PUBBLICAZIONE AVVISO DI CONVOCAZIONE ASSEMBLEA ORDINARIA DEGLI AZIONISTI DI DOXEE

Modena, 14 aprile 2025

Doxee (DOX: IM), multinazionale high-tech leader nell'offerta di prodotti in ambito Customer Communications Management (CCM), Digital Customer Experience e Paperless, rende noto che in data odierna è stato pubblicato l'avviso di convocazione dell'Assemblea Ordinaria degli Azionisti di Doxee S.p.A. sul proprio sito internet www.doxee.com nella sezione Investor Relations/Assemblee Azionisti, sul sito internet www.borsaitaliana.it nella sezione Azioni/Documenti e, per estratto, sul quotidiano Il Sole 24 Ore.

L'Assemblea Ordinaria dei Soci della società Doxee S.p.A. (la "Società") è convocata in prima convocazione il giorno 29 aprile 2025 alle ore 11, e, occorrendo, in seconda convocazione per il 30 aprile 2025, stessa ora, per la trattazione del seguente

ORDINE DEL GIORNO

1) Approvazione del bilancio dell'esercizio chiuso al 31/12/2024, esame della relazione sulla gestione, della relazione del collegio sindacale e della società di revisione. Presentazione del bilancio consolidato al 31/12/2024. Deliberazioni inerenti e conseguenti.

2) Destinazione del risultato d'esercizio. Deliberazioni inerenti e conseguenti.

3) Nomina del Consiglio di Amministrazione. Delibere inerenti e/o conseguenti. 3.1 Determinazione del numero dei componenti del Consiglio di Amministrazione; 3.2 Determinazione della durata dell'incarico del Consiglio di Amministrazione; 3.3 Nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione; 3.4 Nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione; 3.5 Determinazione del compenso dei componenti del Consiglio di Amministrazione.

4) Nomina del Collegio Sindacale. Delibere inerenti e/o conseguenti. 4.1 Nomina di tre Sindaci effettivi e di due Sindaci supplenti; 4.2 Nomina del Presidente del Collegio Sindacale; 4.3 Determinazione del compenso dei componenti del Collegio Sindacale.

Capitale Sociale e diritti di voto

Il capitale sociale sottoscritto e versato è di Euro 2.544.039,15 diviso in n. 11.489.575 azioni ordinarie, prive di valore nominale, ciascuna delle quali dà diritto ad un voto in assemblea. Alla data del presente avviso, la Società detiene n. 26.500 azioni proprie. Le azioni proprie sono computate ai fini del calcolo delle quote richieste per la costituzione, ma non per le deliberazioni dell'Assemblea.

Partecipazione all'assemblea e conferimento della delega al Rappresentante Designato

Possono intervenire in Assemblea coloro ai quali spetta il diritto di voto ai sensi di legge e di Statuto. Ogni azione dà diritto a un voto. La validità della costituzione e delle deliberazioni dell'Assemblea sono regolati dalle vigenti norme di legge e di Statuto.

La legittimazione all'intervento in Assemblea e all'esercizio del diritto di voto è attestata da una comunicazione, in favore del soggetto cui spetta il diritto di voto, effettuata dall'intermediario, in

conformità alle proprie scritture contabili, sulla base delle evidenze relative al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione (vale a dire il 16 aprile 2025 - record date). Le registrazioni in accredito e in addebito compiute sui conti successivamente alla data del 16 aprile 2025 non rileveranno ai fini della legittimazione alla partecipazione e all'esercizio del diritto di voto nell'Assemblea. Pertanto, coloro che risulteranno titolari delle azioni successivamente a tale data non avranno il diritto di intervenire e votare in Assemblea.

La comunicazione dell'intermediario di cui sopra dovrà pervenire alla Società entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per l'Assemblea in prima convocazione (vale a dire entro il 24 aprile 2025). Resta tuttavia ferma la legittimazione all'intervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute alla Società oltre i termini sopra indicati, purché entro l'inizio dei lavori assembleari della singola convocazione.

Come consentito dall'art. 16 e 17 dello Statuto Sociale, si è deciso di prevedere che:

(a) l'intervento in Assemblea dei soggetti ai quali spetta il diritto di intervenire e votare avvenga esclusivamente tramite il rappresentante designato dalla Società ai sensi dell'articolo 135 undecies.1 del D.Lgs n. 58/98 (TUF), restando quindi preclusa la partecipazione fisica dei suddetti soggetti all'Assemblea, e

(b) senza pregiudizio per quanto previsto sub a), l'intervento dei partecipanti in Assemblea avvenga esclusivamente mediante mezzi di comunicazione a distanza che garantiscano l'identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l'esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui all'articolo 2370, quarto comma, codice civile, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente dell'Assemblea e il segretario verbalizzante.

Conseguentemente la Società ha dato incarico a Computershare S.p.A. – con sede uffici in Roma, via Monte Giberto, 33 – 00138 Roma – di rappresentare gli azionisti ai sensi dell'art. 135 undecies.1 del D. Lgs. n. 58/98 e del citato Decreto Legge (il "Rappresentante Designato"). Gli azionisti che volessero intervenire in Assemblea dovranno pertanto conferire al Rappresentate Designato la delega – con le istruzioni di voto – su tutte o alcune delle proposte di delibera in merito agli argomenti all'ordine del giorno utilizzando lo specifico modulo di delega, predisposto dallo stesso Rappresentante Designato in accordo con la Società, disponibile sul sito internet della Società all'indirizzo www.doxee.com, sezione "Investor Relations/Assemblee Azionisti", ovvero sul sito internet di Borsa Italiana all'indirizzo www.borsaitaliana.it, sezione "Azioni/Documenti". Il modulo di delega con le istruzioni di voto dovrà essere trasmesso seguendo le istruzioni presenti sul modulo stesso entro il secondo giorno di mercato aperto precedente l'Assemblea, ossia entro la giornata del 25 aprile 2025, con riferimento alla prima convocazione, ovvero entro la giornata del 28 aprile 2025, con riferimento alla seconda convocazione, ed entro lo stesso termine la delega potrà essere revocata con le stesse modalità.

Al predetto Rappresentante Designato possono essere conferite, entro il medesimo termine, anche deleghe e/o sub-deleghe ai sensi dell'art. 135 novies del TUF in deroga all'art. 135 undecies.1, comma 4 del TUF.

La delega, in tal modo conferita, ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano state conferite istruzioni di voto. Si precisa che le azioni della Società per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'Assemblea.

Il Rappresentante Designato sarà disponibile per chiarimenti o informazioni al numero 06-45417401 oppure all'indirizzo di posta elettronica [email protected].

Non sono previste procedure di voto per corrispondenza o con mezzi elettronici.

L'intervento in Assemblea dei partecipanti (come il Rappresentante Designato, i componenti degli organi sociali della Società e il Segretario) potrà avvenire mediante mezzi di tele e/o video conferenza, con le modalità che saranno ad essi individualmente comunicate, nel rispetto delle disposizioni normative applicabili ma senza, in ogni caso, la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente dell'Assemblea e il segretario verbalizzante.

Nomina del Consiglio di Amministrazione

Ai sensi dell'art. 21 dello Statuto Sociale, alla nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione si procederà mediante voto di lista secondo le modalità indicate nello Statuto Sociale, al quale si rinvia.

Hanno diritto di presentare liste, nelle quali i candidati dovranno essere indicati mediante numero progressivo, gli azionisti che, da soli o insieme ad altri, il giorno di deposito della lista presso la Società, siano complessivamente titolari di azioni con diritto di voto rappresentative di almeno il 5% del capitale sociale.

Le liste dovranno essere depositate o pervenire presso la sede legale della Società entro il 7° giorno precedente la data fissata per l'Assemblea (ovverosia entro il 22 aprile 2025).

Ciascun azionista che presenta o concorre a presentare una lista deve depositare presso la sede sociale la certificazione rilasciata dagli intermediari comprovante la legittimità all'esercizio dei diritti contestualmente alla presentazione della lista ovvero entro il termine previsto per la pubblicazione delle

liste da parte della Società, ai sensi della normativa vigente, nonché una dichiarazione con la quale si attesta, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di collegamento con le altre liste presentate, secondo quanto stabilito dalla normativa applicabile.

All'atto di presentazione, ciascuna lista dovrà essere corredata da una descrizione del curriculum professionale nonché da un'informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati oltre

che dalle dichiarazioni con le quali ciascuno di essi accetta la candidatura ed attesta, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause d'ineleggibilità o di incompatibilità, nonché l'esistenza dei requisiti prescritti per la carica dalla legge e dallo statuto, con l'eventuale indicazione dell'idoneità a qualificarsi come indipendente ai sensi della normativa vigente.

Le liste possono essere presentate mediante deposito presso la sede legale della Società, ovvero mediante comunicazione elettronica all'indirizzo di posta elettronica certificata [email protected], unitamente alle informazioni che consentono l'identificazione del soggetto che procede al deposito o alla trasmissione delle liste.

Per ogni altra informazione relativa alle modalità di redazione, presentazione e votazione delle liste, si rinvia a quanto previsto dall'art. 21 dello Statuto Sociale, disponibile presso la sede sociale e pubblicato sul sito internet della Società, e dalla documentazione accompagnatoria dell'Assemblea disponibile sul sito internet della Società www.doxee.com (sezione "Investor Relations/Assemblee Azionisti"), nonché sul sito internet di Borsa Italiana www.borsaitaliana.it (sezione "Azioni/Documenti").

Nomina del Collegio Sindacale

Ai sensi dell'art. 29 dello Statuto Sociale, alla nomina dei componenti del Collegio Sindacale si procederà mediante voto di lista secondo le modalità indicate nello Statuto Sociale, al quale si rinvia. Hanno diritto di presentare liste, nelle quali i candidati dovranno essere indicati mediante numero progressivo e suddivisi in due sezioni, una per i candidati a sindaco effettivo e l'altra per i candidati a sindaco supplente, siano complessivamente titolari di azioni con diritto di voto rappresentative di almeno il 5% del capitale sociale.

Le liste dovranno essere depositate o pervenire presso la sede legale della Società entro il 7° giorno precedente la data fissata per l'Assemblea (ovverosia entro il 22 aprile 2025).

Per ogni altra informazione relativa alle modalità di redazione, presentazione e votazione delle liste, si rinvia a quanto previsto dall'art. 29 dello Statuto Sociale, disponibile presso la sede sociale e pubblicato sul sito internet della Società, e dalla documentazione accompagnatoria dell'Assemblea disponibile sul sito internet della Società www.doxee.com (sezione "Investor Relations/Assemblee Azionisti"), nonché sul sito internet di Borsa Italiana www.borsaitaliana.it (sezione "Azioni/Documenti").

Proposte di delibera da parte dei Soci sulle materie all'ordine del giorno

In relazione al fatto che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite il Rappresentante Designato, gli azionisti legittimati al voto possono formulare proposte di deliberazione e di votazione sugli argomenti all'ordine del giorno che dovranno presentare entro le ore 23:59 del 16 aprile 2025, a mezzo posta elettronica certificata indirizzata all'indirizzo pec [email protected]. Ciascun proponente dovrà comunicare la propria quota di partecipazione e indicare i riferimenti della comunicazione dell'intermediario attestante la legittimazione a partecipare all'Assemblea.

Le proposte – previa verifica della loro pertinenza rispetto agli argomenti all'ordine del giorno nonché della loro correttezza e completezza rispetto alla normativa applicabile – saranno pubblicate entro il 17 aprile 2025 sul sito internet della Società, al fine di mettere in grado gli aventi diritto al voto di esprimersi consapevolmente, anche tenendo conto di tali nuove proposte e, pertanto, consentire al Rappresentante Designato di raccogliere eventuali istruzioni di voto anche sulle medesime.

Diritto di porre domande sulle materie all'ordine del giorno

In relazione al fatto che l'intervento in Assemblea è previsto esclusivamente tramite il Rappresentante Designato, gli azionisti legittimati al voto possono porre domande sulle materie all'ordine del giorno, facendole pervenire entro le ore 23:59 del 16 aprile 2025 tramite posta elettronica all'indirizzo pec [email protected]. I richiedenti dovranno far pervenire alla Società - tramite il proprio intermediario - le comunicazioni attestanti la legittimazione all'esercizio del diritto; nel caso in cui abbiano richiesto al proprio intermediario la comunicazione per l'intervento in Assemblea, sarà sufficiente riportare nella richiesta i riferimenti della comunicazione o quantomeno la denominazione dell'intermediario stesso. Alle domande che risultino pertinenti con le materie all'ordine del giorno sarà data risposta entro il 23 aprile 2025, con comunicazione di risposta inviata a mezzo email. La Società potrà fornire risposta unitaria alle domande aventi lo stesso contenuto. La Società non darà riscontro alle domande pervenute oltre il termine indicato.

Documenti inerenti l'Assemblea

La documentazione relativa all'Assemblea prescritta dalla legge vigente è depositata presso la sede legale della Società nei termini e con le modalità di legge ed è reperibile sul sito internet della Società www.doxee.com (sezione "Investor Relations/Assemblee Azionisti"), nonché sul sito internet di Borsa Italiana www.borsaitaliana.it sezione ("Azioni/Documenti").

L'avviso di convocazione sarà pubblicato in data odierna sul sito internet della Società www.doxee.com (sezione "Investor Relations/Assemblee Azionisti"), nonché sul sito internet di Borsa Italiana www.borsaitaliana.it (sezione "Azioni/Documenti"), e pubblicato per estratto su Il Sole 24 Ore.

La Società si riserva di comunicare ogni eventuale variazione o integrazione delle informazioni di cui al presente avviso in coerenza con eventuali sopravvenute previsioni legislative e/o regolamentari, o comunque nell'interesse della Società e degli azionisti.

*Il presente comunicato è disponibile sul sito www.doxee.com e su *

DOXEE

Doxee (DOX:IM – ISIN IT0005394413) è un'azienda multinazionale Hi-Tech leader nei mercati del Customer Communications Management e del Customer Experience Management. Grazie alla Doxee Platform®, piattaforma cloud-native interamente progettata su paradigmi architetturali multi-cloud, Doxee supporta le aziende nella gestione di tutte le comunicazioni e le interazioni multicanale con i propri clienti con l'obiettivo di promuovere processi di trasformazione digitale e dematerializzazione, rivolgendosi soprattutto al mercato Enterprise e alla Pubblica Amministrazione. Per supportare l'evoluzione della Doxee Platform®, Doxee investe da oltre 10 anni circa il 13% del proprio fatturato in Ricerca e Sviluppo, a conferma della volontà della Società di perseguire i propri obiettivi strategici in materia di innovazione di prodotto e di processo.

Doxee è una PMI innovativa, Società Benefit e certificata B Corp, che si struttura come una "One Company" a livello europeo con un'estesa offerta di prodotti altamente innovativi ed opera in contesti nazionali ed internazionali, in particolare nei mercati DACH (Germania, Austria, Svizzera) e CEE (Europa centro-orientale). Per ulteriori informazioni www.doxee.com

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