verkoop van de aandelen van IAI industrial systems B.V. of de daarmee verbonden onderneming, de toekomstige samenstelling van de Directie en de Raad van Commissarissen en een besluit tot (voorwaardelijke) uitkering in contanten.
Met ingang van vandaag ligt de volledige tekst van de agenda voor de Vergadering en de toelichting daarop ter inzage voor aandeelhouders en andere vergadergerechtigden ten kantore van de Vennootschap, Energieweg 2 te Waalwijk, of zijn kosteloos verkrijgbaar bij ABN AMRO Bank N.V., Gustav Mahlerlaan 10, 1082 PP Amsterdam ("ABN AMRO"), telefoon 020-3442000 of e-mail [email protected]. Inzage en verkrijging van genoemd document is met ingang van vandaag eveneens online mogelijk via de corporate website van de Vennootschap, www.docdatanv.com, alsmede via de websites www.securitiesinfo.com en www.abnamro.com/evoting.
Op grond van het bepaalde in de wet, gelden als stem- en vergadergerechtigden voor de Vergadering, diegenen die (i) op woensdag 18 november 2015 ("de Registratiedatum"), na verwerking van alle bij- en afschrijvingen per die datum, als aandeelhouder zijn ingeschreven in de (deel)registers en (ii) tevens zijn aangemeld op de hierna beschreven wijze. Als (deel)registers zijn aangewezen de administraties van de intermediairs zoals gedefinieerd in de Wet giraal effectenverkeer (Wge), waaruit blijkt wie op de Registratiedatum gerechtigd zijn tot deze aandelen.
Houders van aandelen of hun gevolmachtigden zijn bevoegd de Vergadering bij te wonen mits zij zich via www.abnamro.com/evoting of via de intermediair waarbij hun aandelen worden geadministreerd uiterlijk donderdag 10 december 2015 om 17.00 uur hebben aangemeld bij ABN AMRO. De intermediairs dienen aan ABN AMRO via www.abnamro.com/intermediary een verklaring te verstrekken waarin is opgenomen het aantal aandelen dat voor de betreffende aandeelhouder voor de Vergadering wordt aangemeld. Bij de aanmelding worden de intermediairs verzocht om de volledige adresgegevens van de betreffende aandeelhouders te vermelden teneinde een efficiënte controle te kunnen doen op het aandeelhouderschap op de Registratiedatum. ABN AMRO zal aan deze aandeelhouders via de betreffende intermediairs een toegangsbewijs tot de Vergadering zenden.
De stem- en vergaderrechten kunnen worden uitgeoefend door een gevolmachtigde. Aandeelhouders en andere vergadergerechtigden kunnen via een elektronische volmacht met steminstructie hun stem uitbrengen. Om rechtsgeldig uw stem via internet te kunnen uitbrengen, dient u zich aan te melden zoals hierboven onder 'Aanmelding' is beschreven. Een elektronische volmacht met steminstructie verleent u aan de Directie van de Vennootschap, die namens u uw stem zal uitbrengen op de Vergadering. Aandeelhouders kunnen hun steminstructies tot en met donderdag 10 december 2015 om 17.00 uur elektronisch doorgeven via
www.abnamro.com/evoting. Indien aandeelhouders en andere vergadergerechtigden niet in de gelegenheid zijn een elektronische volmacht met steminstructie te verlenen, kunnen zij zich door een schriftelijke gevolmachtigde laten vertegenwoordigen. De schriftelijke volmacht dient uiterlijk donderdag 10 december 2015 om 17.00 uur ten kantore van de Vennootschap te zijn gedeponeerd. De gevolmachtigde dient het registratiebewijs en een kopie van de volmacht vóór de vergadering in te leveren bij de inschrijfbalie.
Vergadergerechtigden kan worden verzocht om zich voorafgaand aan de toelating tot de Vergadering bij de inschrijfbalie te legitimeren. Wij verzoeken daarom alle vergadergerechtigden een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs) mee te brengen naar de Vergadering.
Op de dag van de oproeping voor de Vergadering heeft de Vennootschap een geplaatst aandelenkapitaal van € 700.000,00 bestaande uit 7.000.000 aandelen van elk € 0,10 nominaal. De Vennootschap houdt per die dag geen geplaatste aandelen, zodat het aantal stemgerechtigde aandelen op de dag van de oproeping 7.000.000 aandelen bedraagt.
Het beursgenoteerde DOCDATA N.V. bestaat uit twee volledig autonome "lines of business":
Docdata (www.docdata.com) is een Europese marktleider en speelt een belangrijke rol achter de schermen van vele A-merken, retailers en e-tailers. Docdata is actief in Nederland, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Italië, Polen, Zwitserland en Spanje. Klanten van Docdata zijn onder meer bol.com, de Bijenkorf, ASOS, Allegro en Zalando. Ondersteund door diensten van Docdata worden dagelijks meer dan honderdduizend transacties gerealiseerd. De wereld van e-commerce verandert snel. Daarom investeert Docdata continu in mensen, apparatuur, de ontwikkeling van IT-systemen en in diensten. Hierdoor kan Docdata haar klanten zowel operationeel als op strategisch niveau proactief bijstaan.
IAI (www.iai-industrial-systems.com) is een hightech systeembouwer gespecialiseerd in het ontwikkelen en bouwen van systemen voor het zeer nauwkeurig en met hoge snelheid bewerken van verschillende soorten producten en materialen. Klanten bevinden zich wereldwijd in de volgende sectoren: het beveiligen en personaliseren van waardedocumenten, het bewerken van zonnecellen en -modules en het bewerken van andere materialen en producten.
Waalwijk, Nederland, 4 november 2015
Corporate website: www.docdatanv.com
Verdere informatie: DOCDATA N.V., M.E.T. Verstraeten, CFO, Tel. 0416 631 100
Woensdag 16 december 2015 om 13.00 uur Wednesday 16 December 2015 at 1.00 p.m.
Magazijnlocatie Docdata Fulfilment B.V. Veerweg 16 5145 NS Waalwijk
Warehouse location Docdata Fulfilment B.V. Veerweg 16 5145 NS Waalwijk
De Directie van DOCDATA N.V. verzoekt om de goedkeuring door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van de verkoop door DOCDATA N.V. van haar e-commerce bedrijfsactiviteiten middels de verkoop van alle aandelen in het geplaatste kapitaal van de dochtervennootschappen DOCdata Nederland B.V. en DOCdata International B.V. Het besluit tot verkoop is goedgekeurd door de Raad van Commissarissen.
Een document met nadere gegevens omtrent de voorgenomen transactie ("de Aandeelhouderscirculaire"), waarin onder meer de redenen worden beschreven op basis waarvan de Directie heeft besloten tot de voorgestelde transactie en de Raad van Commissarissen heeft besloten tot goedkeuring daarvan, zal ter vergadering beschikbaar zijn, en zal voorafgaand aan de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders uiterlijk met ingang van woensdag 2 december 2015 kosteloos verkrijgbaar zijn ten kantore van DOCDATA N.V., Energieweg 2 te Waalwijk, en bij ABN AMRO Bank N.V., Gustav Mahlerlaan 10, 1082 PP Amsterdam ("ABN AMRO"), telefoon 020-3442000 of e-mail [email protected]. Inzage en verkrijging van bovenstaand document is uiterlijk met ingang van woensdag 2 december 2015 eveneens online mogelijk via de corporate website van DOCDATA N.V., www.docdatanv.com, alsmede via de websites www.securitiesinfo.com en www.abnamro.com/evoting.
Na de afronding van de voorgestelde transactie ten aanzien van de e-commerce bedrijfsactiviteiten, zal DOCDATA bestaan uit een holding organisatie en de dochteronderneming IAI industrial systems B.V., bestaande uit de ondernemingen IAI en FEHA. De strategische opties voor IAI en FEHA worden momenteel onderzocht. DOCDATA N.V. voert momenteel gesprekken met verschillende partijen over een mogelijke verkoop van IAI en/of FEHA. In het geval dat DOCDATA N.V. zou besluiten tot een dergelijke verkoop, dan zal DOCDATA N.V. deze transactie tegen een zo hoog mogelijke opbrengst en op efficiënte wijze af willen wikkelen. Om een efficiënt proces te faciliteren en om te voorkomen dat nog een Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders bijeengeroepen zou hoeven te worden, verzoekt de Directie de Algemene Vergadering van Aandeelhouders een verkoop goed te keuren van de aandelen van IAI industrial systems B.V. of de daarmee verbonden onderneming.
Item 2 on the agenda (Voting item)
The Management Board of DOCDATA N.V. requests the General Meeting of Shareholders to approve the sale of the e-commerce business activities of DOCDATA N.V. through the sale and transfer of all shares in the share capital of DOCdata Nederland B.V. and DOCdata International B.V. The resolution to sell the e-commerce business has been approved by the Supervisory Board.
A document which sets out further information regarding the proposed transaction (the "Shareholders' Circular"), including the rationale for the Management Board's resolution to enter into the proposed transaction and the Supervisory Boards' approval thereof, will be available, prior to the Extraordinary General Meeting of Shareholders ultimately at Wednesday 2 December 2015, free of charge at the offices of DOCDATA N.V., Energieweg 2 in Waalwijk, and at ABN AMRO Bank N.V., Gustav Mahlerlaan 10, 1082 PP Amsterdam ("ABN AMRO"), telephone +31 20 3442000 or e-mail [email protected]. Also, ultimately at Wednesday 2 December 2015, the Shareholders' Circular will be online available to be inspected and obtained at the corporate website of DOCDATA N.V. www.docdatanv.com, and through the websites www.securitiesinfo.com and www.abnamro.com/evoting.
Following completion of the proposed transaction regarding the e-commerce business activities, DOCDATA will be comprised of a holding organisation and its operating subsidiary IAI industrial systems B.V., comprising of the IAI and FEHA businesses. The strategic options for IAI and FEHA are currently being explored. DOCDATA N.V. is currently engaged in discussions with various parties regarding a potential sale of IAI and/or FEHA. In case DOCDATA N.V. would decide to pursue such a sale, DOCDATA N.V. would aim to complete this transaction against the highest possible consideration and in an efficient manner. To facilitate an expeditious process for such a transaction and to prevent the need to hold another Extraordinary General Meeting of Shareholders, the Management Board requests the General Meeting of Shareholders' approval for a sale of the shares of IAI industrial systems B.V. or its business.
Voorgesteld wordt om in de Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders, te houden in mei 2016, nadere besluiten te nemen omtrent de toekomstige samenstelling van de Directie en de Raad van Commissarissen. De gewenste samenstelling is immers mede afhankelijk van de daadwerkelijke effectuering van de voorgenomen verkoop van de e-commerce bedrijfsactiviteiten door DOCDATA N.V., alsmede een verkoop van de aandelen van IAI industrial systems B.V. of de daarmee verbonden onderneming. Daarnaast zal in genoemde Jaarlijkse Algemene Vergadering kwijting van de Directie voor het gedurende het boekjaar 2015 gevoerde bestuur en van de Raad van Commissarissen voor het gedurende het boekjaar 2015 gehouden toezicht worden gevraagd aan de aandeelhouders.
De huidige herbenoemingstermijnen van elk van de leden van de Directie van DOCDATA N.V. zullen als volgt eindigen op de Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders te houden in:
Het rooster van aftreden van de Raad van Commissarissen van DOCDATA N.V. is momenteel als volgt:
Zoals reeds aangekondigd in het persbericht van 13 oktober 2015 omtrent de verkoop door DOCDATA N.V. van haar e-commerce bedrijfsactiviteiten aan Ingram Micro, hebben Directie en Raad van Commissarissen de intentie en is het hun verwachting dat een bedrag van EUR 21,00 per uitstaand aandeel zal kunnen worden uitgekeerd. DOCDATA N.V. zal in de Aandeelhouderscirculaire, die uiterlijk op woensdag 2 december 2015 beschikbaar komt, het exacte bedrag van de uitkering in contanten bekendmaken en bevestigen. Op basis van een uitkering in contanten, na afronding van de voorgestelde transactie, van EUR 21,00 per uitstaand aandeel zou in totaal een bedrag van EUR 147 miljoen worden uitgekeerd, ervan uitgaande dat de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders goedkeuring verleent voor de voorgestelde transactie en als aan alle overige voorwaarden van de voorgestelde transactie met Ingram Micro is voldaan of daarvan afstand is gedaan.
It is proposed to resolve upon the future composition of the Management Board and the Supervisory Board during the Annual General Meeting of Shareholders to be held in May 2016. The appropriate composition also depends on the actual completion of the proposed transaction regarding the sale of the e-commerce business activities, as well as the sale of the shares of IAI industrial systems B.V. or its business. Additionally, during the aforementioned Annual General Meeting, the general meeting of shareholders will be requested to discharge the Management Board for the management during the financial year 2015 and the Supervisory Board for the supervision during the financial year 2015.
The current terms of reappointment for each of the members of the DOCDATA N.V. Management Board will end as follows at the Annual General Meeting of Shareholders to be held in:
The schedule for retirement by rotation of the DOCDATA N.V. Supervisory Board currently is as follows:
As announced in the press release of 13 October 2015 regarding the sale by DOCDATA N.V. of its e-commerce business activities to Ingram Micro, the Management Board and the Supervisory Board intend, and expect to be able, to distribute an amount of EUR 21.00 per outstanding share. DOCDATA N.V. will announce and confirm the exact amount of the cash distribution in the Shareholders' Circular, which will become available ultimately on Wednesday 2 December 2015. On the basis of a cash distribution of EUR 21.00 per outstanding share after completion of the proposed transaction, a total amount of EUR 147 million would be distributed, subject to the Extraordinary General Meeting of Shareholders' approval of the proposed transaction and the fulfilment or waiver of the other conditions to the transaction with Ingram Micro.
Ingevolge artikel 29 lid 2 van de statuten stelt de Directie daarom voor, welk voorstel reeds is goedgekeurd door de Raad van Commissarissen, om te besluiten tot een voorwaardelijke uitkering in contanten ten laste van de vrij uitkeerbare reserves en/of de agioreserves en vraagt de Directie tevens goedkeuring voor haar voorwaardelijke besluit ingevolge artikel 28 lid 4 van de statuten, welk besluit eveneens reeds is goedgekeurd door de Raad van Commissarissen, tot een uitkering in contanten ten laste van de verwachte winst over het lopende boekjaar 2015.
De hiervoor beschreven besluiten worden genomen onder opschortende voorwaarde van totstandkoming van de voorgenomen transactie met Ingram Micro.
Therefore, pursuant to Article 29.2 of the Company's Articles of Association, the Management Board proposes, which proposal has already been approved by the Supervisory Board, to resolve to a conditional cash distribution to be charged against the freely distributable reserves and/or the share premium reserves and the approval of a conditional resolution of the Management Board, which resolution has already been approved by the Supervisory Board, for the distribution in cash pursuant to Article 28.4 of the Company's Articles of Association to be charged against the expected profit for the running financial year 2015.
The aforementioned resolutions are subject to the condition precedent of the completion of the proposed transaction with Ingram Micro.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.